Gestin de Proyectos de Software Formulacin de proyectos

Gestión de Proyectos de Software Formulación de proyectos de software usando el estándar PMBOK Doctor Roberto Uzal

Propuesta de enfoque 2 l Si no lo puedes decir de forma sencilla y clara, piénsalo y sigue trabajando hasta que lo logres. l Karl Popper (Filósofo) Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Introducción l l l l l 3 Naturaleza de un proyecto. Objetivos generales de un proyecto. Estructura tipo de un proyecto. Recursos genéricos de un proyecto El liderazgo de proyectos Distintos tipos de proyectos. Particularidades de los proyectos de software Nociones de planeamiento, programación, presupuesto y control de proyectos Discusión de casos concretos de proyectos de software de distinto tipo Conclusiones parciales Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

¿Qué es un proyecto? l 4 Un proyecto es un conjunto de actividades orientadas a alcanzar objetivos precisos y claramente pre establecidos y según un calendario asociado a las metas intermedias o hitos. Un proyecto tendrá asignados recursos específicos y, por lo general, limitados. Los proyectos requieren estilos y recursos de gerenciamiento muy específicos que difieren de los correspondientes a las actividades rutinarias de las organizaciones. Comentarios sobre proyectos de software en particular Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

¿Cuándo un proyecto es exitoso? l Cuando finaliza (cumplimiento de los objetivos genéricos) – – – – 5 con los resultados y especificaciones esperadas con la aceptación del “cliente” (¿qué es “cliente”? ) en el tiempo previsto sin exceder los recursos presupuestados minimizando la perturbación de los flujos de trabajo de la organización minimizando los conflictos culturales el “cliente” pasa a ser un referencista Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Costo Éxito del proyecto ¿”cubo conceptual”? d a d li a e) c C n a c l A (o Tiempo 6 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Gestión de la calidad en función del tiempo Porcentaje de Avance 100%, $, HH Capacidad para influir en los resultados FASE I FACTIBILIDAD Ó CONCEPTO 7 Línea Base (Baseline) FASE II PLANEACIÓN Y DISEÑO FASE III EJECUCIÓN / CONSTRUCCIÓN Doctor Roberto Uzal FASE IV PRUEBAS Y ARRANQUE 29/10/2020

Condiciones para el éxito l La victoria suele ir a aquellos con suficiente ingenuidad y falta de experiencia como para subestimar los monumentales obstáculos a los que deben enfrentarse. l Richard Feynman Premio Nobel (Física) 1965 8 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Los objetivos de un proyecto • • • Deben ser cuantificables y debe ser fácil transmitirlos Debe ser factible de ser lograrlos Su logro debe estar claramente asociado a un determinado esfuerzo Debe existir un cronograma de cumplimiento (objetivos y metas) Debe ser posible medir el avance hacia su cumplimiento (cronograma y presupuesto) • 9 Referencia en entornos gubernamentales Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Características de un proyecto l l l 10 Es específico para lograr un producto o servicio definido antes de la ejecución del proyecto en sí mismo Constituye un esfuerzo cuya duración está acotada Su inicio y su finalización están perfectamente definidos Es “único”: Cada proyecto es definido en forma específica Tiene asignados recursos limitados Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Proyecto como un tipo de proceso 11 Proyecto Proceso único, elaboración específica para un caso particular. Se priorizan capacidades. Finalizados se liberan recursos. Necesidad de coordinación. Flujos flexibles. Alta Personalización y bajo volumen Proceso de producción intermitente Diversos artículos o servicios en cantidades significativas. Elaboración a pedido. Se desconocen especificaciones y frecuencia de pedido. Personalización alta y volumen relativamente bajo Proceso por lote o partida Gama más estrecha de productos y servicios. Ensamble por pedido. Lotes mayores que producción intermitente. Disponibilidad de insumos. Volúmenes promedio o moderados y productos de suministro repetido Proceso en línea Escasa variabilidad de productos y servicios. Estandarización. Procesos repetitivos. Avance en forma lineal. Administración de inventario. Consumo en masa. Volúmenes altos y personalización masiva Proceso continuo “Industria de procesos”. Los materiales se desplazan en el curso del proceso. Intensivo en capital e ininterrumpido Volumenes extremadamente altos y estandarización Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

El entorno de los proyectos • Cambio permanente de las condiciones económico-sociales • Cambios en la estructura de los mercados • Incremento de las posibilidades de la tecnología asociado a costos decrecientes de la misma • Incremento cuali – cuantitativo de la competencia en todos los ámbitos • Enormes volúmenes de Información disponible e inconvenientes para procesarla y para extraer de ella el conocimiento asociado. 12 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Algunos obstáculos a superar l l l 13 Complejidad creciente del entorno de los proyectos Requerimientos especiales y cambiantes Reorganizaciones Riesgos de naturaleza diversa Cambios tecnológicos durante el proyecto Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Distintos “ámbitos” de un proyecto l l l 14 Organizacional: La organización donde se ejecuta, y los distintos agentes involucrados Espacial: Área de acción/influencia del proyecto Temporal: Horizonte en el cual el proyecto generará efectos (o durante los cuales se computarán) Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Tie s Recursos sto mp Co os Estructura de un proyecto Tecnología 15 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Personas s o nd Eq Fo ui po s Recursos genéricos de un proyecto es l ia er at M Inform ación 16 Doctor Roberto Uzal y s io s c fi no i e Ed err T 29/10/2020

Ciclo de vida de un proyecto genérico Uso de Recursos / Costos Implementación Desarrollo Cierre Concepción Tiempo 17 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Las “cinco fuerzas” de Porter (aplicación del modelo en el ámbito de los proyectos gubernamentales) Nuevos Competidores Amenaza Proveedores Poder de Negociación Competencia Poder de Negociación “Clientes” Mercado Amenaza Sustitutos 18 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Complemento a la propuesta de Porter Oportunidades Amenazas Medio 19 Responsabilidad Social Búsqueda Información Evaluación Información Fortalezas Debilidades Organización Valores Gerenciales Análisis Externo Evaluación de la Estrategia Selección de la Estrategia Implementación de la Estrategia Análisis Interno Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

¿Qué es “project management? l Es el conjunto de: – – – l Aplicados: – – 20 Conocimiento Habilidades Herramientas y técnicas A las actividades componentes del proyecto Para satisfacer los requerimientos del mismo Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

El espíritu del “project lider” l Apunta a la luna. Si fallas puede que alcances las estrellas. Les Brown Famoso escritor orador 21 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Necesidad del liderazgo de proyectos 22 l Dinámica cambiante del entorno l Presiones de tiempo (restricciones cambiantes) l Complejidad de los problemas l Interacciones personales internas y externas l Multiplicidad de factores intervinientes Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

El líder de proyectos l l l l l 23 Visión integradora Capacidad de conducción Habilidad en el planeamiento Habilidad en la organización Capacidad para determinar necesidades Negociador hábil Idoneidad en el manejo de conflictos Capacidad técnica Hábil motivador Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Beneficios potenciales del “project management” l l l l 24 Identificar las responsabilidades funcionales de manera que todas las actividades del proyecto tengan un responsable Minimizar la necesidad de informes Elaboración de un cronograma consistente Disponibilidad de un marco de referencia para tomar decisiones que impliquen “situaciones de compromiso” (la decisión óptima del “todo” implica decisiones “sub óptimas” para las partes) Medición del avance respecto de un Plan, un Programa y un Presupuesto Identificación temprana de problemas Optimización de las estimaciones en el presente y futuros proyectos “Project Managment” en proyectos de software Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Liderazgo integral de proyectos l PROPOSITO – Asegurar la coordinación entre todos los elementos del Proyecto – Que todos los procesos serán incluidos l ETAPAS 1. 1 -Desarrollo: l l Liderazgo Integral del 1. 2. -Ejecución: Proyecto Desarrollo generación del Plan de ejecución y control del Proyecto Ejecución llevar a cabo el Plan cumpliendo las y los resultados y etapas l 25 1. 3. -Control: Control coordinar los cambios que surjan Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Analogías y diferencias: Casos Gerente General Organización Project Manager Proyecto 26 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Stakeholders l 27 Personas u organizaciones activamente comprometidas con el proyecto o cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecución o finalización del proyecto (concepto de “Stakeholder” en proyectos de software: ejemplos y contraejemplos) Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

¿Sponsor del proyecto? Proyectos Estratégicos ALTA GERENCIA Proyectos de Complemento o Mantenimiento GERENTE PROYECTO GRUPO DEL PROYECTO 28 GERENCIA / MEDIA RELACIONES • establecimiento objetivos • planeamiento de alto nivel • organización del proyecto • provisión personal crítico • master plan • políticas • monitoreo • establecimiento prioridades • resolución de conflictos • contacto con clientes del nivel ejecutivo Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

El desafío: No existe la organización monolítica Supervisión Operaciones 29 Finanzas Gerencia Media Regiones Alta Dirección Recursos Humanos “Gaps” (Lagunas o Vacíos de Comunicación) Plataformas Departamentos Jerárquicas Funcionales Doctor Roberto Uzal Islas Operacionales 29/10/2020

Agrupamientos de procesos en un proyecto Iniciación Planeamiento Control Ejecución Cierre 30 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Ámbitos de la Gestión de Proyectos (“áreas de conocimiento” del PMBOK del PMI) Administración de Proyectos 31 Integración Alcance Tiempo Costo Calidad Recursos Humanos Comunicaciones Riesgo Adquisiciones Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Procesos / Áreas de conocimiento Procesos Areas de Conocimiento Iniciación Planeamiento Ejecución Control Cierre 1. - Integración 2. - Alcance 3. - Tiempos 4. - Costos 5. - Calidad 6. - Recursos Humanos 7. - Comunicación 8. - Riesgos 32 9. - Aprovisionamiento Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Áreas de conocimiento Grupos de procesos INICIO 5. 1 Inicio Alcance Tiempo Costo Calidad Recursos Humanos Comunicación 4. 2 Ejec. del plan del proyecto 1 CIERRE #Procesos 3 5. 2 Planeamiento del alcance 5. 3 Definición del alcance 5. 4 Verificación del alcance 5. 5 Ctrl. cambios de alcance 5 6. 1 Definición de actividades 6. 2 Secuencia de actividades 6. 3 Estimación de la duración de las actividades 6. 4 Desarrollo del cronograma 6. 5 Control del cronograma 5 7. 1 Planeación de recursos 7. 2 Estimación de costos 7. 3 Presupuesto 7. 4 Control de costo 4 8. 3 Control de calidad 3 8. 1 Planeación de la calidad 8. 2 Aseguramiento de la calidad 9. 1 Planeamiento de la org. 9. 2 Reclutamiento de personal 9. 3 Desarrollo del equipo 10. 1 Planeación de las comunicaciones 10. 2 Dist. de la información 21 3 10. 3 Información del desempeño 10. 4 Cierre administrativo 11. 6 Monitoreo y control del riesgo 12. 1 Plan. de las adquisiciones 12. 2 Planeación de licitaciones y cotizaciones Adquisiciones CONTROL 4. 3 Control integral de cambios 11. 1 Plan. de la ad. del riesgo 11. 2 Identificación del riesgo 11. 3 An. cualitativo del riesgo 11. 4 An. cuantitativo del riesgo 11. 5 Plan. de la resp. al riesgo Riesgo 33 EJECUCIÓN 4. 1 Desarrollo del plan del proyecto Integración # Procesos PLANEAMIENTO 12. 3 Licitaciones y cotizaciones 12. 4 Selección de proveedores 12. 5 Admón de contratos 7 Doctor Roberto Uzal 6 12. 6 Cierre de contratos 8 4 2 6 39 29/10/2020

Alternativa: Marco Lógico (pasos) l l l 34 Análisis de Involucrados Análisis de Problemas Análisis de Objetivos Análisis de Alternativas La Matriz del Marco Lógico Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Matriz del “Marco Lógico” OBJETIVOS FINALIDAD PROPÓSITO 35 INDICADORES VERIFICACIÓN SUPUESTOS IMPACTO RESULTADOS COMPONENTES PRODUCTOS ACTIVIDADES INSUMOS Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Otra visión: Proyecto como Planeamiento, Programación y Presupuesto l Planeamiento y Control – – – Plan Programa Presupuesto Monitoreo Feedback Aprendizaje Plan Programa Presupuesto Monitoreo Feedback 36 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Planeamiento, Programación y Presupuesto l Planeamiento – – l Programación – l Asociación de un calendario a Metas adecuadamente desagregadas Presupuesto – 37 Objetivos Metas Políticas Estructura Asociación de consideraciones Económicas / Financieras a los hitos de la Programación Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Planeamiento l l l 38 Definición de Objetivos Definición de las Metas Desagregación de las Metas Definición de las Políticas Consideraciones acerca de la Estructura Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Programación (tipos de herramientas) Diagramas Gantt Diagramas PERT / CPM 39 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Ejemplo de control programático Avances a la fecha de corte Pronóstico según avance real 40 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Asignando recursos a las tareas 41 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Presupuesto financiero del proyecto Flujo Neto 42 0 1 2 3 4 5 6 (1. 000) 100 200 300 400 500 600 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Presentación del “cash flow” de un proyecto l Los ingresos y egresos del proyecto ocurren al final de cada período Los ingresos y egresos del período 1 se ubican en el momento 1 Momento Período 0 1 3 2 1 2 3 4 4 5 7 6 5 6 7 8 8 Las inversiones iniciales se colocan en el momento 0 43 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Control: Una visión inicial Desviación del Cronograma Desviación del Costo 44 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Control: Un ejemplo de uso de BSC 45 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Conclusiones l l l l l 46 Acerca de la naturaleza de un proyecto. Respecto de los objetivos generales de un proyecto. En relación con la estructura tipo de un proyecto. Vinculadas a los recursos genéricos de un proyecto Con relación al liderazgo de proyectos Acerca de los distintos tipos de proyectos. Relacionadas con las particularidades de los proyectos en entornos gubernamentales Con relación a las nociones de planeamiento, programación, presupuesto y control de proyectos Respecto de la discusión de casos concretos de proyectos de software Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Gestión de Proyectos Formulación de proyectos según estándar PMBOK Segunda parte Doctor Roberto Uzal

Introducción l 48 Aspectos de gestión de proyectos a ser considerados durante la formulación. Características distintivas. La selección del líder de proyecto. Análisis comparativo de los estilos de liderazgo correspondientes a proyectos de software de distinto tipo. Discusión (casos concretos) de la incidencia de la personalidad y estilo del líder de proyecto en el éxito y en el fracaso de distintos tipos de proyectos. Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Gestión de Proyectos: Investigación Básica Investigación Aplicada Crecimiento Lanzamiento al Mercado Retorno Investigación y Desarrollo Madurez Deterioro ROI Muerte Ciclo de Vida del Producto / Servicio sos re Ing d lida bi nta Re Inversión 0$ Punto de Equilibrio Inv ersi ón Concepción Desarrollo Implementación Cierre 49 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Gestión de Proyectos Ejemplo de Plan del Proyecto 1. - Lanzamiento del Proyecto 1. 1. - Nombramiento del Líder del Proyecto 1. 2 - Responsabilidades / Autoridad 2. - Importancia del Proyecto / Necesidades del Negocio y Estrategias 3. - Alcance del Proyecto 3. 1. - Objetivos del Proyecto 3. 2. - Características y funciones del Producto 4. - Estructura de Trabajo (WBS) 5. - Estimaciones de Tiempos (Fechas y duraciones) 6. - Acontecimientos más importantes y sus fechas (Hito) 7. - Estimaciones de Costos 8. - Base de Control para tiempos y costos (contenido, alcance y frecuencia) 9. - Gestión de Aprovisionamiento 10. - Requerimientos de Personal 10. 1. - Estructura 10. 2. - Autoridad y responsabilidades del equipo de Proyecto 11. - Gestión de Riesgos 11. 1. - Limitaciones y supuestos 11. 2. - Plan de Contingencias 12. - Planes Auxiliares 13. - Temas abiertos y decisiones pendientes 50 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Gestión de Proyectos Elaboración del Plan de Proyecto Planeamiento Alcance Definición Actividades Secuencia Desarrollo Programación Estimación Duraciones Planeamiento Recursos 51 Estimación Costos Doctor Roberto Uzal Presupuesto Desarrollo Plan Proyecto 29/10/2020

Tener en cuenta la interacción entre proyectos Total de Ingresos Proyecto A Proyecto C Proyecto B Tiempo 52 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Tener en cuenta “La Visión” del Negocio http: //video. google. com/videoplay? docid=1732754907698549493 53 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Proyectos y liderazgo I El Líder en una Organización del tipo Modelo de “Comando y Control” L 54 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Proyectos y liderazgo II El Líder en una Organización tipo “Organigrama Achatado” L 1. Se han eliminado las instancias intermedias sin Agregado de Valor 2. Se ha facilitado la comunicación entre quien decide qué trabajo hay que hacer y quienes realmente ejecutarán dicho trabajo 55 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Proyectos y liderazgo III El Líder en una Organización tipo “Orientada a los Procesos” L Flujo de Trabajo 1. El Líder deja definitivamente el rol del antiguo “Comandante” 2. El Líder es un facilitador del flujo de trabajo (Proceso) 56 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Proyectos y liderazgo IV El Líder tipo “Entrenador” (“Coach”) Una alternativa a la visión Líder = “Comandante” L 57 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Proyectos y liderazgo V El Líder tipo “Jefe de Escuadrilla” (Pilotea su avión, dispara misiles y, realmente, ¡LIDERA!) ¿En qué tipo de Organizaciones tiene validez este esquema? L 58 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Estilos de liderazgo (discusión) 59 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Conclusiones l l 60 Respecto de los aspectos de gestión de proyectos a ser considerados durante la formulación. Relacionados con las características distintivas: La selección del líder de proyecto. Con relación al análisis comparativo de los estilos de liderazgo correspondientes a proyectos de software. Sobre la discusión de la incidencia de la personalidad y estilo del líder de proyecto en el éxito y en el fracaso de distintos tipos de proyectos de software Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Detalles acerca del PMBOK Tercera parte Antecedentes del PMI Modelo de Madurez OPM 3 Oficina de Proyectos PMO El valor de la Administración de Proyectos en las Organizaciones » La contribución de cada “Área de Conocimiento del PMBOK” » » 61 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Antecedentes del PMI Project Management Institute, es una asociación fundada en 1969, reconocida a nivel mundial como la organización más importante en la definición de las mejores prácticas y estándares de Dirección de Proyectos. Los principales objetivos de PMI son: Promover la dirección de proyectos con un enfoque profesional Compartir la experiencia internacional a acumulada través del desarrollo de profesionales Desarrollar la calidad en los recursos humanos para la dirección de proyectos Compartir los conocimientos y prácticas generalmente aceptados Consolidar estándares internacionales Certificación 62 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Modelo de Madurez (PMMM) • Documentar lecciones aprendidas. Los casos de estudio, los N-5 Mejora continua Mejora del Proceso Control del Proceso N-3 Metodología estándar Definición del Proceso Conocimiento básico 63 N-4 Benchmarking N-2 Procesos comunes N-1 Lenguaje común errores cometidos y el aprendizaje logrado. • Difundir el aprendizaje logrado en cada proyecto a los equipos de trabajo de otros proyectos. • Desarrollar un proceso de benchmarking para AP. • Reconocer los beneficios del benchmarking. Crear un área dedicada. • Decidir ¿qué? comparar y contra ¿quién? compararlo • Integrar los procesos relacionados en una metodología única que haya demostrado que puede ejecutarse con éxito. • Alentar en la organización una cultura que soporte la AP. • Definir y crear la OP. • Desarrollar un metodología de AP para alcanzar de manera repetitiva los beneficios deseados. • Desarrollar el curriculum en AP y una cultura de soporte para lograr que los beneficios puedan sostenerse y mejorarse. • Iniciar con capacitación y educación en AP. Alentar la certificación de PMP´s • Comunicación en un lenguaje común de AP. • Identificar herramientas para AP. Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Definición de una PMO ü Es una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo. La PMO dá continuidad, garantiza una efectiva utilización de la experiencia adquirida y custodia el “know how” en gestión de proyectos como un activo intangible relevante. P 1, t 1 P 1, t 2 P 1, t 3 Oficina de Proyectos 64 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Funciones Principales Responsabilidades de la OP: • Responsabilidad de planeamiento estratégico en materia de Administración de Proyectos. • Cración de estándares de Administración de Proyectos. • Un punto centralizado de control de costos y reportes. • Un punto centralizardo de planeamiento y programación de actividades. • Una organización dedicada al mejoramiento continuo. • Una organización que proporciona asesoría a administradores de proyectos. • Una base de datos única de lecciones aprendidas. • Una organización que comparte ideas y experiencias de Administración de Proyectos. • Un Call-Center para solución de problemas que no se reportan inmediatamente a los máximos niveles de la organización. • Una organización que desarrolle recursos humanos, genere un plan de carrera y un curriculum para formar en Administración de Proyectos. 65 Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Seguimiento y Control de Proyectos Los procesos para la gestión de proyectos se organizan dentro de cinco grupos. Proceso de Inicio Proceso de Planificación Proceso de Control Mecanismos de Control 66 Proceso de Ejecución. Procesos de Cierre Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Administración de Costos (Contabilidad y Finanzas) Administraci ón del tiempo Administración n de Recursos ció ra ra ist te s in ar to m a c yec Ad l o de pr de Los proyectos nutren y a su vez se alimentan de la información. Ad m de ini l R str ie ac sg ió o n Oficina de Proyectos El manejo de la información histórica es conocimiento y experiencia Repositorio único del “know how” 67 Doctor Roberto Uzal y En t Ca ren pa am cit ien ac to ió n C Ad pr on m oc tro in e l pr istr sos de oy ac d ec ió e to n Administración s de de Comunicaciones, documentos y reportes 29/10/2020

Generación de Informes de Seguimiento EAC Costo Acumulado (puede estar en $, HH, %, …) VAC($) ETC 100% BAC VAC(t) Costo Real (AC) CV SV Valor Planeado (PV) Línea Base Valor Ganado (EV) 68 0% Doctor Roberto Uzal. Fecha de Corte Tiempo 29/10/2020

Niveles de Servicio PMO N-3 Aseguramiento Madurez N-2 Seguimiento Madurez Reportes 69 Consiste en verificar en campo que el proyecto se apegue al proceso de administración y la veracidad de la información. En caso de ser necesario asesoría. Una organización dedicada al mejoramiento continuo. • Unabase de datos única de lecciones aprendidas. • QA en campo, verifica el apego a la metodologia. A partir de la información obtenida en el nivel 1, se realizarán análisis de la información para tomar acciones y apoyar a la continuidad del proyecto. • Detección de hallazgos (retrasos, riesgos) • Emisión de recomendaciones • Informar y escalar información • Seguimiento a la solución Orientado a proporcionar a los Niveles Directivos y Gerenciales, información oportuna para la toma de decisiones sobre la cartera de proyectos de la organización, estado y disponibilidad de recursos. • Una organización que establece los estándares de Administración de Proyectos. • Un punto centralizado de planeación y calendarización de actividades. • Un punto centralizado de control de recursos, tiempos, costos y reportes. Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Estrategia de Implementación de la PMO PASO 1. CAPACITACIÓN • Administración de Proyectos PMI • Ms. Project Profesional HERRAMIENTAS • Publicación de información- Portal Share Point • Manejo de formatos templates- Oficce • Planes de trabajo- Project Profesional PASO 5. MADUREZ Y MEJORA • Nivel 2. Seguimiento • Nivel 3. Aseguramiento PASO 3. DEFINICIÓN DE LA OPERATIVA DE LA PMO PASO 2. DEFINICIÓN E IMPLANTACIÓN DE LA MAPX 70 Doctor Roberto Uzal PASO 4. OPERACIÓN • Actividades según el nivel de servicio. 29/10/2020

Beneficios Globales de la Oficina de Proyectos 71 La oficina de proyectos provee una plataforma de control, seguimiento y apoyo para asegurar los resultados. Facilita el manejo de altos volúmenes de proyectos. Se requiere facilitar y mejorar continuamente el proceso de Administración de proyectos. Contribuye al cumplimiento de las expectativas de los “clientes” en tiempo, costo y calidad Retiene el conocimiento y experiencia de la gente (activos intangibles). La Oficina de Proyectos será el repositorio del “know how” de la organización, Confiere a la información la calidad de tangible, comprensible, analizable, evaluable y reutilizable, evitando de esta manera la pérdida de la expertise generada. La Oficina de proyectos nos lleva a la efectividad de los procesos de Administración de Proyectos y a su mejora continua generándose mayor productividad y, todo esto a su vez, converge en la reducción notable de costos y en mayores rendimientos Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Entradas al Proceso FASES 72 ENTRADAS - NIVEL 1 INICIO - Propuesta - Carta de inicio de proyecto PLANEACIÓN - Análisis de Producto - Desglose de actividades (WBS) - Matriz de Seguimiento de Productos Plan de Proyecto: - Programa de Actividades - Presupuesto - Análisis y Plan de Riesgo del Proyecto - Organigrama - Matriz de asignación de responsabilidades EJECUCIÓN - CONTROL (mensual) Documentos de Informe de Proyecto: - Informe de Análisis de Rentabilidad - Informe Ejecutivo - Informe de Desempeño - Verificación y Aceptación de Productos -Control de Cambios - Definición del comité de cambios por cada proyecto CIERRE - Monografía del Proyecto - Carpeta del proyecto ENTRADAS - NIVEL 2 ENTRADAS - NIVEL 3 Carta de Inicio de Fase Bitácora de Acuerdos y Compromisos Programa de Actividades actualizado Carta de Cierre de Fase Actualización de análisis de riesgos e impacto en el plan del proyecto - Plan de respuesta a riesgos. - Doctor Roberto Uzal - Valoración al proceso de Administración - Encuestas de satisfacción al cliente - Retroalimentaciones al equipo del Proyecto - Lecciones aprendidas 29/10/2020

Salidas del Proceso FASES INICIO SALIDAS - NIVEL 1 SALIDAS - NIVEL 2 SALIDAS - NIVEL 3 - Registro y control de proyectos (autorizados, en espera, cancelados, etc) - Base de datos de Recursos Humanos (distribución, asignación, desasignación de recursos y conocimientos. ) TRACKING - PLANEAMIENO - EJECUCIÓN - CONTROL - Reporte de Rentabilidad de Proyectos. (Semáforos) - Reporte de Calificación de documentación de proyecto. (Semáforos) -Informe de Controles de cambio por proyecto - Administración de formatos y entregables de proyectos. CIERRE - 73 Control de carpetas de proyectos Respaldo de información Biblioteca de lecciones aprendidas. Reporte de hallazgos por proyecto Seguimiento y escalación de hallazgos - Recomendaciones a problemáticas - Reporte de status de riesgos por proyecto - Resultados de valoraciones al proceso de administración. -Reporte de hallazgos y compromisos de la valoración. - Asesoría en la solución de hallazgos. - Detección de necesidades de capacitación para AP´s. - Resultados de encuestas de satisfacción de proyecto. -Resultados de evaluaciones y retroalimentaciones del equipo de trabajo -Sesiones de difusión de lecciones aprendidas mensuales - Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Responsabilidades NIVEL DE SERVICIO AP / “Cliente” Compromiso de la dirección Administración del Proyecto l Cumplimiento de los objetivos del proyecto l Gestionar el alcance, cronograma, el costo y la calidad de los productos l Informar el avance del proyecto l Documentación del Proyecto l Entregar información completa y oportuna a la PMO (Praxis) l Rentabilidad del proyecto l Analizar el estado del proyecto l Identificar riesgos y retrasos en el proyecto. l Tomar acciones necesarias para el cumplimiento del proyecto. l l 1 l Definir fechas para el cumplimiento de compromisos. 2 l. Analizar 74 3 recomendaciones y llevar a cabo en tiempo y forma las acciones requeridas. l. Compromiso del personal para el apego a la práctica. Doctor Roberto Uzal PMO Publicar información en los periodos establecidos. l Apoyar en la identificación de hallazgos en los proyectos (retrasos y riesgos) - Emitir recomendaciones - Informar y escalar hallazgos - Dar seguimiento a la solución - Verificar el apego al proceso de Administración l Recomendar soluciones l 29/10/2020

Areas de conocimiento Project Management Body of Knowledge (PMBo. K Tercera Edición) 75 Integración Alcance Tiempo Costos Comunicación Calidad Rec. Humanos Riesgo Adquisiciones Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Definición de áreas de conocimiento AP Integración de Proyecto Describe los procesos y actividades que forman parte de los elementos de la dirección de proyectos que se identifican, combinan, unen y coordinan dentro de los grupos de procesos de Dirección de Proyectos, como el desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto, Desarrollar del Alcance de Proyecto Preliminar, Elaborar el Plan de Proyecto, Supervisar el Plan de Trabajo del Proyecto e Integrar Control de Cambios y Cerrar Proyecto. Alcance de Proyecto Describe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente considerando la Planificación del Alcance, Definición del Alcance, Crear un EDT, Verificación y Control del Alcance. Tiempo del Proyecto Costos del Proyecto 76 Describe los procesos relativos a la puntualidad en la conclusión del proyecto que comprende la Definición de Actividades, Establecimiento en la Secuencia de Actividades, Estimación de Recursos de Actividades, Desarrollo y Control del Cronograma. Describe los procesos involucrados en la planificación , estimación presupuesto y control de costos de forma que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado y comprende las actividades como son la estimación, preparación y control de costos. Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Definición de áreas de conocimiento AP (II) Calidad del Proyecto 77 Describe los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto cumpla con los objetivos por los cuales ha sido emprendido y comprende los Procesos de Calidad, Aseguramiento de Calidad y Control de Calidad. Recursos Humanos del Proyecto Describe los procesos que realizan y dirigen el equipo del proyecto y comprende las actividades de Planificación de Recursos Humanos, Adquirir el Equipo del Proyecto, Desarrollar y Gestionar el Equipo del Proyecto. Comunicaciones del Proyecto Describe los procesos relacionados con la generación, distribución, almacenamiento, y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma por lo que es parte de la Planificación de la Comunicación, Distribución de la Información, e Informar el Rendimiento y Gestionar a los Interesados. Riesgos del Proyecto Describe los procesos relacionados con el desarrollo de la gestión de riesgos de proceso y es parte de la Planificación de Riesgos, Identificación de Riesgos, Análisis, Seguimiento y Control de Riesgos. Adquisiciones del Proyecto Describe los procesos para comprar o adquirir productos, servicios o resultados y es parte de las Compras, Adquisiciones, Planificar la Contratación, Solicitar Respuestas de Vendedores, Selección de Vendedores y Administración y Cierre de Contratos. Doctor Roberto Uzal 29/10/2020

Síntesis l l l 78 Respecto de los antecedentes del PMI Relacionada con el Modelo de Madurez OPM 3 Acerca de la Oficina de Proyectos PMO En relación al valor de la Administración de Proyectos en las Organizaciones Vinculada a la contribución de cada “Área de Conocimiento del PMBOK Doctor Roberto Uzal 29/10/2020