ETIQUETA Y PROTOCOLO EJECUTIVO Expositora Ana Mara Maurtua

ETIQUETA Y PROTOCOLO EJECUTIVO Expositora: Ana María Maurtua Rodríguez anamaria_maurtua@hotmail. com

CONTENIDO DE LA PRIMERA SEMANA Concepto e importancia. La Autoestima, Etiqueta Social, Urbanidad y Protocolo. Cualidades de una Secretaria Ideal, buenos modales, cortesía e imagen. Las Relaciones Humanas, Importancia, factores, obstáculos, beneficios. Decálogo de las Relaciones Humanas, claves para el éxito. Etiqueta en la Oficina, modales.

La Personalidad La personalidad es la suma y organización de los rasgos que determinan el papel de la persona en el grupo social. La personalidad no es innata ni instintiva, se aprende a través de la interacción social.

EL INDIVIDUO Se dice individuo porque al nacer esta desprovisto de todos los atributos sociales como: El lenguaje, ideas, hábitos entre

LA PERSONALIDAD Se hereda la apariencia física, capacidad de razonar, inteligencia, genero, temperamento entre otros.

LA CULTURA Cultive el arte de la comunicación. Cultive el arte de la oración. Cultive el arte de leer por lo menos un libro al mes.

LA CULTURA , VALORES Y AFECTO Influyen en la adquisición de valores sociales. Ayuda a producir cierto tipo de personalidad.

¿QUÉ ES LA AUTOESTIMA? Es el sentimiento valorativo de nuestro ser, de nuestra manera de ser, de quienes somos nosotros, del conjunto de rasgos corporales, mentales y espirituales que configuran nuestra personalidad. Esta se aprende, cambia y la podemos mejorar. La capacidad que tiene la persona de desarrollar sus habilidades y aumentar el nivel de seguridad personal. Es decir el grado en que los individuos tienen sentimientos positivos o negativos acerca de sí mismos y de su propio valor. La capacidad que tiene la persona de valorarse, amarse, apreciarse y aceptarse a sí mismo. 8

TIPOS DE AUTOESTIMA La autoestima se puede desarrollar en las personas de tres formas: Autoestima Alta (Normal): La persona cree firmemente en ciertos valores y principios. Esta dispuesto a defenderlos aún cuando encuentre fuerte oposiciones colectivas se valora tal cual es. Autoestima Baja: La persona es negativa por lo que le inculcaron está desprotegida siente culpas, se cree incapaz, mala o inútil, se somete para ser aceptada. Autoestima Positiva o Elevada: Es el narcisismo que ya es el amor excesivo o incondicional a uno mismo exagerando sus cualidades. 9

LA AUTOESTIMA BAJA Siempre repetirse soy una persona valiosa, capaz, creativa. Sino nos dejamos vencer por la depresión no podemos dejar salir lo que nos

LA AUTOESTIMA ALTA Es capaz de disfrutar diversas actividades en lo familiar. Reconoce y acepta los caracteres de los demás y le infunde valores.

AUTOESTIMA INFLADA Los problemas a los que se enfrenta una persona con autoestima inflada, abarcan las diferentes áreas de su vida, aunque, obviamente, se niegan a reconocerlos. 12

Las Emociones La inteligencia emocional es la capacidad de: Sentir Entender Controlar y Modificar estados anímicos propios y ajenos.

LAS DIFERENTES EMOCIONES Es la capacidad de: Sentir el afecto hacia los demás y más a nuestros seres queridos. Entender que hay situaciones en la vida que tenemos que aceptar.

LAS DIFERENTES EMOCIONES Es la capacidad de: Controlar nuestros estados anímicos propios y ajenos. Modificar nuestras emociones negativas y positivas lo cual nos permite vivir en armonía.

TIPOS DE EMOCIONES Es la capacidad de la persona de reaccionar entre lo bueno y lo malo, lo justo y lo injusto ante situaciones adversas.

LAS EMOCIONES La inteligencia emocional y la madurez: Favorecen nuestro entusiasmo y motivación (significa motor acercarse hacia lo agradable o alejarse de lo desagradable basada en estímulos emocionales) contribuyen a nuestra salud física (significa moderar o eliminar patrones y/o hábitos dañinos o destructivos angustia, miedo, ansiedad, ira irritabilidad, etc. ). Incitan a nuestro bienestar psicológico (significa base para el desarrollo armónico y equilibrado de nuestra personalidad). Permiten un mejor desarrollo de nuestras relaciones con las personas, en el área familiar-afectiva, social y laboralprofesional. En este último plano, la Inteligencia Emocional significa llevar a un nivel óptimo la relación entre las personas; determina que tipo de relación mantendremos con nuestros subordinados (liderazgo), con nuestros superiores (adaptabilidad) o con nuestros pares (trabajo en equipo). Esta madurez Emocional determina como respondemos, nos comunicamos, nos

LAS EMOCIONES Determinar que tipo de relación mantendremos con nuestros subordinados. Esta madurez emocional determina nuestro comportamiento y funciones en el trabajo, con los

Definición de Etiqueta Secretarial y Diferencia con Etiqueta Social En nuestra sociedad, y para el logro del crecimiento profesional dentro de las organizaciones, el cuidado de la imagen personal posee suma importancia, pues implica el conocimiento y perfeccionamiento del aspecto exterior, a través del porte, la vestimenta, el habla y las mejores formas para interactuar con nuestro interlocutor. El término etiqueta se relaciona con el comportamiento que conforman la vida social y profesional. En estos días es usual que las ejecutivas requieran de los servicios profesionales de especialistas en Protocolo de Imagen, a fin de mejorar el estilo en el vestir, la forma de comunicación gestual y algunas pautas de Liderazgo, a

ETIQUETA SOCIAL El término etiqueta se relaciona con el comportamiento que conforman la vida social Los servicios profesionales y profesional. de especialistas en Protocolo de Imagen, se encargan de mejorar el estilo en el vestir, la forma de comunicación gestual y algunas pautas de liderazgo,

ETIQUETA SECRETARIAL En nuestra sociedad, y para el logro del crecimiento profesional dentro de las organizaciones, el cuidado de la imagen personal posee suma importancia. Implica el conocimiento y perfeccionamiento del aspecto exterior, a través del porte, la vestimenta, el habla y

URBANIDAD Y PROTOCOLO Hoy en día la sociedad ha cambiado a través del paso del tiempo, pero en ese cambio ha perdido ciertas costumbres y ciertos modales que ayudaban a mantener la armonía entre la gente; y hasta el momento nadie se ha preocupado por recuperar estos modales; se ha perdido hasta el simple hecho de decir gracias , de pedir por favor, de decir buenas tardes o buenas noches, hasta de preguntarle a los demás ¿ cómo están ? , Creo que es necesario cultivar la urbanidad y los valores éticos y morales en las personas en especial en los niños y en los jóvenes que serán los futuros constructores de una sociedad valorados como personas integras y seremos tomados en cuenta; así llegaremos a conseguir el respeto que es la base de toda sociedad por que los buenos modales y las buenas actitudes son el principio para construir una sociedad en paz y en valores donde todos somos iguales y tenemos derechos y deberes que los otros deben respetar de la misma manera como uno respeta a los demás; donde la sociedad se debe guiar por un

URBANIDAD Y PROTOCOLO Pero la sociedad debe tener muy en cuenta que cada ser es una persona íntegra e individual que debe comprender y entender que la urbanidad es una ciencia y que al mismo tiempo es el arte de vivir bien y de ser

URBANIDAD Y PROTOCOLO La comunidad en la cual vive debe respetar el pensamiento e ideas de los demás, así el no esté de acuerdo y puede defender su punto de vista sin ir a herir al otro ni a faltarle el respeto por que en una sociedad formada en la urbanidad todos tenemos derecho a tener diferentes puntos de vista. Como lo explica la famosísima frase del escritor Joham Wolfgang que dice: "El comportamiento es un espejo en el que cada uno muestra su verdadera

CUALIDADES DE UNA SECRETARIA La Gerencia Moderna Proactiva, requiere de una secretaria, que además de sus cualidades personales en donde se manifieste un buen carácter, trato, personalidad, comportamiento, responsabilidad, compromiso, atención, sepa manejar eficientemente las interrelaciones humanas, ser asertiva, con una alta autoestima y sobre todo, con los conocimientos Básicos que la Gestión Administrativa requiere para apoyar al gerente en aquellas acciones necesarias que le faciliten la realización de sus funciones. La Secretaria Ejecutiva del presente debe además, dar paso a su creatividad, manejar adecuadamente las herramientas modernas de telemática, facilitar la operatividad de su jefe, dominar el inglés, además de contar con los soportes de los conocimientos básicos del lenguaje actual administrativo. Todas las secretarias del momento presente dan forma a la imagen social de la secretaria y les toca también construir su propio puesto,

CUALIDADES DE LAS SECRETARIAS Todas son importantes, pero la más importante es la estimación honesta del grado en que cada una posee estas características. Para ser eficiente en el trato, la secretaria debe ser: Amable Madura y segura de si misma Agradable Amigable Flexible y adaptable Diplomática y observadora de la etiqueta Imparcial Atenta Cooperadora Proactiva Humilde Tolerante y considerada Leal Sensible Animosa Honesta Buena apariencia Puntual Disponible para capacitar a otra que ocupe su lugar Dotada de sentido del humor Entusiasta Responsable Uno de los aspectos más importantes que desde el punto de vista técnica y pragmática debe dominar la secretaria y asistente de gerencia por la naturaleza de sus constantes interacciones personales y profesionales es precisamente la comunicación.

CUALIDADES DE UNA SECRETARIA Por lo general, un buen secretario tiene que ser una persona con amplios conocimientos de Ofimática, de labores Administrativas e incluso de Contabilidad. Suele ser esencial el conocimiento de idiomas, en especial el inglés, atiende perfectamente el

CUALIDADES DE UNA SECRETARIA Finalmente, para el desarrollo de esta profesión se valora mucho la Imagen. Y no hablamos de una cuestión física, aunque por desgracia se dan casos a diario. Hablamos de una presencia impecable en lo que a peinado, maquillaje (en el caso de ellas) y forma de vestir se refiere. La Secretaria o Secretario es la primera persona con la que un cliente importante tiene trato, y debe estar a la altura de una primera impresión. También deben ser personas agradables y empáticas, capaces de atender cualquier llamada o visita con una

Claramente está que las buenas relaciones humanas no dependen solamente de identificar y seleccionar candidatos con relaciones humanas excelentes, sino de LAS RELACIONES HUMANAS Las Buenas Relaciones Humanas es un factor importante para el éxito de las organizaciones modernas no sólo con los clientes sino también internamente; con su personal. Las Relaciones Humanas son el conjunto de normas, principios, técnicas, arte y de psicología aplicada para que los seres humanos se lleven mejor uno con los otros. Es el grado de

LAS RELACIONES HUMANAS Claramente está que las buenas relaciones humanas no dependen solamente de identificar y seleccionar candidatos con relaciones humanas excelentes, sino de contar con empresas que reconozcan el valor de la mismas y que procuren dar a sus colaboradores un trato justo y equitativo, un buen clima laboral, compensaciones justas, reconocimientos, comunicación de puertas abiertas, capacitación y desarrollo, etc. , Que permita a ambos conseguir sus objetivos y metas, aquellas que logran este reconocimiento, definitivamente serán más competitivas que aquellas que

LAS RELACIONES HUMANAS Todo Gerente de Recursos Humanos debe facilitar este proceso a través de una política de puertas abiertas que permita que la empresa gane al eficiencia, a alcanzar sus metas y mejorar su adaptación y/o superación a los cambios existentes sino también que los trabajadores se sienta cómodos y puedan comunicar lo que sienten lo que fomenta un ambiente de “Ganar-

LAS RELACIONES HUMANAS La colocación de buzones de sugerencia es un buen primer paso hacia esa apertura que debe fomentar e incentivar el departamento de recursos humanos. A través de este buzón los colaboradores podrán indicar, si no desean manifestar abiertamente sus puntos de vistas y al ver que son considerados y evaluados se sentirán más animados a participar y a comunicar sus ideas. De esta forma se puede lograr que la organización tenga, menos ausentismos, menos cantidad de

DECÁLOGO DE LAS RR. HH CLASES DEL ÉXITO Relaciones Laborales. – Estas pueden llegar a ser tan importantes (pero nunca deberán ser más) que las familiares y personales. Tus relaciones con tu jefe, colegas, empleados, clientes, proveedores, etc. pueden llegar a ser la clave de tu éxito profesional. Cuida estas, por que valen oro. Permita el contacto directo con directivos superiores a usted: Existen y por desgracia demasiados, mandos que mantienen al personal apartado de los mandos superiores de la organización. Es una demostración de inseguridad y de confianza en sí mismo del mando intermedio. Si usted está seguro, afronte el riesgo, y que sean sus propias realizaciones y el éxito de su departamento el que hable por usted. Es importante para el personal tener la libertad de llegar a cualquier nivel de mandos de la organización, casi nunca usará

DECÁLOGO DE LAS RR. HH No sabemos quién puede ser su autor (¿quizá un libro de "autoayuda"? ). . . ¡pero nos gusta! 1. Habla con las personas Nada hay tan agradable y animador como una palabra de saludo cordial. Particularmente hoy necesitamos de gestos amables. 2. Sonríe a las personas Recuerda que para mover la cabeza ponemos en acción 72 músculos y que para sonreír nos basta con movilizar 14. 3. Llama a las personas por su nombre Para casi todos, la música más suave es oír su nombre.

DECÁLOGO DE LAS RR. HH 4. Sé amigo y servicial. . . . si quieres tener amigos. 5. Sé cordial. Lo que hagas, hazlo con gusto. 6. Interésate sinceramente por los otros. Recuerda que sabes lo que sabes, pero no sabes lo que otros saben.

DECÁLOGO DE LAS RR. HH 7. Sé generoso en elogiar y cauteloso en criticar. 8. Aprende a captar los sentimientos de los demás. Hay tres perspectivas: la tuya, la del otro y la del que sólo ve lo suyo con demasiada certeza. 9. Preocúpate de la opinión de los otros. 10. Procura aportar lo bueno que tienes.

ETIQUETA DE OFICINA Pocas personas visten exclusivamente para sí mismas, la mayoría lo hace para los demás pero debemos tener mucho cuidado con esto y preguntarnos para quién o quienes exactamente nos vestimos. Independientemente de esto debemos vestirnos de modo que mostremos respeto por nuestra persona, profesión u oficio, nuestro puesto y nuestra compañía. En una empresa es de mal gusto que las mujeres vistan con faldas muy cortas o trajes provocativos. En el caso de los varones es de igual mal gusto que se presenten con camisa sin abotonar o pantalones ajustados. El buen gusto y la elegancia terminan donde inicia el ridículo. La forma de vestir representa nuestra personalidad y educación, demostremos que hacemos valer ambas.

Etiqueta en la oficina Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas. Facilidad de expresión verbal y escrita. Persona proactiva y organizada. Facilidad para interactuar en grupos.

ETIQUETA DE OFICINA Sea puntual en todas sus obligaciones y funciones no haga que los demás se vean en la obligación de esperarlo. 39

ETIQUETA DE OFICINA Vigilar la elaboración y expedición de las convocatorias. Mantener ordenado su escritorio. 40

ETIQUETA DE OFICINA Vigilar que el archivo de documentos este completo y actualizado, conservarlo en custodia. Vigilar el contenido de las órdenes del día y los listados de los asuntos que se tratarán incluyen los soportes. 41

ETIQUETA DE OFICINA No pronuncie palabras vulgares ni comentarios en perjuicio de la dignidad de sus compañeros de trabajo. Si le disgusta algo de algún compañero de trabajo, dígaselo de frente y no grite ni divulgue errores de los demás a sus espaldas. 42

ETIQUETA DE OFICINA Cuando ingrese a la oficina de otro funcionario, avise y no entre sin antes escuchar el adelante. No divulgue sus problemas personales, ni haga perder 43

ETIQUETA DE OFICINA Trate de dejar su mal carácter fuera y no se “descargue” con sus compañeros. El trabajo en grupo suele dar mejores resultados. 44

ETIQUETA DE OFICINA Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamento dentro de la empresa. Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la 45

PRIMERA SEMANA ¡Muchas Gracias! r