ASPECTOS CONCEPTUALES Y METODOLGICOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL

ASPECTOS CONCEPTUALES Y METODOLÓGICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final.

Ley General de Archivo • Penal • Procedimiento Penal • Civil • Procedimiento Civil • Contencioso Administrativo PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS • Producción Códigos: • Sustantivo de Trabajo PROCESOS CONCEPTUAL Constitución Política MARCO LEGAL MARCO NUEVO ENFOQUE ARCHIVISTICO ARCHIVO • Recepción TOTAL • Distribución (Ciclo Vital de los Documentos) • Consulta • Procedencia • Orden Natural • Organización • Disposición Final • Funcional

NUEVO ENFOQUE ARCHIVISTICO: Archivo total Es el control y seguimiento de todo el proceso archivístico en sus distintos estadios: La producción La recepción La distribución El trámite La distribución La organización La consulta La conservación y su disposición final

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

OBJETIVOS DE UN PGD • Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos • Procurar la racionalización y control en la producción documental • Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad • Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna

OBJETIVOS DE UN PGD Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos

OBJETIVOS DE UN PGD Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 1. PRODUCCIÓN 2. RECEPCIÓN 3. DISTRIBUCIÓN 8. DISPOSICIÓN FINAL PROCESOS DE UN PGD 7. CONSERVACIÓN 6. CONSULTA 4. TRÁMITE 5. ORGANIZACIÓN

1. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS 1. Creación y diseño de documentos ACTIVIDADES w. Determinación de dimensiones, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. w. Instrucciones para el diligenciamiento de formularios w. Determinación de uso y finalidad de los documentos w. Diplomática: imagen corporativa, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas

PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES w Identificación de dependencias 2. Normalización productoras de la producción w Definición de tipologías documentales, formatos y formularios según TRD documental w Determinación de formatos preimpresos y plantillas predeterminadas w Directrices relacionadas con el número de copias

2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Radicación: Procedimiento por el cual, se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 1. Radicación w Asignación de consecutivo, fecha y de documentos hora w Impresión de rótulo de radicación w Registro de planillas de radicación y control

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Registro: Procedimiento por el cual, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO 2. Registro de documentos ACTIVIDADES w Definición de medios de recepción w Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas w Constancia de recibo w Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2

3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 1. Distribución de w Identificación de dependencias y documentos determinación de competencia recibidos w Enrutamiento de documentos dependencia competente a w Registro de control de entrega de documentos recibidos

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 2. Distribución de w Identificación de dependencias documentos internos w Enrutamiento de documentos a dependencia competente w Registro de control de entrega de documentos internos

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES w Definición de medios de distribución: 3. Distribución de personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, documentos trámite en línea, página web, otros enviados w Control y firma de guías y planillas de entrega w Organización mensajería externa

4. TRÁMITE DE DOCUMENTOS Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa

TRÁMITE DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1. Recepción de -Confrontación y solicitud o trámite diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite -Determinación competencia 2. Respuesta de -Preparación y proyección de respuesta

5. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos 220. 13 ACTAS 220. 13. 03 Actas Comité Directivo

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1. Clasificación -Identificación de unidades documental administrativas funcionales -Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia -Conformación de series y subseries documentales

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 2. Ordenación -Conformación y apertura de documental expedientes -Determinación de los sistemas de ordenación -Organización documentales -Foliación de series

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS 3. Transferencias documentales ACTIVIDADES w. Organización y entrega de transferencias documentales

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS w 3. Descripción documental ACTIVIDADES -Análisis de información y extracción de contenidos -Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices

6. CONSULTA DE DOCUMENTOS Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen

CONSULTA DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO 1. Formulación de la consulta ACTIVIDADES -Determinación de la necesidad y precisión de la consulta -Determinación de competencia de la consulta -Condiciones de acceso -Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación -Reglamento de consulta

CONSULTA DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO 2. Estrategia de búsqueda ACTIVIDADES -Disponibilidad de expedientes -Disponibilidad información de fuentes de -Establecimiento de herramientas de consulta -Ubicación de los documentos

CONSULTA DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 3. Respuesta a -Infraestructura de servicios de consulta archivo -Sistemas de registro y control de préstamo -Uso de testigos y formatos para el control de devolución -Implantación de medios para localización de información

7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES w. Reproducción, duplicación y migración de Sistema Integrado de información w. Control de condiciones ambientales Conservación w. Limpieza y control de plagas w. Primeros auxilios y reparaciones menores w. Prevención de desastres w. Planes de contingencia (copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes naturales, atentados)

8. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento CONSERVACIÓN TOTAL ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS SELECCIÓN DOCUMENTAL MICROFILMACIÓN Y/O DIGITALIZACIÓN

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS La conservación total ACTIVIDADES w. Recepción de transferencias secundarias w. Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios w. Conservación y preservación de los documentos

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS Eliminación de documentos ACTIVIDADES w. Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD w. Valoración avalada por el Comité de Archivo. w. Levantamiento de acta y determinación de procedimiento.

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS Selección documental ACTIVIDADES w. Aplicación de método elegido w. Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Microfilmación w. Determinar metodología y plan de trabajo w. Fines en la utilización de la técnica w. Control de calidad durante todo el proceso Digitalización Determinar la metodología y plan de trabajo w. Definir calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere w. Control de calidad durante todo el proceso