Program for temadag om personforordningen Kl 10 00

Program for temadag om personforordningen Kl. 10. 00 Kaffe og morgenbrød Kl. 10. 30 Velkomst og introduktion Kl. 11. 00 Hvad er persondataforordningen – og hvorfor vedrører den jer i lokalafdelingerne? v. Berit Nordahl, persondatakoordinator og Peter Skov, jurist, Ældre Sagen Kl. 11. 45 Pause Kl. 12. 00 Brug af lister, mails m. m. i Ældre Sagens regi v. Berit Nordahl og Peter Skov Kl. 12. 30 Frokost Kl. 13. 15 Kl. 14. 00 Offentliggørelse af kontaktoplysninger, billeder, m. m. v. Berit Nordahl og Peter Skov Kaffe og kage Kl. 14. 15 Afrunding og opsamling Kl. 15. 00 Tak for i dag

GDPR-sang MELODI: ”FY FY SKAMME” Vers 1. Må man spørge ind til sygdom Må jeg skrive lortekunde Kan jeg anonymisere Ved at skrive hend’ den runde? Må jeg gemme sjove bil’der Og vise til en frokost? Må jeg tag en årsberetning Og sende ud som e-post? Omkvæd: Næ, næ, næ, det må vi ikke Fy, fy, skamme, fy, ah Slemme, slemme, fy, næ, nix Slut forbudt - men hva' må vi så?

GDPR-sang MELODI: ”FY FY SKAMME” Vers 2. Må jeg vise Lises data Til min sidemand i klubben Må jeg glemme en til-melding Når jeg stavrer hjem fra pub’en Må jeg printe medlemslister Og vise til min kone Så hun kan se om, der er en Af dem, der hedder Lone? Omkvæd: Næ, næ, næ, det må vi ikke Fy, fy, skamme, fy, ah Slemme, slemme, fy, næ, nix Slut forbudt - men hva' må vi så?

GDPR-sang MELODI: ”FY FY SKAMME” Vers 3. Må jeg lukke medlemslisten? Må jeg slukke for min pc? makulere gule lapper når jeg skynder mig på wc? Må jeg slette følsomt data? Og ting der er forkerte? Og sørge for at trykke slet så ingen, ingen ser det? Omkvæd: Ja, ja, ja, det må vi gerne næh, sikke fint, ja ja, meget fint stort, klap, fint, flot, flot det var godt – så, det må vi godt.

Lokalafdelingerne og persondata Kursus i persondata, Efterår 2018

Program 1. Det grundlæggende omkring persondatalovgivningen 2. Dataansvarlig og databehandleraftaler 3. Lister, mails, print, arkiver m. m. 4. Offentliggørelse af personoplysninger og brug af billeder 5. Indhente personoplysninger Sikkerhed og brud på sikkerheden 6. Hvor finder I oplysninger om persondata 7. Flere spørgsmål ?

GDPR - Databeskyttelsesloven • EU’s persondataforordning også kaldet GDPR: General Data Protection Regulation • Databeskyttelsesloven…Supplerende bestemmelser til GDPR …. . • Formålet er at beskytte vores personoplysninger mod misbrug • Bøder 4 % af omsætningen eller op til 20 mill. euro samt erstatninger til berørte personer. • Datatilsynet er ansvarlig for håndhævelsen af persondatalovgivningen.

Personoplysninger Almindelige oplysninger: • Oplysninger, der kan være med til at identificere en person fx navn, adresse, mail, tlf. , medlemsnr. , fødselsdato, køn, bankkonto, lokaliseringsdata, IP-adresse, personbilleder etc. Følsomme oplysninger: • Helbredsoplysninger herunder levering af sundhedsydelser, som giver information om en persons helbredstilstand • Genetiske og biometriske data (fx pasbillede og fingeraftryk) • Racemæssig eller etnisk oprindelse • Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, seksuelle forhold • Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold Straffedomme og overtrædelser: Fx Børneattest og straffeattest. Cpr. nr. – national regulering.

Omfattet af persondatalovgivningen Omfattet er: • Elektronisk behandling af personoplysninger • Papirarkiver, hvis de er sorteret med henblik på personidentifikation. Ikke omfattet er: • Telefonsamtaler • Noter, papirer og breve, der ikke er sorteret med henblik på personidentifikation fx referater.

Lov til at behandle • Behandling omfatter alt fra indsamling til sletning af data • Vi skal have et retsgrundlag for at måtte behandle personoplysninger (Kontrakt om medlemskab, frivilligaftale, samtykke til nyhedsmail, retskrav, interesseafvejning) • Vi skal have et sagligt formål • Oplysninger må kun behandles ift det oplyste formål • Personoplysninger skal slettes, når behandlingen er afsluttet • Vi skal passe på oplysningerne både teknisk og organisatorisk

Dataansvarlig Den dataansvarlige skal sørge for at loven overholdes Dataansvarlig er den, der ”afgør, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling af personoplysninger”. Kun Landsforeningen må være dataansvarlig i Ældre Sagen • Landsforeningen kan betragtes som en ”juridisk person”. • Lokalafdelingerne kan ikke være dataansvarlige. • Lokalformanden og andre frivillige må ikke, da I kan blive personlig ansvarlige.

Eksempler hvor dataansvaret bliver personligt • En lokalafdeling laver deres egen hjemmeside i stedet for vores fælles lokale hjemmesideskabelon • En ”bridgeklub” i en lokalafdeling har oprettet sin egen Ældre- Sagen-bridgeklubhjemmeside • En lokalafdeling indsamler mail-adresser og udsender egne nyhedsmails i stedet for at benytte nyhedsbrevsmodulet • En lokalafdeling indsamler personoplysninger uden, at der ligger en beskrivelse af aktiviteten/opgaven i håndbøger eller vejledninger, eller det er aftalt med sekretariatet.

Databehandleraftaler • Hvis nogen behandler personoplysninger på Ældre Sagens vegne, skal vi som dataansvarlige sørge for at få en databehandleraftale. • Fx, hvis et trykkeri modtager en medlemsliste, som de bruger til at trykke adresseoplysninger på uddelingsmateriale.

Oplysninger om frivillige Udveksling af oplysninger om frivillige: - I må godt have lister med navne og kontaktoplysninger – både fra lokalafdelingen og andre afdelinger/distrikter - Maile til hinanden og vise mail-adressen - Udsende generelle mails, men brug gerne bcc - Opbevare frivilligaftaler, samtykker o. a. - Have oversigter og vagtplaner for bemanding af aktiviteter - Opbevare referater fra bestyrelsesmøder og arbejdsgruppemøder (undgå følsomme og fortrolige oplysninger) som dokumentation for beslutninger

Deltagerlister og -oplysninger Lister om brugere af Ældre Sagens aktiviteter og tilbud - Den arrangementsansvarlige må godt have deltagerlister med alle oplysninger jf. bookingløsning - Deltagere må kun få udleveret navnelister - Deltagere må kontaktes om aktiviteten og lignende aktiviteter; brug bcc hvis I sender mails - Deltagerlister skal slettes senest 1 år efter indeværende kalenderår efter aktivitetens ophør eller 5 år efter løbende kalenderår ved betalingsarrangementer jf. bogføringsloven.

Indhente oplysninger • Indhent kun personoplysninger, hvis det fremgår af en vejledning/ håndbog o. a. eller efter aftale med en i sekretariatet. • Når vi modtager tilmeldinger til en aktivitet pr mail, telefon eller brev, indhenter vi personoplysninger, som vi behandler. • Vi har oplysningspligt, når vi indsamler personoplysninger: Fortæl om formål, retsgrundlag, opbevaringsperiode samt den registreredes rettigheder – ved samtykke, at det er frivilligt og kan trækkes tilbage. • For medlemmer og frivillige kan vi henvise til vores persondatapolitik, som alle får udleveret i starten af oktober. • For ikke-medlemmer skal vi opfylde oplysningspligten ved indsamling eller senest 10 dage efter. • Vi kan godt indhente anonyme oplysninger, fx besøgstal.

Oplysningspligt ikke-medlemmer Kære Tak for din tilmelding til: Aktivitetsnavn, dato, sted på aktivitet Ældre Sagen behandler dine personoplysninger: Navn, adresse, tlf til at administrere vores aftale om tilmelding og deltagelse i ovennævnte aktivitet hos Ældre Sagen. Hvis vi videregiver personoplysningerne til tredjemand skal dette oplyses fx en rejsearrangør. Dine tilmeldingsoplysninger slettes senest 1 år efter udløbet af kalenderåret, hvor du afslutter eller du har frameldt dig aktiviteten. Eventuelle betalingsoplysninger slettes dog først efter 5 år efter udløbet af kalenderåret regnet fra dit sidste køb jf. Bogføringsloven. Landsforeningen Ældre Sagen er dataansvarlig. Du har ret til at få indsigt i Ældre Sagens behandling af dine oplysninger, ret til at få korrigeret og slettet oplysninger hvis muligt, ret til at gøre indsigelse og ret til at klage til Datatilsynet over Ældre Sagens behandling af dine egne oplysninger. Kontakt Landsforeningen Ældre Sagen, Snorresgade 17 -19, 2300 København S, Tlf. 33 96 86 86, Mail: persondata@aeldresagen. dk Du kan læse, hvordan Ældre Sagen behandler dine oplysninger på aeldresagen. dk/persondatapolitik.

Lister og oplysninger Hjælp i hjemmet (fx En hjælpende hånd, it-hjælp): - Lav en aftale med ”værten” om at I behandler deres kontaktoplysninger, noterer hvad skal afhjælpes/er afhjulpet, hvis der skal følges op. - Undgå følsomme oplysninger, for de kræver et samtykke. Vågetjenesten: - Kommunen har ansvar for at videregive oplysninger om modtagere af vågetjenesten til Ældre Sagen - Private/pårørende skal indgå aftale med Ældre Sagen om at vi må behandle personoplysninger.

Besvarelse af mails 1. 2. Mails med følsomme og fortrolige personoplysninger hvornår I kan ringe sammen – ring op eller aftal, Hvis du mailer tilbage, så sørg for: - Slette følsomme og fortrolige oplysninger og i stedet henvise til ”dine helbredsoplysninger” eller ”økonomiske forhold” - Indhent et samtykke, hvor du beskriver: o hvad er formålet o hvilke oplysninger behandles o hvornår oplysningerne slettes o at samtykket er frivilligt og kan trækkes tilbage o henviser til at læse om rettigheder og behandling på aeldresagen. dk/persondatapolitik.

Billeder • Et billede med identificerbare personer er en personoplysning Der skelnes mellem situationsbilleder og portrætbilleder • Situationsbilleder har visningen af en aktivitet eller en situation som det egentlige formål. Det kan være billeder taget ud over en forsamling eller billeder af deltagere i en aktivitet. Det vigtige er, at der ikke er fokus på personerne, men på situationen. Billederne skal være harmløse og uden risiko for, at den afbildede kan føle sig udstillet, krænket og lignende. • Ved portrætbilleder er formålet at afbilde en eller flere bestemte personer. Det kan fx være kontaktbilleder af lokalafdelingens tillidspersoner eller billeder, hvor deltagere i en aktivitet er i fokus og let genkendelige.

Billeder

Billeder

Billeder

Billeder

Billeder og samtykke • Der skal indhentes samtykke for at offentliggøre portrætbilleder og kontaktoplysninger • Et samtykke skal kunne dokumenteres • Navngiv portrætfotos med et Id-nr, da et billedes ”navn” kan ses på nettet • Se Vejledning om brug af billeder og brug skabelonerne til indhentelse af samtykke enten mundtligt eller pr mail eller skriftligt.

Ophør af aftale, samtykke trækkes tilbage, indsigelse mod billede En aftale ophører / et samtykke trækkes tilbage: - Slet filer på alle medier. - Gør opmærksom på at trykt materiale ikke nødvendigvis bliver destrueret, idet samtykket gjaldt, da materialet blev trykt. En person gør indsigelse mod et situationsbillede: - slet filer eller beskær billedet på alle medier, så personen ikke indgår.

Opbevaring • I må godt bruge jeres private opbevaringsmuligheder • Lokalafdelingen må ikke bruge Cloudløsninger, som et fælles redskab til opbevaring • Ældre Sagens Dokumentboks skulle være på trapperne. • Filer skal slettes, når det saglige formål er ophørt • Opbevar oplysningerne sikkert jf. pjecen ”Pas på personoplysninger”.

Sikkerhed • Vi skal behandle personoplysninger med sikkerhed. • Læs i Pjecen Pas på personoplysningerne • Brug vores fælles løsninger. • Brug formandsmailen og kasserermailen, der er sikre og kan sende krypterede mails og beskyttet af Ældre Sagens sikkerhedsforanstaltninger. • Pr. 1. januar 2019 skal også private bruge krypteret mail ved behandling af følsomme og fortrolige personoplysninger. Måske kommer der en lokalafdelingsnavn@aeldresagen. dk mail.

Pjece Pas på persondata 10 gode råd om behandling af personoplysninger 1. Lås din skærm 2. Del kun oplysninger med de, der skal involveres i behandlingen 3. Gem og destruer fortrolige papirer 4. Pas på dine brugeroplysninger 5. Brug Ældre Sagens webløsninger 6. Medlems- og deltagerlister 7. Hvor længe må du opbevare personoplysninger? 8. Personoplysninger må kun behandles til det formål, de er indsamlet 9. Besvarelse af mails 10. Sikkerhed på PC, tablets og smartphones mm

Indsigtsret m. m. • En registreret person har ret til at få indsigt i hvordan Ældre Sagen behandler personens oplysninger m. m. - henvis til Ældre Sagens persondatakoordinator • Vi har haft to henvendelser om indsigtsret. • Eventuelt bliver en lokalafdeling bedt om at bidrage til at besvare en henvendelse.

Persondata på frivilligportalen På frivilligportalen under Organisation ligger der et område for Persondata https: //www. aeldresagen. dk/frivilligportalen/organisationsarbejde Her ligger Pas på personoplysningerne – en pjece med gode råd til at behandle personoplysninger Databehandleraftaler – hvornår skal lokalafdelingen have en aftale og hvordan gør man Brug af billeder – en vejledning om brug af billeder og skabeloner til indhentelse af samtykke Vejledning om offentliggørelse af kontaktpersonoplysninger samt skabeloner til at indhente samtykke.

Spørgsmål om persondata • • • Har I spørgsmål om persondata Får henvendelser om persondata Får stjålet eller misbrugt foreningens persondata Kontakt: Persondata: Berit Nordahl tlf. 33 96 86 37 Databehandleraftaler: Peter Skov tlf. 33 96 86 50 Mail: persondata@aeldresagen. dk

Lås skærm Lås din skærm Når du låser skærmen på din pc, tablet eller mobiltelefon kan andre ikke se, hvad du arbejder med, misbruge din maskine eller mailadresse. Windows kan fx låses med + L. Husk at logge af og sluk maskineriet, når du forlader det.

Deling af oplysninger Det handler om at beskytte vores privatliv. Derfor: • Omgås personoplysninger med fortrolighed både derhjemme, på kontoret og offentlige steder. • Del kun personoplysninger med frivillige, der også skal arbejde med oplysningerne. • Cc eller videresend kun mails til relevante frivillige. Slet eller anonymiser eventuelt personoplysningerne. • Send bcc, hvis du sender mails til flere, som blot skal informeres om noget.

Pas på dine brugeroplysninger • Brugernavne og/eller kodeord skal ikke hænge frit fremme på en lap som alle kan se. • Del ikke logins med andre – få hellere oprettet de logins, som I har brug for. • Brug ikke dit kodeord i flere sammenhænge. • Vi kommer til at stramme op på login til vores web-løsninger for ikke at få bemærkninger af it-revisionen. Der er et to-faktor kodeord på de nye lokale hjemmesider og den metode vil måske blive udbredt til øvrige løsninger.

Brug de fælles løsninger Brug Ældre Sagens web-løsninger, hvor det er muligt • Løsningerne har et højt sikkerhedsniveau • Adgangsniveauet er reguleret af frivilligroller. • Du kan få hjælp fra Frivilligservice. • Vores fælles løsninger er baseret på vores medlemsdatabase, der altid er opdateret. • Træk ”friske” lister, så du undgår at kontakte afdøde. • Slet og destruer gamle lister og få en ny næste gang.

Behandl papirer fortroligt • Undgå at lade papirer med personoplysninger ligge frit fremme. Opbevar papirer i en mappe i et skab, skuffe eller aflåst rum. Fx aftaler med besøgsværter og tryghedsopkald. • Riv/klip papirer i små stykker eller makulér, hvis der er tale om lister, følsomme eller fortrolige personoplysninger, som andre ikke bør se. • Kontaktlister kan i værste fald misbruges til at udsende falske mails i Ældre Sagens navn.

Hvor længe må du opbevare personoplysninger? . • Slet filer, lister og mails med personoplysninger, når det saglige formål med behandlingen er afsluttet. • Hvis du er sikker på, at der kommer nye henvendelser om en sag, kan du vente til, at der er gået et år. • Husk at tøm både ind-, ud- og slettemappen i dit mailprogram.

Sikkerhed på Pc, tablets, mobiltelefoner mm Husk at opdatere programmer og apps og brug antivirusprogrammer. Undgå så vidt muligt at bruge gratis netværk på fx biblioteker eller cafeer, hvor der ikke bliver krævet login. På Frivilligportalen kan du under It og teknologi finde gode råd til, hvordan man arbejder sikkert.

Rejser Arrangerer I rejser, hvor I modtager tilmeldinger, så vær opmærksom på: • Det skal fremgå tydeligt, at det ikke er jer, men rejsebureauet, der er rejsearrangør • At oplyse, hvis I videregiver kontaktoplysninger til rejsebureauet • At få et samtykke, hvis I skal behandle følsomme personoplysninger fx om medicin eller sygdomme samtykke fra eventuelle kontaktpersoner til at måtte behandle deres oplysninger. Vil I videregive oplysningerne til rejsebureauet kræver det et specifikt samtykke.

Oplysningspligt Ved indsamling af personoplysninger skal vi oplyse om formål, retsgrundlag, opbevaringsperiode m. m. samt den registreredes rettigheder. Se vores persondatapolitik. Oplysningspligten kan udskydes op til 10 dage Hvis der sker brud på sikkerheden, der har betydning for de registreredes sikkerhed skal vi melde det til Datatilsynet inden for 72 timer efter, at bruddet er opdaget. Vurderer vi at bruddet har høj risiko for de registreredes sikkerhed, skal vi orientere dem uden unødig forsinkelse og hvad vi og de eventuelt kan gøre for at begrænse problemet. sikre sig.

Vi er med Landsforeningen Ældre Sagen er dataansvarlig Følg rådene i pjecen Pas på personoplysningerne Brug vores fælles løsninger – de er sikre. Indhent samtykke, hvis I offentliggør portrætbilleder eller kontaktoplysninger på frivillige, medlemmer, deltagere o. a. Undgå at behandle personoplysninger med mindre det følger af vores foreningshåndbøger og vejledninger.

Behov for samtykke - Besøgsværtaftaler indeholder et samtykke fra besøgsværterne, da vi spørger til helbredsoplysninger (følsomme) - Private kontaktpersoner til besøgsværter og tryghedsopkaldsbrugere skal selv give samtykke til, at vi må behandle deres oplysninger. - For demente brugere skal I indhente samtykke fra deres værger og ellers have en opfordring fra kommunen.