Discimus en leerlingenzendi ngen Opleiding schoolsecretariaten Programma 1

Discimus en leerlingenzendi ngen Opleiding schoolsecretariaten

Programma 1. Algemene informatie 2. Leerlingenzendingen Reglementering 2. Internen 3. Concurrentieel vervoer 3. Discimus 1. Inleiding 2. In- en uitschrijvingen 3. Leerlingenkenmerk en 4. Studiebewijzen Ag. ODi - Academie 1. Schooladministrat ie-pakket 6. Aandachtspunten 4. Achter de schermen 5. Contactgegevens 5. │2

Ag. ODi - Academie Algemene informatie │3

Algemene informatie Ag. ODi - Academie Geen praktische demonstratie van de werking van uw schooladministratiepakket Alles wat voorkomt in deze presentatie moet mogelijk zijn via uw schooladministratiepakket Opleiding op maat, samen met uw pakket, is mogelijk op vraag van uw schoolbestuur of scholengroep │4

Werkzaamheden Ag. ODi Vastleggen schoolstructu ur Ag. ODi - Academie Berekening omkadering/ werkingsmidde len Verzamele n leerlinge ngegevens Verzamele n gegevens personeel Controle leerlinge ngegevens Betaling wedden Controle aanwending │5

Ag. ODi - Academie Leerlingenzendingen │6

OVERZICHT ZENDINGEN Internen Ag. ODi - Academie Concurrentieel vervoer 6/10/2020 │7

OVERZICHT ZENDINGEN Internen Ag. ODi - Academie Concurrentieel vervoer 6/10/2020 │8

Ag. ODi - Academie WIE? Alle MPI’s van het GO! en de scholen voor kinderen van wie de ouders geen vaste verblijfplaats hebben en die rechtstreeks verbonden zijn aan internaten. DOEL? Nodig voor berekening urenpakket internaat WELKE LEERLINGEN? De leerlingen van het gewoon en buitengewoon basisonderwijs en de leerlingen van het gewoon en buitengewoon secundair onderwijs die in het internaat verblijven │9

WANNEER? Eerste schooldag van oktober en februari UITERLIJKE ZENDDATUM? Binnen de 7 werkdagen na teldatum via Web. EDISON Ag. ODi - Academie WEETJE 16 MPI GO’s 4 tehuizen │10

OVERZICHT ZENDINGEN Internen Ag. ODi - Academie Concurrentieel vervoer │11

WIE? Scholen in Vlaams. Brabant, in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en in een aantal andere gemeenten WAAROM? Financieringswet Ag. ODi - Academie WELKE LEERLINGEN? Die regelmatig en georganiseerd opgehaald worden vanuit het Waals Gewest │12

WANNEER? Bezorgen voor 1 maart HOE? Formulier op Mijn Onderwijs Ag. ODi - Academie WEETJE 865 scholen krijgen dit formulier │13

Reglementering Omzendbrief “Zending van leerlingengegevens in het basisonderwijs” Ba. O/2008/03 van 29/08/2008 Ag. ODi - Academie Overzicht, contactgegevens, info in bijlagen… 6/10/2020 │14

Ag. ODi - Academie Discimus │15

Ag. ODi - Academie Inleiding │16

Ag. ODi - Academie Uitdagingen Verschillende maatschappelijke uitdagingen Capaciteit Dubbele inschrijvingen Steeds grotere vraag naar gegevens Van beleidsmakers Van scholen Nood aan snelle beschikbaarheid gegevens Planlastvermindering Eenvoudige uitwisseling en efficiëntere werking 17

Ag. ODi - Academie Gebruik van leerlingengegevens door Ag. ODi Berekenen van omkadering en toelagen Leerplichtcontrole & opvolging kleuterparticipatie Uitwisseling van gegevens met verschillende partners: Afdeling School- en Studietoelagen (AHOVOS), CLB’s, AGIOn, Kinderbijslagfonds(en), Leer- en Ervaringsdatabank (VDAB, CVO’s), Inburgering… Cijfergegevens voor beleidsondersteuning Kwaliteit is afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen 18

Ag. ODi - Academie 19 MAGDA

Ag. ODi - Academie Deelnemers Op dit ogenblik Alle kleuter-, lagere en basisscholen voor gewoon en buitengewoon onderwij s Alle scholen voor gewoon en buitengewoon secundair onderwijs Centra voor Deeltijds Onderwijs (CDO’s) Syntra Vlaanderen Uitzondering: enkele ziekenhuisscholen Later CLB’s, DKO, ziekenhuisscholen… 20

Partners in succes Ag. ODi Databank met toegangspoorten Verstuurt en ontvangt gegevens Ag. ODi - Academie Softwareleveranciers Aansluiten schooladministratiepakket op toegangspoorten Gebruiksvriendelijke toegang tot databank Schooladministratie Onmiddellijk registreren in schooladministratiepakket 21

Ag. ODi - Academie Werking Discimus School voert informatie in het schooladministratiepakket in, Informatie die nodig is, vloeit meteen door naar de centrale databank van Ag. ODi Meteen antwoord of de verwerking geslaagd is Vergeet niet om regelmatig naar de foutmeldingen te kijken Mogelijkheid om gegevens uit te wisselen op het moment dat de school het vraagt 22

Ag. ODi - Academie Discimus Overzicht over uitgewisselde leerlingengegevens Op Mijn Onderwijs Na verificatie Mogelijkheid om zelf op te vragen via Mijn Onderwijs op eender welk moment Overzicht over uitgewisselde studiebewijzen Op Mijn Onderwijs Mogelijkheid om zelf op te vragen via Mijn Onderwijs Enkel zichtbaar in Mijn onderwijs als je de rechten CONFIDENTIEEL hebt bij thema leerlingen. │23

Ag. ODi - Academie 24

Ag. ODi - Academie 25

Ag. ODi - Academie Schooladministratiep akket │26

Meerdere schooladministratiepakketten mogelijk Ag. ODi - Academie Doorgeven welk pakket wat mag doen via BAO/BKL Algemene gegevens Wijzigingen melden aan helpdesk Discimus, anders foutmelding 20029 - Geen goedkeuring voor dit schooladministratiepakket om dit soort gegevens te registreren voor deze school. Neem contact op met uw schoolbeheerteam bij Ag. ODi. ” │27

Ag. ODi - Academie │28

Ag. ODi - Academie In- en uitschrijvingen │29

In- en uitschrijvingen Ag. ODi - Academie • Uitwisseling gerealiseerde inschrijvings - en uitschrijvingsgegevens Registratie binnen een week na in/uitschrijving Ook bij instappers, dus niet wachten met registratie tot de instapdag! Stamnummer automatisch toegekend Niet manueel wijzigen! Geen aanmeldingen of weigeringen Enkel gerealiseerde inschrijvingen 30

In- en uitschrijvingen Ag. ODi - Academie • Welke gegevens worden uitgewisseld? 31

In- en uitschrijvingen • • • Ag. ODi - Academie • • • Instellingsnummer • Stamnummer • Identificatienummer • Geboortedatum • Geslacht • Familienaam Eerste voornaam Straat woonplaats Huisnummer Busnummer Postcode woonplaats Land woonplaats Nationaliteit 32

Ag. ODi - Academie In- en uitschrijvingen Identificatienummer (INSZ) Rijksregisternummer yy mm dd xxx xx 3 de laatste cijfer geeft geslacht weer Even = meisje Oneven = jongen Bisnummer Zelfde vorm, maar maand wordt vermeerderd met 20, 40 of 60 33

In- en uitschrijvingen Ag. ODi - Academie Identificatienummer terug te vinden op achterzijde Kids. ID, op ISI+-kaart of de achterzijde van het e-ID 34

Ag. ODi - Academie In- en uitschrijvingen Wat als je een leerling zonder identificatienummer doorstuurt Ag. ODi gaat eerst zoeken in eigen databank vervolgens opzoeken in rijksregister Wanneer niet gevonden –> pasje wordt opgevraagd naar Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) u importeert het identificatienummer via uw schooladministratiepakket Probeer steeds aan een identificatienummer te komen om fouten te vermijden, 35

Ag. ODi - Academie In- en uitschrijvingen Juiste persoonsgegevens en INSZ-nummer belangrijk voor Leerplichtcontrole Kleuterparticipatie Schooltoelage Koppeling loopbaan Koppeling CLB-gegevens Studiebewijs en koppeling Leer- en Ervaringsdatabank … 36

In- en uitschrijvingen Alle karakters die toegelaten zijn in de naam en voornaam van een leerling bij het registreren of wijzigen. ^ Ag. ODi - Academie (([d. D][e. E][c. C][l. L]s*. ? : ? )s*)? [. a-z A-Z ÀÁ ÃÄÅÆ àáâãäåæ Çç Ð ' ÈÉÊË èéêë ÌÍÎÏ ìíîï Ññ ÒÓÔÕÖØ òóôõöø ð ß ÙÚÛÜ ùúûü Ýýÿ Þþ łŁ -]*$ (Decl. : ) kan in de familienaam mits INSZ -nummer is ingevuld Punten (. ) vanaf heden toegestaan in naam en voornaam 37

Ag. ODi - Academie In- en uitschrijvingen Veld “inschrijvingsdatum” Datum van akkoordverklaring met het pedagogisch project en schoolreglement Datum ligt voor of op de begindatum in de school 38

In- en uitschrijvingen • Ag. ODi - Academie • Bevat specifieke informatie voor een inschrijving in het basisonderwijs Nodig voor een correcte berekening van toelagen en omkadering 39

In- en uitschrijvingen • • Ag. ODi - Academie • • • Instellingsnummer Hoofdstructuur Begindatum Einddatum Vestigingsplaats Financierbaarheid Cursus levensbeschouwing Cursus 2 de taal Taalinitiatie frans Taalinitiatie andere taal • • • Individueel aangepast curriculum Anderstalige nieuwkomer Gewezen anderstalige nieuwkomer Verblijfsregeling Thuisloos Trekkende bevolking Informatie vorige inschrijving Aanleiding vroege uitschrijving Situatie na vroege uitschrijving 40

Ag. ODi - Academie In- en uitschrijvingen Begin- en einddatum Meestal begindatum 01/09 en einddatum 31/08 Bij vroege uitschrijving uit de school: einddatum wijzigen Bij wijziging administratieve groep/klas of vestigingsplaats Einddatum wijzigen naar dag voordien Aanmaak nieuwe inschrijving administratieve groep voor de nieuwe situatie 41

In- en uitschrijvingen Ag. ODi - Academie Administratieve groep Soepele controles vooraleer het schooljaar start Nadien strengere controles of de administratieve groep wordt ingericht in de vestigingsplaats Foutmelding: “Deze combinatie van administratieve groep, onderwijstaal, vestigingsplaats en type Bu. O is dit schooljaar niet toegelaten voor deze school. ” Contacteer uw schoolbeheerteam. Zie BAO Algemene gegevens 42

Ag. ODi - Academie In- en uitschrijvingen Vestigingsplaats Gebruik van Discimus-nummer vestigingsplaats (onveranderlijk over de schooljaren heen) Kan verschillen van Edisonnummer vestigingsplaats (aanpasbaar door de school) Omzetting gebeurt achter de schermen, of eenmalig in te voeren in het schooladministratiepakket 43

In- en uitschrijvingen Ag. ODi - Academie Anderstalige nieuwkomers en gewezen anderstalige nieuwkomers Aanduiden in het schooladministratiepakket. Meer informatie zie omzendbrief Onthaalonderwijs Individueel aangepast curriculum Verplicht vanaf schooljaar 2016 -2017 Enkel gewoon basisonderwijs Alle leerlingen met een verslag Bu. O die het gewone curriculum niet volgen Geen getuigschrift basisonderwijs mogelijk 44

Ag. ODi - Academie In- en uitschrijvingen Informatie vorige inschrijving Toegelaten waarden “ 01” Normaal Ingeschreven “ 02” Ingeschreven in de Franse Gemeenschap Basis onderwijs “ 03” Onbekend “ 04” Niet ingeschreven “ 05” Ingeschreven in de Franse Gemeenschap Secundair onderwijs Andere informatie vorige school wordt niet opgevraagd 45

Ag. ODi - Academie In- en uitschrijvingen Aanleiding tot uitschrijving en situatie na vroege uitschrijving Standaardwaarden bij inschrijving X – normaal einde schooljaar of module 10 – geen informatie Wijzigen bij vroege uitschrijving Nodig voor de leerplichtcontrole 46

Ag. ODi - Academie In- en uitschrijvingen Aanleiding tot uitschrijving : mogelijke waarden “X ” Normaal einde schooljaar of module “E” Initiatief van leerling of ouders “O” Overlijden leerling “P” Langdurige problematische afwezigheid (enkel in uitzonderlijke situaties) “S” Op advies van school of CLB “T” Tucht “D” Ontbinding inschrijving wegens onredelijkheid aanpassingen voor leerling met specifieke onderwijsbehoeften (niet 47

Ag. ODi - Academie In- en uitschrijvingen Situatie na uitschrijving : mogelijke waarden “ 06” Verhuisd naar het buitenland en loopt school in het buitenland “ 07” Leerling is overleden “ 09” Andere “ 10” Geen informatie “ 12” Wijziging binnen de eigen school of naar andere erkende, gesubsidieerde, gefinancierde Nederlandstalige school “ 13” Gedomicilieerd in België, maar ingeschreven in een school in het buitenland “ 14” Overstap naar individueel huisonderwijs “ 15” Overstap naar het privé-onderwijs “ 16” Overstap naar het Franstalig onderwijs in België 48

Oefeningen Ag. ODi - Academie Aansluitend pauze 49

In- en uitschrijvingen Ag. ODi - Academie Dubbele inschrijvingen zijn opvraagbaar Enkel zichtbaar wanneer er een overlap is bij inschrijving in administratieve groep Welke leerling, welke periode, welke andere school Huidig of volgend schooljaar Regelgeving staat dit toe, let wel slechts op 1 school financierbaar Alle door de Vlaamse Gemeenschap gefinancierde en gesubsideerde scholen 50

Ag. ODi - Academie Foutmeldingen “De leerling is te jong of te oud voor deze administratieve groep” Meestal verkeerde instapdatum gekozen “INSZ-nummer onjuist” “Geboortedatum niet overeenkomstig met INSZ-nummer” “Postcode vorm onjuist voor dit land” “Persoon heeft in Web. EDISON-zendingen ander stamnummer binnen deze school: stamnummer = xxxxxxx” 51

Foutmeldingen Ag. ODi - Academie Andere frequente foutmeldingen: “Er bestaat al een Geregistreerd Persoon voor deze ID_GRP” “Er bestaat geen Inschrijving voor deze ID_GRP, ID_INS” Contacteer uw schoolsoftwareleverancier 52

Ag. ODi - Academie Aan- en afwezigheden │53

Aan- en afwezigheden Ag. ODi - Academie Uitwisseling van aan- en afwezigheidsgegevens Niet-leerplichtige kleuters Aanwezigheden Leerplichtige kleuters, lager- en secundair onderwijs Afwezigheden Waarom Schooltoelage Kleuterparticipatie Toelatingsvoorwaarden gewoon lager 54

Aan- en afwezigheden Ag. ODi - Academie Registratie Elke afwezigheidscode (ook “_”) Wordt doorgestuurd bij invoer of wijziging van code in schooladministratiepakket Wanneer registreren? Binnen een week Later aanvullen of wijzigen is steeds toegestaan 55

Ag. ODi - Academie Aan- en afwezigheden Raadplegen Als een school overstapt naar een ander schooladministratiepakket, dan kan ze via Discimus de oude afwezigheidsregisters raadplegen Als een leerling overstapt naar een andere school, dan kan de nieuwe school bepaalde informatie over aanen afwezigheid in de oude school krijgen Van de eigen school en van andere scholen, van het huidige schooljaar en voorgaande schooljaar 56

Ag. ODi - Academie Aan- en afwezigheden Raadpleeg toelatingsvoorwaarden lager onderwijs Bij overstap tussen kleuterscholen: aanwezigheden van het huidige schooljaar: de som van het aantal aanwezigheden (aanwezig + te laat), Bij inschrijving in het lager onderwijs: aanwezigheden van het voorgaande schooljaar: men krijgt te zien of leerling voldoet aan toelatingsvoorwaarden of dat het onbepaald is, 57

Aan- en afwezigheden Regelmatige aanwezigheid relevant voor recht op schooltoelage Ag. ODi - Academie Meer informatie over de codes die u moet registreren, vindt u terug in de volgende omzendbrieven Omzendbrief BAO/2002/11 : Afwezigheden van leerlingen in het basisonderwijs. Aantal codes niet meer doorgeven op papier bij schoolverandering of aantal halve dagen aanwezig op einde schooljaar 58

Aan- en afwezigheden Ag. ODi - Academie Openstaande afwezigheden “_” Niet vergeten om binnen een bepaalde termijn de juiste code in te vullen. 59

Foutmeldingen Ag. ODi - Academie 30108 - Basisscholen mogen geen les geven en ook geen aan- of afwezigheden doorsturen op woensdagnamiddag, zaterdag, zondag of vakantiedagen. Indien u een afwijking hierop wilt, neem dan contact op met Ag. ODi 30106 – Huidige kalenderdatum valt niet binnen het beheervenster voor deze operatie Steeds van 15/08/xx (voor start schooljaar) tot 30/09/xx (volgend op schooljaar) Nadien toestemming vragen aan Ag. ODi om nog door te sturen 60

Ag. ODi - Academie Leerlingenkenmerken │61

Ag. ODi - Academie Leerlingenkenmerken 62

Leerlingenkenmerken Ag. ODi - Academie Registratie Bij een nieuw ingevuld formulier Binnen een week Enkel nodig als er nog geen was van een vorige school Let op de geldigheidsdatum ! Zoek/Raadpleeg leerlingenkenmerkenformulier Over scholen heen Kan meteen nadat je de leerling geregistreerd hebt via Discimus 63

Ag. ODi - Academie Leerlingenkenmerken Formulier vergeten te registreren/wijzigen? Huidig schooljaar: geen probleem, je kan steeds doorsturen tot 30/06 van het lopende schooljaar, Voorgaande schooljaar: een geldigheidsdatum kiezen in het voorgaande schooljaar kan niet meer. Je neemt dan als geldigheidsdatum 01/09/xxxx (in het huidige schooljaar) Formulier opvragen = formulier registreren ! 64

Ag. ODi - Academie Studiebewijzen │65

Sinds schooljaar 2016 -2017 Geen bijkomende planlast voor de scholen Ag. ODi - Academie Wordt doorgestuurd vanaf 20/06 van het lopende schooljaar, binnen de 7 dagen na uitreikingsdatum Zichtbaar voor andere scholen en de LED vanaf 01/07 │66

Getuigschrift basisonderwijs behaald of niet behaald Regelgeving: Ba. O/98/11 Het uitreiken van het getuigschrift basisonderwijs Ag. ODi - Academie Overzicht met doorgestuurde studiebewijzen via Mijn Onderwijs │67

Gewoon basisonderwijs Altijd iets sturen: - Leerlingen van het 6 de leerjaar - Leerlingen die volgende schooljaar geen lager onderwijs meer mogen volgen omdat ze te oud zijn Doorsturen indien getuigschrift behaald Ag. ODi - Academie Leerlingen van andere leerjaren Mogelijk om een getuigschrift te behalen vanaf 8 jaar. │68

Buitengewoon basisonderwijs Getuigschrift behalen via handelingsplan Zeker doorsturen indien getuigschrift behaald Ag. ODi - Academie Alle types │69

Studiebewijzen Raadpleeg studiebewijs Alles van de eigen school Van andere school Ag. ODi - Academie Kan meteen nadat je de leerling geregistreerd heb via Discimus Leerling met getuigschrift mag enkel mits toestemming van de klassenraad opnieuw lager onderwijs volgen Overzicht doorgestuurde studiebewijzen via Mijn Onderwijs 70

Foutmeldingen Ag. ODi - Academie 30105 – Het beheervenster voor dit schooljaar staat niet open voor deze school Steeds van 01/09/SJ tot 30/09/SJ+1 Nadien toestemming vragen aan Ag. ODi om nog door te sturen foutcode 20029 – “Geen goedkeuring voor dit schooladministratiepakket om dit soort gegevens te registreren voor deze school. Neem contact op met uw schoolbeheerteam bij Agodi”. 71

Foutmeldingen Ag. ODi - Academie 31001 – Er mag een informatie over het al dan niet behalen van een getuigschrift basisonderwijs worden gestuurd voor leerlingen van jonge leeftijd Pas vanaf 8 jaar mogelijk om een getuigschrift te behalen 30506 – Vrije leerlingen kunnen geen studiebewijs halen 72

Veel gestelde vragen Waarom registreren? • Uitwisseling LED (Leer- en Ervaringsdatabank) • Secundaire scholen raadplegen via discimus Ag. ODi - Academie Getuigschriften nog afprinten • Geen wijziging bestaande regelgeving • Afprint bezorgen │73

Aandachtspunten │74

Discimus basis voor werkzaamheden Ag. ODi - Academie Maak gebruik van correcte identificatiegegevens Registreer binnen de week │75

Raadpleeg regelmatig je dubbele inschrijvingen Ag. ODi - Academie Kijk regelmatig naar je foutmeldingen Openstaande afwezigheden │76

Reglementering Omzendbrief “Discimus - Een toekomstgerichte manier om leerlingengegevens uit te wisselen (NO/2012/01)” Ag. ODi - Academie Overzicht, contactgegevens, info in bijlagen… │77

Ag. ODi - Academie Achter de schermen… │78

De mensen achter de helpdesk 4 teamleden 1 Coördinator 3 Backoffice Ag. ODi - Academie scholen Schooladministratiepakket Kwaliteitscontroles Ondersteuning verificateurs Verificateur │79

Ag. ODi - Academie Contactgegevens │80

Helpdesk Leerlingenzendingen en Discimus Ag. ODi - Academie leerlingenzendingen. basisonderwijs@vl aanderen. be 02 553 92 35 │90

Ag. ODi - Academie Zijn er vragen? │82