Kontrola w procesie udzielania zamwie publicznych Czym jest

Kontrola w procesie udzielania zamówień publicznych

Czym jest kontrola? Pojęcie kontroli wykształciło się na gruncie prawa administracyjnego. Kontrolą są czynności mające na celu zbadanie stanu faktycznego i porównania go ze stanem pożądanym, przyjętym na podstawie przyjętego wzorca, oraz wskazanie uchybień i sposobów ich naprawnienia. "Kontrola ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności jednostek poddanych kontroli, rzetelne jego udokumentowanie i dokonanie oceny kontrolowanej działalności według określonych kryteriów". (G. Szpor w: Z. Niewiadomski, Prawo administracyjne, Warszawa 2007, s. 305)

Zasady przeprowadzania kontroli 1) zasada prawdy podmiot kontrolujący powinien dążyć do ustalenia stanu faktycznego zgodnego z rzeczywistością, 2) zasada legalności organy działają na podstawie i w granicach prawa, 3) zasada efektywności wyniki kontroli służą naprawieniu zaistniałych uchybień, 4) zasada oficjalności kontrolę przeprowadzają upoważnione do tego organy państwowe

Organy prowadzące kontrolę udzielania zamówień publicznych • Prezes Urzędu Zamówień Publicznych • Najwyższa Izba Kontroli • Regionalne Izby Obrachunkowe • Urząd Skarbowy • Prezes Rady Ministrów • Centralne Biuro Antykorupcyjne • Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych

Rodzaje kontroli zamówień publicznych w polskim prawie Kontrola wewnątrzsystemowa w ramach postępowania odwoławczego przed KIO Prowadzona przez Prezesa UZP doraźna uprzednia Kontrola zewnętrzna dokonywana przez podmioty powołane do przeprowadzania kontroli na podstawie odrębnych ustaw

219 - liczba przeprowadzonych kontroli zamówień współfinansowanych ze środków UE w 2014 r. Łączna wartość tych zamówień: 32 mld zł. Źródło: Raport Urzędu Zamówień Publicznych z 2015 r. „Wyniki przeprowadzonych w 2014 r. przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych kontroli zamówień współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej” str. 7.

Liczba kontroli w okresie styczeń-marzec 2015 r. Kontrole uprzednie: 35 (30 zakończonych) Wyniki: stwierdzono naruszenia w 10 przypadkach (33%). Kontrole doraźne: 15 (14 zakończonych) Wyniki: stwierdzono naruszenia w 14 przypadkach (100%). Źródło: Informator Urzędu Zamówień Publicznych, styczeń-marzec 2015 r. , red. A. Wichniak-Olczak, J. Orzeł, I. Rzepkowska, A. Węcławska, str. 57, opublikowany pod adresem: www. uzp. gov. pl.

Cele kontroli przeprowadzanej przez Prezesa UZP Celem kontroli przeprowadzanej przez prezesa UZP jest sprawdzenie zgodności postępowania o udzielenie zamówienia z przepisami Prawa zamówień publicznych i aktami wykonawczymi do tej ustawy, co znaczy, że Prezes UZP nie może badać naruszenia przepisów innych aktów prawnych. Prezes UZP w toku kontroli nie może stosować innych kryteriów poza kryterium legalności. Szczególnie przedmiotem badania nie może być gospodarność czy celowość wydatkowania środków publicznych*. Kontroli podlega wyłącznie postępowanie o udzielenie zamówienia, nie zaś wykonanie umowy, która została w jego wyniku zawarta.

*Nie oznacza to, że Prezes UZP ma pozostać bierny w przypadku wykrycia popełnienia przestępstwa. Należy pamiętać, że art. 304 § 2 kodeksu postępowania karnego zobowiązuje instytucje państwowe i samorządowe składać zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa, o którym się dowiedziały w ramach swojej działalności. Natomiast zaniechanie tego obowiązku skutkuje odpowiedzialnością karną z art. 231 kodeksu karnego: "Funkcjonariusz publiczny, który, przekraczając swoje uprawnienia lub nie dopełniając obowiązków, działa na szkodę interesu publicznego lub prywatnego, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3".

Rodzaje kontroli prowadzonej przez Prezesa UZP • kontrola doraźna (art. 165 ustawy Pzp) • kontrola uprzednia (art. 169 ustawy Pzp)

Kontrola doraźna Wszczynana jest przez Prezesa UZP: - z urzędu, - na wniosek (fakultatywnie), - na wniosek (obligatoryjnie) - dotyczy jedynie wniosku instytucji zarządzającej, w przypadku uzasadnionego przypuszczenia, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia doszło do naruszenia przepisów, które mogło mieć wpływ na jego wynik

Kontrola doraźna dotyczy wszystkich rodzajów postępowań w sprawie udzielenia zamówienia publicznego. Może zostać wszczęta nie później niż w okresie 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, tj. od dnia wyboru oferty najkorzystniejszej. Wszczęcie kontroli doraźnej zawiesza bieg terminu związania ofertą.

Warunki wszczęcia kontroli doraźnej 1) W przypadku kontroli wszczynanej z urzędu bądź na wniosek podmiotu innego niż instytucja zarządzająca warunkiem jest zaistnienie uzasadnionego przypuszczenia, naruszenia przepisów ustawy Pzp. Muszą zatem istnieć ". . . dokładne informacje o nieprawidłowościach, akta z postępowania odwoławczego wskazujące błędy, czy zaniedbania popełnione przez zamawiającego" [P. Szustakiewicz w: Kontrola zamówień publicznych, zagadnienia praktyczne, str. 44]. 2) W przypadku kontroli wszczynanej na wniosek instytucji zarządzającej, o której mowa w art. 165 ust. 4 ustawy Pzp, Prezes UZP obowiązkowo podejmuje kontrolę, jeśli z wniosku tej instytucji wynika, że przypuszczenie naruszenia ustawy Pzp jest uzasadnione.

Postępowanie wyjaśniające Prezes UZP, po uzyskaniu informacji o naruszeniu prawa, może przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, które powinno dostarczyć dowody uzasadniające przypuszczenie naruszenia prawa. Brak takich dowodów oznacza odmowę wszczęcia kontroli. Ze względu na to, że czynności Prezesa UZP nie mają charakteru władczego, Prezes UZP w ramach postępowania wyjaśniającego, jak i postępowania kontrolnego może: 1) żądać od kierownika zamawiającego przekazania kopii dokumentów związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia, 2) żądać od kierownika zamawiającego, pracowników zamawiającego i innych podmiotów, udzielenia pisemnych wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, 3) zasięgnąć opinii biegłych, jeżeli będzie to niezbędne do ustalenia lub oceny stanu faktycznego lub dokonania innych czynności kontrolnych

Zakończenie kontroli doraźnej Prezes UZP kończąc postępowanie kontrolne nie wydaje decyzji administracyjnej. Zgodnie z art. 166 ust. 1 ustawy Pzp, Prezes UZP kończy postępowanie w przedmiocie kontroli doraźnej poprzez doręczenie zamawiającemu informacji o wyniku kontroli. Taka informacja musi zawierać co najmniej: - określenie kontrolowanego postępowania, - informację o stwierdzeniu naruszeń lub ich braku.

Prawo zamawiającego do obrony Zamawiający może zgłosić zastrzeżenia do wyników kontroli doraźnej. Zastrzeżenia te muszą: - być zgłoszone w terminie 7 dni od otrzymania informacji o wyniku kontroli, - być umotywowane (wymóg wskazania konkretnych zarzutów do wyników kontroli). Prezes UZP ma 15 dni na rozpatrzenie zastrzeżeń. W przypadku ich nieuwzględnienia zobowiązany jest do przekazania zastrzeżeń do zaopiniowania przez Krajową Izbę Odwoławczą.

Opinia KIO Krajowa Izba Odwoławcza zobowiązana jest do wydania opinii (w formie uchwały składu trzyosobowego) dotyczącej zastrzeżeń wniesionych do wyników kontroli doraźnej Prezesa UZP w terminie 15 dni od otrzymania zastrzeżeń. Opinia KIO jest wiążąca dla Prezesa UZP, który następnie niezwłocznie zawiadamia zamawiającego o ostatecznym rozstrzygnięciu. Stanowi to ostateczne zakończenie postępowania w przedmiocie przeprowadzenia kontroli doraźnej

Wyniki kontroli doraźnych postępowań współfinansowanych ze środków UE w 2014 r. Źródło: Raport Urzędu Zamówień Publicznych z 2015 r. „Wyniki przeprowadzonych w 2014 r. przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych kontroli zamówień współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej”, str. 10.

Kontrola uprzednia Prezes UZP zobowiązany jest do przeprowadzenia kontroli uprzedniej udzielanych zamówień przed zawarciem umowy (ex ante), jeżeli wartość tych zamówień jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość: - 20. 00 euro - dla robót budowlanych, - 10. 000 euro - dla dostaw i usług, a jednocześnie zamówienia te są współfinansowane ze środków UE.

Zakończenie kontroli uprzedniej Prezes UZP w terminie 14 dni (30 dni w sprawach szczególnie skomplikowanych) od dnia przesłania kopii dokumentacji postępowania doręcza zamawiającemu informację o wyniku kontroli uprzedniej. Informacja ta zawiera co najmniej: 1) określenie kontrolowanego postępowania, 2) informację o stwierdzeniu naruszeń lub ich braku, 3) zalecenia pokontrolne (o ile stwierdzono, że zasadne jest unieważnienie postępowania lub usunięcie stwierdzonych naruszeń) Do czasu doręczenia informacji o wyniku kontroli uprzedniej zamawiający nie może zawrzeć umowy o zamówienie publiczne, zaś w przypadku stwierdzenia naruszeń kierownik zamawiającego informuje Prezesa UZP o sposobie wykonania zaleceń (jeżeli otrzymał wniosek w tym zakresie)

Wyniki kontroli uprzednich obligatoryjnych postępowań współfinansowanych ze środków UE w 2014 r. Źródło: Raport Urzędu Zamówień Publicznych z 2015 r. „Wyniki przeprowadzonych w 2014 r. przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych kontroli zamówień współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej”, str. 10.

Kontrola Regionalnych Izb Obrachunkowych (RIO) Regionalne izby obrachunkowe utworzone zostały jako organy nadzorujące i kontrolujące jednostki samorządu terytorialnego w zakresie gospodarki finansowej i zamówień publicznych oraz prowadzące działalność informacyjną i szkoleniową w sprawach budżetowych. Nie są one elementem systemu organizacyjnego samorządu terytorialnego, lecz specjalnie powołaną instytucją państwową, sprawującą kontrolę zewnętrzną w stosunku do organów i jednostek samorządu terytorialnego. Izby są państwowymi jednostkami budżetowymi.

Izby kontrolują gospodarkę finansową, w tym realizację zobowiązań podatkowych oraz zamówienia publiczne podmiotów, o których mowa w art. 1 ust. 2 [j. s. t. – przyp. autora], zgodności na z podstawie prawem kryterium i zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym. art. 5 ust. 1 ustawy o RIO (Dz. U. z 2013 r. poz. 1646, j. t. )

Rodzaje kontroli RIO Regionalna Izba Obrachunkowa przeprowadza kontrole: • kompleksowe (całości gospodarki finansowej j. s. t. ), • problemowe (obejmujące wybrane zagadnienia), • doraźne (podejmowane w razie uzasadnionej potrzeby) • sprawdzające realizację wniosków pokontrolnych.

Przedmiot kontroli RIO w zamówieniach publicznych 1) przestrzeganie przepisów regulujących udzielanie zamówień publicznych przy nabywaniu przez j. s. t. usług, dostaw i robót budowlanych, 2) przestrzeganie zasad gospodarki finansowej, w szczególności zgodności zaciągniętych zobowiązań i wydatków ponoszonych na realizację zamówień publicznych z uchwałami budżetowymi j. s. t. i ich planami finansowymi. 3) prawidłowości rozliczenia finansowego z wykonawcą zamówienia publicznego - dochodzenia roszczeń z tytułu gwarancji i rękojmi oraz sankcji za wykonanie robót z opóźnieniem lub z nienależytą jakością. Jest to zatem kontrola wykraczająca poza etap postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, obejmuje swym zakresem także realizację zamówienia i jego rozliczenie.

Z przeprowadzonej kontroli sporządza się: Czynności pokontrolne - protokół - następnie sporządza się wystąpienie pokontrolne, w którym wskazuje się źródła i przyczyny nieprawidłowości, osoby odpowiedzialne oraz wnioski zmierzające do usunięcia nieprawidłowości. Kontrolowana jednostka jest zobowiązana w terminie 30 dni od dnia doręczenia wystąpienia zawiadomić RIO o wykonaniu wniosków lub o przyczynach ich niewykonania. Zastrzeżenia wobec wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym mogą dotyczyć jedynie naruszenia prawa poprzez jego błędną wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Zastrzeżenia do kolegium izby składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego

Najwyższa Izba Kontroli NIK jest naczelnym organem kontroli państwowej, podległym Sejmowi i działającym na zasadzie kolegialności. Sposób jej organizacji został określony w art. 202 Konstytucji RP oraz w ustawie z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli. NIK jest zorganizowany na zasadach: 1) jednoosobowego kierownictwa Prezesa NIK, 2) kolegialności.

Kryteria kontroli przeprowadzanej przez NIK stosuje cztery kryteria kontroli: 1) legalność – zgodność z prawem (stwierdzenie naruszenia, wskazanie przyczyny i wnioski de lege ferenda), 2) gospodarność – stosowanie reguł ekonomiczno-finansowych dla osiągania założonych celów ekonomicznych, 3) celowość – realizacja zadań przy użyciu odpowiednich środków, 4) rzetelność – oznacza należyte wykonywanie obowiązków. Por. Kontrola zamówień publicznych, zagadnienia praktyczne, P. Szustakiewicz, str. 18 -19.

Zakres podmiotowy kontroli NIK (art. 203 Konstytucji RP, art. 2 ustawy o NIK) 1. Najwyższa Izba Kontroli kontroluje działalność organów administracji rządowej, Narodowego Banku Polskiego, państwowych osób prawnych i innych państwowych jednostek organizacyjnych z punktu widzenia legalności, gospodarności, celowości i rzetelności. 2. Najwyższa Izba Kontroli może kontrolować działalność organów samorządu terytorialnego, komunalnych osób prawnych i innych komunalnych jednostek organizacyjnych z punktu widzenia legalności, gospodarności i rzetelności. 3. Najwyższa Izba Kontroli może również kontrolować z punktu widzenia legalności i gospodarności działalność innych jednostek organizacyjnych i podmiotów gospodarczych w zakresie, w jakim wykorzystują one majątek lub środki państwowe lub komunalne oraz wywiązują się z zobowiązań finansowych na rzecz państwa.

Postępowanie kontrolne NIK w jednostce postępowanie odwoławcze

Postępowanie kontrolne w jednostce przeprowadzają upoważnieni kontrolerzy NIK. Kontrolerzy dokumentują ustalenia kontroli w aktach kontroli, które są jawne dla kontrolowanego. Z przeprowadzanych czynności dowodowych sporządzony zostaje protokół jedynie w przypadkach określonych w ustawie. We wszystkich pozostałych przypadkach kontrolerzy zobowiązani są do dokumentowania tych czynności przez sporządzenie notatki służbowej lub wydruku potwierdzającego przekazanie informacji w formie elektronicznej. Z postępowania kontrolnego sporządza się wystąpienie pokontrolne, którego jeden egzemplarz przekazuje się zamawiającemu.

Postępowanie odwoławcze Kierownikowi zamawiającego przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego w terminie 21 dni od jego przekazania. Na postanowienie o odmowie przyjęcia zastrzeżeń przysługuje zażalenie do Prezesa NIK w terminie 7 dni od otrzymania postanowienia. Prezes NIK, Kolegium NIK lub dyrektor właściwej jednostki kontrolnej lub zespół orzekający wydaje postanowienie w sprawie zażalenia, na które już nie przysługuje zażalenie. Zastrzeżenia do wystąpienia pokontrolnego rozpatrywane są na jawnej rozprawie (na posiedzeniu niejawnym, gdy uwzględnia zastrzeżenia w całości).

Kontrola procedur udzielania zamówień publicznych Kontrola Urzędu Skarbowego kontrola zamawiających • • • sposób gospodarowania • środkami publicznymi; celowość i rzetelność przeprowadzonych postępowań; • sprawdzanie czy nie popełniono przestępstwa korupcji lub defraudacji kontrola wykonawców opłacanie danin publicznych w związku ze środkami uzyskanymi za wykonane zamówienia; sprawdzanie czy wykonawca nie współdziałał z zamawiającym przy popełnieniu przestępstwa korupcji i defraudacji

Procedura kontroli Kontrolowany (wykonawca lub zamawiający) musi zostać poinformowany o zamiarze przeprowadzenia kontroli co najmniej 7 dni przed jej rozpoczęciem. Kontrola nie może być przeprowadzona później niż 30 dni od zawiadomienia kontrolowanego o zamiarze jej wszczęcia. Jeżeli kontrolujący uchybi terminowi, to musi ponownie zawiadomić, co najmniej 7 dni wcześniej, o zamiarze wszczęcia kontroli. Istnieją wyjątki od zasady informowania o wszczęciu kontroli, np. na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo.

Kto przeprowadza kontrolę i w jaki sposób się ona kończy? Kontrolę skarbową przeprowadza inspektor kontroli skarbowej wraz z upoważnionymi pracownikami. Podmioty kontrolujące mogą m. in. • żądać dokumentów związanych z kontrolą; • żądać okazania majątku podlegającego kontroli; • legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości na potrzeby kontroli; • przesłuchiwać świadków; • wstępować na nieruchomości kontrolowanego. Kontrolujący wyznacza kontrolowanemu 7 -dniowy termin na wypowiedzenie się do zebranego materiału dowodowego. Kontrola kończy się wydaniem decyzji administracyjnej, od której przysługuje odwołanie do właściwego dyrektora izby skarbowej

Kontrola Prezesa Rady Ministrów Prezes Rady Ministrów na podstawie ustawy z dnia 15. 07. 2011 r. o kontroli w administracji (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), upoważniony jest do kontroli: • organów lub jednostek administracji rządowej; • jednostek podległych lub nadzorowanych przez te organy lub jednostki administracji rządowej. Kompetencje Prezesa RM: 1) zlecanie kierownikowi jednostki kontrolującej przeprowadzenia kontroli wskazanych podmiotów lub obszarów działalności i żądanie przedstawiania informacji o wynikach kontroli; 2) delegowanie kontrolerów Kancelarii Prezesa Rady Ministrów do uczestniczenia w kontroli; 3) określenie standardów kontroli w administracji rządowej, które udostępnia się w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.

Tryby kontroli prowadzonej przez Prezesa Rady Ministrów 1) tryb zwykły • poprzedzona planem kontroli; • kontrolujący ma prawo żądać dokumentów i informacji dotyczących działalności podmiotu kontrolowanego; • przeprowadzana jest przez upoważnionego pracownika jednostki kontrolującej; • wymaga zawiadomienia podmiotu kontrolowanego o zamiarze przeprowadzenia kontroli; • kontrola kończy się sporządzeniem wystąpienia pokontrolnego, do którego kontrolowany może wnieść w ciągu 7 dni zastrzeżenia;

Tryby kontroli prowadzonej przez Prezesa Rady Ministrów 2) tryb uproszczony • przeprowadzana jedynie w uzasadnionych charakterem sprawy lub pilnością przeprowadzenia kontroli; • nie wymaga zawiadomienia podmiotu kontrolowanego; • kończy się sporządzeniem sprawozdania z kontroli, do którego kontrolowany może w terminie 3 dni przedstawić swoje stanowisko;

Kontrola Centralnego Biura Antykorupcyjnego Celem działań kontrolnych CBA jest ujawnianie przypadków korupcji w instytucjach publicznych, nadużyć osób pełniących funkcje publiczne oraz działalności godzącej w ekonomiczne interesy państwa. Kontrola prowadzona jest: • w oparciu o roczne plany kontroli zatwierdzone przez Szefa CBA; • w formie kontroli doraźnych, wszczynanych na podstawie zarządzeń Szefa CBA. Kontrola powinna być ukończona w terminie 3 miesięcy, bądź 2 miesięcy, w przypadku, gdy dotyczy przedsiębiorcy. Wyniki kontroli przedstawiane są w protokole kontroli, do którego kontrolowany może zgłosić w ciągu 7 dni zastrzeżenia.

Kontrole CBA w 2014 r. W "Informacji o wynikach działalności CBA w 2014 r. " zostało wskazane, że działania kontrolne funkcjonariuszy CBA ujawniły szkodę w mieniu Skarbu Państwa lub narażenie na powstanie takiej szkody w wysokości prawie 172 mln zł. Źródło: Informacja o wynikach działalności Centralnego Biura Antykorupcyjnego w 2014 roku, Warszawa, dnia 31 marca 2015 r. , str. 10.

Analiza przedkontrolna* Polega na wstępnej weryfikacji informacji wskazujących na zaistnienie nieprawidłowości, np. podania nieprawdy lub zatajenia informacji w oświadczeniu majątkowym, niestosowania wymaganych prawem procedur zamówień publicznych lub zawyżania wartości umów. Prowadzone czynności mają wskazać ewentualną zasadność wszczęcia kontroli doraźnej lub umieszczenia jej w planie na kolejny rok. Analizy przedkontrolne decyzji gospodarczych Źródło: Informacja o wynikach działalności Centralnego Biura Antykorupcyjnego w 2014 roku, Warszawa, dnia 31 marca 2015 r. , str. 8.

Kontrola Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych Inspektorzy Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych sprawuje kontrolę zgodności przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych. W kontroli tej GIODO wspierany jest przez swojego zastępcę oraz upoważnionych przez niego pracowników.

Procedura kontrolna Postępowanie kontrolne przeprowadzane jest w siedzibie kontrolowanego (administratora danych), tj. zamawiającego lub wykonawcy. "Kontrola podąża za danymi osobowymi. " Kierownik kontrolowanego, będącego administratorem danych osobowych, jest obowiązany umożliwić inspektorowi przeprowadzenie kontroli, w tym dokonania wglądu do zbiorów z danymi osobowymi w obecności przedstawiciela kontrolowanego.

Przykład naruszeń Przykładem naruszenia ustawy o ochronie danych osobowych ujawnionego w kontrolach GIODO było sporządzenie deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, w której wymagano wskazania nazwiska rodowego, daty urodzenia, imienia ojca, matki, numeru księgi wieczystej nieruchomości, numeru geodezyjnego działki oraz numeru PESEL przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną*. Źródło: Sprawozdanie z działalności Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w roku 2013.

JERZY PIERÓG & PARTNERZY KANCELARIA PRAWNA UL. WSPÓLNA 50 LOK. 6, 00 -684 WARSZAWA TEL. : 22 598 93 00, FAX: 22 598 93 33 E-MAIL: KANCELARIA@PIEROG. PL WWW. PIEROG. PL