KONTROLA UDZIELANIA ZAMWIE W RAMACH PROJEKTU Warszawa 28

KONTROLA UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ W RAMACH PROJEKTU Warszawa, 28 luty 2018 r.

§ 12 ust. 1 Porozumienia Finansowego stanowi, że zamówienia w ramach Projektu będą udzielane zgodnie z obowiązującymi przepisami krajowymi, unijnymi oraz zgodnie z postanowieniami Podręcznika dla Beneficjenta. Z punktu widzenia procedur udzielania zamówień, Beneficjenci dzielą się na dwie grupy: Beneficjentów zobowiązanych do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2017 poz. 1579 z późn. zm. ), na podstawie artykułu 3 tejże ustawy; Beneficjentów, którzy nie są zobowiązani do stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamówienia udzielane są w oparciu o ustawę Prawo zamówień publicznych lub w oparciu o zasadę konkurencyjności. 2

Podręcznik dla Beneficjenta pkt. 6. 1. ppkt. 1: 1. Nie podlegające żadnym obowiązkom proceduralnym: a) zamówienia o wartości do 20 000 PLN netto; b) zamówienia niezależnie od wartości, o których mowa w art. 4 ustawy PZP z wyłączeniem art. 4 pkt 1 -2, 3 lit. a, b, j, k, l oraz pkt 8 ustawy PZP; c) wydatki określone w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, np. diety, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej; d) zamówienia, wobec których stwierdzono wystąpienie przesłanek określonych w ustawie PZP uzasadniających zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki niezależnie od wartości. 3

Wartość zamówienia Beneficjenci zobowiązani do stosowania ustawy PZP Beneficjenci NIE zobowiązani do stosowania ustawy PZP Poniżej 20 000 PLN netto + wyłączone, diety, wolna ręka Brak obowiązków proceduralnych Powyżej 20 000 PLN netto - do 30 000 EUR netto Zasada konkurencyjności (zapytanie do min. 3 wykonawców lub ogłoszenie na stronie internetowej) Zasada konkurencyjności (zapytanie do min. 3 wykonawców lub ogłoszenie na stronie internetowej) Od 30 000 EUR netto wzwyż Procedury PZP Zasada konkurencyjności (ogłoszenie na stronie internetowej) Usługi, dostawy, roboty budowlane sumowane są wg rodzajów w ramach danego projektu realizowanego przez Beneficjenta, przy czym w odniesieniu do Beneficjentów, zobowiązanych do stosowania ustawy PZP są oni zobowiązani do sumowania wszystkich zamówień niezależnie czy są one finansowane z danego projektu realizowanego przez Beneficjenta czy też z innego źródła. 4

Badanie czy zamówienia podlegają sumowaniu czy też nie służy ustaleniu prawidłowej wartości zamówienia, od którego zależy zastosowanie właściwego trybu udzielania zamówienia (niezależnie od obowiązku podziału zamówienia na części zawarty w ustawie PZP). Beneficjent bierze pod uwagę łączne spełnienie następujących kryteriów: 1. Tożsamość przedmiotowa zamówienia (usługi, dostawy, roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu); 2. Tożsamość czasowa zamówienia (możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie); 3. Tożsamość podmiotowa zamówienia (możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę). Partner ma obowiązek odpowiedniego stosowania, tak samo jak Beneficjent, procedur udzielania zamówień, określonych w niniejszym rozdziale Podręcznika. 5

Udzielanie zamówień zgodnie z zasadą konkurencyjności Wartość zamówienia Beneficjenci zobowiązani do stosowania ustawy PZP Beneficjenci NIE zobowiązani do stosowania ustawy PZP Powyżej 20 000 PLN netto - do 30 000 EUR netto Wysyłają zapytania ofertowe do min. 3 wykonawców (2 oferty wymagane) i/lub umieszczają ogłoszenie na własnej stronie internetowej (1 oferta wymagana) Wysyłają zapytania ofertowe do min. 3 wykonawców (2 oferty wymagane) i/lub umieszczają ogłoszenia na własnej stronie internetowej (1 oferta wymagana) Od 30 000 EUR netto wzwyż Procedury PZP obligatoryjnie umieszczają ogłoszenie na własnej stronie internetowej 6

Ogłoszenie i zapytanie ofertowe powinno zawierać co najmniej: 1) opis przedmiotu zamówienia, 2) warunki udziału w postępowaniu, 3) kryteria oceny ofert (wraz z opisem, podaniem WAGI oraz opisem SPOSOBU oceny ofert), 4) opis sposobu wyboru oferty, 5) termin na złożenie oferty, 6) opis sposobu składania ofert. Termin na złożenie oferty wynosi nie mniej niż 7 dni kalendarzowych od dnia umieszczenia ogłoszenia zawierające zapytanie ofertowe na stronie internetowej lub przesłania zapytania ofertowego do potencjalnych wykonawców. 7

Beneficjent ma obowiązek dokonać wyboru najkorzystniejszej spośród złożonych ofert w oparciu o sposób i kryteria wyboru ofert ustalone w zapytaniu ofertowym. Wybór oferty dokumentowany jest protokołem lub notatką. Udzielenie zamówienia co do zasady przyjmuje formę umowy. Dla udokumentowania udzielenia zamówienia w tym m. in zawarcia umowy z wykonawcą i protokołu konieczna jest forma pisemna; dla pozostałych czynności związanych z udzieleniem zamówienia dopuszczalna jest forma elektroniczna i faks. 8

Jeśli w wyniku zamieszczenia ogłoszenia Beneficjent otrzyma jedną ofertę, uznaje się, że zasada konkurencyjności została spełniona. W przypadku jeśli Beneficjent nie zamieścił ogłoszenia, lecz przesłał jedynie zapytania ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców, zasadę konkurencyjności uznaje się za spełnioną, jeśli Beneficjent otrzyma co najmniej dwie ważne oferty. W przypadku wysłania zapytań ofertowych do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców (gdy nie doszło dodatkowo do opublikowania ogłoszenia), i gdy Beneficjent nie otrzymał dwóch ważnych ofert, należy jeden raz powtórzyć procedurę wysłania zapytań ofertowych do trzech potencjalnych wykonawców (w tym do dwóch innych wykonawców niż ci którzy nie złożyli ofert). Jeżeli w wyniku powtórzenia procedury Beneficjent otrzyma jedną ofertę, uznaje się, że zasada konkurencyjności została spełniona. 9

Udzielając zamówień Beneficjent podejmuje działania w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności oraz obiektywności. Pojęcie konfliktu interesów obejmuje co najmniej każdą sytuację, w której osoby uczestniczące w prowadzeniu postępowania lub mogące wpłynąć na wynik tego postępowania mają, bezpośrednio lub pośrednio, interes finansowy, ekonomiczny lub inny interes osobisty (np. względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub przynależność państwową, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne interesy wspólne z drugą stroną transakcji - np. zamówienia lub umowy cywilnoprawnej), który postrzegać można jako zagrażający ich bezstronności i niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia lub gdy w postępowaniu osoby te występują jako oferenci. Za konflikt interesów należy także w szczególności uznać sytuację, gdy pomiędzy Beneficjentem a dostawcą lub wykonawcą istnieją powiązania osobowe lub kapitałowe. 10

Dokumentowanie przeprowadzania zamówień zgodnie z zasadą konkurencyjności. Za dokumentację dotyczącą przeprowadzania zamówień zgodnie z zasadą konkurencyjności podlegającą kontroli przez OD uważa się w szczególności: potwierdzenie wysłania zapytań ofertowych do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców, wraz z podaniem danych tych wykonawców, np. wydruk czy tzw. print- screen e-maili, potwierdzenia wysłania fax; kopię zapytania ofertowego; kopię strony ogłoszenia w prasie, umożliwiającą identyfikację tytułu gazety i daty wydania, potwierdzenie publikacji ogłoszenia na stronie internetowej np. w formie wydruku ze strony internetowej (tzw. print screen) (jeżeli publikowano), przy czym Beneficjent powinien zachować dokumenty związane z udzielanym zamówieniem na swojej stronie internetowej, co najmniej do czasu zakończenia kontroli zamówienia przez OD; kopię zwycięskiej oferty; 11

- protokół/notatkę z rozeznania ofertowego, które powinny wskazywać kryteria wyboru ofert przyjęte przez Beneficjenta, wykaz ofert, które wpłynęły do Beneficjenta w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, wskazanie i uzasadnienie wyboru wykonawcy oparte na przyjętych kryteriach wyboru datę sporządzenia i podpis Beneficjenta lub innej upoważnionej osoby; - załącznik do protokołu - oświadczenie o braku powiązań ze zwycięskim wykonawcą, podpisane przez Beneficjenta lub osoby wykonujące w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyboru wykonawcy. Beneficjent może stosować wewnętrzne regulacje dotyczące udzielania zamówień, pod warunkiem, że regulacje te nie są łagodniejsze od zasad określonych w Podręczniku dla Beneficjenta. Beneficjent jest zobowiązany podać w raporcie kwartalnym informację odnośnie zamówień udzielonych w danym kwartale. Na wezwanie COPE MSWi. A Beneficjent jest zobowiązany przesyłać COPE MSWi. A w terminie do 14 dni od dnia wezwania lub udostępnić do kontroli ww. dokumenty (kontroli podlegają więc jedynie wybrane zamówienia wskazane indywidualnie przez COPE MSWi. A). 12

Udzielanie zamówień przez Beneficjentów zobowiązanych do stosowania ustawy PZP na mocy art. 3 ustawy PZP Zgodnie z § 9 ust. 1 Porozumienia finansowego Beneficjent zobowiązuje się poddać kontroli, monitoringowi i audytowi w zakresie realizacji Projektu oraz postanowień Porozumienia, w szczególności dotyczących wypełniania obowiązków wymienionych w § 5 Porozumienia, przeprowadzanych: 1) w przypadku kontroli i monitoringu - przez Organ Odpowiedzialny (dotyczy monitoringu), Organ Delegowany lub jednostkę upoważnioną do działania w ich imieniu, 2) w przypadku audytu - przez Organ Audytowy, którego funkcję pełni Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej lub inną upoważnioną instytucję krajową oraz unijną lub jednostkę upoważnioną do działania w jego imieniu, w tym także Europejski Trybunał Obrachunkowy i OLAF. 13

Zgodnie z § 5 ust. 2 pkt. 15 Porozumienia Finansowego Beneficjent jest zobowiązany do przekazywania Organowi Odpowiedzialnemu oraz Organowi Delegowanemu w terminie 30 dni od dnia ich otrzymania kopii informacji pokontrolnych oraz zaleceń pokontrolnych albo kopii innych dokumentów spełniających te funkcje, powstałych w toku kontroli prowadzonych przez uprawnione do tego podmioty, inne niż wskazane w § 9 ust. 1 Porozumienia, jeżeli kontrole te dotyczyły Projektu lub były z nim związane; 14

Zamówienia publiczne podlegają kontroli ex-post przez Organ Delegowany lub inne uprawnione organy, przy czym w uzasadnionych przypadkach i na zasadach uzgodnionych z Organem Odpowiedzialnym, Organ Delegowany może dokonać dodatkowej weryfikacji tych zamówień w trybie ex-ante. Obligatoryjnej kontroli w trybie ex-ante podlegają zamówienia, które beneficjent planuje udzielić z pominięciem stosowania ustawy PZP, tj. zamówienia, o których mowa w szczególności w art. 4 pkt. 5 ustawy PZP. W celu przeprowadzenia takiej kontroli beneficjent jest zobowiązany przedstawić stosowne uzasadnienie wskazujące na spełnianie odpowiedniej przesłanki, pozwalającej względem kontrolowanego zamówienia na jego udzielenie bez stosowania ustawy PZP oraz wszelkie dokumenty i projekty dokumentów, na podstawie których planuje udzielenie takiego zamówienia. 15

Wszystkie zamówienia w trybie ex-post podlegają weryfikacji uproszczonej na bieżąco oraz pełnej na próbie. Beneficjent jest zobowiązany do podania w raporcie kwartalnym informacji odnośnie zamówień udzielonych (podpisane umowy) zgodnie z ustawą PZP w danym kwartale oraz zobowiązany jest do przekazania w szczególności niżej wymienionych dokumentów: • opublikowane ogłoszenie (z ew. zmianami); • informację o wartości zamówienia; • Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia (z ew. zmianami) wraz z załącznikami; • protokół z postępowania bez załączników. Na pisemny wniosek OD, w ciągu 14 dni od otrzymaniu wezwania, Beneficjent zobowiązany jest do przekazania pozostałych dokumentów przetargowych dotyczących zamówienia, w tym w szczególności: • korespondencji prowadzonej na etapie przetargu (między innymi odpowiedzi na pytania wykonawców); • oferty zwycięskiej; • wszystkich wymaganych załączników do protokołu z postępowania zgodnie z ustawą PZP; • podpisanej umowy wraz z załącznikami (oraz ewentualne aneksy do tej umowy); • gwarancji należytego wykonania umowy (jeżeli wymagane); • innych dokumentów wymaganych umową. 16

OD zastrzega sobie prawo żądania dodatkowych dokumentów i wyjaśnień, jeżeli przekazane dokumenty nie potwierdzą przeprowadzenia zamówień zgodnie z przyjętymi zasadami. Beneficjent w ciągu 14 dni zobowiązany jest do udzielenia stosownej odpowiedzi. Dokumenty dotyczące zamówień są przechowywane przez Beneficjenta w terminie 6 lat od daty zatwierdzenia przez Organ Delegowany raportu końcowego z realizacji Projektu. Wszelkie dokumenty dotyczące kontrolowanych zamówień, są składane w postaci elektronicznych kopii (skanów) do Organu Delegowanego. W celu poświadczenia ich zgodności z oryginałem, dokumenty te muszą zostać opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym e. PUAP. 17

NIEPRAWIDŁOWOŚCI Art. 46 rozporządzenia UE 514/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. Państwa członkowskie dokonują korekt finansowych wymaganych w związku z pojedynczymi lub systemowymi nieprawidłowościami stwierdzonymi w programach krajowych. Korekty finansowe polegają na anulowaniu całości lub części odnośnego wkładu z budżetu Unii. Państwa członkowskie uwzględniają charakter i wagę stwierdzonych nieprawidłowości i rozmiar straty finansowej poniesionej przez budżet Unii, a następnie dokonują proporcjonalnej korekty. Kwoty anulowane i kwoty odzyskane oraz naliczone od tych kwot odsetki są ponownie przydzielane na rzecz danego programu krajowego z wyjątkiem kwot wynikających z nieprawidłowości stwierdzonych przez Trybunał Obrachunkowy i służby Komisji, w tym OLAF. Po zamknięciu programu krajowego dane państwo członkowskie przekazuje odzyskane kwoty do budżetu Unii. 18

Art. 1 ust. 2 ROZPORZĄDZENIE RADY (WE, EURATOM) NR 2988/95 z dnia 18 grudnia 1995 r. w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich. Nieprawidłowość oznacza jakiekolwiek naruszenie przepisów prawa wspólnotowego wynikające z działania lub zaniedbania ze strony podmiotu gospodarczego, które spowodowało lub mogło spowodować szkodę w ogólnym budżecie Wspólnot lub w budżetach, które są zarządzane przez Wspólnoty, albo poprzez zmniejszenie lub utratę przychodów, które pochodzą ze środków własnych pobieranych bezpośrednio w imieniu Wspólnot, albo też w związku z nieuzasadnionym wydatkiem. 19

Środki uzyskane w ramach Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego są środkami publicznymi, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt. 6 (inne środki) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 z późn. zm. ). Oznacza to, że zgodnie z art. 44 ust. 3 tejże ustawy wydatki publiczne powinny być wykonywane: 1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; c) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań d) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Przestrzeganie powyższych zasad ma zapewnić co do zasady: 1) W przypadku jednostek sektora finansów publicznych stosowanie przepisów o zamówieniach publicznych; 2) W przypadku pozostałych podmiotów stosowanie zasady konkurencyjności. 20

Zgodnie z § 11 Porozumienia finansowego Organ Delegowany w przypadku stwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości podczas udzielania zamówień w oparciu o ustawę Prawo zamówień publicznych lub zasadę konkurencyjności może nałożyć na Beneficjenta korektę finansową. Korekta finansowa jest wymierzana zgodnie z „Taryfikatorem”, stanowiącym Załącznik nr 4 do Porozumienia finansowego (Załącznik do Decyzji KE z dnia 19. 12. 2013 r), natomiast w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości podczas udzielania zamówień zgodnie z zasadą konkurencyjności nałożona korekta finansowa jest wymierzana zgodnie z „Tabelą Korekt”, stanowiącą Załącznik nr 5 do Porozumienia finansowego. 21

Organ Delegowany powiadamia Beneficjenta i Organ Odpowiedzialny (ten ostatni w przypadku udzielania zamówień w oparciu o ustawę PZP) o nałożeniu korekty finansowej niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia nałożenia korekty finansowej. Powiadomienie zawiera uzasadnienie nałożenia korekty finansowej. W powiadomieniu podane zostaną także powody zastosowania proponowanych środków. Beneficjent może w odniesieniu do zamówień udzielanych zgodnie z ustawą PZP w ciągu 7 dni roboczych od daty otrzymania pisma powiadamiającego o nałożeniu korekty finansowej odwołać się do Organu Odpowiedzialnego przesyłając jednocześnie kopię tego odwołania do wiadomości Organowi Delegowanemu. 22

Organ Odpowiedzialny po rozpatrzeniu odwołania niezwłocznie informuje Beneficjenta oraz Organ Delegowany o rozstrzygnięciu w sprawie korekty finansowej. Rozstrzygnięcie Organu Odpowiedzialnego jest ostateczne. W rozumieniu ustawy o finansach publicznych, kwoty korekt finansowych nakładanych na Projekt uznaje się za wydatki niekwalifikowalne. Kwoty korekt uwzględnione są przez Beneficjenta w kolejnym raporcie kwartalnym lub stosownie skorygowany jest raport końcowy. 23

„Taryfikator” - Wytyczne dotyczące określania korekt finansowych dla wydatków finansowanych przez Unię w ramach zarządzania dzielonego w przypadku nieprzestrzegania przepisów dotyczących zamówień publicznych stanowiące załącznik do Decyzji KE z dnia 19. 12. 2013 r. nr C(2013). Najważniejsze cechy: 1. Taryfikator dotyczy identyfikowania korekt finansowych w przypadku nieprawidłowości stanowiących naruszenie przepisów dotyczących zamówień finansowanych z budżetu UE, przy czym przepisy o zamówieniach są określone w dyrektywach w sprawi zamówień publicznych oraz stosowanych aktów prawa krajowego (ustawa o finansach publicznych a w praktyce ustawa PZP). 2. W przypadku zamówień nieobjętych dyrektywami lub częściowo objętych dyrektywami są one udzielane odpowiednio zgodnie przepisami krajowymi (ustawa Prawo zamówień publicznych) lub z poszanowaniem zasad Traktatu WE np. zgodnie z zasad konkurencyjności, przy czym KE nalicza korekty finansowe w odniesieniu do zamówień udzielanych zgodnie z przepisami krajowymi t ustawą Prawo zamówień publicznych zawsze a w przypadku pozostałych zamówień tylko jeśli mają charakter transgraniczny (zasad udzielania takich zamówień określa Komunikat Komisji nr 2006 C 179/02). 3. Charakter transgraniczny posiada zamówienie w stosunku do którego KE wykaże, że: 1) stanowiło niewątpliwie przedmiot zainteresowania jakiegoś przedsiębiorstwa znajdującego się w innym państwie członkowskim niż państwo danej instytucji zamawiającej, oraz 2) przedsiębiorstwo to nie mając dostępu do odpowiednich informacji przed udzieleniem zamówienia nie było w stanie wyrazi zainteresowania tym zamówieniem. 24

4. Ustalenia przesłanek transgraniczności zamówienia o którym mowa w pkt 3 mają umożliwić następujące czynniki: 1) przedmiot zamówienia; 2) jego szacowana wartość, specyfika danego sektora (wielkość i struktura rynku, praktyki handlowe itp. ); 3) geograficzna lokalizacja miejsca wykonania zamówienia; 4) dowody dotyczące ofert z innych państw członkowskich lub wyrażenia zainteresowania przez przedsiębiorstwa z innego państwa członkowskiego. 25

Zamówienia nieobjęte lub częściowo objęte dyrektywami o zamówieniach mające charakter transgraniczny (mające znaczenie dla rynku wewnętrznego) powinny być udzielane przy uwzględnieniu zasad określonych w Komunikacie wyjaśniającym Komisji nr 2006/C 179/02 (ustawa PZP uwzględnia te wymogi). Zasady udzielania „transgranicznych zamówień” określone w Komunikacie: 1) obowiązek odpowiedniego upublicznienia informacji tak aby każdy potencjalnie zainteresowany z innego państwa członkowskiego mógł się zapoznać i ew. zainteresować się takim zamówieniem (ogłoszenie w internecie, krajowe dzienniki urzędowe, lokalne gazety, TED); 2) ogłoszenie musi posiadać minimum informacji dotyczących zamówienia oraz sposobu jego udzielania, musi posiadać tyle informacji ile racjonalnie potrzeba przedsiębiorcy z innego państwa aby podjąć decyzję o zainteresowaniu zamówieniem; 3) niedyskryminacyjny opis przedmiotu zamówienia (opis nie powinien się odnosić do określonego wyrobu lub źródła, szczególnych sposobów postępowania lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia i towarzyszą mu słowa „lub równoważne”); 26

4) równy dostęp dla podmiotów gospodarczych ze wszystkich państw członkowskich (brak pośredniej lub bezpośredniej dyskryminacji np. w zakresie wymagań co do siedziby); 5) wzajemne uznawanie dyplomów, świadectw i innych dokumentów dot. kwalifikacji; 6) odpowiednie terminy (czas umożliwiające na zapoznanie się z ogłoszeniem i ew. złożenie oferty); 7) przejrzyste i obiektywne podejście. 27

Taryfikator przewiduje korekty finansowe 5%, 10%, 25% oraz 100% i są one stosowane jeśli nie da się precyzyjnie określić następstw finansowych nieprawidłowości. Nakładając korektę finansową bierze się pod uwagę powagę nieprawidłowości i zasadę proporcjonalności. Powagę nieprawidłowości i skutki finansowe dla budżetu UE (tzw. miarkowanie korekt) ocenia się biorąc pod uwagę: 1) poziom konkurencji (czy jest duża czy mała konkurencja); 2) przejrzystość (czyli transparentność oraz jednoznaczne i jasne zasady postępowania); 3) równe traktowanie (w tej samej sytuacji traktujemy wszystkich w taki sam sposób). Poważna nieprawidłowość to taka kiedy: 1) nieprzestrzeganie przepisów ma dla potencjalnych oferentów skutek odstraszający, albo 2) kiedy prowadzi do udzielenia zamówienia na podstawie oferty innej niż ta, która powinna zostać wybrana. Jeżeli nieprawidłowość ma charakter formalny bez rzeczywistych lub potencjalnych skutków finansowych nie dokonuje się korekty. 28

W przypadku wykryciu kilku nieprawidłowości w tym samym postępowaniu nie sumuje się stawek procentowych poszczególnych korekt lecz nalicza się korektę w najwyższej wysokości. Jeżeli w wyniku konkretnej nieprawidłowości zastosowano korektę a Państwo członkowskie (beneficjent) nie podejmuje właściwych działań naprawczych wobec innych postępowań, w których występują takiego samego rodzaju nieprawidłowości, stawki korekt finansowych można podnieść do wyższego poziomu korekty tj. 10%, 25% lub 100%. Stawkę korekty 100% można zastosować w najpoważniejszych sprawach kiedy nieprawidłowość działa na korzyść pewnych oferentów lub kandydatów albo kiedy nieprawidłowość ma związek z przypadkiem oszustwa stwierdzonym przez właściwy organ sądowy lub administracyjny. 29

Przykłady nieprawidłowości zidentyfikowane przez MIR w zamówieniach publicznych współfinansowanych ze środków UE Szacowanie wartości zamówienia w sposób niegodny z przepisami ustawy PZP, skutkujące brakiem zastosowania ustawy PZP lub nieuprawnionym prowadzeniem postępowania poniżej progów UEbłędy w zakresie art. 32 ustawy PZP: 1) Brak dokumentów potwierdzających rzetelne wykonanie szacowania wartości zamówienia; 1) Nieuzasadnione szacowanie na bazie umów z lat ubiegłych. 30

Podział zamówienia na części w celu uniknięcia stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych: 1)Nieefektywne kosztowo zakupy usług w ramach projektu ze względu na dokonanie podziału zamówienia na części; 2)Brak zagregowania (zsumowania) tożsamych przedmiotowo, podmiotowo i czasowo pozycji budżetowych. 31

Udzielenie zamówienia w trybie zapytania ocenę bez spełnienia ustawowych przesłanek zastosowania tego trybu błędy w zakresie stosowania art. 70 ustawy PZP Przedmiotem zamówienia nie były usługi, dostawy powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych. 32

Dyskryminujące warunki udziału w postępowaniu – błędy w zakresie art. 7 ust. 1 ustawy PZP 1)Wymóg doświadczenia w prowadzeniu szkoleń na terenie co najmniej dwóch odrębnych województw; 2)Wymóg doświadczenia w prowadzeniu szkolenia dla konkretnej grupy zawodowej, w sytuacji gdy charakter zlecanego szkolenia odnosi się do wielu podmiotów. 33

Ustalenie kryteriów oceny ofert w sposób wskazujący na właściwości wykonawcy–błędy w zakresie art. 91 ustawy PZP 1) Wymóg doświadczenia, jako kryterium oceny oferty. 34

Zniszczenie części dokumentacji związanej z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego Zniszczenie m. in. Protokołu z postępowania i oświadczenia osób biorących udział w postępowaniu po upływie 4 lat od dnia zakończenia postępowania bez uwzględnienia terminów wynikających z Porozumienia finansowego. 35

Nieprawidłowości w zakresie PZP stwierdzone w ramach audytów prowadzonych przez Komisję Europejską • Dokonywanie zakupów na szczeblu regionalnym zamiast centralnego • Udzielanie zamówień w imieniu zamawiającego bez stosownych pełnomocnictw • Udzielenie zamówienia in-house a następnie zlecenie wykonania usługi podwykonawcom 36

Najczęstsze uchybienia/nieprawidłowości: 1. Brak wszystkich informacji, o których mowa w art. 41 ustawy PZP w ogłoszeniu o zamówienia zwłaszcza w Dzienniku Urzędowym UE takich jak: podstawy wykluczenia, warunki udziału, oświadczenia i dokumenty potwierdzających spełnianie warunków udziału w tym brak niektórych dokumentów dotyczących wykonawców zagranicznych (brak korekty przy spełnianiu przesłanek z pisma MR z 25. 08. 2017 r. ). 2. Niewłaściwe sumowanie lub brak sumowania wartości zamówienia a przez to brak ogłoszenia o zamówieniu odpowiednio w BZP lub DZUE (korekta 100%). 3. (Określenie zbyt szczegółowych norm technicznych, przez co nie zapewnia się jednakowego dostępu oferentom lub tworzy się nieuzasadnione przeszkody w otwarciu zamówień publicznych na konkurencję). Naruszenie art. 29 ustawy PZP. 37

Dobre praktyki w zakresie udzielania zamówień publicznych: 1) Stanowisko MR w sprawie błędów w ogłoszeniach Dzienniku UE. https: //www. uzp. gov. pl/__data/assets/pdf_file/0019/35326/stanowisk o-MR. pdf 2) Rekomendacje Prezesa UZP dotyczące udzielania zamówień publicznych na dostawę zestawów komputerowych z 10. 01. 2012 r. 3) Rekomendacje Prezesa UZP dotyczących udzielania zamówień publicznych na dostawę systemy informatyczne z 2009 r. 4) Kontrole prowadzone przez Prezesa UZP https: //www. uzp. gov. pl/baza-wiedzy/kontrole-prowadzone-przez-uzp (zwłaszcza kontrole prowadzone po 28. 07. 2016 r. ). 38

Dziękujemy za uwagę Centrum Obsługi Projektów Europejskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji www. copemswia. gov. pl 39