Gestin de Proyectos Master en Evaluacin de Proyectos

Gestión de Proyectos Master en Evaluación de Proyectos ITBA – UCEMA Semana 8: Presupuesto del Proyecto Master en Evaluación de Proyectos 1 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

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Presupuesto del Proyecto • Pasos en el desarrollo del Presupuesto del Proyecto. • Aplicación de la Estructura de Trabajo al Calendario del Proyecto. • Establecimiento de variables de monitoreo y control de Proyectos. Master en Evaluación de Proyectos 3 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Presupuesto • Es el paso final del ciclo de planeamiento de costos • Base: ü costos históricos ü estándares ü mejor estimado disponible • Se identifican: ü requerimientos de personal ü fondos para contrataciones ü reservas (tareas no previstas o contingencias) Master en Evaluación de Proyectos 4 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Estimaciones de Costos = Base 1. Ecuaciones matemáticas basadas en análisis de regresión 2. Relaciones costo-cantidad basadas en curvas de aprendizaje 3. Relaciones costo-costo 4. Relaciones costo-variable basada en características físicas, parámetros técnicos o características de performance Master en Evaluación de Proyectos 5 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Estrategias de Estimación Tipo I: sin potencial de repetición • Lograr el contrato • Ejecutarlo con rentabilidad • Satisfacer los requerimientos Master en Evaluación de Proyectos Tipo II: con potencial futuro • Lograr el contrato • Cumplirlo • Posicionarse en un nuevo segmento de mercado 6 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Estimación del Proyecto Nivel WBS Tipo de Estimado Método de Estimación Precisión 1 Orden de magnitud aproximado Paramétrico: experiencia, factor escala +- 35% 2, 3 Estimado aproximado Analógico +- 15% 4, 5, 6 Estimado definitivo Usando información técnica +-5% Master en Evaluación de Proyectos 7 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Información requerida para la preparación de Estimados Nº Capítulo Detalle 1 General Productos, capacidades, localizaciones, criterios 2 Procesos Diagramas, listados , especificaciones 3 Localización Condiciones: físicas, acceso 4 Equipamiento Principal Tamaños, materiales 5 Lotes Materiales Diseños preliminar y detallado 6 Ingeniería Diagramas, planes y sistemas 7 Construcción Salarios, productividades, planes detalle 8 Programa Tiempos de ejecución y programas 9 Misceláneas Transportes, seguros, tasas, royalties 10 Escalas Análisis magnitud 11 Contingencia Análisis de riesgos identificables Master en Evaluación de Proyectos 8 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Flujo de Información (Hs-Tareas) GERENCIA PROYECTOS WBS GERENCIA FUNCIONAL DEPARTAMENTOS Sección Master en Evaluación de Proyectos 9 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Modificación Línea Ensamble Master en Evaluación de Proyectos 10 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Programa de Actividades Propuestas Master en Evaluación de Proyectos 11 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Elementos cálculo Overhead Mantenimiento Edificio Directores de nuevos negocios Alquiler Edificio Elementos de oficina Cafetería Tasas sobre la nómina Personal de Oficina Reclutamiento de Personal Cuotas clubes asociaciones Correo Consultoría Reuniones Profesionales Gastos auditoría corporativa Planos Salarios corporativos Planes de Retiro Depreciación de equipos Bajas por enfermedad Salarios Ejecutivos Suministros para máquinas manuales Beneficios adicionales Supervisión Gastos Libro Mayor Comunicaciones Seguros Transportes Vacaciones Servicios Gastos movilidad y viáticos Licencias Master en Evaluación de Proyectos 12 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Productos y Servicios 1. 2. 3. 4. 5. 6. Materiales Partes o repuestos Subcontrataciones Fletes Viajes Otros Master en Evaluación de Proyectos 13 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Base de la Estimación PERSONAL – ASESORES – ESPECIALISTAS ü ü Sueldos + Cargas Sociales Horas Consultoría Horas Especialistas Costo contrato • EQUIPOS – MAQUINARIA ü Costo Hora Uso ü Costo alquiler ü Amortización (% según el uso) • MATERIALES ü ü ü Master en Evaluación de Proyectos Cotizaciones Precios publicados en revistas especializadas Catálogos Costos de adquisición Costos de mantenimiento en inventario 14 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Base de la Estimación • EDIFICIOS ü ü ü Alquiler Amortización Proyecto y Dirección Vigilancia Servicios Ø Mantenimiento Ø Comedor Ø Limpieza • • ENERGIA Y COMBUSTIBLES LEGAL ü Patentes ü Marcas ü Royalties • • Master en Evaluación de Proyectos TASAS E IMPUESTOS SEGUROS 15 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Método de Estimación 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Provea una completa definición de los requerimientos de trabajo Establezca una lógica de trabajo con puntos de control Desarrolle la estructura de trabajo WBS Valorice la WBS Revea la WBS valorizada con los gerentes funcionales Decida sobre los cursos de acción básicos Establezca costos apropiados para cada elemento WBS Revise con la alta gerencia los costos del caso base Negocie el personal calificado con gerentes funcionales Desarrolle una estructura de responsabilidades Desarrolle una programación de detalle Establezca informes de costos Documente el resultado en un Plan Master en Evaluación de Proyectos 16 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Causas de fallas en estimaciones 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Requerimientos de Trabajo SOW mal interpretados Alcance mal definido o con omisiones Programas optimistas o mal definidos Estructuras de Trabajo WBS imprecisas Aplicación impropia del nivel de habilidades personales Fallas para tener en cuenta riesgos Fallas comprender tendencias o variaciones de costos Uso de técnicas de estimación incorrectas Fallas en el uso de ratios avanzados para overhead u otros costos indirectos Master en Evaluación de Proyectos 17 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Reportes Típicos Nº Informe Utilidad 1 Costo de cada elemento de la estructura de trabajo WBS Permite llegar al costo del proyecto integrando los costos desde la base 2 Curvas de horas comprometidas por departamento Verificar el perfil de compromiso del personal con los proyectos 3 Resumen de costos mensual por departamento Estudiar posibilidades ante necesidad de reducir costos en el proyecto 4 Distribución costos anual Visualizar requerimientos de fondos 5 Resumen de horas – costos Asegurarse que se cuentan con los recursos necesarios 6 Estimado mensual de costos y horas Idem anterior 7 Estimado desembolsos materiales Visualizar el flujo de fondos 8 Obligaciones totales mensuales Mostrar el costo total mensual del proyecto Master en Evaluación de Proyectos 18 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

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• TAREAS Y RECURSOS ASIGNADOS (Diagrama 1 1 2 2 3 4 5 6 Escala de tiempos [unidad: mes, día, hora, . . ] Duración de la tarea • PERSONAS Unidad HORAS Disponibilidad % TIEMPO DEDICADO • EQUIPOS C/U NRO UNIDADES • LUGAR C/U % ESPACIO UTILIZADO Master en Evaluación de Proyectos 24 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

• CONTROL DE DISPONIBILIDAD DE RECURSO 1 2 3 4 5 6 NECESIDAD / DISPONIBILIDAD [Horas / Unidades] SUPERAVIT DEFICIT TIEMPO Master en Evaluación de Proyectos 25 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

• CONTROL DE DISPONIBILIDAD DE RECURSOS: Analista Económico-Financiero Día 1 2 3 4 5 Proyecto Lanzamiento ABC 4 4 4 - - Ampliación Envasado - 4 4 4 - Equipamiento Laboratorio 4 4 - - - Total 8 12 8 4 - Disponibilidad 8 8 8 Diferencia 0 -4 0 +4 +8 Master en Evaluación de Proyectos 26 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Consideraciones sobre costos • Tiempo Normal TN: el necesario para completar la actividad en tiempos normales • Costo Normal CN: el relacionado con el tiempo normal • Tiempo Intensivo TI: tiempo más corto posible • Costo Intensivo CI: relacionado con el tiempo intensivo • Suponiendo una relación lineal entre tiempos y costos, el costo de intensificación para acortar una semana ü Costo de intensificación por semana= CI – CN / TN - TI Master en Evaluación de Proyectos 27 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Costo directo (pesos) Relaciones entre costos y tiempo Costo Intensivo Suposición de costo lineal Costo de reducir el tiempo dos semanas Costo Normal Tiempo Intensivo Master en Evaluación de Proyectos 28 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Procedimiento revisión - 1 Management Corporativo 1. - Aprobación Inicial ALTA GERENCIA CEO 2. - Aprobación Ejecutiva Director Programa Directores 3. - Selección del Program Manager Master en Evaluación de Proyectos 29 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Procedimiento revisión - 2 3. - Selección del Program Manager 10. - Revisión con Alta Gerencia Program Manager 4. - Selección del Equipo 7. - Caso Base Revisado Miembros Equipo 5. - Autorización WBS, programas Ingeniería Master en Evaluación de Proyectos 8. - Análisis Perturbaciones 9. - Perturb Revisado Team Estimación Precios 6. - Costos (Horas, Materiales ) Operaciones Finanzas Abastecimiento 30 Recursos Humanos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Procedimiento revisión - 3 Management Corporativo 1. - Aprobación Inicial ALTA GERENCIA CEO 2. - Aprobación Ejecutiva Director Programa Directores 3. - Selección del Program Manager Master en Evaluación de Proyectos 31 11. - Posición de la Compañía 10. - Revisión con Alta Gerencia Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Procedimiento revisión - 4 3. - Selección del Program Manager 10. - Revisión con Alta Gerencia 11. - Posición de la Compañía Program Manager 4. - Selección del Equipo 7. - Caso Base Revisado Miembros Equipo 5. - Autorización WBS, programas Ingeniería Master en Evaluación de Proyectos 8. - Análisis Perturbaciones 9. - Perturb Revisado 12. - Autoriza o requiere reducción Team Estimación Precios 6. - Costos (Horas, Materiales ) Operaciones Finanzas Abastecimiento 32 Recursos Humanos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo