Kontrola zamwie publicznych w projektach realizowanych w ramach

Kontrola zamówień publicznych w projektach realizowanych w ramach PWT PL-SK 2007 -2013 Szkolenie jest współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i budżetu państwa z Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007 - 2013 Zakopane 24 kwietnia 2014 r. 1

Podstawy prawne/ dokumenty 1. Wytyczne w zakresie Kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska – Republika Słowacka 2007 -2013 (ostatnia wersja z 16. 04. 2013 r. ); 2. Umowa o dofinansowanie projektu - § 11 ust 2 pkt. 2 Umowy; 3. Podręcznik Programu (obowiązująca wersja z marca 2014 r. ) – dostępna na stronach internetowych WST, ŚUW. 2

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Kontrola EX ANTE stosowania prawa zamówień publicznych. Prowadzona jest w oparciu o listę sprawdzającą w terminie 10 dni roboczych. Weryfikacji podlegają: - Ogłoszenie o zamówieniu, - Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia wraz załącznikami, - zaproszenia do negocjacji, - i /lub inne dokumenty (np. dotyczące szacowania wartości zamówienia, projekt umowy z Wykonawcą). 3

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Kontrola EX ANTE - sprawdzenie dokumentacji pod względem: - zgodności z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, w szczególności zachowania zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, - możliwości użycia dyskryminujących zapisów w opisie przedmiotu zamówienia, - możliwości nie podania kryteriów wyboru i udzielania zamówienia w Ogłoszeniu i w SIWZ, - prawidłowości wyboru trybu zamówienia, - przestrzegania wytycznych dotyczących informacji i promocji. 4

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Lista sprawdzająca do kontroli zamówień publicznych ex-ante: 1. Poprawność formalna postępowania – kompletność dokumentacji, potwierdzanie za zgodność z oryginałem, zastosowanie właściwych formularzy, zgodność z zakresem przewidzianym w projekcie, obowiązki w zakresie informacji i promocji, 2. Rodzaj i wartość postępowania – czy prawidłowo określono rodzaj postępowania i oszacowano jego wartość (dokumentacja dot. robót budowlanych, termin oszacowania, kurs euro zastosowany do przeliczenia), czy postępowania nie podzielono na części w celu ominięcia stosowania przepisów ustawy, 5

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Lista sprawdzająca do kontroli zamówień publicznych ex-ante: 3. Wybór trybu postępowania, w przypadku wyboru innego niż jeden z podstawowych – czy wybrano prawidłowy tryb, stosując właściwe przesłanki ustawowe, 4. Ogłoszenie o zamówieniu / inne dokumenty – czy Ogłoszenie, SIWZ, zaproszenie do składania ofert/wniosków zawierają wymagane elementy, czy prawidłowo opisano przedmiot zamówienia i warunki udziału w postępowaniu, czy żądano prawidłowych dokumentów, czy prawidłowe są z punktu widzenia ustawy zasady i kryteria oceny ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, czy termin wykonania zamówienia jest zgodny z ustawą. 6

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Kontrola EX POST stosowania prawa zamówień publicznych. - przeprowadzana jest po udzieleniu zamówienia, - odbywa się w trybie kontroli administracyjnej, - przeprowadzana jest według listy sprawdzającej - odbywa się równocześnie z weryfikacją raportu, - przeprowadzana jest na kopiach dokumentów lub na oryginałach dokumentów w siedzibie beneficjenta, - w razie wykrycia nieprawidłowości wprowadzane są korekty finansowe zgodnie z tzw. TARYFIKATOREM 7

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Kontroler zwraca szczególną uwagę na możliwość zaistnienia następujących błędów: - nieuprawnione stosowanie trybów niekonkurencyjnych lub nieuprawnione stosowanie procedur przyśpieszonych (powołując się na termin zakończenia projektu lub koniec roku budżetowego); - nieuzasadnione przedmiotem zamówienia ograniczenia dotyczące podwykonawstwa; - nieuprawnione nałożenie obowiązku przynależności do właściwych izb samorządu zawodowego; - dyskryminacyjne warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; - nieuprawnione wprowadzanie warunku, aby każdy członek konsorcjum spełniał warunki udziału w postępowaniu oddzielnie; 8

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH - nieuprawnione dzielenie zamówienia na części w celu ominięcia stosowania przepisów ustawy PZP (zamawiający wszczyna kilka postępowań, które są tożsame przedmiotowo i czasowo, a zamówienie może być wykonane przez jednego wykonawcę); - zamawiający żąda od wykonawcy przedstawienia dokumentów innych niż wymienione w odpowiednim rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzaju dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane; - zamawiający żąda wykazu dostaw, usług lub robót nie odpowiadających swoim rodzajem i wartością dostawom, usługom lub robotom stanowiącym przedmiot zamówienia; - zamawiający wymaga posiadania przez wykonawcę potencjału technicznego już na etapie składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu; 9

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH - zamawiający żąda aby wykonawca posiadał doświadczenie w realizacji usług, dostaw lub robót budowlanych współfinansowanych ze środków UE i/lub z funduszy krajowych (w sytuacji, gdy fakt współfinansowania nie ma wpływu na potwierdzenie umiejętności wykonawcy w zakresie wykonania zamówienia); - zamawiający żąda aby wykonawca posiadał doświadczenie w realizacji usług, dostaw lub robót budowlanych wykonywanych w Polsce; - zamawiający uwzględnia jedynie doświadczenie zdobyte po uzyskaniu przez wykonawcę stosownych polskich uprawnień budowlanych lub posiadania doświadczenia zdobytego w Polsce; - zamawiający udziela zamówienia w sposób niezgodny z przepisami zamówień dodatkowych; 10

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH - w przypadku usług priorytetowych (usługi o charakterze priorytetowym wymienione są w załączniku 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 stycznia 2010 r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym (Dz. U. Nr 12, poz. 68) zamawiający stosuje kryteria oceny ofert dotyczące właściwości wykonawcy; - w przypadku opisania przedmiotu zamówienia poprzez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, zamawiający nie dopuszcza zaoferowania produktu równoważnego; - po zmianie treści SIWZ wpływającej na zmianę ogłoszenia o zamówieniu zamawiający nie zamieszcza właściwych sprostowań w Dzienniku Urzędowym UE lub Biuletynie Zamówień Publicznych; - zamawiający dokonuje zmiany w ogłoszeniach ws. zamówień publicznych bez zachowania właściwej formy publikacji; 11

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH - zamawiający odrzuca ofertę zamiast dokonać poprawy oczywistej omyłki pisarskiej/rachunkowej; - nieuprawniona zmiana podpisanej umowy w sprawie zamówienia publicznego; - brak zasadności wykluczenia wykonawców i odrzucenia ofert. 12

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Lista sprawdzająca do kontroli zamówień publicznych ex-post: 1. Część wstępna – dot. wyników kontroli ex – ante i czy Zamawiający w trakcie postępowania stosował dokumenty zweryfikowane na etapie kontroli ex – ante, 2. Poprawność formalna postępowania - kompletność dokumentacji, potwierdzanie za zgodność z oryginałem, zastosowanie formy pisemnej, zastosowanie właściwych formularzy, 3. Komisja przetargowa – czy została powołana zgodnie z ustawą, przez kogo i w jakim składzie, czy prawidłowo wykonywała swoje czynności (w szczególności czy prawidłowo wypełniono protokół z postępowania, czy prawidłowo dokonano oceny wykonawców i ofert) oraz czy osoby wykonujące czynności w postępowaniu złożyły druk ZP-1, 13

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Lista sprawdzająca do kontroli zamówień publicznych ex-post: 4. Rodzaj i wartość postępowania – czy prawidłowo określono rodzaj postępowania i oszacowano jego wartość (właściwa dokumentacja dot. robót budowlanych, termin oszacowania, kurs euro zastosowany do przeliczenia), czy postępowania nie podzielono na części w celu ominięcia stosowania przepisów ustawy, 5. Wybór trybu postępowania, w przypadku wyboru innego niż jeden z podstawowych – czy wybrano prawidłowy tryb, stosując właściwe przesłanki ustawowe, 14

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Lista sprawdzająca do kontroli zamówień publicznych ex-post: 6. Ogłoszenie o zamówieniu/konkursie/ogłoszenie o udzieleniu zamówienia – czy ogłoszenie zostało zamieszczone zgodnie z ustawą (terminy, miejsca publikacji – w zależności od wartości zamówienia), czy zawiera wymagane w ustawie elementy, czy w przypadku zmiany ogłoszenia o zamówieniu przesunięto terminy składania ofert, czy wszystkie informacje o niezgodnych z przepisami ustawy czynnościach podjętych lub zaniechanych przez Zamawiającego na treść ogłoszenia o zamówieniu zostały rozstrzygnięte zgodnie z ustawą, 15

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Lista sprawdzająca do kontroli zamówień publicznych ex-post: 7. SIWZ/Opis przedmiotu zamówienia - czy SIWZ zawiera wszystkie niezbędne elementy i czy został udostępniony zgodnie z ustawą, czy przedmiot zamówienia został opisany w prawidłowy sposób, czy termin składania ofert został wyznaczony w sposób prawidłowy w stosunku do wartości i trybu zamówienia, czy warunki udziału nie utrudniają uczciwej konkurencji, czy żądano prawidłowych dokumentów, czy termin wykonania zamówienia jest zgodny z ustawą, czy jasne i prawidłowe są z punktu widzenia ustawy zasady i kryteria oceny ofert, czy odpowiedzi na pytania do SIWZ były udzielane zgodnie z ustawą i czy zamieszczono je na stronie internetowej, gdzie udostępniono SIWZ, czy zmiana SIWZ nastąpiła zgodnie z ustawą, czy wszystkie odwołania na treść/postanowienia SIWZ zostały rozstrzygnięte zgodnie z ustawą, 16

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Lista sprawdzająca do kontroli zamówień publicznych ex-post: 8. Procedura wyłonienia wykonawcy – czy termin złożenia i otwarcia ofert jest zgodny z przepisami, czy podczas otwarcia ofert podano informacje wymagane ustawą, czy nie ograniczono kręgu potencjalnych Wykonawców, czy wykluczono Wykonawców podlegających wykluczeniu z mocy ustawy oraz uzasadniono tą decyzję, czy prawidłowo oceniono Wykonawców pod względem warunków udziału w postępowaniu (zgodność z SIWZ i ustawą), czy sprawdzono prawidłowość i kompletność pełnomocnictw w ofertach złożonych przez konsorcja, czy złożone oferty są zgodne z SIWZ, czy odrzucono oferty podlegające odrzuceniu z mocy ustawy, czy Zamawiający ocenił oferty w sposób zgodny z ustawą i posiada dowody oceny ofert, czy w przypadku zamówień, w których wymaga się wniesienia wadium, wniesiono je w sposób prawidłowy, czy nie prowadzono negocjacji dotyczących treści ofert, 17

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Lista sprawdzająca do kontroli zamówień publicznych ex-post: 8. Procedura wyłonienia wykonawcy (cd. ) - czy w przypadku wystąpienia omyłek w treści ofert, podejrzenia wystąpienia rażąco niskiej ceny lub wystąpienia okoliczności opisanych w art. 26 ust 3 i 4 ustawy (uzupełnienie dokumentacji, złożenie wyjaśnień) - wypełniono obowiązki ustawowe, czy postępowanie zostało unieważnione w razie wystąpienia okoliczności skutkujących jego unieważnieniem, czy protokół zawiera wszystkie wymagane dane oraz został podpisany przez Kierownika Zamawiającego lub osobę upoważnioną, 9. Wybór najkorzystniejszej oferty – czy najkorzystniejsza oferta została wyłoniona w oparciu o ustalone kryteria, jest ofertą najlepszą wg tych kryteriów, a jej wybór nastąpił zgodnie z ustawą, czy informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty została opublikowana zgodnie z ustawą i trafiła do wykonawców, którzy złożyli oferty, 18

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Lista sprawdzająca do kontroli zamówień publicznych ex-post: 10. Środki ochrony prawnej – czy w przypadku wniesienia środków ochrony prawnej (odwołania) Zamawiający postąpił zgodnie z ustawą, czy wniesione środki ochrony prawnej zostały rozstrzygnięte w terminie i zgodnie z ustawą, czy rozstrzygnięcia zostały upublicznione zgodnie z ustawą, czy Zamawiający powtórzył czynności objęte środkami ochrony prawnej, czy Zamawiający wykonał postanowienia/wyrok KIO, 11. Zawarcie umowy z Wykonawcą – czy umowa została zawarta w terminie zgodnym z ustawą, czy zakres świadczenia w umowie jest zgodny z ofertą, czy umowa została zawarta na czas oznaczony (z zastrzeżeniem art. 143 ustawy dot. umów na czas nieoznaczony), czy zachodzą przesłanki nieważności umowy, czy umowa zawiera informację o źródłach finansowania zamówienia, czy zmiana umowy nastąpiła zgodnie z ustawą, czy umowa/zmiana umowy została dokonana przez osobę do tego 19 umocowaną i została zawarta w formie pisemnej.

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Najczęstsze błędy - RUTYNA w podejściu do zamówień publicznych – należy na bieżąco śledzić zmiany w ustawie prawo zamówień publicznych (ostatnia nowelizacja obowiązuje od 16. 04. 2014 r. ). Ważna zmiana : podniesienie progu stosowania ustawy z 14 do 30 tyś. EUR !; - Udzielenie zamówienia bez stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, - Podział zamówienia w celu uniknięcia stosowania ustawy; 20

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Najczęstsze błędy - Niedopełnienie obowiązku publikacji informacji o przetargu we właściwych publikatorach; - Zastosowanie nieprawidłowego trybu postępowania w wyniku nienależytego szacowania wartości zamówienia; - Zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki, zapytanie o cenę, negocjacji bez ogłoszenia bez wystąpienia przesłanek ustawowych pozwalających na ich zastosowanie; - Nie zmienione terminy składania ofert w przypadku zmiany ogłoszenia; 21

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Najczęstsze błędy - Dokonanie modyfikacji istotnych warunków zamówienia bez zmiany ogłoszenia, np. termin składania ofert, termin realizacji, warunki udziału w postępowaniu; - Różnice w opisie przedmiotu zamówienia i w sposobie oceny pomiędzy SIWZ i ogłoszeniem o zamówieniu; - Opisanie przedmiotu zamówienia w sposób niejednoznaczny i niewyczerpujący; 22

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Najczęstsze błędy - Odniesienie się do znaków towarowych w dokumentacji przetargowej, w tym również w załącznikach do SIWZ np. przedmiarach robót, bez wskazania możliwości zastosowania materiałów równoważnych lub też ze wskazaniem możliwości zastosowania materiałów równoważnych, ale bez określenia zasad weryfikacji tej równoważności; - Żądanie spełnienia wszystkich warunków udziału w postępowaniu przez każdego członka konsorcjum, 23

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Najczęstsze błędy - Ustanowienie warunków udziału w postępowaniu w sposób niezwiązany z przedmiotem zamówienia i/lub nieproporcjonalny do przedmiotu zamówienia: a. wymóg posiadania przez oferentów środków finansowych, wykazania się doświadczeniem, potencjałem technicznym czy osobowym niewspółmiernie wysokim w stosunku do wartości zamówienia, b. wymóg wykazania się doświadczeniem jako Generalny Wykonawca, 24

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Najczęstsze błędy c. wymóg ZATRUDNIENIA pracownika/POSIADANIA sprzętu, a nie DYSPONOWANIA pracownikiem/sprzętem, d. wymóg wykazanie przez wykonawców doświadczenia w realizacji i rozliczaniu prac finansowanych ze środków UE, e. wymóg wykazania przez wykonawców doświadczenia w wykonywaniu zamówień, których przedmiot nie jest związany z udzielanym zamówieniem; - Brak zapisów dotyczących dokumentów od wykonawców zagranicznych; 25

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Najczęstsze błędy - Wymaganie dokumentów, które nie są niezbędne do prowadzenia postępowania lub niezgodnych z rozporządzeniem z 19 lutego 2013 r. w sprawie dokumentów jakich może żądać Zamawiający; - Wymaganie zbędnych UPRAWNIEŃ, a nie KWALIFIKACJI; - Nierzetelne zastosowanie kryteriów wyboru podczas wyboru najkorzystniejszej oferty; - Brak zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty; 26

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Najczęstsze błędy - Zaniechanie wezwania oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę do uzupełnienia dokumentów i odrzucenie jego oferty; - Wybór jako oferty najkorzystniejszej oferty podlegającej odrzuceniu lub wykluczeniu; - Bezpodstawne odrzucenie najkorzystniejszej oferty lub wykluczenie wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę; - Udzielenie robót dodatkowych/uzupełniających bez zachowania ustawowych przesłanek/w sposób sprzeczny z ustawą lub bez zastosowania procedury zamówienia publicznego. 27

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Najczęstsze błędy - Niedozwolona zmiana postanowień zawartej umowy - dokonanie istotnych zmian w zawartej umowie w stosunku do istotnych postanowień umowy zawartej w SIWZ, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w SIWZ oraz określił warunki takiej zmiany (do istotnych postanowień umowy należy zaliczyć m. in. : termin realizacji zamówienia, wysokość wynagrodzenia, przedmiot zamówienia, sposób zapłaty). 28

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Taryfikator „Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE” - jest narzędziem do wymierzania korekt finansowych w przypadku wykrycia nieprawidłowości w udzielonym zamówieniu - dla Instytucji Zarządzających stanowi Instrukcję postępowania w zakresie obliczania wartości korekt finansowych, - dla Instytucji Audytowych stanowi narzędzie pomocnicze do szacowania poziomu błędów związanych z wykrytymi nieprawidłowościami w obszarze zamówień publicznych. 29

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Taryfikator Sam Taryfikator nie stanowi podstawy prawnej nałożenia korekty, podstawą prawną są: - art. 39 ust. 1 rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. ustanawiającego przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych, - art. 98 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności. Na mocy powyższych artykułów państwo członkowskie zobowiązane jest „dokonywać korekt finansowych wymaganych w związku z pojedynczymi lub systemowymi nieprawidłowościami”. 30

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Taryfikator Metoda dyferencyjna - stosowana jest wtedy kiedy możliwe jest obliczenie wielkości szkody. Metoda wskaźnikowa - stosowana jest wtedy gdy skutki finansowe naruszenia są niemożliwe do dokładnego wyliczenia, - do ustalenia wielkości korekty stosowany jest wskaźnik %, - wskaźniki % oraz kategorie naruszeń zawarte są w tabelach. 31

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Dominik Osysek ŚLĄSKI URZĄD WOJEWÓDZKI 32