RAPORLAMA TEKNKLER ETKL SUNUM Levent Galip YEL29 03

RAPORLAMA TEKNİKLERİ ETKİLİ SUNUM Levent Galip YEŞİL-29. 03. 2017

1 ile 9 arasında bir sayı tutunuz

Tuttuğunuz bu sayıyı 9 ile çarpınız. . .

Bulduğunuz sayı iki haneli ise bu iki rakamı toplayınız, Tek haneli ise bu sayıyı aklınızda tutunuz. . .

Bulduğunuz sayının ilk harfi ile Avrupa’da bir devlet adı belirleyiniz. . . (TR)

Bulduğunuz ülkenin sondan üçüncü harfiyle Türkiye’de bir şehir adı belirleyiniz. . .

Bulduğunuz şehrin ikinci harfi ile bir hayvan adı belirleyiniz. . .

Tuttuğunuz inekleri serbest bırakınız, paylaşımımıza başlayalım. . .

Yine bir gün değil, Yeni bir gün bakış açısıyla Herkese Merhaba. . . 9

LEVENT GALİP YEŞİL Son geçen yüzyılın 27 yılını gördü… Ø Ø A. Ü. F. F Jeoloji Mühendisliği Coca-Cola İçecek A. Ş…… Güven Hastanesi …… PALET Eğitim Akademi. . bumerang lider yöneticilik, iletişim, beden dili, takım çalışması, zaman, satış becerileri, stres, etkili sunuş…. . Ø Koru Hastaneleri ve Eğitim Kurumları Ø ODS Danışmanlık & ECOLE Akademi “www. odsdanismanlik. com” “www. ecoleakademi. com” Ø Bir elmanın yarısı ve iki oğul babası Ø Sporcu, semazen, halk oyuncu, korist…. Ø “www. leventgalipyesil. com”, facebook, instagram, twitter, linkedin…

Farkındalık Bilinçlenmek Anlamak İkna Olmak Gelişim Değişim Süreklilik Uygulamak BAŞARI Farkındalık

EĞİTİM DENETİM SÜREKLİLİK DİSİPLİN

ODS DANIŞMANLIK & ECOLE AKADEMİ Ø 2009 yılından bugüne. . . Ø Ankara ve İstanbul ofislerinde 35 kişilik uzman kadro Ø Türkiye’nin 75 ilinde hizmet sunumu Ø 1000’i aşkın kuruma ve işletmeye proje bazlı hibe desteği Ø 600 Milyon TL üzerinde yatırıma finansman desteği Ø Türkiye’nin en önemli kamu kurumlarının Stratejik Planlama çalışmalarını yürütme Ø 2015 yılında Türkiye’nin En Hızlı Büyüyen 25. İşletmesi

HİZMETLERİMİZ Ø AB, Kalkınma Bakanlığı, Ekonomi Bakanlığı, Tarım Bakanlığı, TUBİTAK, KOSGEB, BM vb. ulusal ve uluslararası fon sağlayan kuruluşlar için Proje Geliştirme ve Proje Yönetim Hizmeti Ø Kamu kurumlarına Stratejik Plan Hazırlama Ø Kamu ve özel sektörün yatırımları için Fizibilite Raporu hazırlama Ø Özel sektör işletmeleri için Kurumsal Danışmanlık hizmetleri Ø Kurumsal ve Bireysel Eğitimler

HER ZAMAN GEÇERLİ BİR SEBEBİNİZ OLABİLİR HER ZAMAN GEÇERLA İ N BC İ RA S KE B İ N İ Z O L A B İ L İ R. G E R ÇA E KN C L İA D EKR L E R , K LVİ A DZ ER , İŞ İNSANLARDIR M A Z E R E T H A K L A RG IENRDÇ AE N GLEEÇR M MAZERET HAKLARINDAN VAZGEÇMİŞ KİŞİLERDİR.

Rapor Nedir? Ø Konu veya olayla ilgili inceleme sonucudur Ø Sorumlu kişi tarafından hazırlanır Ø Yazılı veya sözlü olabilir Ø Üst ve aynı makam için bilgilendirme ve hesap verme Ø Ast makamlar için sadece bilgilendirmedir Ø Kişisel veya ortak rapor şeklinde hazırlanabilir

Raporlamanın Önemi Ø Yönetimde rapor; Ø Etkin bir iletişim Ø Denetleme Ø Bilgi sunma aracıdır

Rapor Türleri Ø Çalışma ve Faaliyet Raporları Ø İnceleme ve Araştırma Raporları Ø İstatistik Raporları Ø Eğitim Raporları Ø İş / Görev Raporları Ø Durum Raporları

Rapor Türleri Ø Genel Denetim / Teftiş Raporları Ø Soruşturma / Tahkikat Raporları Ø Teknik Raporlar (fizibilite raporları, mali analiz raporları, sağlık raporları, bilirkişi raporları) Ø Dönemsel / Periyodik Raporlar

Raporlamanın Önemi Ø Yönetimde karar vermek Ø Danışmanlardan ve uzmanlardan bilgi ve görüş almak Ø Alt kurum ve birimlerin çalışma ve etkinliklerini izlemek ve kontrol etmek Ø Gerçekleştirilen uygulamaları ölçmek ve değerlendirmek Ø İş görenleri değerlendirmek ve gerektiğinde hesap sormak için kullanılan yönetsel bir araçtır Ø Bu nedenle yönetimin her kademesinde, rapor yazma ve sunma önemli bir etkinliktir

Raporlar şekilleriyle kabul, içerikleriyle takdir edilirler… Prof. Dr. Niyazi Karasar

Dikkat Edilmesi Gerekenler Ø Konunun uzmanı ve beklentiyi kavramış olmak Ø Kaynak araştırması yapmak – yerli ve yabancı Ø Eldeki malzemeleri etkili, vurucu ve nitelikli hazırlamak Ø Basit, açık, net ve anlaşılabilir bir dil kullanmak – jargon Ø Objektif olmak, somut veriler sunmak Ø Plan dahilinde hazırlamak ve sunmak Ø Varılan yargıyı belirtmek, öneri sunmak ve ısrarcı olmamak Ø Yönetimsel olgunluk

Dikkat Edilmesi Gerekenler Ø En ekonomik uzunlukta olmalıdır – Dilde ekonomi ilkesi Ø Gereksiz tekrar ve uzatmalardan kaçınılmalıdır Ø Denge – Öneme göre yer vermeli. Karınca iddia, deve kanıtlarla açıklanmamalı Ø Sayısal veriler kullanılmalı – «Hava iyiydi» yerine «hava sıcaklığı 22 derece ile mevsim normallerinin üstünde» vb. . Ø Kişiselleştirmemeli. «Yaptığım araştırma» yerine, «yapılan araştırmada» vb. .

Aşamalar Nelerdir? Konuyu belirlemek Okuyucuyu belirlemek Bilgiyi araştırmak Verileri değerlendirmek Fikirleri ayıklamak, gruplandırmak, düzenlemek, raporun içeriğini oluşturacak ana ve alt başlıkları sıralamak Ø Raporu yazmak Ø Ø Ø

Çalışma ve Faaliyet Raporları Ø Haftalık, aylık, 3 aylık, 6 aylık ve yıllık hazırlanabilir Ø Plana uygunluk ve sonuçlar paylaşılabilir Ø Uygulamada karşılan sorunlar, zorluklar ve çözüm önerileri Ø Plan ve program varken uygulayamama sebepleri

Rapor Hazırlama Adımları Ø Kapak – Kapağın üst kısmına kurumun ve birimin adı; ortaya raporun ve yazanın adı, en alta da raporun yazıldığı yer ve yıl yazılır Ø İçindekiler – Raporun büyüklüğüne göre karar verilir. Raporun ön sayfasında olmalıdır Ø Giriş – Özettir. Birkaç sayfadan fazla olan raporlar için, kısa veya uzun olabilir

Kapak Örneği. . TC ANKARA ÜNİVERSİTESİ BEDEN EĞİTİMİ VE SPOR YÜKSEKOKULU FUTBOLDA BAZI PERFORMANS PARAMETRELERİNİN KAYGI İLE İLİŞKİSİ İbrahim SOLMAZ Sevgi DEMİR Bitirme Projesi I dersi kapsamında hazırlanan Araştırma Önerisi raporu Ankara- Mart 2017

Rapor Hazırlama Adımları Ø 1. Bölüm – Konu Ø Mevcut durum Ø Değerlendirme Ø 2. Bölüm – Önerilen yapı ve çözüm Ø 3. Bölüm – Sonuç. Konu ve varılan sonuç anlaşılmalıdır Ø Ekler - Grafik, şema, harita, resim, yazı, çizelge olarak raporun sonuna sıra numarası ya da harfler esasına göre (Ek-1, Ek-2 ya da Ek-A, Ek-B, Ek-C gibi) Ø Kaynakça - Ar A. F. , (1994), Dosyalama- Arşiv Resmi Yazışma Rapor Yazma Teknikleri, (3. Baskı), Ankara, TODAİE yayım No: 254.

Raporun Aşamaları Konuya giriş (Düşünme) Sorunun tanımlanması Sorunun çözümü için neler gerekli? (gereçler, sorgulamalar, ifadeler, gözlemler, incelemeler) Bu konuda daha önceden neler biliyorum? Kurgulama Soruları yanıtlamaya hangi kaynakların en fazla yardımcı olabileceğinin tanımlanması (Kaynak türü) Kaynak türlerini seçerken nelere dikkat edilmeli? Anahtar sözcüklerin belirlenmesi

Raporun Aşamaları Bilgiye ulaşma Kütüphanelerin, arşivlerin künyelerine erişme ve belge toplama Kitaplara, dergilere, gazetelere ve diğer kaynak türlerine bakma Diğer insanlarla görüşme yapma Bilgisayar kullanarak bilgi toplama Elektronik veritabanları

Raporun Aşamaları Bilgiyi denetleme ve değerlendirme Bilgiyi geçerlilik ve güvenilirliğe göre eleme Bilgiler gerçeği mi yansıtıyor? (gerçekliği kanıtlanabilir bilgi mi? ) Bilgiler görüşleri mi yansıtıyor? (Herhangi bir kişinin düşünce ve görüşlerini mi yansıtıyor? ) Bilgiler güncel mi? Gereksinim duyulan bilgi bulunabildi mi? Farklı bakış açıları dikkate alındı mı? Karşıt savlar birlikte yorumlandı mı? Aynı konuda daha önce yapılanlarla karşılaştırıldı mı?

Raporun Aşamaları Bilgiyi düzenleme Farklı bakış açılarına göre değerlendirme Ana düşünce ve yan düşünceleri tanımlama Bilgiler içinde yararlı ve zararlıyı ayırma Olayları sıralama Konu ile ilgili ve ilgisiz ögeleri ayırma (bilgileri sınırlama) Yazma Raporun, özgün ya da bilinen formatta yazılması

Davranış Tarzı Analizi

Davranış Tarzı Stilleri - Özellikler

Davranış Tarzı Stilleri - Özellikler Soğukkanlılık, uyumlu, sempatik, İyi bir dinleyicidir. Yardımseverdir. İyi bir takım üyesi, fikir birliği olduğunda kendisini rahat hisseder. Kurumdaş. Çekingendir, çatışmadan kaçınır. Huzuru korumaya çalışır. Acelesiz, dengeli, düzenli, sakin, rahat duruş, değişime zor adaptasyon Planlama ve organizasyon, düzenli, titiz, mantıklı ve ayrıntı yönelimlidir. Detaycıdır. Analitik, planlı çalışmak, tek bir işe odaklı, yedekleme güç, geri bildirim süreci zayıf, derli toplu, kıyafete özen. Kararlarını somut verilere dayanarak alır. Tüm seçenekleri tartar. Geçmişten gelen kanıtlar arar. Sessizlik, kaliteli performans, çabuk bunalım. Arkadaşça, etkileyici, gülümsemek, duygusallık, göz teması, eğlenmek, geleceğe dönük, hayalperest, coşkulu ve heveslidir. Hayalleri ve fikirleri paylaşır. Yüksek ses ve enerjiye sahiptir. Çeşitliliğe ve motive edilmeye gereksinim duyar. İşbirliği içinde çalışır. Övülmeyi sever. Düzensiz. Motivasyonda dışa dönük. Güç sahibi olmak, açıklık, özgüven ve güven. Sonuç odaklıdır. Çabuk karar alır. Seçeneklerin olmasını tercih eder. Sorumluluk bilinci yüksektir. İtaat ister. Önce başarı şansını bilmek ister; daha sonra karar verir. Stres yaratır, Tezcanlılık, Patavatsızlık, dinlememe, düşük delegasyon, yetki vermeme

ETKİLİ SUNUŞ TEKNİKLERİ İnsanın Yarısı Kendi Yarısıdır, Diğer Yarısı İse, Kendini Doğru, Açık ve Net İfade Edebilme Becerisidir. . . 36

SUNUM ÇEŞİTLERİ Ø Ø Bilgilendirme Amaçlı Eğitim Amaçlı Tartışma – Panel Amaçlı Satış Amaçlı 37

İYİ BİR SUNUMCU Ø Ø Aranan Saygı duyulan Yükselen Değeri artan 38

KÖTÜ SUNMAK İSTİYORSAN L L L Kendine güvenme Sunum ve katılımcılar rüyana girsin Konuyu “ben zaten biliyorum” diye içeriği tekrar kontrol etme Assolist gibi en son gel Başlangıçta hiç bilgilendirme yapma Ellerin, ayakların ve sesin titresin diye stresten çıkma 39

KÖTÜ SUNMAK İSTİYORSAN L L L Sunumdan önce hiçbir araştırma yapma Dinleyicileri tanıma Ortamı sunuma uygun şekilde düzenleme Hiç prova yapmadan sunum yap Aktarım yapılacak konuya hakim olma 40

KÖTÜ SUNMAK İSTİYORSAN L L L Bir başkasının hazırladığı sunumu yap Tek düze ve sıkıcı bir tonda konuş Görsellerden hiç yararlanma Kendini tanıtma Hiçbir giriş yapma, doğrudan konuya gir 41

KÖTÜ SUNMAK İSTİYORSAN L Gereksiz ve topluluğa uymayan hikayeler ve esprilerle giriş yap L Paylaşımın içeriğini dinleyicilere uygun yapma ve bu konuda geri bildirim alma L Paylaşımı okuyarak veya ezberden yap L Paylaşımda göz ve yüz teması kurma L Paylaşım sırasında rahatsız edici şekilde, sürekli hareket et 42

KÖTÜ SUNMAK İSTİYORSAN L Paylaşımı hep perdeye veya ekrana dönük yap L Paylaşım sırasında veya sonrasında soru alma, geri bildirimden yararlanma L Tamamen teorik bilgi ver ve gerçek hayata bağlantı kurma L Kapanış ve sonuç bölümünü yapma L İlgiyi sürekli en üst seviye de tutmak yerine görev gereği anlatımı yap 43

J Hiç kimse sunumcu olarak doğmaz J Herkes aptal görünmekten, kendisine gülünmesinden korkar J Birilerine bir şeyler anlatırken heyecanlanmak doğaldır J Ellerimizin terlemesi beklenmeyen bir durum değildir 44

ETKİLİ SUNUŞ TEKNİKLERİ HAZIRLIK İÇERİK SUNUŞ 45

ALTIN KURAL İYİ HAZIRLIK VE PLANLAMA KÖTÜ PERFORMANSI ÖNLER 46

HAZIRLIK KONU ? YER ? DİNLEYİCİ ? KONUŞMA ? 47

İÇERİK AÇILIŞ Kabul görme GİRİŞ İlgi çekmek GELİŞME Ana mesaj ÖZET Değindiğimiz noktalar… KAPANIŞ Etki ve motivasyon 48

ALTIN KURAL KELİMELER ÇOĞALDIKÇA, DEĞERLERİ AZALIR 49

İÇERİK Ø Açılış Ø Intro-Giriş ¹ %10 Ø Mesaj-Ana Tema ¹ %70 Ø Sonuç-Özet Ø Kapanış ¹ %20 !!!! 50

İnsan Beyni Duyduklarının %20’sini Gördüklerinin %30’unu + Duyduklarının ve gördüklerinin%50’sini Hatırlar 51

Ne kadarı aklımızda kalır? Söylenen ve gösterilen Söylenen, gösterilen & uygulanan 3 hafta sonra hatırlanan % 70 % 72 % 85 3 ay sonra hatırlanan % 10 % 32 % 65

ALTIN KURAL EĞER OKUMAKTA ZORLANIRSAM, OKUMAM! 53

ETKİLİ SLAYT KOMPOZİSYONU Ø Satırlar 24’den Ø Başlıklar 36’dan küçük font olmamalı Ø Her slayt başına 6 satır Ø Satır başına 6 kelime Ø En fazla 4 renk 54

“Z/2” GÖRSEL SAYISI BAŞLIK • hfhfjfkdlş • llflrrrktk • utjjfkfld Ø 3 Element: Başlık, metin, grafik Ø Göz takip yönü ( Z ) Ø Üst soldan alt sağa 55

Kuşlar Neden Göç Eder? ØZemin rengi koyu ise yazılar açık veya tam tersi olmalıdır ØHer slayt tek konu içermelidir ØYazım ve dilbilgisi hatası olmamalıdır ØSlaytlara numara konmalıdır. ØGörsel malzemeyi çok fazla yazılı metinle, resimlerle veya çok farklı renklerle doldurmayın. 56

ETKİLİ SLAYT KOMPOZİSYONU ØEl yazısı yerine basılı metin kullanılmalıdır ØHARFLERİN TÜMÜ BÜYÜK veya italik yazı karakterinde olmamalıdır ØVurgulanması istenen noktalar için italik, alt çizgi, farklı renk, yanıp sönme vb. dikkat çekici özelliklere yer verilmelidir. ØTüm slaytlarda aynı yazı karakteri kullanılmalıdır 57

ETKİLİ SLAYT KOMPOZİSYONU Ø Paragraflar, ekranda kolaylıkla görülebilecek ve okunabilecek bir biçimde yer almış olmalıdır Ø Cümlelerin, anlamlı bir biçimde mümkün olduğunca kısa tutulmuş olmasına özen gösterilmelidir Ø Anlamı bozmaması için, kelimeler satır sonlarında bölünmemelidir Ø Paragraflar bölünmeden aynı ekranda bitirilmelidir Ø Bir slaytta beş ile sekiz satır arasında yazı olmalıdır 58

ETKİLİ SLAYT KOMPOZİSYONU Ø Sıra önemli olmadıkça, numaralı liste olmamalı 1. elma 2. armut vb. Ø Yazm ve dilblgisi hatas olmamalı Ø Geriye dönmek gerekirse aynı slayt tekrar konmalı Ø Slaytlara numara verilmeli Ø Ekranda, öncelikle görülmesi gereken ifadeler göze çarpmalı 59

ETKİLİ SLAYT KOMPOZİSYONU Ø Ekrandaki elemanların hareketi, göz hareketlerine uygun olmalı ve gözü yormamalı Ø Bir ekranda, dört farklı renkten fazla renk kullanılmamasına dikkat edilmeli Ø Sunum özel efektler, sesler, değişik fontlar, göz alıcı renkler veya resimleri çok fazla kullanarak düzenlenmemeli 60

Görsel materyaller, dinleyici kitlesinin mesajınızı anlamasına yardım etmeli 61

ETKİLİ SLAYT KOMPOZİSYONU • Gerektiğinde konuların anlatılmasında canlandırılmış resim (animasyon) kullanılmalı n Görsel materyaller sayfada rasgele dağıtılmamalıdır. 62

“KISS” KURALI Keep It Basit ve Kısa Tut Short & Simple 63

“ALTIN” KURAL BAŞLAMADAN 3 K 1 E 64

NE ZAMAN GÖRSEL GEREKLİ DEĞİL? Ø Detaylı tablolarla / grafiklerle etki yaratmak için Ø Kolaylıkla sözlü verilebilecek mesajlar için 65

RAPORLARDA DİKKAT ÇEKMEK Toplam Ciro Masraflar Net Kar Anadolu Batı Güney Marmara 872. 970 $ 234. 512 $ BÖLGE CİRO ($) % 410. 306 382. 130 107. 443 202. 603 37 34 10 19 1. 107. 482 $ 100 Anadolu Batı Güney Marmara MASRAFLAR ($) % 295. 300 280. 654 97. 007 200. 009 34 32 11 23 872. 970 100 66

ALTIN KURAL HESAPLAMALAR MÜMKÜN OLDUĞUNCA SLAYT YERİNE CANLI YAPILIRSA İNANDIRICILIĞI O KADAR ARTAR 67

KÖTÜ GÖRSELLER v. Sitemize kaydolduktan sonra kayıtta kullandığınız eposta adresinize gelen mesaj gereği "onay" işleminizi tamamlamanız gerekmektedir. Bu işlemi onaylamadığınız taktirde forumdan tam olarak yararlanmanız mümkün olamayacaktır. Onay mesajı “spam” ya da “junk” eposta olarak algılanabileceğinden hesabınızdaki ilgili bölümleri kontrol etmeniz rica olunur. 68

KÖTÜ GÖRSELLER • Sitemize kaybolduktan sonra kayıtta kullandığınız eposta aderesinize gelen mseaj gereği “ON ay" işeminizi tamamlamanız gerekmektedir. 69

KÖTÜ GÖRSELLER Bu • • • • • Bir Sunumda Bir Çok Sayıda Noktanın Olduğu Bir Görsel Sayfası İzleyenlere Ciddi Rahatsızlık Verir Okunmasını Engeller Nedenle Bir Görselde Az Sayıda Ve Amaca Yönelik Noktara Temas Eden Başlıklar Kullanmanız Şiddetle Tavsiye Edilir � � � � Ama Yinede Siz Israrla Bir Sürü Noktalı Bir Görsel Kullanmakta Özgürsünüz Okunmazsınız Aldırmıyorsanız Mesele Yok Elbette 70

KÖTÜ GÖRSELLER • Renk seçerken • gözü yormamakta • büyük fayda var v. Başka vkorkunç vrenk vseçenekleri de vvar 71

İSTATİSTİK 72

KÖTÜ GÖRSELLER 73

KÖTÜ GÖRSELLER Ø Daha çok animasyon kullanmak görselleri bozabilir Meksika dalgası yapan yazılar Bilemediğimiz Kontrol dışı başka Bir sürü Numara Bazen dönerek gelen şekiller k ler n n Re tire ğiş e d 74

ÇATIŞ-MA / TARTIŞ-MA Ø Tartışmadan kaçının Ø Dinleyicilerin fikirlerine saygı gösterin Ø “Yanlış düşünüyorsunuz” demeyin Ø Siz yanlışsanız, kabul edin Ø Arkadaşça davranın Ø Katılımcıların konuşmasına izin verin 75

SORU-CEVAP KISMI YÖNETİMİ Ø Soru bölümü için ayrılan zamanı kesin olarak belirleyin Ø Soru kısmı için sunum yaptığınız konuyu tekrar vurgulayın Ø Bilmiyorsanız, dürüst olun, daha sonra öğrenip cevaplayın Ø Her sorudan sonra teşekkür edin Ø Hiçbir yaklaşımı kişiselleştirmeyin 76

SORU-CEVAP KISMI YÖNETİMİ Ø Cevaplayamadığınız soruları mutlaka not alın Ø İlgili slaytı tekrar gösterin Ø Dikkatle dinleyin ve anlayışı teyid edin Ø Cevabı verirken tüm katılımcılar ile göz teması kurun Ø Soru kısmını çözümlerin getireceği faydaları tekrarlayarak noktalayın 77

T EŞEKKÜRLER ASLA AMA ASLA PES ETME Levent Galip YEŞİL-533 394 4922