Praca grupowa i komunikacja w zespole Karolina Muszyska

Praca grupowa i komunikacja w zespole Karolina Muszyńska Oprac. własne na podst. materiałów K. Górniak, http: //wazniak. mimuw. edu. pl/

Zakres tematyczny wykładu Ø Ø Ø Ø Praca grupowa – podstawa współczesnych organizacji Korzyści pracy grupowej w różnych wymiarach Definicja zespołu i rodzaje zespołów Fazy tworzenia zespołu Normy grupowe – funkcje, źródła i tworzenie Cele grupowe Integracja i spójność grupowa – znaczenie i mechanizmy Pożądane umiejętności członków zespołu i zróżnicowanie zespołu Konstruktywne i destrukcyjne zachowania członków zespołu Pożądane role i umiejętności członków zespołu Znaczenie komunikacji w pracy grupowej Pojęcie komunikacji i elementy procesu komunikacji Rodzaje i funkcje komunikacji Jakość komunikacji i bariery komunikacyjne

Definicja organizacji W definiowaniu organizacji ważne są: • cel • wewnętrzna struktura • specyficzna kultura • odrębność

Wymiary korzyści pracy zespołowej Korzyści działania grupowego można rozpatrywać ze względu na trzy wymiary: • wymiar operacyjny • wymiar społeczny • wymiar psychologiczny

Operacyjne korzyści pracy zespołowej • • Bogactwo wiedzy i doświadczeń Skuteczniejsze rozwiązywanie problemów Powstanie synergii grupowej Większe zrozumienie pracowników dla podejmowanych decyzji • Większa elastyczność i szybsza reakcja na zmiany dzięki uproszczeniu struktur hierarchicznych • Redukcja kosztów

Społeczne korzyści pracy zespołowej • Działanie grupowe daje większą siłę przebicia • Grupa jest odporniejsza na naciski i groźby • Większa identyfikacja pracowników z celami i założeniami organizacji • Większy prestiż i szacunek ze strony innych

Psychologiczne korzyści pracy zespołowej • • Zapewnienie akceptacji członkom Wsparcie emocjonalne i inne Element samopomocy Większe poczucie bezpieczeństwa i wpływu na własne życie

Praca zespołowa odpowiedzią na współczesne wyzwania • Konieczność odnalezienia się w szybko zmieniającym się otoczeniu • Pojawienie się nowej konkurencji • Potrzeba zastosowania nowych rozwiązań i technologii • Potrzeba elastycznej koordynacji

Definicja zespołu • Zespół to dwie lub więcej osób, które w ramach określonej struktury współdziałają ze sobą i wzajemnie oddziałują na siebie, • co prowadzi do wytworzenia się więzi pomiędzy nimi, • dążą do wspólnego celu, • podzielają wspólne normy i wartości, • mają poczucie odrębności i wspólnoty losów

Rodzaje zespołów • • • Komitet Zespół projektowy Koła jakości Superzespół Zespół samorządowy

Fazy tworzenia zespołu • Etap kształtowania się • Etap burzliwy • Etap stabilizacji • Etap efektywności Niekiedy również: • Etap kończenia działalności • Etap zmian

Normy grupowe Normy to reguły określające sposoby działań i zachowań jednostek przez nie akceptowane. Funkcje norm: • Utrzymują grupę • Świadczą o specyfice grupy • Tworzą atmosferę • Gwarantują ład grupowy • Umożliwiają realizację wspólnych celów • Dostarczają wzorców w nowych sytuacjach

Źródła norm grupowych • • Normy indywidualne Normy wypracowane Normy narzucone Normy kulturowe Dla sprawności funkcjonowanie zespołu powinny się uzupełniać, nie mogą być rozbieżne.

Tworzenie norm Tworząc lub kształtując normy należy pamiętać żeby: • były jasno i jednoznacznie sformułowane • były trwałe i stabilne • były powszechnie akceptowane i uznawane • nie prowadziły do nadmiernego konformizmu grupowego • nie tłumiły inicjatywy i otwartości

Formułowanie celów grupowych Cel grupowy to punkt, do którego dąży grupa. Formułując te cele należy zadbać, żeby: • • były akceptowane przez członków zespołu, były jasno, przejrzyście i konkretnie sformułowane pozostawiały pracownikom margines swobody członkowie zespołu mieli wpływ na ich formułowanie, • cele grupowe nie były sprzeczne, • cele grupowe były zgodne z indywidualnymi celami członków zespołu.

Integracja i spójność grupowa Im bardziej zintegrowany/spójny zespół tym: • lepiej, efektywniej i wydajniej działa • większe jest zadowolenie członków zespołu z przynależności do niego • mniej jest napięć i wrogości między członkami grupy

Bezpieczne i niebezpieczne metody integracji grupy Bezpieczne metody integracji grupy: • • • zachęcanie do wzajemnej sympatii zwiększenie częstotliwości kontaktów doprowadzenie do wspólnoty losów i celów nagłaśnianie sukcesów wprowadzanie wspólnych rytuałów odpowiednie kształtowanie przestrzeni Niebezpieczne metody integracji grupy: • • wprowadzenie elementu rywalizacji z innym zespołem wprowadzenie elementu zagrożenia dotkliwa inicjacja wprowadzenie roli ‘kozła ofiarnego’

Pożądane umiejętności członków zespołu i zróżnicowanie zespołu Członkowie zespołu powinni wykazywać się: • Umiejętnościami technicznymi i merytorycznymi • Umiejętnościami rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji • Umiejętnościami interdyscyplinarnymi Zróżnicowanie zespołu: • Zespół jednolity • Zespół zróżnicowany

Konstruktywne zachowania członków zespołu Konstruktywne zachowania zadaniowe: • • inicjowanie poszukiwanie i dostarczanie informacji i opinii wyjaśnianie, opracowywanie i podsumowanie osiąganie konsensusu Konstruktywne zachowania związane z utrzymaniem grupy: • • • harmonizowanie i zachęcanie ułatwianie komunikacji zawieranie kompromisów obserwacja grupy i dokonywanie oceny redukowanie napięć

Destrukcyjne zachowania członków zespołu • • Okazywanie agresji Blokowanie Dominowanie Skłonność do zwierzeń Poszukiwanie uznania Nadmierne żartowanie Znudzenie

Pożądane role i umiejętności członków zespołu • Różnorodność orientacji i psychologicznych preferencji członków zespołu • Budując zespół należy w miarę możliwości ‘obsadzić’ wszystkie niezbędne role, zgodnie z podziałem wg C. Margerisona i D. Mc. Canna lub wg M. Belbina

Role w zespole wg C. Margerisona i D. Mc. Canna

Role w zespole wg Mereditha Belbina

Znaczenie komunikacji w pracy grupowej • Fundamentalny i integralny element wymiany informacji, współdziałania i efektywnej kooperacji • Źródło przewagi konkurencyjnej • Kluczowy czynnik dla zapewnienia sukcesu projektu • Czynnik wymagający odpowiednio ukształtowanej i wykorzystywanej infrastruktury telekomunikacyjnej

Pojęcie komunikacji • Komunikacja to: – proces, w którym ludzie dążą do dzielenia się znaczeniami przy użyciu komunikatów w formie symboli (słowa, gesty, dźwięki)* – dynamiczny dwustronny proces przekazywania informacji w formie symbolicznej poprzez odpowiednie kanały, między nadawcą a odbiorcą, dzięki czemu mogą oni nawiązywać kontakt ze sobą** – główny proces organizacyjny polegający na wymianie informacji między różnymi uczestnikami, wiążący z sobą jednostki organizacyjne firmy i firmę z otoczeniem*** * J. A. F. Stoner i R. E. Freeman ** J. Stankiewicz *** U. Gros

Proces komunikacji Model procesu komunikacji wg U. Gros

Rodzaje komunikacji • Rodzaje komunikacji: – bezpośrednia lub pośrednia, – jednokierunkowa lub wielokierunkowa, – werbalna lub niewerbalna, – pozioma lub pionowa, – wewnętrzna lub zewnętrzna

Rodzaje sieci komunikacyjnych • Rodzaje sieci komunikacyjnych: – koło (gwiazda) – łańcuch – wzorzec litery Y – okrąg – „każdy z każdym” (kokon) Typy sieci komunikacyjnych wg H. J. Leavitta

Funkcje komunikacji • Funkcje komunikacji: – informacyjna, – kontrolna, – motywacyjna – emotywna (ekspresja emocji) – społeczna

Jakość komunikacji • Efektywna komunikacja: – przebiega w odpowiednim czasie – wymaga współdziałania i zaangażowania nadawcy i odbiorcy – uwzględnia interesy i potrzeby uczestników – angażuje właściwe osoby i jest na odpowiednim poziomie szczegółowości – gwarantuje jednolite rozumienie treści i wniosków (obie strony posługują się tym samym kodem)

Bariery komunikacyjne Leżące po stronie nadawcy i/lub odbiorcy: • • • wysyłanie sprzecznych lub niespójnych sygnałów brak wiarygodności nadawcy posługiwanie się odmiennymi kodami, nieumiejętność odpowiedniego zakodowania intencji niechęć do komunikowania się, brak kooperacji wady fizyczne nadawcy powodujące zniekształcenie przekazu brak nawyku słuchania, wybiórczość uwagi emocje różnice kulturowe, stereotypy, uprzedzenia, Niezależne od komunikujących się uczestników: • szumy, zakłócenia, przeciążenie informacyjne