Universidade Federal de Alagoas Coordenadoria Institucional de Educao

Universidade Federal de Alagoas Coordenadoria Institucional de Educação a Distância/UAB Curso de Graduação em Sistema de Informação PROCESSOS ORGANIZACIONAIS Profa MSC Milka Alves Correia Barbosa

AS ORGANIZAÇÕES E OS PROCESSOS Não existe um produto ou serviço oferecido por uma organização ou empresa sem um processo. Como também, não faz sentido existir um processo organizacional que não ofereça um produto ou serviço.

O QUE É UM PROCESSO? “Uma seqüência de atividades que segue um cronograma pré-estabelecido, onde os recursos envolvidos e o ponto almejado se apresentam de forma simples e nítida” (OLIVEIRA, 2006).

O QUE É UM PROCESSO? “A introdução de insumos num ambiente , formado por procedimentos, normas e regras que, ao processarem os insumos, transformaram -se em resultados que serão enviados aos clientes do processo (CRUZ, 2005).

ENTRADAS • Fornecedores • Mercado • Clientes Tarefas que agregam valor SAÍDAS • Mercado • Clientes • Fornecedores

PROCESSO ORGANIZACIONAL Qualquer trabalho que seja recorrente, afete algum aspecto da capacitação da empresa (organizational capability), possa ser realizado de várias maneiras distintas com resultados diferentes em termos da contribuição que pode gerar com relação a custo, valor, serviço ou qualidade e envolva a coordenação de esforços para a sua realização (Keen, 1997).

PROCESSOS NÃO FABRIS NAS ORGANIZAÇÕES Os processos na área fabril são fáceis de se observar tanto nos períodos de bom funcionamento como na ocorrência de problemas. Os processos ditos não fabris seguem um fluxo conduzidos pela TI, e seu deslocamento não é facilmente observável.

CARACTERÍSTICAS ESSENCIAIS DOS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS Interfuncionalidade Eles estão voltados a clientes (interno e/ou externo) Estão inseridos numa cadeia de valor

POR QUE OS PROCESSOS SÃO IMPORTANTES? O futuro vai pertencer às empresas que conseguirem explorar o potencial da centralização das prioridades, as ações e os recursos nos seus processos.

POR QUE OS PROCESSOS SÃO IMPORTANTES? A definição dos processos básicos é essencial para algumas estratégias de aperfeiçoamento do funcionamento das empresas, já que grupos serão alocados a eles, tanto para execução como para gestão.

POR QUE OS PROCESSOS SÃO IMPORTANTES? Entender como funcionam os processos e quais são os tipos existentes é importante para determinar como eles devem ser gerenciados para a obtenção do máximo resultado. Afinal, cada tipo de processo tem características específicas e deve ser gerenciado de maneira específica.

GESTÃO DE PROCESSOS: TECNOLOGIA DO SÉCULO 21 “Procedimento contínuo e acumulativo de repensar e de redesenho do negócio e de todas as suas partes ou atividades integrantes” (OLIVEIRA, 2006).

GESTÃO DE PROCESSOS: TECNOLOGIA DO SÉCULO 21 Dá ênfase maior na forma pela qual o trabalho é realizado, em contraste com o enfoque apenas no produto ou serviço oferecido aos clientes; Gestão de pessoas voltada aos papéis desempenhados nos processos; Não segue a lógica funcional;

GESTÃO DE PROCESSOS: TECNOLOGIA DO SÉCULO 21 Permite visão horizontal dos processos em detrimento da visão vertical tradicional; Evidencia a inter-relação entre processos; As metas da organização estão voltadas aos processos essenciais;

GESTÃO DE PROCESSOS: TECNOLOGIA DO SÉCULO 21 Indispensável na implementação da estratégia empresarial; Relevante para o alcance da vantagem competitiva (plasticidade organizacional, redução de custos de transação e coordenação).

HIERARQUIA DOS PROCESSOS Conjunto de atividades que iniciam e terminam com o Cliente externo e interno PROCESSOS EMPRESARIAIS Críticos para o andamento do negócio e a satisfação de clientes PROCESSOS SUB-PROCESSOS Grupos de atividades que envolvem um ou mais departamentos ATIVIDADES E TAREFAS Trabalho executado por um departamento ou pessoa

ESTUDO DOS PROCESSOS OBJETIVOS Identificar a utilidade de cada etapa do processo; Verificar as vantagens em alterar a seqüência das operações; Identificar a necessidade de treinamento para o trabalho específico do processo.

ESTUDO DOS PROCESSOS OBJETIVOS • Compreensão clara das facilidades e relações intrincadas entre as unidades simples ou complexas de trabalho; • Procurar adequação entre operações e as pessoas que as executam; • Assegurar a fluidez, a eficiência e a eficácia dos processos.

POR QUE ANALISAR PROCESSOS? Fonte: www. projectcartoon. com/pdf. php? Cartoon. ID=3009&Paper. Size=A 4

ESTUDO DO PROCESSO ETAPAS Escolha do processo a estudar; Coleta dos passos e sua representação gráfica (mapeamento e fluxogramação); Análise dos métodos empregados no processamento atual Implantação de novo processo Manualização do processo

MAPEAMENTO DE PROCESSOS Procura analisar: Fluxo (volume /unidade de tempo); Seqüência das atividades; Esperas e duração dos ciclos; Dados e Informações; Pessoas Envolvidas; Relações e Dependências.

MAPEAMENTO DE PROCESSOS É um meio; não é o fim. O que deve ser atingido de fato são as metas e objetivos compromissados. Nem sempre é necessário mapear todos os processos, ou todos os níveis de processo. Possibilita a visualização do processo completo.

MAPEAMENTO DE PROCESSOS ETAPAS 1. Identificar o objetivo do processo, clientes, fornecedores e resultados esperados. 2. Documentar o processo por meio de entrevistas e conversações. 3. Transferir as informações para uma representação visual.

Mapeamento de Processos Uma fotografia vale mais do que mil palavras. (Dito popular) Um fluxograma vale mais do que mil procedimentos escritos. (Harrington, 1993)

FLUXOGRAMA (FLOWCHART) Ferramenta mais tradicional e mais utilizada no estudo e mapeamento dos processos. Apresenta um processo passo a passo, ação por ação. Representação gráfica que apresenta a seqüência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo (OLIVEIRA, 2002).

FLUXOGRAMA (FLOWCHART) Também conhecido como: Carta de fluxo do processo Gráfico de processamento Gráfico de seqüência

PARA QUE SERVEM OS FLUXOGRAMAS? Preparação para o aperfeiçoamento de processos empresarias (é preciso conhecer para melhorar). Ø Padronização de procedimentos e métodos de trabalho. Ø Identificação de atividades críticas para o processo. Ø Conhecimento da seqüência e encadeamento das atividades dando uma visão do fluxo do processo. Ø

PARA QUE SERVEM OS FLUXOGRAMAS? Documentação do processo para análises futuras, adequação a normas e certificações e esclarecer sobre o funcionamento para pessoas recém admitidas na organização; Ø Fortalecimento do trabalho em equipe quando o desenvolvimento dos fluxogramas é feito com a participação de todos os envolvidos. Ø

ANÁLISE DE PROCESSO E FLUXOGRAMA

DIAGRAMA DE BLOCOS É o mais simples dos fluxogramas, indicando apenas as atividades realizadas sem diferenciá-las por tipos; Ø Utilizado para uma visualização rápida do processo; Ø Pode ser horizontal ou vertical; Ø Devem ser utilizadas frases curtas que identifiquem as atividades realizadas. Ø

EX: DIAGRAMA DE BLOCOS DO PROCESSO DE SELEÇÃO

FLUXOGRAMAS PADRÃO ANSI Um fluxograma padrão ANSI fornece uma compreensão detalhada de um processo, que excede, e em muito, aquela dada por um diagrama de blocos. Ø Usado como ponto de partida, detalhar as atividades dentro de cada bloco, até o nível desejado do detalhe. Ø

FLUXOGRAMAS PADRÃO ANSI Ø A elaboração do fluxograma detalhado só é feita quando o processo se aproxima de uma qualidade de padrão internacional, para assegurar que os aperfeiçoamentos não se deteriorem com o tempo.

SIMBOLOGIA PADRÃO ANSI 1 -utilizado quando o fluxograma não cabe em uma única página.

EX: FLUXOGRAMA PADRÃO ANSI PROCESSO: RECEBIMENTO DE MATÉRIA-PRIMA Fonte: www. jlcarneiro. com

EX: FLUXOGRAMA PADRÃO ANSI PROCESSO DE ADIANTAMENTO DE SALÁRIO Fonte: www. jlcarneiro. com

FLUXOGRAMA VERTICAL Também conhecido como: Folha de Análise, Folha de Simplificação do Trabalho, Diagrama de Processo. É padronizado, pode ser usado formulário préimpresso. Fácil de ser preenchido. Dificuldade em identificar fluxos alternativos. Colunas extras podem ser adicionadas para informações adicionais

FLUXOGRAMA VERTICAL

FLUXOGRAMAS FUNCIONAIS Retrata o movimento entre as diferentes áreas de trabalho, uma dimensão adicional que se torna particularmente útil quando o tempo de ciclo é um problema. Ø Um fluxograma funcional pode ser elaborado com blocos quanto com símbolos padrões. Ø

FLUXOGRAMAS FUNCIONAIS

FLUXOGRAMAS GEOGRÁFICOS O fluxograma geográfico, ou superposto ao layout físico, analisa o fluxo físico das atividades. Ø Ele ajusta o tempo desperdiçado entre o trabalho realizado e os recursos envolvidos dentro das atividades. Ø

FLUXOGRAMA GEOGRÁFICO

DIAGRAMA DE FLUXO DE DADOS (DFD) Enfoque diferenciado do Fluxograma: Prioriza o fluxo dos dados e não do processo; utilizado por analistas de Sistemas na definição de novos sistemas;

DIAGRAMA DE FLUXO DE DADOS (DFD) Símbolos/elementos mais utilizados:

EX: DIAGRAMA DE FLUXO DE DADOS PROCESSO DE ADIANTAMENTO DE SALÁRIO Fonte: www. jlcarneiro. com

RECOMENDAÇÕES É importante determinar, o mais cedo possível, a fluxogramação a ser utilizada; Eliminar passos é uma das alternativas na simplificação de processos, mas não é a única; A omissão do registro de um passo pode acarretar prejuízo no resultado final do estudo;

RECOMENDAÇÕES Não se deve esquecer que um processo não existe de forma compartimentada; haverá sempre reflexo em outros; A elaboração de manuais de serviço ou de procedimentos é uma decorrência natural da análise e estudo de processos; Sugere-se utilizar softwares para a construção de fluxogramas (MS-Windows, Visio, Edge Diagrammer, Smart. Draw, Harvard Graphics, MS-Office, Kivio, DIA, Open. Office. Org).