Komunikacja w zespole projektowym Dr Anna Walecka Komunikowanie

Komunikacja w zespole projektowym Dr Anna Walecka

Komunikowanie Jest procesem porozumiewania się jednostek, grup lub instytucji. Jego celem jest wymiana myśli, dzielenie się wiedzą, informacjami, ideami. Proces ten odbywa się na różnych poziomach, przy użyciu zróżnicowanych środków i wywołuje określone skutki.

Cechy procesu komunikowania n n n n n proces społeczny, zachodzi w określonym kontekście społecznym, kreatywny, dynamiczny, ciągły, nieuchronny, symboliczny, interakcyjny, zasadniczo celowy i świadomy, złożony, wieloelementowy, nieodwracalny.

Elementy procesu komunikowania n kontekst, uczestnicy, przekaz, kanał, szumy informacyjne, n sprzężenie zwrotne. n n

Warunki skutecznej komunikacji n n n występuje wspólnota semiotyczna, zaistnieje skuteczny nośnik informacji, przekaz pozostanie czysty od zniekształceń przez czynniki zewnętrzne, przekaz spotka się z odbiorem, informacja w założeniu będzie przeznaczona dla danego odbiorcy.

Poziomy procesu komunikowania n n n intrapersonalne, interpersonalne, grupowa (wewnątrz grupowe), międzygrupowe, organizacyjne (instytucjonalne), masowe.

Formy komunikowania n komunikowanie werbalne, n komunikowanie niewerbalne.

Komunikowanie werbalne Język n n denotacja - bezpośrednie znaczenie słowa, które pozwala je zidentyfikować, konotacja – obszar emocji, uczuć i wartości związanych z poszczególnymi słowami.

Formy komunikacji werbalnej n forma ustna, n forma pisemna.

Styl komunikacji członków zespołu pozwala określić sposób komunikowania się pracujących w nim ludzi i prognozować jakość i skuteczność wymiany poglądów i doświadczeń. Szczególnie ważne jest, aby lider reprezentował taki styl komunikowania się, który byłby akceptowalny przez pozostałych członków zespołu. Szczególnie w pierwszej i drugiej fazie rozwoju zespołu, gdy rola lidera jest szczególnie ważna, jego styl komunikowania się odgrywa znaczącą rolę.

Istnieją dwa aspekty zachowania, które określają, w jaki sposób się komunikujemy. n n Pierwszym jest stopień pewności siebie (dominacja), który wyraża się w: bezpośredniości, apodyktyczności, zdecydowaniu, kontroli i wpływu, jaki chcemy wywrzeć na innych. Drugim aspektem jest stopień otwartości (uspołecznienie), czyli stopień, w jakim w trakcie komunikacji jesteśmy otwarci, towarzyscy, swobodni w okazywaniu swoich uczuć i emocji oraz w jakim ważne jest dla nas podtrzymanie kontaktu.

Jeżeli skrzyżujemy te dwa wymiary, to otrzymamy cztery podstawowe style komunikacji: n przyjacielski, ekspresyjny, analityczny, n kierowniczy. n n

wysokie uspołecznienie 15 14 13 STYL 12 PRZYJACIELSKI 11 10 9 8 niska dominacja 7 6 5 STYL 4 ANALITYCZNY 3 2 1 1 2 3 4 5 STYL EKSPRESYJNY wysoka dominacja STYL KIEROWNICZY 6 7 8 9 10 11 12 niskie uspołecznienie Rys. Style komunikacji Źródło: K. Obłój, Mikroszkółka zarządzania, PWE, 1994 13 14 15

Ludzie komunikujący się stylami leżącymi na przekątnych powyższego rysunku mają największe trudności w ustaleniu wspólnego języka i we wzajemnym zrozumieniu. Najłatwiej zaś przychodzi komunikować się osobom o podobnym stylu.

Każdy ze stylów komunikacji posiada niezaprzeczalne zalety i wady. Zalety należy wykorzystywać do poprawiania efektywności funkcjonowania zespołu, a wady należy tonować, aby nie doprowadzać do konfliktów. Niezaprzeczalnie informacja na ten temat jest szczególnie przydatna dla lidera zespołu

Styl przyjacielski Zalety: ¨ skłonny do pomocy, ¨ solidny, ¨ sympatyczny, ¨ preferuje zgodę, poszukuje bezpieczeństwa i przynależności, ¨ wyświadcza przysługi, ¨ wspiera i aktywnie słucha innych, ¨ ma umiejętności doradcze.

Styl przyjacielski Wady: ¨ ugodowy, ¨ skromny, ¨o miękkim sercu, ¨ niezdecydowana komunikacja, ¨ wolno podejmuje działania i decyzje.

Wskazania – styl przyjacielski n bądź szczery i swobodny, okazuj ciepłe zainteresowanie, wsłuchuj się w uczucia, zrób wszystko by sytuacja nie powodowała skrępowania, wczuj się w jego położenie, n bądź towarzyski i uprzejmy w zachowaniu. n n

Przeciwwskazania – styl przyjacielski n n nie krytykuj go, nie bądź wyniosły, arogancki, unikaj jednostronnej komunikacji, nie lekceważ jego uczuć. Taktownie uświadom mu realia Uważaj jeśli zacznie zamykać się w sobie

Styl ekspresyjny Zalety: ¨ entuzjastyczny, ¨ optymistyczny, ¨ aktywny, ¨ doradza, posiada umiejętności perswazyjne, ¨ analizuje, ¨ inicjuje, snuje wizje, ¨ dobitna komunikacja, ¨ szybko współpracuje z innymi.

Styl ekspresyjny Wady: ¨ pobudliwy, ¨ niecierpliwy, ¨ skłonny do manipulowania, ¨ przesadza i generalizuje.

Wskazania - styl ekspresyjny n n n bądź otwarty i przyjazny, skup na nim swoją uwagę, wysłuchaj zapatrywań i opinii, uczyń sytuację emocjonującą, postaraj się nawiązań bliższy kontakt, bądź entuzjastyczny i ustępliwy.

Przeciwwskazania - styl ekspresyjny n n nie ograniczaj go w czasie, nie zabieraj mu czasu zbyt długimi wypowiedziami, nie żądaj konkretów, nie lekceważ jego pomysłów. Taktownie naprowadzaj go na temat Uważaj jeśli zacznie reagować obronnie

Styl analityczny Zalety: ¨ pracowity, ¨ wytrwały ale ostrożny, ¨ systematyczny, ¨ skłonny do współpracy, ¨ nastawiony zadaniowo, ¨ posiada umiejętność rozwiązywania problemów.

Styl analityczny Wady: ¨ małostkowy, ¨ sprawiedliwy, ¨ zdystansowany, ¨ ustępuje, unika, ¨ niska stanowczość, ¨ pracuje w samotności.

Wskazania - styl analityczny bądź skoncentrowany i konkretny, n skup się na faktach, n zwróć uwagę szczególnie na fragmenty, n zasugeruj dokonanie uogólnień i wyciągnięcie wniosków, n bądź oficjalny i metodyczny. n

Przeciwwskazania - styl analityczny n n nie bądź niejasny, nie „podniecaj się”, nie przechodź zbyt szybko do wniosków, nie lekceważ jego pytań. Taktownie zachęcaj go do kontynuowania Uważaj gdy zacznie się powtarzać

Styl kierowniczy Zalety: ¨ niezawodny, ¨ produktywny, pracuje szybko i intensywnie, ¨ wszechstronny, ¨ zadaniowy, zwięzły sposób komunikowania się.

Styl kierowniczy Wady: ¨ bezkompromisowy, ¨ apodyktyczny, słaba tolerancja na emocje, ¨ wywierający przymus, ¨ krytykuje, ¨ osądza, ¨ wyraża dezaprobatę.

Wskazania - styl kierowniczy n n n bądź zrozumiały i trzymaj się spraw istotnych dla problemu, skup się na wynikach, nasłuchuj rozstrzygnięć i decyzji, prowadź rozmowę pod kątem jej efektywności, zapytaj o czas, jakim dysponuje, bądź przygotowany na wszelkie odpowiedzi i wyjaśnienia.

Przeciwwskazania - styl kierowniczy n n nie marnuj jego czasu, nie trać rozmowy na przelewanie „z pustego w próżne”, nie powtarzaj się, nie lekceważ jego rozwiązań. Taktownie podsuń mu inne możliwości Uważaj gdy narzuca swoją wolę

TEST Budowanie komunikatu

Komunikacja niewerbalna n n n n kinezjetyka, parajęzyk, samoprezentacja człowieka, dotyk, proksemika, chronemika, elementy otoczenia.

Kinezjetyka Mowa ciała (mimika twarzy, gestykulacja, ruchy ciała, spojrzenie, kontakt wzrokowy, przyjmowanie pozy)

Parajęzyk cechy wokalne głosu: ton, barwa, wysokość, natężenie, głośność, modulacja, tempo mówienia, n interferencje wokalne: uf, ach, eee itp. n

Samoprezentacja człowieka n n n n wygląd fizyczny, budowa ciała, ubranie, fryzura, makijaż, biżuteria, noszone dodatki.

Dotyk Zależy od uprzejmości, kultury osobistej, wychowania, preferencji jednostki i kontekstu kulturowego n n n uścisk dłoni, poklepywanie, obejmowanie rozmówcy

Proksemika Zastosowanie w procesach porozumiewania się dystansu interpersonalnego i relacji przestrzennych między komunikującymi się osobami

4 strefy n n strefa intymna (15 -45 cm), strefa osobista ( 46 -122 cm), strefa społeczna (1, 22 -3, 6 m), strefa publiczna (pow. 3, 6 m. ).

Strefa intymna (15 -45 cm) Jest to najbardziej intymna i najsilniej strzeżona strefa. Każdy człowiek uważa ją za swoją własność i dopuszcza do niej tylko osoby uczuciowo z nim związane. Wyróżnia się tu substrefę rozciągającą się do 15 cm od ciała danego człowieka i która może być naruszona tylko podczas kontaktu fizycznego. Jest to strefa ściśle intymna

Strefa osobista (46 -122 cm) Taką odległość utrzymujemy podczas kontaktów społecznych (np. w biurze) i towarzyskich (np. przyjęcia u znajomych)

Strefa społeczna (1, 22 -3, 6 m) Taką odległość zachowujemy w stosunku do nieznajomych nam osób (np. hydraulika)

Strefa publiczna (pow. 3, 6 m. ) Jest to odległość, którą staramy się zachować zwracając się do większej liczby osób

Chronemika Czas jako sygnał komunikacyjny (punktualność, oczekiwanie, czas trwania jakiegoś zdarzenia)

Elementy otoczenia n temperatura, n oświetlenie, n kolor.

Bariery komunikacyjne n n n utrudnienia percepcyjne, wybiórczość uwagi, brak umiejętności decentracji (przyjęcie perspektywy rozmówcy), różnice kulturowe, stereotypy, samopoczucie.

Słuchanie to komplement, ponieważ niesie w sobie następującą informację: „Interesuję się tym, co dzieje się w twoim życiu – ty i twoje doświadczenia są dla mnie ważne”.

4 kroki skutecznego słuchania n Słuchanie aktywne, n Słuchanie empatyczne, n Słuchanie otwarte, n Słuchanie świadome.

Słuchanie aktywne n parafrazowanie, n precyzowanie, n informacja zwrotna.

Słuchanie empatyczne oznacza słuchanie z odpowiednim nastawieniem. „Trudno jest mi tego słuchać, ale mam przed sobą drugiego człowieka, który ma kłopoty”. Trzeba go więc wysłuchać i jeśli jest to możliwe – pomóc mu.

Słuchanie otwarte Trudno jest słuchać, kiedy oceniamy lub szukamy winy. Cały komunikat ulega zaburzeniu, ponieważ my przygotowujemy się do odrzucenia osoby lub jej koncepcji Często nie chcemy słuchać pewnych faktów o sobie lub nie chcemy wierzyć, że osoba, której nie lubimy, powiedziała coś nad czym warto się zastanowić.

Słuchanie świadome n porównanie tego, co słyszymy ze swoją wiedzą historyczną oraz wiedzą o ludziach i życiu; porównujemy bez osądu, jedynie odnotowujemy, jak dany komunikat pasuje do znanych nam faktów, n obserwowanie i wsłuchiwanie się w spójność wypowiedzi