ETKL LETM DERS KONU NFORMAL LETM KURUM LETM

ETKİLİ İLETİŞİM DERSİ KONU: İNFORMAL İLETİŞİM KURUM İÇİ İLETİŞİM ARAÇLARI HAZIRLAYAN: SEVCAN ŞAFAK 4 -B 20070098

BİÇİMSEL OLMAYAN (İNFORMAL) İLETİŞİM Biçimsel iletişim, kurumun faydacı ihtiyaçlarını karşılarken, biçimsel olmayan iletişim, çalışanların insani amaçlarla iletişim kurma ihtiyaçlarının sonucunda gerçekleşir. Biçimsel olmayan iletişim sistemi, biçimsel olarak yapılandırılmış bir organizasyonda, biçimsel düzenlemelere bağlı olmayan iletişimi kapsar. Kurumun iletişim ihtiyacını, biçimsel iletişim sistemi tek başına karşılayamaz.

Kurumlarda biçimsel olmayan iletişim kişilerden çok, durumların yarattığı bir sonuçtur. Biçimsel yapı “olması gerekeni”, biçimsel olmayan yapı ise “olanı” gösterir. Bu açıdan iki iletişim sistemi, kurumun iletişim sistemini tamamlayan birbirinin eksikliğini gideren bir işlev üstlenirler.

n Her birey ve grup, endişe ve güvensizlik dönemlerinde, dedikodu iletişim sisteminin en aktif üyesi olabilir. Örneğin işten çıkarma ya da yeniden yapılanma kararlarının alındığı dönemlerde grubun bu gelişmelerden fazlasıyla etkilendiği ve dedikodu mekanizmasının hızla çalıştığı görülür. İşte bu gibi durumlarda yöneticilerin son derece uyanık olmaları ve iletişim kanallarını gerçek mesajlarla beslemeleri gerekir.

Biçimsel Olmayan İletişim Kanalları Biçimsel olmayan iletişim kanalları yada söylenti zincirleri başlıca dört grupta toplanmaktadır: n n Tek hat (kulaktan kulağa) Dedikodu zinciri Olasılık zinciri Kümeli iletişim

Tek hatlı zincir: Bu modelde mesaj A’ dan B’ye, daha sonra da B’den C’ye iletilir ve bu şekilde sürer. Bu model iletilen mesajın giderek değişikliğe uğramasına neden olabilir. D C B A

Dedikodu zinciri: A sahip olduğu bilgiyi herkese söyler ve böylece bilgi bir kişiden birçok kişiye yayılır. Bu model normal yaşamda nadiren görülmektedir. Çünkü daha çok teoriktir. D C E B F A

Olasılık zinciri: Burada A tamamen tesadüfen F ve D iletişime geçer. Daha sonra da F ve D çevrelerinde kime rastlarsa, onlarla bilgiyi paylaşır. Normal yaşamda da sık rastlanan bir model olup, söylenti ve dedikodunun nasıl kolaylıkla yayılabildiğini gözler önüne sermektedir. C E I G D K H B D F A

Küme zinciri: A sahip olduğu mesajı seçtiği üş kişiye iletir. Bunlardan en az biri mesajı bilerek diğer iki kurum üyesi arkadaşına aktarır. Daha sonra bu iki kişiden biri söz konusu mesajı başka birine iletebilir. Böylece dedikodu yayılır. Küme zinciri modeli en yaygın dedikodu modelidir. Diğerlerinden farklı olarak bu modelde birey sahip olduğu bilgiyi paylaşacağı kişileri kendisi seçebilir. J F C E I A B

Dedikodu bir insanın çıkar ve anlayışına bağlı olduğu için bir kişiden diğerine geçerken değişikliğe uğrar. q q Bu değişiklik, iki yönde gelişir. Bir kısım dedikodular, bir kişiden diğerine geçerken duygusal etkiler ve çıkar düşünceleri ile yeni şeyler eklenerek aktarılır. Bazen de tersi görülür yani her geçişte bir kısmı ayıklanır ve kendi işine geldiği gibi iletilir. Her ikisi de gerçek dışı haberlerin iletilmesi biçiminde işlediği için çoğu kez çalışanlar arasında gereksiz yere tedirginlik ve huzursuzluk yaratır.

Dedikodular genellikle gerçek dışı olmakla birlikte, yine de çalışanlar, “ateş olmayan yerde duman tütmez” varsayımı ile çıkarılan her türlü dedikoduyu ilgiyle izleme eğilimindedirler. Özellikle, çok sayıda çalışanı yakından ilgilendiren bir konuda çıkarılan olumsuz bir söylenti çalışanların moralleri üzerinde çok kötü bir etki yaratabilir. Dedikodular karşı en önemli panzehir, gerçekleri bütün açıklığıyla biçimsel kanallardan ve sürekli olarak çalışanlara iletmektir.

Bu iletişim şeklinin yararları aşağıdaki şekilde sıralanabilir: q Biçimsel iletişimin tamamlayıcısıdır; q Özellikle astların dilek ve yakınmalarını üstlere ulaştırmak için mükemmel bir araçtır; q Kurumun çevresindeki değişikliklerden zamanında haberdar olmasına ve bu değişim ve gelişmelere uygun olarak iç yapısında gerekli düzenlemeleri yapmasına olanak sağlar; q Kurumda çalışanlar arasında birlik ruhunun oluşmasını sağlar ve takım çalışmalarını kolaylaştırır; q Kurumda bazı önemli kararların zamanında alınmasını sağlar.

n n n Fakat, biçimsel olmayan iletişim her zaman yararlı değildir. Özellikle kurum sırlarının başkaları tarafında öğrenilmesi günümüz rekabet koşullarında hiç de hoşa gidecek bir durum değildir. Ayrıca bu tür bilgilerin dışarı sızılması kurumun isminin lekelenmesine de sebep olabilir. Bunların yanı sıra, bilginin bazen yanlış ve zamansız gelmesi, bu bilgilere göre alınan kararların kurumu büyük zararlara sokması, kurum içinde birtakım zararlı ve kasıtlı iletilerin yayılabilmesi de bu tür iletişimin sakıncaları arasındadır.

Biçimsel olmayan iletişim, kurumun, aksaklıklarını yansıtan bir ayna gibidir. Bir kurumda, biçimsel olmayan iletişim kanalları yaygın ve yoğun biçimde kullanılıyorsa, bu durum, o kurumun biçimsel iletişim kanallarının iyi işlemediğini gösterir. Böyle bir ortamda, gerekli gereksiz birçok gruplaşmalar veya ikilikler oluşur.

Biçimsel olmayan iletişim kanallarının yaygın ve yoğun olduğu kurumlarda, alınacak önlemleri şu şekilde açıklayabiliriz: - Kurumun çeşitli bölümlerindeki kadro şişkinliği azaltılmalıdır. - İletişime engel olan insanlar varsa, bunlar önemli yerlere getirilmemeli ya da davranışlarının düzeltilmesine çalışılmalıdır. - Yazılı ve sözlü iletişimde terim birliği sağlanmalıdır. Bunların dışında, dikey iletişim kanallarında görülen tıkanıkları gidermek gerekir. Bu kanallar sağlıklı çalışmıyorsa, biçimsel olmayan iletişim kanallarının bu görevi yüklenmesi kaçınılmaz olacaktır.

KURUM İÇİ İLETİŞİM ARAÇLARI İletişim araçları, iletişim sürecinde mesajı karşı tarafa iletmek amacıyla kullanılan araçlardır. Bir kurum çalışanlarıyla iletişimde kullanacağı araçları, amaçlarına ve mevcut bütçesine göre ayarlamaktadır. Bilgi akışını hızlandırıcı, kolaylaştırıcı, anlaşılır ve açık işleyen iletişim araçlarını yere ve zamana göre seçimi özenle yapılarak etkinliği arttırılabilir.

Eğitimli insanlara göre, eğitimsiz veya daha az eğitimli insanlar için sözlü iletişimin daha elverişli olduğu söylenebilir. Eğer bir temizlikçi kadın, işvereninden kurumda nereyi, nasıl ve ne ile silip süpürmesi konusunda bilgi almak istiyorsa, yazılı bir bülten veya kitap yanlış seçim olacaktır. Bu kadına en iyisi görsel-işitsel araç göstermek(örneğin, poster, resim veya kısa film) yada sadece sözlü direktifler vermek daha sağlıklı olabilir.

1. dünya Savaşı’ndan önce Ruslar askere çağrılan birçok cahil Rus köylüsüne sağ-sol ayırımını öğretememişler. Bu zorluğa ortadan kaldırmak için çavuşlardan biri onların sol ayak botlarına saman çöpleri bağlamış. Böylece köylüler “sol, sol” komutunu hatırlayamazsa bile “saman, saman” komutunu anlamış ve her sol ayağı kaldırmak gerektiğinde saman bağlı ayaklarını kaldırmışlar. Bu iletişim aracı o kadar başarılı olmuş ki, Amerikalılar 1918 yılında Amerika’nın kenar köylerinden askere gelen gençlere de bu yöntemi uygulamış ve onlara sağ-sol kavramını öğretmede başarılı olmuşlardır. Savaş süresince Amerika’da kullanılan “Hayfoot, Strawfoot” marşının sözleri de buradan gelmektedir.

Bir başka beceri örneği de Amerika’da zeki domates tarlası sahiplerinin çalışanlarına karşı uyguladığı iletişim aracıdır. Tarla sahipleri bir türlü çalışanlarına kızarmamış domatesleri toplamalarını öğretememişler. Bu durumu çözmek için onların parmaklarına kırmızı boya sürmüş ve sadece bu renkteki domatesleri toplamaları gerektiğini anlatmışlar. Böylece çalışanlarıyla kurdukları iletişimde başarılı olmuşlardır.

n Örgüt içi süreli yayınlar: Günümüzde özellikle halkla ilişkiler birimi olan her kuruluşun, hemen tümünde gazete, dergi gibi süreli yayınlar çıkarılmaktadır. Haftalık, 15 günlük, aylık ya da iki aylık sürelerle çıkarılan bu yayınlardan kurum içi iletişimde olduğu kadar, kurumun çevresiyle iletişiminde de yararlanılır.

n Broşür, bülten, el kitapları ve diğerleri

n Mektuplar: Kurum mektupları genellikle kurum içinden çok kurum dışında dolaşmaktadır. Bazen yöneticiler herhangi bir durumu çalışanlarına veya yönetici arkadaşlarına özel olarak bildirmek yada bir konuyu özel görüşme istedikleri ve bunu yüze görüşme veya toplantı şeklinde yapamadıkları zaman onların ev adreslerine mektuplar göndermektedirler.

n Afişler ve Duyuru Panoları: Kurumda belirli yerlere konulan ya da asılan bu tür araçların en önemli niteliği iletilmek istenen mesaja, ilgili ilgisiz herkesin dikkatini çekmektir. Duyuru panoları, az masraflı fakat hızlı bir iletişim sağlar. Kurumda herkesin görebileceği belirli yerlere konulan bu panoları etkili şekilde kullanabilmek için, yazıların güncel olmasına dikkat etmek gerekir. Uzun süre asılı kalan kirli ve yıpranmış kâğıtlar, kurum hakkında hiç iyi bir izlenim yaratmaz.

n Eğitsel Faaliyetler – Konferans ve Seminerler: Kurumlarda, konferans ve seminerlerden aynı zamanda birer kurum içi iletişim ortamı olarak da yararlanılır. Çalışanların, bu tür toplantılarda yöneticilerini aralarında görmeleri, eğitimin sağlayacağı yararı yükselteceği gibi, çalışanlarla yöneticiler arasındaki ilişkiyi de olumlu yönde etkiler.

n Bilgi Teknolojileri Bilgisayar-intranet: Günümüzde, çağdaş iletişim teknolojileri, kurum içi iletişim de olduğu kadar, kurumun çevresiyle iletişiminde de yaygın bir şekilde kullanılmaktadır.

n Danışma ve Çalışanlarla İlişki Büroları: Kurumlarda genellikle halkla ilişkiler ya da insan kaynakları birimlerine bağlı olarak görev yapan bu bürolar, işe yeni başlayan çalışanların kuruma uyumlarını kolaylaştırmak eski ve yeni çalışanlar arasında iyi ilişkilerin kurulmasını sağlamak amacına yönelik olarak çalışırlar.

n Üst Düzey Yöneticilerin Bölüm ya da Birimleri Ziyaretleri: Ziyaretler, çalışanların yöneticileriyle rahat iletişim kurmalarını, çeşitli sorunlarını kolayca yöneticilere iletme olanağı sağlayarak, her iki tarafın da birbirlerini yakından tanımaları için olumlu bir ortam oluşturur.

n Çalışanların Ailelerine Yönelik İletişim: Çalışanların eş ve çocukları; anne, baba ya da diğer aile bireyleri de kurumu tanımak, kendilerini de o kurumun bir çalışanı gibi görmek isterler. Bu bakımdan, aile bireylerinin de kurum için gerçekten önemli olduğu duygusunu yaratacak çalışmaların yapılması kurum içi iletişim açısından önem taşır.

Toplantılar: Kurum içinde bireysel amaçlarla kurumsal amaçların bütünleştirilmesi, çalışanların kararlara, uygulamaya ve denetime katılmalarını gerektirir. Bu açıdan toplantılar, çift yönlü etkin bir iletişim yöntemi olarak son derece önemli bir işleve sahiptirler.