KALTE EMBERLER 1 Kpek ve Bin Aynal Tapnak

KALİTE ÇEMBERLERİ 1

Köpek ve Bin Aynalı Tapınak Hindistan’da yüksek bier dağın doruğuna yapılmış “BİN AYNALI TAPINAK” adlı görkemli bir tapınak vardı. Günlerden bir gün bir köpek dağa tırmandı, tapınağın merdivenlerinden çıkarak “BİN AYNALI TAPINAĞA” girdi. Tapınağın bin aynalı salonuna geçtiğinde bin tane köpek gördü. Korkarak tüylerini kabarttı; kuyruğunu bacaklarının arasına sıkıştırdı; korkutucu hırıltılar çıkararak dişlerini gösterdi. Bunun üzerine o bin köpek de tüylerini dikti; kuyruklarını bacaklarının arasına alıp korkunç sesler çıkartarak dişlerini gösterdi. Bizim köpek paniğe kapılarak tapınaktan kaçtı. 2

Bir süre sonra başka bir köpek gelip dağa tırmandı. O da tapınağın merdivenlerinden çıkıp “BİN AYNALI TAPINAĞA” girdi. Tapınağın bin aynalı salonuna geldiğinde bin tane köpekle karşılaştı ve çok sevindi: Kuyruğunu salladı; neşeyle oradan oraya zıpladı ve köpekleri oynamaya çağırdı. 3

İlerlememiz ve gelişmemiz önündeki en büyük engel sizce nedir? 4

BİR ŞEYİ GERÇEKTEN ANLAMAK İSTİYORSAN ONU DEĞİŞTİRMEYE ÇALIŞ VE İNSAN İLİŞKİLERİNDE BİR ZEHİR OLAN ÖNYARGI’DAN KURTUL 5

1 nci Aday Sahtekar, siyasetçilerle işbirliği içinde, falcılara danışıyor, iki metresi olmuş, paket sigara içiyor, günde 8 -10 bardak martini içiyor. 2 nci Aday İki kere işten atılmış, öğlene kadar uyuyor, üniversitede uyuşturucu kullanmış, her gece bir litre viski içiyor. 3 ncü Aday Madalya almış bir savaş kahramanı, vejeteryan, sigara içmiyor, nadiren bira içer, evlilik dışı hiçbir ilişkisi olmamış. Sizin vereceğiniz bir oy sonucu belirleyecek, hangisini seçersiniz? 6

ü Kalıpların ötesine geçebilmektir, ü Alışılagelmişin dışına çıkabilmektir, ü Renkleri dinlemek, sesleri koklamaktır, ü Olaylara taze ve farklı açılardan bakabilmektir, ü Kavramlar coğrafyasında keşfedilmemiş ilişkiler kurabilmektir, ü Akıcı ve esnek düşünebilmektir, ü Kullanım değeri taşıyan özgün yaklaşımlar sergileyebilmektir, ü Bir anlamda sorun çözme becerisidir. 7

Şekil size ne çağrıştırıyor? 8

ü Bölüm 1 – KÇ’lerinin TKY İçerisindeki Yeri, Önemi ve Tarihçesi KÇ’lerinin TKY İçindeki Yeri ve Önemi KÇ’lerinin Tarihçesi ü Bölüm 2 – KÇ’lerinin Tanımı, Uygulama Alanları ve Yararları KÇ’lerinin Tanımı ve Esasları KÇ’lerinin Uygulama Alanları KÇ’lerinin Amaç ve Yararları ü Bölüm 3 – KÇ Faaliyetlerinin Planlanması Ön Hazırlık Pilot Uygulama Yapılacak Olan Bölümlerin Belirlenmesi ve İlk Uygulamalar Değerlendirme ve KÇ’lerinin Yaygınlaştırılması 9

ü Bölüm 4 – KÇ’lerinin Örgütlenmesi Yürütme Kurulu Rehber Lider Üyeler KÇ’leri Örgütlenmesini Tamamlayıcı Unsurlar ü Bölüm 5 – KÇ’lerinin İşleyişi Çözülecek Sorunun Tanımlanması İncelenecek Olan Sorunun Seçilmesi Sorunun Analizi Çözüm Önerilerinin Geliştirilmesi Yönetime Sunuş Yapılması Çözümün Yönetim Tarafından İncelenmesi Yönetimin Kararı 10

ü Bölüm 6 – KÇ’lerinin Başarı Faktörleri Giriş KÇ’leri Kavramının Kuruluşta Benimsetilmesi KÇ’lerine Geçişte Karşılan Dirençler Lider ü Bölüm 7 – KÇ Faaliyetlerinin Ölçülmesi ve Değerlendirilmesi KÇ Faaliyetlerinin Değerlendirilmesinde Kullanılan Ölçütler KÇ Davranış Araştırması 11

ü Bölüm 8 – KÇ’lerinin Kullandığı Teknikler ü Bölüm 9 – Takım Çalışmasına Doğadan Güzel Bir Örnek (Yaban Kazları) ü Bölüm 10 – Yönetim ve Çalışanlar Niçin KÇ’leri İstiyor? Yönetim Niçin KÇ’lerini İstiyor? Çalışanlar Niçin KÇ’lerini İstiyor? 12

13

Var Olan, Türlerin En Güçlüsü Değildir, Ne De En Zekisi. Hayatta Kalan Değişime En Çok Ayak Uydurabilenlerdir. Charles DARWİN 14

15

ü Sanayi ve ticarette “globalleşme” ve “imhacı rekabet” dönemi, ü Globalleşmenin sonucu “rekabetin” sertleşmesi, ü Bu yeni dönemde başarılı olan kuruluşların ortak özelliğinin Toplam Kalite Felsefesini benimsemiş olması. 16

ü Gelişme ve Yaratıcılık için tüm çalışanların katkısını sağlamak, ü Analiz, problem çözme ve karar verme tekniklerini kullanmak. sistematik bir biçimde 17

ü Kalite tüm süreçlerde, tüm işlerde ve herkesin ü ü katılımı ile sağlanır, Kalitenin iyileştirilmesinden herkes sorumludur, Katılımcılığın sağlanması yeni bir kurum kültürü ve yöneticilerde önemli bir bilinç değişikliği gerektirir, Ekip çalışması ile sorunlara farklı açılardan bakma, daha etkili çözümlerin üretilmesine olanak sağlar, Toplam katılımcılığın amacı, ekip çalışması için uygun ortamı yaratarak maksimum sinerjiyi elde etmektir. 18

Planla ; Önlem Al ; Eksik veya yanlış yapılanların belirlenmesi ve düzeltilmesidir. Hedefin saptanması, bu hedefin nasıl, kim ve/veya kimler tarafından gerçekleştirileceği sorularına cevap verilmesidir. Ö P Önlem Al Planla Kontrol Et ; İstenilen sonuca ulaşılıp ulaşılmadığının irdelenmesidir. Kontrol Et Uygula K U Uygula ; Planın uygulanması yani hayat bulmasıdır. 19

Rekabet gücünü arttırmanın temelinde sürekli gelişme, yani KAIZEN yatar. Bunu sağlamak için ise belli tekniklerle donatılmış tüm insan kaynaklarının aynı doğrultuda seferber edilmesi gereklidir. Kaizen’i gerçekleştirmek için yapılması gerekenler ; ü Mevcut durumu yetersiz bulmak, ü İnsan faktörünü geliştirmek, ü Problem çözme tekniklerini yaygın bir biçimde kullanmak. 20

Yavaş yavaş, sona ermeyen gelişme, küçük şeyleri daha iyi yapmak, hergün daha yüksek standartlar koymak ve başarmak. Masaaki Imai Kai : Değişim Zen : İyi Kaizen Daha İyi - Sürekli İyileştirme 21

GELİŞME 4 Birim } Batı Yaklaşımı 8 Birim ZAMAN } Kaizen Yaklaşımı TKY ; Sıçramaların büyüklüğü ile değil, sürekliliği ile başarılı olmuştur 22

Amaç ; Belli bir standardı tutturmak değil, seviye ne olursa olsun o seviyeyi sürekli ve hızlı bir biçimde geliştirmektir. İyileştirme, başlangıçta etkileyici değildir. Etkisini yavaş ve uzun dönemde gösterir. Ayrıca, sürekli bir süreçtir ve içeriğinde zor teknikler yer almaz. İyileştirmenin gerçekleştirilebilmesi için büyük yatırımlara ihtiyaç duyulmaz, sadece çaba gereklidir. Ölçüm ve istatistik ile katılımcılık çalışmaları olmadan gerekli iyileştirme gerçekleştirilemez. 23

24

Bundan bin beş yüz yıl kadar önce eski Roma’da at arabalarında tekerleğe bağlı dönen üste iki kutu varmış. Üstteki kutunun altında, alttaki kutunun ise üstünde birer delik bulunurmuş. Üstteki kutu çakıl taşıyla dolu olurmuş. Araba hareket ettiğinde üstteki kutu döner, delikler üste gelince bir taş alttaki kutuya düşermiş, gidilecek yere gelindiğinde alttaki kutu açılır, içindeki çakıl taşı kadar ücret arabacıya ödenirmiş. 25

ü 1940’lı yılların sonunda kendi yiyeceklerini bile üretemeyen, doğal kaynakları hemen hiç olmayan bir Japonya, ü General Douglas Mac. Arthur’un Japon ürünlerinin kalite düzeylerini yükseltebilmek amacıyla bir çok Amerikalı uzmandan yardım istemesi, ü DEMIN’in 1950’de bir dizi seminerle Japonlara istatistiksel kalite kontrolün temelini öğretmesi, 26

ü Dr. J. M. JURAN 1954’de Japonlara kalitenin sadece üretim bazında değil, üst yönetimden başlayarak kuruluş çapında bir bütün halinde ele alınması öğretmesi, ü 1960’lı yıllarda ilk kademe çalışanların (işçilerin) ve ustabaşılarının sisteme katılması gerekliliğinin anlaşılması, ü 1962’de Dr. Kaoru ISHIKAWA’nın ilk KÇ uygulamalarını başlatması, 27

28

29

Bundan yüzyıl kadar önce bir İngiliz kolonist, Avustralya’ya gider. Bir Avustralya yerlisi eşliğinde kıtayı dolaşırken birden o güne kadar görmediği garip bir hayvanla karşılaşır. Yanındaki yerliye sorar “Bu nedir? ”. Yerli; “Kangroo” cevabını verir. Kolonist, hayvanın resimlerini çizer ve ülkesine gider gitmez herkese Kanguru’yu anlatır. Kısa bir süre içinde tüm dünya Kanguru’yu tanır. Bir süre sonra Avustralya yerli dillerini incelemek üzere Avustralya’ya giden bir dilbilimci, yerlilerin bu hayvan için başka bir isim kullandıklarını görür. “Kangroo” yerli dilinde “Seni anlamıyorum” anlamına gelmektedir! Şöyle bir dönüp baktığımızda iş yaşantımıza sürüyle “kanguru” göreceğiz. Liderlik ve Yönetimle ilgili mükemmel uygulamalar sandığımız ve adını yanlış koyduğumuz yüzlerce kanguru kavramı. Hep söylediğimiz ama üzerinde hiç düşünmediğimiz kavramlar. 30

Kendi alanlarında, kalite ve diğer işletme sorunlarını saptamak, analiz etmek ve çözmek üzere gönüllük ilkesi doğrultusunda düzenli olarak bir araya gelen insan gruplardır. 31

Japon Tanımı ; KÇ’leri Kalite Kontrol faaliyetlerini gönüllü olarak aynı kuruluşta yürüten küçük bir gruptur. Bu küçük grup sürekli olarak Kuruluş Çapında Kalite Kontrolün (Toplam Kalite Kontrolün) bir parçası olarak, bütün üyelerin katılımıyla kendini geliştirme ve karşılıklı denetim ve ilerleme, Kalite Kontrol tekniklerinden yararlanma işlerimi yürütür. Batı Tanımı ; Gönüllü olarak bir araya gelen, benzer işlerde çalışan küçük bir çalışanlar grubudur. Bu küçük grup düzenli olarak toplanır. Kalite ve üyelerinin kendi iş alanlarındaki diğer konularla ilgili sorunları saptar, inceler ve çözer. 32

ü KÇ’lerinin TKK’lun bir parçası olduğu Japon tanımında açıkça vurgulanırken, batı tanımında bundan söz edilmemektedir, ü Japon tanımında göze çarpan “kendini geliştirme ve karşılıklı gelişme” kavramı batı tanımında görülmemektedir, ü Batı’da pek çok kuruluş TKK sistemini yerleştirmeden KÇ’lerini uygulamakta ve böylece başarılı olacaklarını zannetmektedirler. 33

ü Batı yönetim tarzının TAYLORİZM diye bilinen düşünce sistemi üzerine kurulmuş olmasıdır, ü İşler küçük ve kolayca öğrenilebilecek şekilde parçalara ayrılmıştır, ü Motivasyon tamamen para ile ilişkilendirilmiştir, ü Üretimi, üretim planlama uzmanları planlar, üretimciler üretir, kalite kontrol elemanları da kontrol eder anlayışı hakimdir. 34

ü Emek herhangi bir girdi gibi gereksinim oldukça alınan bir maldır, ü İş pek çok insan için tatsızdır ve fırsat bulundukça kaytarılır. Önemli olan yapılan iş değil, alınan paradır, ü İşçilerin istendiği gibi çalışmaları için parasal teşvikler (ve hatta cezalar) uygulanması lazımdır, ü İşçilerin pek azı yaratıcılık, kendini yönlendirme ya da kendini kontrol gerektiren işler isterler ya da yapabilirler. 35

ü ü ü Çalışanlar bir kuruluşun en değerli varlığıdır, Eğer yapılan iş çalışanlara başarılı olabilecekleri fırsatları sağlarsa, bu potansiyel bir motivasyon unsuru olabilir, Çalışanların çoğu kendini kontrole ve yönlendirmeye muktedirdir ve bunu ister, Çalışanların başarı için içgüdüsel arzuları vardır ve kaliteli üretimden haz duyarlar. Bununla birlikte kuruluşlar çalışanlara anlamsız, monoton işler vererek onların bu doğal arzularını yok ederler, Çalışanlar işlerinden elde etmek istedikleri hazzı elde edemezlerse, hayal kırıklığına uğrarlar. Yönetimin görevi çalışanlara işlerine anlamlı bir şekilde katılabilecekleri ve kendilerini kontrol edebilecekleri bir iş ortamı yaratmaktır. 36

“X” Yönetim Tarzı’nın uygulandığı Batı dünyası ile “Y” Yönetim Tarzının uygulandığı Japonya’da KÇ uygulamaları arasındaki farkın olması doğaldır. İnsana değer veren, ona güvenen, sürekli eğiten, çalışanların fikirleriyle işine katılmasını sağlayan, çalışanları birbirleriyle yarıştırmayarak ekip ruhunu oluşturan bir altyapı KÇ için biçilmiş kaftandır. 37

Güven görüp görebileceğiniz en ürkek kuştur. Bir uçarsa bir daha yakalayamazsınız. 38

Çinliler Diyor Ki; “Bende Bir Yumurta, Sende Bir Yumurta, Ben Sana Verdim; Sen Bana Verdin İkimizde De Birer Yumurta” “Bende Bir Bilgi, Sende Bir Bilgi, Ben Sana Verdim Sen Bana Verdin İkimizde De İkişer Bilgi. ” 39

ü İşi en iyi onu yapan bilir felsefesinin hakimdir, ü Aynı ve/veya benzeri işleri yapan veya aynı ü ü bölümde çalışan kişilerin bir araya gelmesiyle oluşur, Çalışanlar konuyla ilgili eğitimleri aldıktan sonra birlikte faaliyetlere başlarlar, Periyodik toplantılar gerçekleştirilir, Üst düzey yönetime sunuş gerçekleştirilir, Ortalama 3 -8 kişilik gruplardan oluşurlar, 40

ü Üyeler tek başlarına bireyler olarak değil, ekip olarak çalışır, ü Çözülecek problem ya da iyileştirilecek hususlar, çember üyelerin tarafından seçilir, ü Çember, problem çözme faaliyeti sırasında kendini yönetir, ü Rehberler, çember faaliyetlerinin genel anlamda organizasyonunu ve izlenmesini üstlenir, 41

ü Ekip üyeleri kişileri değil, düşünceleri eleştirir. Böylelikle üyeler, iletişim kurma ve karşısındakileri dinleme becerilerini geliştirir, ü Çemberler katılım tamamen gönüllülük ilkesi temelindedir. Kimse gruba katılmaya zorlanamaz, isteyen de gruptan ayrılabilir, ü Çember çalışmalarının mesai saatleri içerisinde yapılması esas olmakla birlikte mesai saatleri dışında da gerçekleştirilebilir, ü Çember üyeleri gerek duydukları zaman, diğer birimlerde çalışan personelden de yaralanabilir. 42

ü Tüm enerji ve birikimini, ortak hedefler doğrultusunda, sorumluluğu paylaşarak, belirli bir rol dağılımı çerçevesinde seferber eden bir grup insandır, ü Ekip bir insan grubudur, ama her insan grubu bir ekip değildir, ü Ekip birbirine bağlı, toplu çalışan, ortak amaca yönelmiş ve yüksek kalitede sonuçlar üreten insan topluluğudur. 43

ü Karar verir, ü Kararı uygular, ü Bilgiyi paylaşır, ü Beceri geliştirir, ü Sorun çözer, ü Kaliteyi sürekli geliştirir, ü Değişimi kolaylaştırır, ü Öğrenen örgüte katkıda bulunur. Bunları “Çoğul / Katlanan Performans” çerçevesinde gerçekleştirir. 44

ü Konulara çok yönlü yaklaşım, ü Beceri ve deneyim karması bir sinerji, ü Etkileşimli bireysel gelişim, ü Artmış antitez-sentez kapasitesi, ü Yaratıcı sorun çözme, ü Akılcı risk alma, ü Karar kalitesinin iyileştirilmesi, ü Kurumsal iletişime katkı, ü Bireysel motivasyonun tetiklenmesi. 45

Etkileme değil, ETKİLEŞİM İletim değil, İLETİŞİM Bağımlılık değil, DAYANIŞMA Seyircilik değil, PAYLAŞIM Sempati değil, EMPATİ Enerji değil, SİNERJİ Ben değil, BİZ Tekil değil, ÇOĞUL PERFORMANS 46

47

ü Çember üyelerinin önerileri, ü Yöneticilerden gelen öneriler, ü Diğer çemberlerden gelen öneriler, ü Çember üyesi olmayanlardan gelen öneriler, ü Vb. 48

KÇ’nin Çalışabileceği Konular ü ü ü ü ü Kaliteyi artırma, Süre iyileştirme, Maliyet azaltma, Proses iyileştirme, Alan iyileştirme, İş güvenliğini artırma, Ürün iyileştirme, Çevre iyileştirme, Çalışma koşullarını iyileştirme, Vb. KÇ’nin Çalışamayacağı Konular ü ü ü ü ü Ücret ve maaşlar, Yan ödeme ve pirimler, İç Hizmet Kanunu, Toplu İş Sözleşmesi, İstihdam politikaları, Disiplin ilkeleri, Beşeri ilişkiler, İşe son verme politikaları, Vb. 49

50

ü Kalitenin ü ü iyileştirilmesi ve hataların azaltılmasını sağlamak, Çalışanların motivasyonunu ve katılımını geliştirmek, Kurum içi iletişimi geliştirmek, Daha uyumlu yönetici çalışan ilişkisinin gelişimine ortam hazırlamak, Çalışanların eğitimini sağlamak, 51

ü Problemleri ü ü daha ortaya çıkmadan engelleme alışkanlığı kazandırmak, Çalışanların liderlik ve yaratıcılık yeteneklerinin gelişmesine katkıda bulunmak, İşe bağlılığı artırmak, Maliyetleri düşürmek, İş güvenliği konularında ilgiyi artırmak. 52

ü Çalışanların ü ü kişisel gelişimlerine yardım edecek bir eğitim sağlamak, Çalışanların çalışma ortamlarını ve işlerini daha anlamlı kılmalarına olanak vermek, Çalışanların hem beyin güçlerini, hem de bedensel güçlerini verimli bir şekilde kullanmalarını özendirmek, Organizasyon içinde bir ekip ruhu yaratmak, Yönetimin salt emredici rolünden başka, destekleyici bir konuma gelmesini sağlamak. 53

ü Çalışanlar ve bölümler arası işbirliği artar, ü Çalışanlarda kuruluşun sorunlarına karşı ilgi artar, ü Ürün/hizmet kalitesi gelişir, ü Devamsızlıklar azalır, 54

ü Yönetici-çalışan arasındaki ilişkiler gelişir, ü Uzun zamandır ihmal edilen ya da hiç fark edilmemiş sorunların çözüm ihtimali ortaya çıkar, ü Yeni teknolojilerin yerleştirilmesi, yeni üretim ve/veya hizmet alanlarının açılması gibi konuların çalışanlar tarafından kolay kabul edilmesi mümkün olur. 55

ü Düşünülenlerin söylenebileceği bir ortam yaratılır, ü Çok çeşitli konularda eğitim programları düzenlenir, ü KÇ içinde işbirliği yapma ve ait olma duygusu ü ü geliştirilir, Bilgi, hayal gücü, karar verme ve değerlendirme yetenekleri geliştirilir, İşlerde daha çok çeşitlilik ve zenginleştirme ortaya çıkar, Liderlikle ilgili yetenekler geliştirilir ve değerlendirilir, İş görenlere çalıştıkları bölümlerdeki faaliyetlerde etkin rol alabilme olanağı yaratır. 56

57

ü KÇ’lerine geçiş, kuruluşlarda TKY’ne giden yolun en önemli aşamalarından birisidir, ü KÇ’ri kurma girişimi bir örgüt geliştirme ve örgütsel değişim süreci olarak değerlendirilmelidir, ü İnsanın doğasından kaynaklanan değişikliğe karşı direnç faktörü göz önüne alındığında, kuruluşlarda KÇ’leri kurma faaliyetlerinin belirli bir planlama ve model ile yapılması zorunludur, ü Üst yönetim kademesinde KÇ konusunda belli bir düşüncenin olgunlaşması gereklidir. 58

Güneşi Hedefledik, Iskalasak Bile Yıldızların Arasındayız. 59

KÇ Faaliyetlerinin Planlanması Ön Hazırlık Yürütme Kurulunun Oluşturulması Rehberlerin Seçilmesi Pilot Uygulama Yapılacak Olan Bölümlerin Belirlenmesi ve İlk Uygulamalar Bilgilendirme ve Tanıtım Kampanyası Eğitim Programları Değerlendirme ve KÇ’lerinin Yaygınlaştırılması Gerekli Maddi Olanakların Sağlanması 60

61

Binlerce kilometrelik bir yolculuk bile tek bir adımla başlamak zorundadır. Lao-Tzu 62

KÇ’leri bir üretim aracı, bir donanım gibi ele alınıp hemen devreye sokulamaz. KÇ’lerine geçiş kararı alındıktan sonra, kuruluşta bu kararı uygulayabilmek için bir ekibin oluşturulması ve ön hazırlıkların titizlikle yapılması gerekir. 63

ü KÇ’lerine geçiş dönemi ile ilgili her türlü ön hazırlığı ve faaliyeti düzenleyecek ve yönlendirecek elemanları belirler, ü Kuruluşun mevcut durumunu irdeler (kalite ve verimlilik anlayışı, organizasyon yapısı ve çalışma koşulları, yönetim anlayışıi sosyal iklim, personelin niteliksel ve niceliksel bileşimi, yöneticilerin özellikleri, iş organizasyonu, kuruluşun dış çevresi, KÇ’leri ile ilgili unsurlar, vb. ), ü KÇ faaliyetlerinin nasıl yürütüleceğine dair dokümantasyon oluşturur. 64

Bir kuruluşta KÇ’leri etkinliklerinin koordinasyonundan sorumlu rehber ya da rehberler, çember uygulamalarına kesin karar verildiği zaman seçilir. Rehberler, yürütme kurulu tarafından seçilir. 65

ü KÇ’lerine geçiş kararı tüm çalışanlara çeşitli yöntemlerle duyurulmalıdır, ü Bilgilendirme kampanyası çok dikkatli ve kurum ile çalışanların ortak değerlerine seslenecek şekilde hazırlanmalıdır, ü Kavramın gönüllülük ilkesi vurgulanmalıdır, ü KÇ’leri tanıtım programı sıra ile; üst yönetimi, orta ve alt kademe yöneticileri ve çalışanları kapsayacak şekilde gerçekleştirilmelidir. 66

ü KÇ’lerine geçişte, çeşitli kademeler için bir dizi eğitim programı hazırlanmalıdır, ü Eğitimlerde teknik bilgilerin yanında psikososyal içerikli bilgiler de verilmelidir, ü Eğitimlere öncelikle üst düzey yönetimden başlanmalı, daha sonra alt kademelerin eğitimine geçilmelidir, ü Hazırlık aşamasındaki eğitim programları rehberlerin, liderlerin ve üyelerin eğitimi olmak üzere üç düzeyde gerçekleştirilmelidir. 67

Rehberlerin Eğitimi ; ü Rehberler yönetim tarafından görevlendirilir, ü Kurum dışından, KÇ’lerinin kuruluş faaliyetlerine yardımcı olan uzmanlar tarafından verilmesinde fayda vardır, ü Eğitimlerin içeriğinde; * Toplam kalite yönetimi, * Problem çözme teknikleri * Toplantı yönetimi, * Grup dinamiği, * Örnek olaylar, * Eğitim malzemeleri, * Vb. konular yer almalıdır. 68

Liderlerin Eğitimi ; ü Liderler gönüllülük ilkesi doğrultusunda ortaya çıkarlar, ü Rehberler tarafından eğitilirler, ü Eğitimlerin içeriğinde; * Toplam kalite yönetimi, * Problem çözme teknikleri, * Grup dinamiği, * Toplantı yönetimi, * Vb. konular yer almalıdır. 69

Üyelerin Eğitimi ; ü ü ü Üyeler gönüllülük ilkesi doğrultusunda ortaya çıkarlar, Eğitimlerin, rehber tarafından eğitime tabi tutulan liderler kanalıyla verilmesi esastır, Eğitimlerin içeriğinde; * Problem çözme teknikleri, * Takım çalışması için gerekli rol ve davranışlar, * Vb. konular yer almalıdır. Eğitimlerde iki farklı yöntem izlenebilir, bunlar; * Belirlenen zaman içerisinde önce eğitim almak ve çalışmalara eğitimlerin sonrasında başlamak, * Eğitim ve uygulamayı bir arada yürütmek, Üye eğitim programları teknik eğitimlerin yanı sıra, insan ilişkileri ve temel davranış kavramlarını da kapsamalıdır. 70

ü ü KÇ uygulamalarının başlatılması, insan gelişimine yapılmış uzun dönemli bir yatırım olarak düşünülmelidir, Bu yatırım çember faaliyetlerinin aksamaması için gereklidir ve şunları kapsar; * KÇ’leri toplantı süreleri, * İlgili elemanların eğitim ve bilgilendirme saatleri, * Faaliyetler esnasında yapılacak denemeler, * Hazırlanması gereken maketler ve/veya planlar, * Gerekli olabilecek araç ve/veya gereçler, * Başka birimlere işleri ile ilgili yaptırılan inceleme çalışmaları, * Toplantı odalarının düzenlenmesi ve donatılması, * Vb. hususlar. 71

72

ü Yöneticilerinin KÇ’lerine motive olması, inanması, ü Yönetici-çalışkan ilişkisinin problemsiz olması, ü Çemberlere üye olma konusunda yeterince motive olmuş, istekli ve kısa sürede eğitim ile istenilen düzeye erişebilecek kapasitede çalışanların çoğunlukta olması, ü İlk uygulamalar sonunda elde edilecek sonuçların somut bir şekilde ölçülebilmesi, ü Çemberlerin ilk çalışmalarına uygun nitelikleri içerdiği düşünülen sorunların alınması. 73

ü Çember kurulacak pilot bölümlerdeki tüm ü ü personele kısa ve öz bir şekilde bilgi verilmelidir, Çember üyesi olabilecek yeterli sayıda personel varsa çember kurulur, Çember üyeleri liderler tarafından eğitilir, Çember üyelere çemberlerine “Beyin Fırtınası” yöntemi ile bir isim belirlerler, Üzerinde çalışılacak konu belirlenir, analiz edilir ve çözümlenmeye çalışılır. 74

75

ü KÇ’leri para ve zaman gerektiren bir yatırımdır. Üst düzey yönetim bu yatırımın getirdiği ilk sonuçları dikkatle değerlendirmeli ve yatırımın etkinliğini ölçmelidir (kavramın kendi maliyetini karşıladığını kanıtlayan ölçüm bilgisi), ü Çalışanların ve yöneticilerin tutumlarındaki değişiklikler gözlenmelidir, ü Başlangıç aşamasında kurulan çember ve/veya çemberler her zaman pilot proje olarak ele alınır. Pilot proje sonuçlarına göre proje ya yaygınlaştırılır, ya da terk edilir. Bu yüzden değerlendirme işlemi çok dikkatli yapılmalıdır. 76

ü Kurumdaki yöneticilerin çoğunluğu projeyi destekleseler bile, değerlendirme aşamasında hala projeye kuşkuyla bakan yöneticiler olabilir. Bu kuşkuları silmek açısından değerlendirme sonuçları önemlidir, ü KÇ’leri sıfır hata ile kurulmaz. Çünkü, KÇ’leri ile gelen değişim sürecinin esas konusu insandır. Saptanan hatalar bu aşamada önemsiz görünseler bile, gelecek aşamalar için göz önüne alınmalıdır, ü Değerlendirme somut ve objektif verilere dayandırılmalıdır. 77

78

Yürütme Kurulu Rehber Lider Çember ve Üyeleri 79

ü ü ü ü ü KÇ’leri organizasyonunun en önemli ve merkezi organıdır, Çemberlerin uygulama esaslarını belirler, bu kapsamda hazırlana prosedürleri onaylayarak yürürlüğe koyar, Çember etkinlikleri için gerekli kaynakları sağlar, Pilot bölümleri seçer, Rehberleri seçer, Çember etkinliklerini dönemsel olarak değerlendirir, Çemberlerin kuruluşun tüm bölümlerine yayılmasına öncülük yapar, Zaman zaman çember toplantılarına katılarak destek verir, Çember sunuş toplantılarına katılır, başarıları takdir eder ve ödüllendirir, Kabul edilen çember önerilerinin en kısa zamanda uygulanmasını sağlar. 80

ü ü ü Tanıtım kampanyasında ve sıfır toplantısında aktif rol oynar, Çember çalışmalarının hazırlanan prosedüre uygun olarak yürütülmesini sağlar, Liderleri eğitir, Lider ile birlikte çemberin çalışma planını hazırlar, Çember toplantılarına katılır ve gerektiğinde lidere yardımcı olur, Gerekli kayıtların tutulmasında ve raporların hazırlanmasında lidere yardımcı olur, Çember toplantıları öncesinde ve sonrasında liderle görüşerek, liderin gelişimine katkı sağlar, Yürütme kurulunu belirlenmiş periyotlarla bilgilendirir, Bölüm yöneticilerinin desteğini alır, zaman onların da çember toplantılarına katılımını sağlar, Diğer çember rehberleri ile bilgi alış verişinde bulunur, Diğer kuruluşlardaki çember etkinliklerini takip ederek, yürütme 81 kurulu ve çemberleri bilgilendirir.

ü ü ü ü Çember toplantılarını önceden belirlenmiş gündeme göre yönetir, Çember çalışmalarının, kuruluşun amaç ve hedeflerine uygun olarak yapılmasını sağlar, Rehber ile birlikte, çemberin çalışma planını hazırlar, Çember üyelerini eğitir, gerektiğinde rehberden yardım ister, Çemberin “sorun çözme süreci adımları”na bağlı olarak çalışmasını sağlar, Tüm üyelerin çalışmalara aktif katılımını sağlar, Çember üyelerinin beceri ve yeteneklerini en iyi şekilde kullanmalarını sağlar, Toplantılarda fikir birliğini hedefler, Toplantıları zamanında bitirmeye özen gösterir, Çemberlerin kuruluşun tüm bölümlerine yayılmasına destek verir, Gerekli kayıtların tutulması ve raporların hazırlanmasını sağlar, Çember üyeleri, rehber, bölüm yöneticileri ve yürütme kurulu arasındaki koordinasyonu sağlar, Kuruluştaki diğer çember liderleriyle bilgi alış verişinde bulunur. 82

ü Bütün toplantılara (mazeretli durumlar hariç) ü ü ü katılmalıdırlar, İstatistik tekniklerin öğrenmelidirler, Toplantılara zamanında gelmelidirler, Davranış kurallarına uymalıdırlar, KÇ’leri ilkeleri çerçevesinde hareket etmelidirler, Çalışmalara yeni katılımların olmasını teşvik etmelidirler, Sorun çözümüne katkı sağlamalıdırlar. 83

ü Uzman danışmanlar, ü İletişim ağları, ü Eğitim faaliyetleri, ü Politika ve prosedürler, ü Çemberler arası ilişkiler, ü Gazete ve Dergiler, ü Bütçeler, ü Vb. . . . 84

85

Çember Üyeleri Destek Bölümler Çözülecek Sorunların Tanımlanması Yönetim Diğer Çemberler Temel Bölümler Diğer Ekipler İncelenecek Sorunun Seçimi 1 Hayır Çember Üyeleri Sorunun Analizi Çember Üyeleri, Gerektiğinde Uzmanlar Çözüm Önerme Çember Üyeleri Ortaya Konan Çözümler Önemli Değişiklikler, Yeni Yatırımlar Gerektiriyor Mu? Evet 2 86

Evet 1 Hayır 2 Çözüm İnceleme Yönetim Çözümü Kabul Etme Yönetim Çözümü Uygulama Çember Üyeleri, Uzmanlar Sonuçları Değerlendirme Çember Üyeleri 87

ü KÇ’leri sorunları seçerken kurumun gelişmesine katkıda bulunma, kalite konusunda belirlenen hedeflere hizmet etme gibi kriterleri göz önünde bulundurmalıdırlar, ü Çember üyeleri, kuruluşun farkında olduğu ve belki senelerdir çözmek için uğraştığı büyük sorunların tanımlanması ile ilgilenmemelidirler, ü Sorunları çember üyeleri ortaya koyarlar, ama gene de mümkün olduğu kadar çeşitli fikirleri (yöneticiler, diğer çalışanlar, vb. ) değerlendirmelidirler, ü Sorunların tanımlanmasında hem zaman hem de maliyet açısından en etkili yöntem olan “beyin fırtınası” kullanılmalıdır. 88

ü ü ü Beyin fırtınası yapılarak üretilen tüm fikirler listelenir, Fikirler listelenirken şunlara dikkat edilmelidir, * Üyelerin disiplin, hüner ve yeteneklerini yansıtması, * Üyelerin kendi işleri ile ilgili olması, * Başarı olasılığına sahip olması, Öne sürülen problemlerin olası başarısı “çözüm kolaylığı”, “değişime direnç”, “çözüm için gerekli olan zaman”, “kalite ve verimliliği geliştirme potansiyeli” kriterlere göre değerlendirilmelidir, Listelenen sorunlar, üyeler tarafından gözden geçirilmeli ve bir sıralama yapılmalıdır, En önemli görülen sorun herkesin anlayabileceği şekilde açıkça tanımlandıktan sonra konu üzerinde çalışmalara başlanmalıdır. 89

ü Sorun analizinin çember üyeleri tarafından gerçekleştirilmesi onlar için yeni bir deneyimdir, ü Bir sorunun analizinde ilk aşama; çemberin, projenin amaçlarının anlamlı bölümlere ayrıldığı ve çember üyelerine sorumlulukların dağıtıldığı bir program ya da eylem planının geliştirilmesidir (5 N - 1 K), ü İyi bir plan şunları içerir, * Çözüm önerisinin hazırlanması, * Uygulama için yapılacak eylemler, * Her eylemin tamamlanması için gerekli süre, * Her eylemden sorumlu olan kişinin tanımlanması, * Başarı kriterlerinin tespiti, 90

ü Plan üzerinde görüş birliğine ulaşıldıktan sonra, yönetimin desteğini almak açısından planın yönetime onaylatılmasında büyük yarar vardır, ü Problemi oluşturan alt nedenleri bulup, bunlar arasındaki ilişkileri göstermek amacıyla “neden -sonuç diyagramı”ndan yaralanılır, ü Üretilen fikirlerin doğrulanması “veri toplama” ve “pareto analizi” yöntemleri kullanılarak gerçekleştirilir. 91

Y Ö N T E M Önerilen Çözüm Uygun Değil İse Yeni Bir Sorun Arama Sorunları Belirleme, Birini Seçme Sorunun Nedenlerini Araştırma ve Analiz Etme Çözüm Arama ve Seçme Seçilen Çözümü Deneme ve İnceleme Yönetime Sunma A R A Ç L A R Beyin Fırtınası Çoklu Oylama 5 N 1 K Nominal Grup Tekniği Pareto Analizi Beyin Fırtınası Çoklu Oylama Neden-Sonuç Diyagramı 5 N 1 K Pareto Analizi Tablolar Beyin Fırtınası Pareto Analizi 5 N 1 K Tablolar Pareto Analizi Tablolar Teknik Danışmanlar Soru Listesi Yönetime Sunuş Teknikleri 92

ü Çember üyeleri, analiz edilmiş problemin çözüm yollarının ü ü araştırılmasını beyin fırtınası, çoklu oylama ya da nominal grup tekniği yöntemlerini kullanarak yaparlar, Uzman fikirlerine ihtiyaç varsa içerden ve/veya dışardan uzman görüşlerine başvurabilirler, Uygulanabilirliği en yüksek ve en gerçekçi çözüm yolunun seçilmesi için kriterler sayısal veriler yardımı ile kararlaştırılarak en iyi çözüm önerisi üzerinde durulur, Çözüm önerisinin test edilmesinden sonra seçilen çözümün sonuçları olumsuz ya da bir yarar sağlamayacak kadar nötr ise problemin çözüm aşamaları tekrar gözden geçirilir. Çözüm sonuçları olumlu ise, çember üyeleri sorunla ilgili olarak amaca ulaşmış demektir. 93

ü ü ü ü ü Seçilen ve test edilen çözüm önerisi uygulanabilmesi için yönetim tarafından onaylanmalıdır, Çözüm önerisinin yönetime tanıtılması bir sunuş toplantısı ile gerçekleştirilir, Çember üyeleri tarafından bizzat gerçekleştirilir, Sunuş sırasında üyelerin her biri değişik fonksiyonlar üstlenir ve kendi hazırladıkları grafik ve şemaları kullanırlar, Çember üyelerinin yaptıklarını yönetime iletmeleri için güçlü ve heyecan verici bir yoldur, Çemberlerin onurlandırılması için bir ortam oluşturur, İletişimi artırır, Çözümün uygulanabilir ve kabul edilebilir olması durumunda çember ödüllendirilir, Çember yeni bir sorun bulup, çözüm üretmek üzere çalışmaya devam eder. 94

ü Çember başarılarının sergilenmesi, ü Önerilerin onayının alınması, ü Çemberlerin çalışmalarının tanıtılması, ü Çember uygulama programının onayının alınması, ü Yönetimin güveninin kazanılması, ü Tekniklerin pekiştirilmesi, ü Yönetimin geleceğe dönük işbirliğinin kazanılması. 95

ü Her bir sunuşun “Yürütme Kurulu”na yapılmasına gerek yoktur, bazen çemberlerin bağlı olduğu üst yöneticiye yapılması da yeterli olabilir, ü Önerilerin uygulanmasına yönelik kararlar çoğunlukla sunuşun yapıldığı toplantıda alınır, ü Eğer yönetici bazı konularda inceleme yapılmasına gerek duyarsa, konu ile ilgili kişilere bu görevi verebilir, ya da çembere öneri olarak geri bildirimde bulunabilir, ü Kabul edilen önerilerin uygulanması için gerekli girişimler başlatılır. 96

ü Kabul edilen önerilerin uygulanması yetkililerce bir süre izlenir ve alınan sonuçlar çember önerileri ile birlikte sundukları verilerle karşılaştırılır, ü Belli bir süre sonra, uygulamadan alınan sonuçlar değerlendirilir, ü Değerlendirmeler olumlu ise, uygulama gerçekleştirilmesi olanaklı tüm alanlarda yaygınlaştırılır, ü Alınan bu karardan etkilenecek bütün bölüm yetkilileri ve çalışanlar karardan haberdar edilir. 97

ü Çember çalışmalarının olumsuz etkilenmemesi için mutlaka gerekçeleri açık ve net bir şekilde belirtilmelidir, ü Reddetme, çoğunlukla maliyet gerekçesine ya da önerilen çözümün organizasyon içinde yaratacağı etkilere dayalıdır. 98

99

ü KÇ ü ü programının başarılı olması, kavramın felsefesine en uygun koşullarda ve en iyi şekilde yapılandırılmasına bağlıdır, KÇ’leri yönetsel felsefenin (inançların ve varsayımların) bir bölümünü yansıtır, KÇ’leri iyi bir şekilde yönetilirse, karşılan tüm zorluklara karşın, yayılmasını sürdürür, Yönetim, KÇ’leri uygulamasını “işi bitince atılacak bir araç” olarak değerlendirilirse, başarı şansı düşer, KÇ’lerinde süreklilik esastır. 100

ü KÇ’leri uygulamasının başarısızlık nedenlerinin başında, organizasyon kültürünün KÇ’leri anlayışına uygun olmaması gelmektedir, ü Bir kuruluşun başarısı, o kuruluşta çalışanların aşağıda verilen davranışları sergilemeleri ile ilişkilidir; * Çalışanların kuruluşta kalma isteği, * Çalışanların görevlerini yerine getirmeleri, * Çalışanların işlerini geliştirmeleri ve ilerleme sağlamaları, * Bütün bunlarla ilgili işbirliği ve bütünlük göstermeleri. 101

SINIRLI YAYGIN DIŞSAL İÇSEL SINIRLI TEK YÖNLÜ AÇIK ÇOK YÖNLÜ BİREYE YÖNELİK REKABETÇİ BÜTÜNE YÖNELİK İŞBİRLİKÇİ 102

ü KÇ’lerinin çalışanlara (soyut) ve kuruluşa (somut) yönelik olmak üzere iki amacı vardır, ü Kısa dönemde sonuç elde etmek düşüncesiyle sadece kuruluşa yönelik somut amaçlara öncelik verilirse, beklenen başarı gerçekleşmeyebilir, ü Çalışana yönelik ve uzun sürede kuruluş için dolaylı bir biçimde yarar sağlayacak olan soyut amaçlara önem verildiğinde, daha olumlu sonuçlar alınmaktadır, ü Yöneticiler çember uygulamalarından kısa dönemde sonuç beklememeli, uzun süreli bir yatırım olarak görmelidirler. 103

İnsan kaynakları diğer kaynaklardan (makine, malzeme, alt yapı vb. ) farklı olarak kendi iç dinamiklerine sahiptir. Sürekli değişkenlik arz eder. İç ve dış dünya ile ilişki içerisindedir, onlardan etkilenir ve onları etkilemeye çalışır. Bir yöneticinin KÇ’leri uygulamasında üzerine düşen görevlerin büyük çoğunluğu insan kaynakları ile ilgili bilgilerden yola çıkarak oluşturulmuştur. 104

Kuruluşlar çoğunlukla gerçek anlamda bilgilenmeden, eldeki bilgileri tartışmadan KÇ’lerini uygulamaya karar verirler. Böyle bir durumda; ü KÇ’lerinin amaçları anlaşılmaz, ü KÇ’lerinin özüne sadık kalınmaz. 105

KÇ programına başlangıç için doğru ve yanlış zaman söz konusudur. Yönetimin ilgisi büyük bir mali problem üzerine yoğunlaşmışsa, organizasyon ani bir değişim içerisindeyse, yönetim ile çalışanlar arasında problemler yaşanıyorsa zamanlama yanlış olacaktır. KÇ’lerinin başarısı geçiş zamanlarının istikrarlı ve sakin bir ortama rastlatılmasına bağlıdır. 106

Kuruluşların büyük çoğunluğu KÇ’leri ile ilgili hedef, planlama ve kontrol sistemleri oluşturmamışlardır. Halbuki KÇ’leri, gerçek anlamda bir “iş”tir. Başarısızlık ortaya çıktığında, yöneticiler kendilerinin başka işlerle meşgul olduklarını söylerler. İlk ve orta kademe yöneticiler çember faaliyetlerine aktif bir üye ya da önder olarak katılma durumundadırlar. 107

ü KÇ’leri gerek kuruluş, gerekse işleyiş aşamasında yönetimin desteğine ve önemsemesine açık bir şekilde ihtiyaç duyar, ü Değişim süreci uzun zaman alır, ü Yönetim, yönetici davranışlarında değişim gerekliliğini kavramalıdır, ü Yöneticiler değişimi gerçekleştirecek bilgi ve isteğe sahip olmalı, bu isteği gerçekleştirecek plan, program ve izleme stratejileri oluşturmalıdır. 108

ü Yeterince motive edilmiş ve yetişmiş olmalıdırlar, ü Çember çalışmaları başlatılmadan önce çalışanların eğitim düzeyleri, yetenekleri ve kişilikleri araştırılmalıdır, ü Çember çalışmalarının başarılı olabilmesi için çalışanlarda bulunması gereken özellikler; * Kuruluşa bağlılık, * Kuruluş için fedakarlık yapma isteği, * Sorumluluk üstlenme eğilimi, * Güçlü bir dayanışma duygusu, * Kararlara katılma inisiyatifine sahip olma isteği, * Üretkenlik, maddi tatmin ve motivasyon. 109

ü KÇ’leri; ekonominin dengeli ve istikrarlı bir büyüme ortamı içinde ve iş gücü devrinin düşük olduğu ekonomik ortamlarda daha başarılı olmaktadır, ü Süreklilik önemlidir ve kuruluşlar, olumlu ekonomik ortamlarda bu işe insan gücü ve sermaye ayırmaya isteklidirler, ü Kuruluşlardaki yüksek iş gücü devri takım çalışmasını olumsuz yönde etkilemektedir, ü Yönetim değişiklikleri KÇ’lerinin geleceğini ve başarısını etkilemektedir. 110

ü Yönetime sunuşlar, ü Kuruluşun faaliyet raporlarında yer verme, ü Dergi vb. yayınlarda söz edilme, ü Duyuru panolarına asılan fotoğraflar, ü Sertifika verme, ü Kupa, şilt, yaka iğnesi, anahtarlık, vb. dağıtımı, ü Diğer çember çalışmalarını ziyaret etme, ü Çemberlerin diğerleri tarafından ziyaret edilmesi, ü Kurum içi veya dışı seminer ve/veya konferanslara katılmaya izin verilmesi. 111

ü KÇ’lerinin ana amacı; çalışanların moralini yükseltmek değildir, sadece yararlarından biridir, ü KÇ’lerinin başlangıç noktası ve temel amacı insana geliştirilmesidir, saygı anlayışının ü Yönetim KÇ’lerini her derde deva olarak görmemelidir. 112

113

Araştırmanın yapılması, * Dergi ve gazeteler * Kitaplar * Konferanslar – seminerler * Ziyaretler * Diğer kuruluşlardaki uygulamalar ve yazılı materyaller * Diğer kuruluşlardaki rehberlerle görüşmeler ü Raporun hazırlanması, * Raporda yönetim dili kullanılmalıdır, * Raporda uygulama avantajları üzerinde durulmalıdır, * Rapor bir öneri formunda olmalıdır, ü Satış, * Değişime olan direnç, * Yönetimin katılımcılığı, * Kuluçka dönemi, * Farklılığın vurgulanması, * Coşkunluk. ü 114

115

Deniz Yıldızının Öyküsü Bir adam okyanus sahilinde yürüyüş yaparken, denize telaşla bir şeyler atan birine rastlar. Biraz daha yaklaşınca bu kişinin, sahile vurmuş deniz yıldızlarını denize attığını fark eder ve “Niçin bu deniz yıldızlarını denize atıyorsunuz? diye sorar. Topladıklarını hızla denize atmaya devam eden kişi, “Yaşamaları için” yanıtını verince, adam şaşkınlıkla “İyi ama burada binlerce deniz yıldızı var. Hepsini atmanıza imkan yok. Sizin bunları denize atmanız neyi fark ettirecek? der. Yerden bir deniz yıldızı daha alıp denize atan kişi, “Bak onun için çok şey fark etti” karşılığını verir. 116

ü ü ü ü ü Alışkanlıklardan vazgeçememe, Bilinmeyen korkusu, Değişimin etkisi konusunda yönetimin objektif olmayacağı düşüncesi, Değişim konusunda hiçbir eğitimin ve deneyimin olmaması, Pasif duruma düşme endişesi, Çıkarların ve bireysel amacın yok olması, Değişim için haklı bir neden görülmemesi, Değişim için kişisel bir anlaşmanın olmadığı ve bu yüzden kişiyi ilgilendirmeyeceği duygusu, Başarısızlıklardan sorumlu tutulma korkusu, Sadece kişisel çıkarların gözetilmesi. 117

118

119

ü Devamsızlık, ü Verimlilik, ü Tasarruflar, ü Eksiklikler, ü İş gücü devir oranı, ü Müşteri tatmin oranı, ü İş güvenliği performansı, ü Müşteri şikayetleri, ü Program çıktıları, ü Fire oranları, ü Bireysel çıktılar, ü Boşa geçen zamanlar, ü Sorunlar, ü Üretim/hizmet miktarı, ü Kazanç oranları, ü Üretim miktarı, ü Kusur oranları, ü Grubun istek ve heyecanı, ü Yeniden yapılan işlem ü Çalışan memnuniyet oranı, maliyeti, ü Yönetime yapılan sunuş kalitesi. 120

121

ü ü ü ü ü Çember toplantılarına hangi sıklıkla katılıyorsunuz? KÇ faaliyetlerine normal çalışmanın dışında ne kadar zaman harcıyorsunuz? KÇ faaliyetlerine katılmanız işinize olan bakışınızda herhangi bir değişikliğe yol açtı mı? KÇ, iş arkadaşlarınızla olan ilişkilerinizi etkiledi mi? KÇ çalışmalarına katılmanız iş birliği kurduğunuz kuruluşlardaki personelle olan ilişkilerinizi etkiledi mi? KÇ’leri, çalışma grubunuzun verimliliğini etkiledi mi? Yönetime sunuş yaptığınız esnadaki duygularınızı nasıl açıklarsınız? KÇ çalışmalarınızın maliyeti, elde edilen iyileştirmelere değiyor mu? KÇ çalışmaları sürdürülmeli ve organizasyon geneline yaygınlaştırılmalı mı? 122

123

SORUN BELİRLEME SORUN ANALİZİ Histoğram Akış Diyagramı İşaret Tablosu Pareto Analizi Dağılım Diyag. Beyin Fırtınası Neden Sonuç Diyagramı Kontrol Şeması Nominal Grup Tekniği Kuvvet Alanı Analizi 124

Bir TKY uygulamasında kuruluş çapında sürekli iyileştirme sürecini desteklemek ve geliştirmek için bazı kalite yönetim araçlarını ve tekniklerini kullanmak gerekir. Fakat sadece bu yöntem ve teknikleri uygulayıp sonra da sonuçların iyileşmesini beklemek doğru değildir. Bu yöntem ve teknikler TKY uygulamasını destekleyecektir, ancak tek başlarına başarı için bir reçete değildir. Bunlar TKY’deki takım çalışması, çalışanların katılımı ve ölçme gibi bazı temel kavramların yerleşmesine yardımcı olacaktır. 125

126

Yeniden işleme ve muayeneyi ortadan kaldırmak, ancak işimizi ilk defada doğru yapmamızı engelleyen problemleri gidermekle mümkündür. Problem çözmede doğru yaklaşım, problemi doğuran kök nedenlerin saptanması ve bu kök nedenleri ortadan kaldıracak doğru çözümlerin uygulanmasıdır. 127

Problem çözmeyi sağlamada önemli unsurlardan bir tanesi sistematik yaklaşımdır. ü ü ü Öncelikle problemin çok iyi anlaşılması ve tanımlanması gerekir. Problemin ortaya çıktığı yer, zaman, yol açtığı kayıplar, etkileşim içinde bulunduğu süreçler gibi tüm bilgiler ortaya konmalıdır. Problem net bir şekilde tanımlandıktan sonra, problemin analiz aşaması gelir. Bu aşamada problemi doğuran tüm nedenler belirlenmeli, bunlar içinden en fazla etkisi olan kök nedenler saptanmalı ve etkileri doğrulanmalıdır. Kök nedenler sağlandıktan sonra, bunları ortadan kaldıracak çözümlerin belirlenmesi aşaması gelir. Bu aşamada çözüm alternatifleri üretilmeli ve bunlar içinden problemi tüm boyutlarıyla ortadan kaldıracak çözüm seçilmelidir. Uygulanacak çözümlerin etkinliği doğrulanmalı ve problemin bir daha çıkmasını önleyecek şekilde standartlaştırma çalışmaları gerçekleştirilmelidir. 128

Problem çözmede diğer önemli bir unsur da verilerdir. Herhangi bir problemi, onu doğuran etkenleri ölçülebilir verilerle ortaya koymadan anlama ve çözme imkanı yoktur. Veriler olmadan problemi çözmeye çalışmak tesadüfi sonuçlar doğurmaktan veya işi şansa bırakmaktan öteye gitmeyecektir. 129

Problem çözümünde üçüncü önemli unsur ise kullanılan tekniklerdir. Problemin niteliği ve boyutuna göre farklı teknikler ve yöntemler kullanılmaktadır. 130

Bir gruba en kısa zamanda mümkün olan en çok sayıda fikrin yaratılmasında yardımcı olmak için kullanılan bir tekniktir. 131

ü ü ü ü Toplantılarda düzeni sağlamak, Herkese eşit fırsat vererek, yararlı ve yaratıcı fikirlerin oluşmasını sağlamak, Zamanı en verimli biçimde kullanmak, Grubun ortak sorunlarını ortaya çıkarmak, Sorunlara ilişkin olarak hangi verilerin toplanacağına karar vermek, Sorunu ortadan kaldırmaya yarayacak önerileri oluşturmak ve uygulanmasına karar vermek, Yeni bir uygulamada, çıkabilecek olası sorunları önceden belirlemektir. 132

YAPISAL SIRAYLA FİKİR SÖYLENİR YAPISAL OLMAYAN RASTGELE FİKİR SÖYLENİR 133

ü ü ü Ortaya atılan fikirler eleştirilmemelidir, Her fikir herkes tarafından kolayca görülebilecek şekilde yazılmalıdır. Böylece yanlış anlaşılmalar ve aynı fikrin yeniden düşünülmesi önlenmiş olacaktır, Beyin fırtınası yapılan konuda herkes aynı fikirde olmalıdır, Fikirler söylendiği gibi ve kesintisiz yazılmalıdır, Beyin fırtınası çabuk bitirilmelidir. Her konu ile ilgili olarak, 10 -15 dakikalık çalışma beyin fırtınası için yeterli bir zamandır. 134

135

Üzerinde Fikir Üretilecek Sorun ve/veya İyileştirmeye Açık Alanı Net Bir Şekilde Tarif Edin 1 3 Soruna Sebep Olduğunu Düşündüğünüz Nedenleri Sıralayınız 2 Neden – Sonuç (Balık Kılçığı) Diyagramını Oluşturunuz En önemli nedeni çoklu oylama metodunu kullanarak belirleyin ve grup düşüncesi olarak ortaya koyun. 136

Problemi seçme aşamasında grup elemanlarının eşit söz hakkına sahip olmalarını sağlamak için kullanılan diğer bir yöntemdir. 137

1 nci Grup Üyesi 2 nci Grup Üyesi 3 ncü Grup Üyesi 4 ncü Grup Üyesi 5 nci Grup Üyesi 6 ncı Grup Üyesi 7 nci Grup Üyesi Toplam Puan A 2 5 2 4 1 2 2 18 B 1 4 5 5 5 30 C 4 1 3 3 4 4 4 23 5 2 1 1 13 3 3 4 2 3 3 3 21 Sorun D E 138

ü ü ü İki ya da daha çok potansiyel çözümü bir öncelik sırasına sokabilmek için, her çözümün maliyetlerini ve faydalarını karşılaştırır, Yöneticiler için harcamaların gerekliliğini gösteren bir çalışmadır, Uygulama esnasında gerçekleşen bir defalık maliyetler; satın alma, bir ekipmanın kurulması, ilk eğitim, vb. Doğru biçimde ölçülebilen maliyet ve faydalara görünür maliyet ve görünür fayda denir (Ör. : Araba bakımı), Gizli maliyet ve faydalar her zaman açık değildir (Ör. : Lastiklerin yenilenmesiyle 139

ü Makine – ekipman seçimi, ü Hammadde seçimi, ü Malzeme satın alma, ü Dağıtım kanalı tercihleri, ü Kiralama ve satın alma tercihi, ü Maliyet düşürme projelerinin karşılaştırılması, ü Kalite geliştirme projelerinin karşılaştırılması. 140

Uygulamalar esnasında ortaya çıkabilecek olumlu ve olumsuz faktörleri önceden belirleyerek önlem alabilmek amacıyla kullanılan bir yöntemdir. 141

ü Sorun ve çözümü belirleyin, ü Çözümü destekleyici ve engelleyici kuvvetleri saptayın, ü Listelenen her kuvvet için önemine göre 10 ile 1 arasında bir puan verin, ü En önemli destekleyici ve engelleyici kuvvetleri saptayın, ü Önce gücü arttırabilecek destekleyici kuvvetleri sonra engelleyici kuvvetleri inceleyin, ü Başarıya ulaşmak için yapılması gerekenlere karar verin ve sıralayın, ü Kararlarınızı hazırladığınız plana göre uygulamaya geçirin. 142

ü İnsanların olayın tüm yönlerini görmesini ve dolayısı ile yaratıcı düşünmesini sağlar, ü Olumlu ve olumsuz konularda insanları fikir birliğine teşvik eder, ü Başlamak bitirmenin yarısıdır. Kuvvet alanı analizi hareket için başlangıç noktasını sağlar. 143

144

Üzerinde Fikir Üretilecek Sorun ve/veya İyileştirmeye Açık Alanı Net Bir Şekilde Tarif Edin Destekleyici Kuvvet Faktörü 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Engelleyici Kuvvet Faktörü 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Destekleyici/Engelleyici Unsurlar 145

Sapmaların ortaya çıkabilmesi için bir ürün ya da hizmetin izlediği, varolan ve ideal olabilecek yolun açıklanmasına ihtiyaç duyulduğunda kullanılır. Başla Akış diyagramı, bir sürecin geçirdiği tüm adımları gösteren şematik ifadedir. Akış diyagramı, bir sürecin mükemmel şekilde dokümantasyonunu sağlayan ve süreç içindeki değişik adımların birbiriyle olan ilişkilerini ortaya koyan yararlı bir araçtır. Sürecin Adımları Karar Bitir 146

Basit olarak, “bazı olaylar ne sıklıkta meydana geliyor? ” sorusuna cevap vermek için kullanılan, anlaşılması basit bir tablodur. Fikirlerin olgulara çevrilmesi sürecini başlatır. Arıza Cinsi Driver Power Amplifier Osilatör Doubler (VHF) Quadrupler (UHF) Regülatör Kartı Diğer GENEL Arıza Sıklığı xxxxxı xxx xx xxxxxxxxx xxı xx TOPLAM Not : 2000 -2001 yıllarında arızalanan 85 adet AN-GRT/21 -22 Verici Cihazı için Toplam 21 9 6 4 41 4 85 147

İncelemeye alınan tüm olaylar, sonuca etkisi bakımından aynı şiddette değildir. Pareto diyagramı olayların ve elde edilen bulguların göreli önemini belirlemek amacıyla oluşturulan dikey çubuk grafiğinin özel biçimidir. Her zaman en uzun çubuk üzerinde çalışmak daha fazla kazanç sağlar. 148

Özel bir problem ya da koşulun muhtemel nedenlerini belirlemek, keşfetmek ve göstermek ihtiyacı duyulduğunda kullanılır. Sonuç ya da problem, diyagramın sağ yanına ve ana nedenler ise diyagramın sol yanına yazılarak alt nedenlerle diyagram dallandırılır. Her sonuç için muhtemel birkaç ana neden kategorisi vardır. Ana nedenler; İnsan, Makina, Metot, Çevre, Malzeme, Yöntem, Politika, Prosedür, vb. olabilir. Malzeme Karta Yakın Montaj Omaj Değer Değişikliği Aşırı Akım Cihaz İnsan Kullanıcı Hatası Muadil Malzeme Voltaj Değişiklikleri Eğitim Hava Şartları Yöntem Regülatör Kartında Oluşan Yanma Montaj Hatası 149

Sıklık (Adet) Verileri sınıflandırmak ve dağılımını çubuk grafikleri ile göstermek gerektiğinde kullanılır. 35 Pareto diyagramında bir ürünün çeşitli özellikleri çubuk grafikleri ile gösterilerek mukayese edilirken, histogramda ürünün sadece bir özelliğinin sayısal olarak dağılımının sıklığı gösterilir. İlgilen özellik ölçülebilir olmalıdır. 31 30 27 23 25 20 16 15 12 9 10 5 2 1 0 0 9, 1 4 9, 3 9, 5 9, 7 9, 9 10, 1 10, 3 10, 5 10, 7 10, 9 Kalınlık (cm) 150

Bir sürecin istatistiksel olarak kontrol altında olup olmadığını belirlemek için; süreçte meydana gelen sapmaların ne kadarının gelişigüzel değişimlerden ve ne kadarının belirli olaylardan ve/veya bireysel eylemlerden dolayı meydana geldiğini tespit etmek amacıyla kullanılır. Ölçüm, Hata Sayısı, Nabız Artışı, vb. Üst Kontrol Sınırı (ÜKS) Ortalama (Merkez Çizgisi) Alt Kontrol Sınırı (AKS) Birim Zaman 151

Herhangi bir değişken ile diğeri arasındaki ilişkiyi incelemek amacıyla kullanılır. Bu maksatla değişkenlerden biri değiştirilerek diğerindeki değişim gözlemlenir. Değişken 2 * * * * * * * * Dağılım diyagramı, bir değişkenin diğerine neden olduğunu ya da olmadığını ispatlamaz. Ancak bir ilişkinin var olup olmadığını ve bu ilişkinin kuvvetini açığa çıkarır. Değişken 1 152

153

ü ü Bir süreçteki değişkenliği ortadan kaldırmak, üretimde kalite iyileştirmenin en iyi yollarından biridir, İPK, istatistiksel yöntemler kullanarak süreçlerdeki değişkenlikleri ölçme ve analiz etme aracıdır, İPK’nın batılı bir kalite yönetim aracı olarak yaygın bir şekilde kullanımı 1980’li yıllarda başlamasına rağmen, ilk olarak 1920’li yılların ikinci yarısında Dr. SHEWHART tarafından geliştirilmiştir. DEMING’in öğretilerinden sonra Japonların büyük başarılar elde etmelerine neden olan etkenlerden biri olmuştur. ü ü İPK süreçlerin istatistiksel olarak kontrol altında tutulması ve süreçlerin iyileştirilmesi için etkin önlemlerin alınmasını sağlar, İPK’da kullanılan temel araç Kontrol Grafiğidir. 154

Veri Sayılabilen (Niteliksel) Her Örnekteki / Birimdeki Hata Sayısı Ölçülebilen (Niceliksel) Hatalı Birim Ya Da Ürün Sayısı Sabit Örnek/ Birim Sayısı Değişken Örnek/ Birim Sayısı C Şeması U Şeması P Şeması Sabit Örnek/ Birim Sayısı NP Şeması Sabit Örnek/ Birim Sayısı X/R Şeması 155

156

YABAN KAZLARI KANATLARINI ÇIRPTIKÇA ARKALARINDAN GELEN KAZIN YUKARIYA ÇIKMASINI KOLAYLAŞTIRAN BİR HAVA AKIMI YARATIRLAR. BUNUN İÇİN “V” ŞEKLİNDE UÇARLAR. BU YÖNTEM SAYESİNDE TÜM SÜRÜ HER BİR YABAN KAZININ TEK BAŞINA UÇABİLECEĞİ MAKSİMUM MESAFEDEN % 70 DAHA FAZLA UÇABİLMEKTEDİR. 157

ORTAK AMACA İNANAN İNSANLAR GRUP HALİNDE TEK BAŞLARINA GİDEBİLECEKLERİ YERE TAKIM HALİNDE DAHA ÇABUK VE AZ ZAHMETLE GİDEBİLİRLER. TAKIMLAR DAHA VERİMLİ ÇALIŞIR. 158

BİR YABAN KAZI ; TEK BAŞINA UÇMAYA BAŞLADIĞINDA VEYA UÇUŞ DÜZENİNİ BOZDUĞUNDA, ÖNDEKİ KAZIN KENDİSİNE SAĞLADIĞI KALDIRMA GÜCÜNDEN MAHRUM OLUR VE ZORLANMAYA BAŞLAR. BU NEDENLE HEMEN GERİ DÖNER VE UÇUŞ DÜZENİNİ TEKRAR SAĞLAR. 159

ORGANİZASYONLARIN YAPILARI İNSANLARIN ETKİLİ ÇALIŞMALARINA NEDEN OLUR. ORGANİZASYON ÇALIŞMA ŞEKİLLERİNİN TAKİP EDİLMESİ, İTAAT, DİSİPLİN VE ETKİNLİK YARATIR. 160

EĞER ÖNDEKİ YABAN KAZI YORULURSA EN ARKAYA GEÇER VE ÖNDEKİ KAZIN YERİNE BİR DİĞERİ GÖREV ALIR. HERKES KENDİSİNİ GÖREV İÇİN HAZIR OLARAK BULUNDURMALIDIR. ORGANİZASYON İÇİNDEKİ HER BİREY, AĞIR GÖREVLERİ ÜSTLENMEK İÇİN HAZIR OLMALIDIR. KAZLARDA OLDUĞU GİBİ, İNSANLARDA BİRBİRLERİNİN YETENEKLERİNE, KAPASİTELERİNE YA DA KAYNAKLARINA BAĞIMLIDIRLAR. 161

YABAN KAZLARI, UÇUŞ YAPISINI KORUMAK, DİĞERLERİNİ MOTİVE ETMEK VE SÜRATLERİNİ DEVAM ETTİRMEK İÇİN SÜREKLİ BAĞIRIRLAR. TAKIM İÇİNDEKİ İLİŞKİLERİMİZ VE İLETİŞİM DİĞERLERİNİ MOTİVE ETMELİDİR. 162

YABAN KAZLARINDAN BİR TANESİ YARALANDIĞINDA YA DA UÇAMAYACAK ŞEKİLDE HASTALANDIĞINDA, REFAKATÇİ KAZLARIN YARDIMIYLA EMNİYETLİ BİR YERE GÖTÜRÜLÜR VE ÖLENE YA DA UÇAMAYACAĞI KESİNLEŞENE KADAR BAŞINDA BEKLENİLİR. REFAKATÇİ KAZLAR DAHA SONRA GRUBA TEKRAR YETİŞİRLER YA DA BAŞKA BİR GRUP BEKLERLER. 163

EĞER YABAN KAZLARI KADAR DUYARLIYSAK ZOR ZAMANLARDA TAKIMDAKİ DİĞER ELEMANLARA YARDIM ETMELİYİZ. 164

165

Soru 1 Hangi Davranışlara İhtiyaç Duyulmaktadır ? Soru 2 Bu Davranışları Ortaya Çıkarabilmek İçin Hangi Yönetsel Stratejileri Benimsemeliyiz ? Soru 3 Bu Stratejileri Hayata Geçirebilmek İçin Hangi Gündelik Davranışları ve Araçları Yürürlüğe Koymalıyız ? 166

üÇalışanların işletmede kalma isteği, üÇalışanların kendilerine verilen işi gereği gibi yerine getirmeleri, üÇalışanların işin daha iyi yapılmasına katkıda bulunacak düşünceleri ortaya koymaları, üÇalışanların diğer çalışanlarla ve yönetimle uyum ve işbirliği içinde çalışmaları. 167

Bir Sistemi Yeteneklerin Değerlendirilmesine Değil, Yok Edilmesine; Ödüllendirilmesine Değil, Ceza Üzerine Kurarsanız, Umutları Kaybolmuş, Yetenekleri Törpülenmiş, Mesailerinin Dolmasını Bekleyen, Kendini Futbol – Hisse Senedi – At Yarışı’ndan Birisine Kaptırmış İnsan Toplulukları Yaratırsınız. 168

üYetki ve sorumlulukların dağılımı, üKontrol sistemi, üİletişim sistemi, üÖdüllendirme sistemi. 169

Kalite Çemberleri bu aracın adıdır 170

Sonuçta ; üKendisini daha fazla kontrol edecek olan, üDaha fazla yetki üstlenmesi beklenen, üDaha fazla fikir üretmesi istenen, onlar; peki onlar bunu niçin istesinler ? 171

Genelde bu soruya Çalışanlar Para İster gibi oldukça kestirme cevap verilir 172

Gerçekler Güneşe Benzer, Doğrudur. Gözlerimizi Yaralar Korkusu İle Çoğu Kez Bakamayız. 173

Yönetimin temel sorumluluğu sistemi geliştirmektir. Ancak bunu başarmak için gayretini ve vaktini büyük ölçüde insan öğesine ayırmalıdır. Sözü edilen insan öğesinin; sistemi geliştirmek için, yani yeni ürünler, prosesler ve yöntemler meydana getirmek için yüksek MOTİVASYONA sahip olması gerekir. Motivasyon denince insanın aklına ödül ve takdir, ödül ve takdir denince de maddi ödüller gelmektedir. Oysa insanın motivasyonunu sağlayan paradan başka önemli etkenler de vardır. Bunlar; ü BAŞARI ihtiyacı, ü GÜÇ SAHİBİ olma ihtiyacı, ü Büyük bir topluluğa AİT OLMA ihtiyacı. 174

İngiliz Kanunları Kötülüğü Cezalandırır, Çin Kanunları İse Daha Fazlasını Yapar; Erdemi Ödüllendirir. Gold SMITH 175

ü ü ü Müşteri/kullanıcı öncelikli bir konunun tespiti ve çözümü, Önemli bir kalite sorununun çözümü, Verimli bir çalışma ortamı düzeninin yaratılması, Bölüm içi hedeflerden daha iyi sonuçlar elde etmek, Bir soruna çok kısa sürede, kalıcı çözümler getirmek, Vb. . . . 176

Başarı BEN’li bir şey değil, BİZ’li bir şeydir ve birçok kafa ile ellerin ürünüdür. J. W. ATKINSON 177

Kendini Gerçekleştirme Benlik Toplumsal Psikolojik ve Fiziksel Güvenlik Temel İhtiyaçlar 178

Günümüzde çalışanların düşüncelerini açıklamalarına, kendi ile ilgili konularda karar vermelerine, kendilerini gerçekleştirebilmelerine, yaptıkları çalışmalarla başkaları tarafından takdir edilmelerine, vb. olumlu şeylere sebep olduğu için; Çalışanlar Tarafından Da Benimsenmekte ve Uygulanmaktadır 179

x Muhteşem Yarı Çap 180

Memnun Değilsen Değişime Yardımcı Ol!. . . Fikir Üret ki, Şikayet Etme Hakkın Olsun. 181

Karanlığa Küfretmektense Bir Mum Yak. Çiçero Ama Şunu Da Hiç Unutmayalım ; Hiçbirimiz Hepimiz Kadar Başarılı Olamayız. 182

Evet, Her Şey Sizin Ellerinizde, Tamamen Sizlerin Ellerinizde. . 183

Yaşam bizden en büyük ya da en iyi olmamızı beklemez, sadece denememizi bekler. 184

Size üç seçenek; Sadece size bakabilirsiniz, Belki geleceği çalışabilirsiniz, gösterilenlere de görmeye Ya da geleceği şekillendirmeye çalışırsınız. 185

Kaynaklar ; 2002, 3 ncü HİBM K. lığı, Yusuf KILIÇ, Toplam Kalite Yönetimi El Kitabı 2002, 3 ncü HİBM K. lığı, Yusuf KILIÇ, Kalite Çemberleri El Kitabı 2002, 3 ncü HİBM K. lığı, Yusuf KILIÇ, İstatistiksel Proses Kontrolü El Kitabı 3 ncü HİBM K. lığı, Yusuf KILIÇ, Toplam Kalite Yönetimi ve Kalite Yönetim Sistemi Eğitim Notları 1994, Hv. Loj. K. lığı, Toplam Kalite Yönetimi Cep Kitabı Kal-Der, Önce Kalite Dergileri Kal-Der, Kalite Çemberleri Eğitim Notları MPM, Anahtar Dergileri TSE, Kalite Notları 1994, Masaaki IMAI, Brisa, Kaizen 1995, K. MURATA – A. HARİSON, Rota Yayınları, Japon Yönetim Teknikleri 1998, R. ZEMKE – K. ANDERSON, Rota Yayınları, Liderlik 2000, A. Ş. İZGÖREN, Academyplus Yayınları, İş Yaşamında 100 Kanguru 2000, A. Ş. İZGÖREN, Academyplus Yayınları, Takım Çalışması Teknikleri 2000, A. Ş. İZGÖREN, Academyplus Yayınları, Geleceğin Organizasyonlarını Yaratmak 2003, Rıdvan BOZKURT – Ceylan EŞİT, MPM, Kalite Çemberleri 2003, MPM, Nurettin PEŞKİRCİOĞLU, Değişim, Verimlilik ve TKY Konulu Sunumu 2003, M. ÇİFTKAYA, Timaş Yayınları, Başarı Öyküleri 2004, Prof. Dr. İ. ÜSTEL, SATEM, TKY Eğitim Ders Notları 2004, Dr. Mahmut ÖZDEMİR, Gazi Üniversitesi, TKY Eğitim Ders Notları İnternet, Kalite İlgili Ulaşılabilir Değişik Adresler 186