Gestin de Proyectos Master en Evaluacin de Proyectos

Gestión de Proyectos Master en Evaluación de Proyectos ITBA – UCEMA Semana 9: Monitoreo y Comunicaciones Master en Evaluación de Proyectos 1 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

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Monitoreo y Comunicaciones • La función de Control en Proyectos. Manejo de variaciones. Análisis de causas y consecuencias. Programas crash : análisis de iniciativas para acelerar el proyecto. • Reportes de variaciones. Gráficos de Progreso. Informes de Progreso. Cambios en el Proyecto: procedimientos y documentación Master en Evaluación de Proyectos 3 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

La función Control § Es la función que se ejerce para comprobar el cumplimiento de políticas, planes, objetivos o estándares. § Control Estratégico: relacionado con las decisiones del negocio § Control de Gestión : relacionado con los resultados de los procesos Master en Evaluación de Proyectos 4 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

La Función Control • Registro y monitoreo variables • Analizar variaciones • Iniciar acciones correctivas • Verificar su eficacia Master en Evaluación de Proyectos 5 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Control de Costos • • Estimación Contabilización Flujo de caja del proyecto Flujo de caja de la Organización Costos directos Overhead Otros ü incentivos ü penalidades ü reparto de utilidades Master en Evaluación de Proyectos 6 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Sistemas de Control • Propósito üestablecer Øpolíticas Øprocedimientos Øy técnicas üpara aplicarlas en la gestión diaria üdel control de proyectos y programas Master en Evaluación de Proyectos 7 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Sistema de planeamiento y control Planeamiento Autorización y Lanzamiento Tarea FASE PLANEAMIENTO Recolección Información y Reporte Contabilización Costos Reportes a Clientes y Gerencia FASE OPERATIVA Master en Evaluación de Proyectos 8 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Autorización y Lanzamiento Tarea Descripción Trabajo o Form Autorización de Tareas • describe el trabajo a realizar • su organización • y el marco de tiempos de WBS Se usa para: • liberar el contrato • autoriza el planeamiento • registrar las descripciones • y lanzar las tareas a los departamentos operativos Master en Evaluación de Proyectos 9 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

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Empresa WBS Manufactura Ingeniería Laboratorio Dise ño Paquete de Trabajo Cuenta Nro. Master en Evaluación de Proyectos 11 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Como herramienta de Planeamiento Debe permitir: 1. Planificar y programar el trabajo 2. Identificar los indicadores para medir el progreso 3. Establecer presupuesto 1. costos directos 2. overhead 4. Identificar reservas Master en Evaluación de Proyectos 12 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Comprensión de Estándares RESULTADOS PROCESOS Master en Evaluación de Proyectos 13 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Estándares PROCESOS Cualitativos • Personas • Funciones • Relaciones entre factores Master en Evaluación de Proyectos RESULTADOS Cuantitativos • Cantidades • Costos • Nivel de Calidad • Tiempo para finalizar 14 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Información a proveer • Visión del progreso del proyecto • Relaciones entre los costos y los resultados de la programación • Identificar problemas potenciales con las fuentes de recursos • Proveer información a un nivel de síntesis práctico para el project manager • Demostrar que los hitos son válidos, se pueden cumplir sus fechas y pueden auditarse Master en Evaluación de Proyectos 15 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

• Determinación de la información y Planeamiento comunicaciones de quienes tienen intereses en el proyecto: destinatarios, de las Comunicaciones plazos y medios Gestión de Distribución de la Información Comunicaciones Información de Resultados Cierre Administrativo Master en Evaluación de Proyectos • Lograr la disponibilidad de la información en tiempo • Obtener y diseminar la información de resultados; estado progreso estimaciones • Obtener, generar y diseminar información relativa a fases formales del Proyecto o su culminación 16 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Plan de Gestión de Comunicaciones ØEstructura de archivos: información, procedimientos, actualización y corrección. ØEstructura de distribución ØDescripción de la Información: formatos, contenidos, convenciones y definiciones ØProgramas de emisión de informes ØMétodos de acceso ØMétodos de actualización y refinamiento del Plan de Comunicaciones Master en Evaluación de Proyectos 17 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Como herramienta de Control Debe permitir: 1. Medir los recursos consumidos 2. Medir estados y cumplimientos 3. Comparar los resultados con las proyecciones y los estimados 4. Proveer la base para el diagnóstico y la reprogramación Master en Evaluación de Proyectos 18 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Requerimientos de diseño del sistema • Marco de referencia donde se integren tiempos, costos y resultados • Capacidad de monitoreo de los parámetros críticos • Rápida respuesta • Capacidad de predecir resultados finales • Datos apropiados y precisos para la toma de decisiones para cada nivel de responsabilidad • Información por excepción por análisis de problemas de capacidad • Evaluación cuantitativa inmediata de alternativas Master en Evaluación de Proyectos 19 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Actividades de Planeamiento • Estructura de Trabajo • Descripción de tareas • Programación • Presupuesto • Análisis contratos Master en Evaluación de Proyectos 20 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Relación Beneficio Costo • Coordinación • Comunicación • Reconocimiento riesgos • Base para toma de decisiones Master en Evaluación de Proyectos • Nuevos sistemas • Recursos adicionales • Entrenamiento en el uso de técnicas 21 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Resultados de la disciplina • Políticas y procedimientos apropiados • Fuerte énfasis en el cumplimiento de los resultados • Reuniones efectivas con una agenda formal • Revisiones periódicas de la alta gerencia de la situación técnico financiera • Simplificación de la auditoría de Proyectos Master en Evaluación de Proyectos 22 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Función Control: Primer propósito • Verificación cumplimiento proceso vs. los planes predeterminados ü los objetivos han sido traducidos exitosamente a estándares de resultados ü los estándares de resultados son una representación confiable de actividades y eventos • Se han establecido presupuestos representativos que permiten comparaciones Master en Evaluación de Proyectos 23 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Función Control: segundo propósito • Control toma de decisiones üPlan, programa y presupuesto üComparación entre la estimación y el uso real de recursos üLa estimación del trabajo remanente üLa estimación de los recursos a utilizar para completar el trabajo Master en Evaluación de Proyectos 24 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Análisis de reducción de costos Costo Proyecto Posible Reducción Costos Costo del Cambio ETAPA CICLO DEL PROYECTO Master en Evaluación de Proyectos 25 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Aceleración: programa de costo mínimo • Se determina el camino crítico • Se identifican las actividades que tengan el costo de intensificación más bajo por semana • Se reducen los tiempos hasta que no sea posible reducirlo más, otra ruta se convierta en crítica o el aumento de costos directos sea mayor que los ahorros resultantes del acortamientos 26

Programas Crash: aceleración de proyectos • Tiempo Normal TN: el necesario para completar la actividad en tiempos normales • Costo Normal CN: el relacionado con el tiempo normal • Tiempo Intensivo TI: tiempo más corto posible • Costo Intensivo CI: relacionado con el tiempo intensivo • Suponiendo una relación lineal entre tiempos y costos, el costo de intensificación para acortar una semana ü Costo de intensificación por semana= CI – CN / TN - TI 27

Relaciones entre costos y tiempo Costo directo (pesos) Costo Intensivo Suposición de costo lineal Costo de reducir el tiempo dos semanas Tiempo Intensivo Costo Normal Tiempo Normal 28

Búsqueda de información y comunicaciones EV INFORMACION Tareas - Informe Mensual Materiales - Informe semanal de Tareas Otras cargas directas - Informes comparativos Overhead AC Master en Evaluación de Proyectos - Informes Variaciones PV 29 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Variaciones • Desviación respecto del Plan üPrograma üCostos üResultados técnicos • Permiten verificar los sistemas de planeamiento y presupuestación Master en Evaluación de Proyectos 30 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Función Definición PV Valor Planificado Costo presupuestado del trabajo programado para ser completado de una actividad o componente de la EDT EV Valor Ganado Es la cantidad presupuestada para el trabajo realmente completada de una actividad o componente de la EDT AC Costo Real Es el costo total incurrido en la realización del trabajo de la actividad del cronograma o componente de la EDT 31

Variación de Costos Sigla Obtención CV CV = EV – AC Valor negativo= costo>al presupuestado Variación de Programación SV SV= EV – PV Valor negativo= atraso programa Variación de Costos Porcentual CVP Variación de Programación Porcentual SVP CVP= (CV / EV)*100 SVP= (SV / PV)*100 32

Gestión de Costos Valores acumulados [$] Costo Real Presupuesto PV AC Variación Programa EV Variación de Costos Trabajo realizado a costo presupuestado Tiempo [Período] 33

Porción del presupuesto equivalente al Trabajo realizado Earned Value Porción del costo estimado aprobado asignado a una actividad PV Master en Evaluación de Proyectos EV Costo directo e indirecto incurrido en el el trabajo realizado AC 34 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

• Indice de costos Trabajo real a costo presupuestado (EV) = Trabajo real a costo real (AC) se usa para proyectar el costo “para completar el proyecto” Master en Evaluación de Proyectos 35 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

• Indice de programación Trabajo real a costo presupuestado (EV) Trabajo programado a costo presupuestado (PV) = se usa para proyectar la fecha de finalización del proyecto Master en Evaluación de Proyectos 36 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

13 Nov 2007 18: 30 a 21: 30 PM Aula 3004 Master en Evaluación de Proyectos 37 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

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