Monitoreo de Proyectos ndice 1 El monitoreo conceptos

Monitoreo de Proyectos

Índice 1. El monitoreo: conceptos y generalidades 2. Cómo hacer el monitoreo I. Cronograma II. Presupuesto III. Indicadores 3. Recomendaciones finales 4. Ejercicio

Índice 1. El monitoreo: conceptos y generalidades 2. Cómo hacer el monitoreo I. Cronograma II. Presupuesto III. Indicadores 3. Recomendaciones finales 4. Ejercicio

¿Qué es el monitoreo? El monitoreo es una herramienta de gestión para verificar el avance de los proyectos en ejecución y medir los resultados reales en función de los previstos. El propósito del monitoreo consiste en detectar de manera oportuna las fortalezas y deficiencias de los procesos de ejecución, con el fin de hacer ajustes para lograr el objetivo deseado.

¿Para qué sirve? Mostrar resultados - Facilita el control de la ejecución y la preparación de los reportes. Explicar a los demás lo que sucede y por qué se logran o no los resultados esperados. Apoyar los procesos de transparencia y rendición de cuentas. Fomentar la confianza de la alta gerencia, los organismos de financiación y control y la ciudadanía Presentar argumentos en favor de los cambios necesarios Ahorrar tiempo y recursos al gerente del proyecto en el control y toma de decisiones del proyecto.

¿A qué nivel se hace monitoreo?

¿A qué nivel se hace monitoreo? ¿Qué es monitoreo? Consiste en una recolección y análisis continuo de información para tomar decisiones durante la implementación de una política, programa o proyecto con base en una comparación entre los resultados esperados y el estado de avance de los mismos. ¿Qué es la evaluación? Es una valoración exhaustiva y sistemática de una intervención del Estado y sus efectos (positivos o negativos, esperados o no) que busca determinar su relevancia, eficiencia, efectividad, impacto o sostenibilidad.

¿A qué nivel se hace monitoreo? Ciclo del proyecto de inversión pública Impacto Éxito o fracaso Nuevas problemáticas Preinversión Evaluación Expost Formulación, estructuración, evaluación ex - ante y registro de proyectos en el BPIN. Inversión Ejecución Diseño definitivo Producto Monitoreo a la ejecución física y financiera de los proyectos Seguimiento

Relación entre la Planeación y el Monitoreo “Si la programación de un proyecto es arbitraria, monitorear no tiene sentido” La comparación entre lo programado y lo realizado sólo formulación programación es válida adecuada, realista si que e existe una permita una idónea de los diferentes productos, procesos, actividades e insumos requeridos en la operación.

Responsabilidades del gerente frente al monitoreo Realizar monitoreo tanto técnico como financiero (qué se ha hecho y cuánto se ha gastado) Responsabilidades del Gerente Existan evidencias de poner en peligro el logro del objetivo Alertar a la alta dirección cuando Hay cambios en el entorno que repercuten negativamente Recomendar ajustes y medidas correctivas Existe incertidumbre en cuanto al logro de los resultados esperados

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Avance Técnico Avance Financiero CRONOGRAMA INDICADORES PRESUPUESTO

HORIZONTE DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO Plan Operativo y de Monitoreo Plan Anual AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 Mes a mes Semana a semana Día a día

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I. Actividades y cronograma Uso de los Generación de Obtención del insumos en las los Productos Propósito como Actividades del a partir de las efecto combinado proyecto. Actividades. de los Productos. Contribución del Propósito del proyecto al logro del Fin u objetivo de desarrollo. Las actividades son acciones que deben llevarse a cabo para generar cada Producto del proyecto. Éstas pueden ser subdivididas en tareas o subactividades. Son los hechos concretos del proyecto, y constituyen la base para el cálculo del presupuesto y para la elaboración del plan operativo. Si el proyecto ha sido bien diseñado las actividades detalladas son las necesarias y suficientes para cada Componente, es decir no faltan ni sobran actividades.

I. Actividades y cronograma PROYECTO “Asistencia técnica para la promoción del empleo a través del incremento de la producción y productividad agrícola del maíz amiláceo en Cajamarca” PRODUCTO 3 Productores atendidos con asistencia técnica oportuna. ACTIVIDADES CORRECTAS INCORRECTAS üElaborar el plan de asistencia técnica. û Compra de resmas de papel üCapacitar al equipo técnico. û Adquisición de computadores üRealizar visitas de seguimiento y asesoría a las proyectores labores agrícolas a nivel de unidades agropecuarias. üInstalar y conducir las parcelas demostrativas. üRealizar prácticas agronómicas para la conducción del cultivo. üEjecutar labores de cosecha y post-cosecha según plan de siembras. ACTIVIDADES û Viáticos û Compra de semillas û Compra de azadones û Compra de abono û Contratación de personal INSUMOS y

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II. Presupuesto Qué es un Presupuesto • Es un documento que traduce los planes en dinero: dinero que necesita gastarse para realizar las actividades planificadas y para conseguir los productos esperados. • Consiste en una estimación hecha con fundamento sobre las necesidades. Qué NO es un presupuesto • Un plan de compras. • Un simple registro de los gastos del último año, con un porcentaje añadido para cubrir la inflación: cada año es distinto.

II. Presupuesto Posible estructura de un presupuesto:

II. Presupuesto El presupuesto se pude desagregar tanto como se requiera siguiendo una estructura como la siguiente:

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III. Indicadores Un indicador es una representación cuantitativa, verificable objetivamente, a partir de la cual se registra, procesa y presenta la información necesaria para medir el avance o retroceso en el logro de un determinado objetivo. Política En el marco de la inversión pública, dicho objetivo se desprende por lo general de una iniciativa específica: Programa Proyecto En consecuencia, es a partir de indicadores que se pueden determinar, objetivamente, los resultados de las intervenciones públicas y valorar su desempeño.

Cómo formular un indicador Identificar el objetivo cuyo cumplimiento se quiere verificar Definir la tipología del indicador Redactar el indicador Seleccionar indicadores C R E M A Elaborar hoja de vida del indicador

Cómo formular un indicador 1. Identificar el objetivo cuyo cumplimiento se quiere verificar Qué queremos lograr Objetivo Propósito específico de una determinada intervención pública (política, programa o proyecto). Componentes: 1. Acción a realizar Mejorar 2. Objeto sobre el que recae la acción Acueductos 3. Elementos descriptivos En la región occidental

Cómo formular un indicador 2. Definir la tipología del indicador ü Indicador de gestión: Cuantifica las acciones, procesos y operaciones ejecutadas. ü Indicador de producto: Cuantifica los bienes y servicios producidos y / o provisionados, así como los cambios generados por la intervención que son pertinentes para el logro de los efectos directos. ü Indicador de efecto: Mide los efectos (directos e indirectos) generados por los productos sobre la población directamente afectada.

Cómo formular un indicador 2. Definir la tipología del indicador De acuerdo al nivel de la cadena de valor en el cual se ubique el objetivo:

Cómo formular un indicador 2. Definir la tipología del indicador Efecto Código Nombre 1700 I 012 Asaltos Por Parte De Grupos Al Margen De La Ley A Poblaciones 1300 I 050 Tasas de ocupación nacional Código Producto 0500 P 004 Gaseoductos Para Distribución Construidos 0600 P 114 Terminales Aéreos Mantenidos 1100 P 099 Resguardos Indígenas Saneados. Código Gestión Nombre 1000 G 523 Pruebas Piloto Realizadas 1100 G 013 Convenios Firmados Con Entes Territoriales 9900 G 013 Licitaciones Abiertas Adjudicadas

Cómo formular un indicador 2. Definir la tipología del indicador Desde la Dimensión del indicador Eficiencia: Valora la utilización de una combinación óptima de los recursos en el logro de los objetivos. Eficacia: Valora el grado de cumplimiento de los objetivos planteados. Economía: Valora cuan bien son administrados los recursos utilizados para la producción de los bienes y servicios. Calidad: Valora las características de cómo está siendo provisto el producto o servicio.

Cómo formular un indicador 3. Redactar el indicador Objeto a cuantificar Acueductos + condición deseada construidos Objeto a cuantificar + condición deseada + descripción Acueductos construidos en la región occidental

Cómo formular un indicador 4. Seleccionar indicadores C R E M A Claros Preciso e inequívoco Relevantes Apropiado al tema en cuestión Económicos Disponible a un costo razonable Medibles Abierto a validación independiente Adecuados Ofrece una base suficiente para estimar el desempeño

Cómo formular un indicador 4. Seleccionar indicadores C R E M A Lista de control para evaluar los indicadores propuestos C ¿Es el indicador suficientemente preciso para garantizar una medición objetiva? R ¿Es el indicador un reflejo lo más directo posible del objetivo? E ¿Es el indicador capaz de emplear un medio práctico y asequible para la obtención de datos? M Están las variables del indicador suficientemente definidas para asegurar que lo que se mide hoy es lo mismo que se va a medir en cualquier tiempo posterior, sin importar quién haga la medición? A ¿Es el indicador suficientemente representativo del total de los resultados deseados y su comportamiento puede ser observado periódicamente? ü ü

Cómo formular un indicador 5. Elaborar hoja de vida del indicador Identificación Nombre Descripción Unidad de Fórmula Periodicidad Tipología medida Programación y Seguimiento Nombre Línea de base Meta Resultado Descripción de avances

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El Control Posterior y el Monitoreo

No olvidar que… Cuando no se sabe para qué se recoge la información y no se retroalimenta la actividad, disminuye el compromiso y baja la confiabilidad de los resultados obtenidos. Cada subdivisión adicional de la muestra incrementa su error de estimación. Los instrumentos, formas de registro y procesamiento de los datos deben ser estables para mantener su comparabilidad. Utilizar sistemas informáticos para el registro y transmisión de la información disminuye considerablemente los errores de manipulación. Para las salidas a terreno es necesario que los supervisores cuenten con una guía de registro de datos.

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