Leergang Compliance Officer in de Zorg Cora Wielenga

Leergang Compliance Officer in de Zorg Cora Wielenga, 1 februari 2018

Programma 09. 00 -12. 30 – 13. 15 - 16. 45 – 17. 00 Kennismaking & Introductie Compliance & Integriteit Compliance officer Reikwijdte compliance Compliance program Lunch Compliancecyclus Introductie risicomanagement Compliancerisicomanagement in de praktijk Uitleg over praktijkopdracht Evaluatie & Afsluiting

Compliance

Compliance You have to comply with the law

Compliance Het uitoefenen van toezicht op de naleving van wet- en regelgeving, alsmede het werken volgens de normen en regels die een instelling zelf heeft opgesteld ter beheersing van compliancerisico’s.

Toezichthouders • Inspectie voor de Gezondsheidszorg (IGZ) • Inspectie verkeer & waterstaat • Voedsel en warenautoriteit • VROM inspectie • Arbeidsinspectie • Nederlandse Zorg Autoriteit (NZA) • Autoriteit Consument & Markt (ACM) • Autoriteit Persoonsgegevens

Reikwijdte compliance • Patiënt (keten)-integriteit • Medewerkers-integriteit • Data-integriteit • Organisatie-integriteit

Compliance 2. 0 Compliance is het versterken van de integriteit van haar cliënten, de organisatie, haar bestuur, haar medewerkers en haar data.

Compliance & Integriteit vs. Integriteit & Compliance

Integriteit

Klopt dit wel? Integriteit? Dat hoeven we niet te bespreken, dat is vanzelfsprekend bij ons!

Integriteit? Onkreukbaar Transparant Onomkoopbaa d i rheid e h g i d r a a w Geloof Vertrouwen Eerlijkheid Correct Rechtschapenheid Betrouwbaar Open Normen en waarden g a r d e g k j i l r o Beho In de spiegel kunnen kijken j i p p a h c s t a Zorgvuldig a M

Klopt dit wel? Integriteit? Dat hoeven we niet te bespreken, dat is vanzelfsprekend bij ons!

Het is met integriteit is net als met geluk, in je eentje kun je ver komen, maar je komt verder met zijn tweeën. H. van Luijk, 2000, 'Integriteit in publieke functies', in: Integer en verantwoord in beroep en bedrijf, Amsterdam: Boom. Blz. 145

Klopt dit? Een beetje integer bestaat niet

Integriteit is zorgvuldig, uitlegbaar en standvastig handelen. E. D. Karssing, De oplossing is het probleem niet! Reflecties op ethiek, integriteit en compliance, Capelle aan den IJssel: NCI 2011.

Opbouw gedragscode / personeelscode/ bedrijfscode • Kernwaarden • Gedragsregels: • Omgang met informatie • Belangenverstrengeling • Klachten / klokkenluidersregels • Toezicht • Sanctionering

Integriteitsbeleid • Vaststelling van de waarden en normen • Verwijzing naar gedragregels • Geheimhouding • Incidenten Verschuiving van naleven naar stimuleren • Communicatie • Klachten • Kledingcode • Sancties • Ongewenst gedrag • Etc. Verschuiving van naleven naar stimuleren

Organisatiecultuur en integriteit

Compliance, Integriteit & Cultuur • Alleen naar wet- en regelgeving en integriteitsbeleid (of integriteit als waarde) kijken is niet (meer) voldoende • Een stapje dieper/verder -> cultuur van de organisatie • Meer over cultuur en gedrag tijdens de ochtend van M 2 LCOZ

Gedragscodespel

Normbesef zit wellicht in de kleine zaken: Leestip: Muel Kaptein, ‘Waarom goede mensen soms de verkeerde dingen doen’ , 2011.

Compliancefunctie en de compliance officer

Compliancefunctie Vs Compliance officer

De compliance officer (1) Interne functionaris die toeziet op naleving van wet- en regelgeving en eigen regels.

De compliance officer (2) Interne functionaris die de integriteit van de organisatie, medewerkers, bestuur, cliënten en data versterkt.

Taken Wat doet u zoal als compliance officer?

Compliancecyclus Regels handhaven Regels monitoren Regels uitleggen Vaststellen reikwijdte Uitvoeren risicoanalyse Adviseren over regels

Tijd Hoeveel tijd per week kunt u besteden aan compliance?

Bevoegdheden • toegang tot alle noodzakelijke informatie • (doen) instellen van een onderzoek • interviewen van medewerkers • gevraagd en ongevraagd adviseren van de Rv. B, Rv. T en alle medewerkers • rapporteren aan de Rv. B & Rv. T • overleggen met de Rv. T in afwezigheid van de Rv. B • communiceren met de toezichthouders

Cadeautje terug? Welke taken, wetten, aandachtsgebieden heeft u vanuit uw rol als compliance officer teruggegeven aan de directie / Rv. B?

Plaats in de organisatie van de compliancefunctie Invulling functie: • interne of externe compliance officer • niet wenselijk: interne of externe accountant • zelfstandige functie vs. onderdeel van de functie van: • secretaris Rv. B • bedrijfsjurist • kwaliteitscoördinator • controller

Organisatorische inbedding • Benoemd door het hoogste bestuursorgaan • Onafhankelijks staffunctie • Rapporteert aan Rv. B en aan Rv. T • Benoeming, schorsing of ontslag met medeweten dan wel met instemming van de Rv. T

BCP van de VCO • Beroepsstandaard compliance officer • Kerncompetenties compliance officer: – Voorwaardenscheppende competenties – Domeinspecifieke competenties • Eindtermen Beroepsstandaard + Kerncompetenties = Beroepscompetentieprofiel

Is de CO up to date? • Informatiebronnen op Internet (overheid. nl) • Activiteiten branchevereningingen • Vereniging Copmpliance Officers (VCO. nl) • Vereniging Compliance in de zorg (www. verenigingzorgcompliance. nl) • Consultaties • (nieuwsbrieven) Toezichthouders

Vaststellen reikwijdte

Compliancecyclus Regels handhaven Regels monitoren Regels uitleggen Vaststellen reikwijdte Uitvoeren risicoanalyse Adviseren over regels

Compliancecyclus (1) Regels handhaven Regels monitoren Regels uitleggen Vaststellen reikwijdte Uitvoeren risicoanalyse Adviseren over regels

Suggestie vaststellen reikwijdte zorgsector-1 Basis: • Kwaliteitsysteem zoals HKZ, ISO of PREZO, of • Risico’s in de bedrijfsvoering (eventueel per afdeling/aandachtsgebied), of • Processen • Aangevuld met: • Thema- en visiedocumenten van de toezichthouders • Actualiteiten vanuit o. a. NVZ, Actiz, GGZ Nederland, NFU, VGN • Inkoopcontracten •

Suggestie vaststellen reikwijdte zorgsector-2 • • Indien mogelijk ter controle wet- en regelgeving Stel vast welke taken door andere disciplines worden opgepakt

Suggestie vaststellen reikwijdte zorgsector-3 • Reikwijdte naar thema: • Patiënt (keten)-integriteit • Medewerkers-integriteit • Data-integriteit • Organisatie-integriteit

Suggestie vaststellen reikwijdte zorgsector-3 a Patiënt/bewoner/keten-integriteit: • Kwaliteit zorg • Informatieverstrekking patiënten/bewoners • Klachtenregeling patiënten/bewoner • Melding incidenten patiënten/bewoner • Calamiteiten • Geneesmiddelen • Veiligheid

Suggestie vaststellen reikwijdte zorgsector-3 b Medewerkers-integriteit: • • Pre-employment en inemploymenscreening Vakbekwaamheidseisen Belangenverstrengeling Klachtenregeling medewerkers • • Incidentenregeling medewerkers Klokkenluidersregeling Veiligheid Hygiëne

Suggestie vaststellen reikwijdte zorgsector-3 c Data-integriteit: • Privacy governance • Verwerken persoonsgegevens • Beveiliging privacy • Outsourcen van data • Melden geautomatiseerde verwerking

Suggestie vaststellen reikwijdte zorgsector-3 d Organisatie-integriteit: • Good governance • Uitbesteding • Mededinging

Vervolg van de Compliancecyclus vanmiddag en tijdens M 2 LCOZ Regels handhaven Regels monitoren Regels uitleggen Vaststellen reikwijdte Uitvoeren risicoanalyse Adviseren over regels

Compliance Program

Doelstelling Het beschrijven van de inrichting en uitvoering van de compliancefunctie, teneinde de compliancerisico’s te kunnen reduceren.

Terminologie t n e m e g a n a m e Compliance statuut systeem l a u n a m e c n m a a r g o r p e Compli c n Complia Regelingen k e o b d n a H e c n a i l p m o C C Compliance Mani Compliance handvest r e t r s a e h r c u d e e c c n ro a P i l p m o fest

Compliance Program Compliance charter Compliance uitvoering Compliance handboek • Definitie, missie, doelstellingen van compliancefunctie • Taken en bevoegdheden van de compliancefunctie • Organisatorische inbedding • Rapportagelijnen en communicatie • Sanctiebeleid

Compliance Program Compliance statuut Compliance uitvoering Compliance handboek • Doelgroep: • Rv. B & Rv. T • Compliance en andere risicobeheersende functies • Externe toezichthouder

Compliance Program Compliance statuut Compliance uitvoering • Budget • Planning • Monitoringprogramma • Training en voorlichting Compliance handboek

Compliance Program Compliance statuut Compliance uitvoering Doelgroep: • Compliance officers Compliance handboek

Compliance Program Compliance statuut Compliance uitvoering Compliance handboek • Compliance- en integriteitsregels en –procedures • aangevuld met toelichting, interpretatie en bijzonderheden Doelgroep: • Rv. B, Rv. T en alle medewerkers, • de externe toezichthouder

© 2018 Nederlands Compliance Instituut

Reserve Compliancepraktijk

Instagram Een trotse medewerker heeft foto´s en filmpjes van zijn nieuwe kantoor op instagram geplaatst.

Twitter Een medewerker twittert hoe chagrijnig zijn leidinggevende vandaag weer eens is.

Noodsituatie? Eén van de bestuurders is per direct opgestapt. Binnen de zorginstelling is niet per direct een geschikte bestuurder beschikbaar. Wel een zeer goed aangeschreven interim bestuurder. Zijn tarief zou omgerekend de Wnt normen overschrijden.

Seminar Alle leden van de Raad van Bestuur worden uitgenodigd voor een seminar ‘vernieuwing in de zorg’. Het seminar wordt georganiseerd door een adviesbureau. Het seminar vindt plaats in een ziekenhuis in Parijs dat als pilotziekenhuis heeft gediend.

Bijbaantje? De voorzitter van het bestuur roept tijdens de nieuwjaarsborrel op om nevenfuncties op je te nemen om het maatschappelijke karakter van de organisatie te benadrukken. Hij geeft daarbij aan dat het zonde is om onze kennis alleen binnen de zorginstelling te benutten.

MTO Uit het laatste medewerkerstevredenheidsonderzoek blijkt dat de medewerkers het management en in het bijzonder de raad van bestuur als neutraal / niet integer ervaren. Vanuit een voorbeeldrol heeft dit negatieve effecten op de organisatie. De adviseur geeft de Rv. B-leden een tip om specifiek integer gedrag te tonen. Bijvoorbeeld in een blog. Omdat dit te veel als een kunstje wordt gezien, willen de Rv. Bleden hier niet aan.

Diploma Je bent werkzaam als CO bij een zorginstelling. HR informeert dat bij een controle is gebleken dat niet alle zorgverleners het diploma hebben wat ze volgens hun CV wel pretenderen te hebben. Het betreft zowel staf als zorgmedewerkers. Deze groep medwerkers heeft de afgelopen jaren uitsluitend lovende beoordelingen ontvangen.

Rv. T Je werkt als een CO bij een thuiszorginstelling. Je hoort dat één van de Rv. T-leden eveneens Rv. T-lid is geworden bij een andere (concurrerende) thuiszorginstelling in de regio.

Planetree Je werkt als een CO bij een ziekenhuis. De Rv. B heeft besloten om de inrichting van het ziekenhuis aan te passen naar de planetree concept. De opdracht hiervoor is uitbesteed aan ‘Mens-in-gericht BV’, waar de vrouw van een Rv. B-lid aandeelhouder van is. “Mens-in-gericht BV” is het toonaangevende bedrijf op planetreegebied.

VOG Eén van de toekomstig medewerkers krijgt geen VOG. Bij navraag blijkt het om wapenbezit te gaan.

© 2018 Nederlands Compliance Instituut