Ajaplaneerimine TT E nitel Karel Kundrats Tauri Krson

Ajaplaneerimine TTÜ ÜE näitel Karel Kundrats & Tauri Kärson TTÜ Üliõpilasesindus

Kes me oleme? • Koolikaaslased • Kolleegid • Soovime ise areneda ja arendada süsteeme • Sõbrad • Ä ja Õ

Koolituse ülesehitusest • • • Koolituse ülesehitusest Organisatsiooni lühitutvustus Eesmärgid ja plaanid Protsessid Töövahendid

Üliõpilasesindus 2, 5 aasta eest • Puudusid pikaajalised ja arvestatavad eesmärgid, millest lähtuda; • Planeerimissüsteemid olid üldised ja tulemusele mitte orienteeritud; • Tööprotsessid olid puudulikud või ei olnud kusagile kirja pandud; • Töövahendid olid aegunud või ei oldud kasutamispõhimõtetes kokku lepitud.

Tekkis olukord • Palju ootamatusi ja katkestamisi (avatud kontori põhimõte); • Telefonikõnesid (kümneid päevas); • Kirju (50 - 250), kirjavahetusi 30 – 100; • Arvestavale osale küsimustele ei osanud vastata; • Osade isikute ülekoormus, teistel alakoormus (vabatahtlikke kaasamine väga keeruline); • Tulekahju oli tulekahju järel.

Mida üritame pakkuda ja anda järgmiste tundide jooksul?

Üldise ülevaate TTÜ ÜEs kasutatavatest süsteemidest, mis aitavad kaasa organisatsiooni toimimisele ja kiirendavad ning hõlbustavad protsesse. Kuidas süsteem on nö terviklikult üles ehitatud, pikaajalistest eesmärkidest kuni tööülesanneteni välja. Konkreetseid näiteid, miks ja mis põhimõtetel me mingeid lahendusi kasutame.

Millel me pikalt ei peatu?

Ei peatu sügavamalt ajaplaneerimise alusest: Oma isiklike elu eesmärkide ja suunade leidmist, tasakaalus (töö, isiklik elu ja puhkus) ja õnneliku elamisest. Isiklikus plaanis õigete otsuste tegemist. Meie oleme ÜE süsteemide loomisel võtnud eesmärgiks, et org. seotud isik saaks elada täisväärtuslikku elu ja organisatsioonis tegutsemine oleks väljakutsuv, arendav, motiveeriv ja meeldiv ning organisatsiooni eesmärkide elluviimist soosisv. Vajalikkus • • • Puhkamine - et oleks värske, produktiivne, motiveeritud, terve, meeldiv kolleeg. Elama isiklikku elu - sport, hobid, väljaskäimine. Seeläbi on inimesed rõõmsamad jne. Tundma ennast - millal on produktiivne, milliste tegevustega meeldib tegeleda.

TTÜ üliõpilasesinduse, kui organisatsiooni tutvustus

REVISJONIKOMISJON TTÜ TUDENGID Valitakse ja kontrollib Valivad ja delegeerivad õiguse end esindada Valib, annab sisendit ja kontrollib ESINDUSKOGU ÜK JUHATUS Valib ja juhib PERSONAL Toetab, võib valida, kinnitada juhtida Toetab, võib valida, juhtida PROJEKTMEESKONNAD HUVITATUD JA VABATAHTLIKUD TUDENGIESINDAJAD OTSUSTUSKOGUDES

Dilemmad organisatsiooni juhtimisel ja arendamisel • Noorteorganisatsioon vs professionaalne organisatsioon • Demokraatlikkus vs tulemuslikkus • Valitud esindajad vs töötajad vs vabatahtlikud • Avatud organisatsioon (kõigile avatud) • Suur rotatsioon. Palju sõltub eestvedajatest. • Tulemuste nägemise kiirus

Organisatsiooni planeerimissüsteemid • • Strateegiline tasand Planeerimise tasand Tööprotsessid Töövahendid Üliõpilaskonna arengusuunad 2011 - 2015 Org. aastane tegevuskava ja eelarve Valdkondlikud tegevuskavad ja eelarved Projekti plaan Organisatsiooni liikme tegevused

Strateegiline tasand 1/2 • Organisatsiooni määratlus, pikaajalised eesmärgid. • Hõlmab: missiooni, visiooni, strateegilisi eesmärke (arengusuundi), väärtusi. • Kõige olulisem: – Kõik organisatsiooni süsteemid toetaksid strateegilist tasandit. – On silme ees ja toimuks regulaarne ülevaatamine.

Strateegiline tasand 2/2 Kuidas olemasolu hoiab aega kokku: • Ühes suunas liikumine • Pikkade ja väsitavate arutelude kadumine • Otsustamine • Koostööpartneritega suhtlemine lihtsam • Jalgratta leiutamine väheneb

Organisatsiooni planeerimissüsteemid Üliõpilaskonna arengusuunad 2011 - 2015 • • Strateegiline tasand Planeerimise tasand Tööprotsessid Töövahendid Org. aastane tegevuskava ja eelarve Valdkondlikud tegevuskavad ja eelarved Projekti plaan Organisatsiooni liikme tegevused

Planeerimise tasand 1/2 • Mis tegevusi ellu viia? Kes ja kuidas viib mingeid tegevusi ellu? • Hõlmab: Organisatsiooni aasta prioriteete, org. ja valdkondlikku aastst tegevuskava, eelarvet, projektide plaane. • Kõige olulisem: – – Otsustamine, läbi mille strateegilisi eesmärke ellu viia Ressurside vajadusest ülevaate saamine Ajalise perspektiivi tekkimine Tööülesannete tekkimine

Planeerimise tasand 2/2 Kuidas olemasolu hoiab aega kokku: • Kasutatakse parimaid teadaolevaid meetodeid eesmärgini jõudmiseks • Ülevaate omamine ressurside vajadusest (inim, finants, aeg) • Tegevuste optimeerimine (tehakse nii palju kui on mõistlik) • Ei tegeleta kõigega (natuke). • Kaasamise parandamine. Kaasamine muutub teadlikumaks. Tekivad usalduslikumad suhted. Kergem leida abilisi. • Koostöö võimaluste tekkimine. Lihtne kaasata partnereid. • Jalgratta leiutamisele kuluv aeg suunatakse arendusse. • jne

PROJEKTI TEGEVUSKAVA NÄIDIS

Organisatsiooni planeerimissüsteemid Üliõpilaskonna arengusuunad 2011 - 2015 Strateegiline tasand Planeerimise tasand Tööprotsessid Töövahendid Org. aastane tegevuskava ja eelarve Valdkondlikud tegevuskavad ja eelarved Projekti plaan Organisatsiooni liikme tegevused Tööprotsessid • •

Tööprotsessid 1/2 • Tööprotsesside peamine ülesanne: muuta organisatsioonide eesmärkide poole liikumine ja tegevuste elluviimine võimalikult sujuvaks, efektiivseks ja meeldivaks. Tööprotsessid liidavad tegevused terviklikuks süsteemiks. • Tööprotsesside jaotus: laias laastus võib tööprotsesse jaotada nii organisatsiooni- kui ka indiviiditasandile: – organisatsioonitasand - kokkulepitud tegevused, põhimõtted jms millest lähtuda tegevuste elluviimisel ja mis aitavad tegevusi ellu viia. – indiviiditasand - käsitleb tööprotsesse, mis aitavad organisatsioonis tegutsevat isikut enda tegevusi võimalikult efektiivselt (minimaalse ajaga ja maksimaalse tulemuslikkusega) ja meeldivalt ellu viia. Tegevused, mis aitavad org. tegevustega toime tulla ja seda nii, et tekiks maksimaalselt aega meeldivate tegevuste jaoks. Igaüks valib endale sobilikumad meetodid ise.

Tööprotsessid 2/2 – organisatsiooni tasand • Alusdokumendid • Tegevust reglementeerivad materjalid (ametijuhendid jms) • Aruandluse ja kontrolli süsteemid • Protsessikirjeldused • Erinevaid töövahendite kasutamist toetavad materjalid jne • Uute liikmete sisseelatamine, tegevuste üleandmine • Sisekommunikatsioon • Koolitamine ja juhendamine • Kokkulepitud tegutsemispõhimõtted

Tööprotsessid 3 Planeerimisest tulenev kokkuhoid Ajasahtlid 2 minuti reegel Järgmise päeva tegevuste ülevaatamine eelmisel õhtul. Prioriteetide seadmine. • Tegevuste üles kirjutamine – tea millega tegeled igapäevaselt. Kuhu kaob aeg? • Tee iga päev kaks-kolm olulist asja ära • •

Püüa katkestusi vältida Katkestuste vahel on 3 min stabiilset tööd. Katkestused võtavad ca 2 tundi tööpäevast. Ainult 77 % katkestatud tööst tehakse edasi samal päeval. Katkestuste keskkonnas langeb IQ tase 10 punkti. Endise kontsentratsiooni saavutamiseks kulub 15 -20 minutit. . .

Peamised katkestajad/ajaraiskajad • • Telefon E-mail Logistika Külalised MSN Kolleegid Ootamatused Müra, kliima • Tervis, väsimus • Stress • Motivatsiooni langus • . . .

„Mul on küll kiire, kuid sinu jaoks on minut aega“

PAUS

Organisatsiooni planeerimissüsteemid Strateegiline tasand Planeerimise tasand Tööprotsessid Töövahendid Org. aastane tegevuskava ja eelarve Valdkondlikud tegevuskavad ja eelarved Projekti plaan Organisatsiooni liikme tegevused Tööprotsessid • • Üliõpilaskonna arengusuunad 2011 - 2015

Vahendite valik • Põhimõtted: – Kiirendab protsesse; – Toetab eesmärkide saavutamist; – Parandab kommunikatsiooni; – Muudab süsteemid lihtsamaks; – Suurendab kaasatust; – Hoiab kulud madalad.

E-mailindus • Põhimõtted: – Süsteem - Google Mail; – Multiple inbox; – Labelite kasutus; – Ühtne jalus ja @tipikas. ee.

E-mail = palju erinevaid suhtlusvorme • • Otsepostitused Nädala-, kuukirjad ja muud pakkumised Listide administreerimine Suhtlusportaalide teavitused Listide kirjad Kasulikud? Google Chat / Talk. . . Hädavajalikud?

Põhimõtted E-mailide lugemisel • Planeeri aega e-mailide lugemiseks (kitsas), leia ajavahemik, mil keegi ei sega – 30 minutiga jõuad ilusti enamikele kirjadele vastata • Loe päevas kirju 2 -4 korda – inimesed ei eelda, et sa kirjadele koheselt vastad • Iga kirjaga ürita tegeleda võimalikult vähe kordi • Organiseeri päevas oma kirju ~15 min • Kord nädalas nt enne uue nädala algust on soovitav vaadata kriitiliselt üle pealeht!

Oluline * LUBADUSE TÄITMINE, MILLEST OLENEB PROJEKTI RAHASTUS * “KLENDI” TEENINDAMINE * ISIKLIK – REISI PLANEERIMINE * ENESEHARIMINE * OTSENE KORRALDUS JUHILT Mitte pakiline Pakiline *FACEBOOKIS SURFAMINE * REKLAAMI LUGEMINE * TEISTE PROJEKTID * SÕBER PROJEKTIGA HÄDAS, ENDAL VÄGA KIIRE * TEISTE JAOKS OLULISED LISTIKIRJAD Ebaoluline

Tavaliselt info otsimine. . . !

PEALEHT “KUI ON AEGA” “KUI OOTAD OLULISELE KIRJALE TAGASISIDET” “INBOX “ “TEHA” HALVEMINI LEITAV HÄSTI LEITAV DELETE ÜHISE LABELi all ERALDI LABEL PEIDETUD

Ajalised labelid • Ajalised labelid näitavad, mis staatuses on kiri. • Ajaliste labelite arv on vajaduspõhine “Inbox” – kirjad, millega on vaja tegeleda esmajoones! “Teha” – label “inbox” ja “kui aega” vahel. “Ootan” – ootad vastust teistelt, kindlasti soovid saada vastuse. “Kui aega” – kiri, mille “töötlemiseks” - lugemiseks/vastamiseks on aega.

Mida sellest arvate?

Ühesõnaga. . . • Oluline info peab olema kiiresti leitav • Ebaoluline info hoia endast võimalikult kaugel • Info peab asuma loogilises ja sinule teadaolevas kohas • Ole kursis, millega on koheselt vaja tegeleda Õigeaegne reageerimine loob usaldusväärsust ja head mainet nii sinust kui organisatsioonist!

Kalender – Googlecalender • Märgi kalendrisse kõik ajad, mida tead ette (ülikool, töö, trenn, regulaarsed koosolekud jms) sh. kasutades kordusi. • Kokkuleppe sõlmimisel - märgi esimesel võimalusel kalendrisse. • Tea, millal kohustus ootab! – Saab sünkroniseerida mobiiliga! – Googlemaili pealehelt võimalik vaadata järgmiste kohtumiste aega.

Google Calender – koostöö teistega • Lase vaadata, millal oled hõivatud – Ühenduse võtmine väheneb antud kellaaegadel – Muudab tegevuste planeerimise operatiivsemaks • Ühiste / töökalendrite kasutamine – Lepi kokku, mis tingimustel võib lisada (kui teavitatud, kui minu jaoks OK). • Kasutada vajadusel mitut kalendrit, arvestades – Töö / isiklik – Avalik / endale nähtav • SMS meeldetuletuseks

Dropbox 1/2 • Tööpõhimõte – Tavaline kaust (Folder) – Sünkroniseeritud pilvesüsteemiga – Failid on kättesaadavad kõikjal – Ei nõua sisselogimist – Ei sea piire failitüüpidele

Dropbox 2/2 • Tähendus organisatsioonile: Puudub vajadus väljaõppe järgi Lihtsustab kommunikatsiooni Aruandlus operatiivseks ja kiireks Tegevus org. muutub paindlikumaks Vähendab kirjavahetust Projektid püsivad paremini graafikus Liikmetel on ülevaade organisatsiooni tegevustest – Üksteiselt on võimalik õppida. – – – –

Veel töövahendeid 1. Mailinglistid 2. Skype koosolekud 3. Kontaktide andmebaas 4. Survey. Gizmo 5. Printeri kasutajakontod 6. Postkastid kontoris 7. Doodle 8. Kuukiri 9. Kõrvaklapid 10. Dokumendimallid 11. Välisveeb Detailsemalt jaotusmaterjalidel!

Täiendav materjal

Mailboxi ülesehitusest • Pealehel on olemas kõik kirjad, millega pean mingi hetk tegelema. – Paremaks organiseerimiseks kasutada: multipale Inboxis • Inboxi jõuavad vaid sinule suunatud kirjad – – Filtreerimine, kõik listikirjad filtreerida ära mingi sisulise labeli alla. Filtreeri ka massilised saatjad, kes ei ole olulised From: info@lhv. ee OR klienditeenindus@email. starman. eu OR jooks@jooks. ee. *lhv. ee OR *jooks. ee, kus * märgistab suvalist tähemärkide jada, mis lõpeb lhv. ee kombinats. • Iga kiri omab vähemalt kahte labelit, kui sellega on vaja tegeleda (sisulist ja ajalist) ja vähemalt ühte kui ei ole vaja rohkem tegeleda (sisulist). – Sisuline -> valdkond, projekt vms. (sport, ÜE valimised) – Ajaline -> staatus, millal peaksid tegelema või ette võtma – Paremini leidmiseks -> kasulik materjal, huvitav (“starid”)

Ühesõnaga, kuidas? • INBOX tühjaks! – Loo iga valdkonna ja suure projekti jaoks eraldi label • Soovitav lisada “Huvitav”– midagi kunagi soov lugeda, kui aega • Soovitav lisada “Crap”, või “müra“ – ebaolulised kirjad / listid. – Loo kolm 2 -3 ajalist labelit (“TEHA” ≠ inbox, “OOTAN”, “KUI AEGA”) • Oleneb kui palju kirju igapäevaselt laekub. – Lisa kõigile listidele filter – Lisa kõigile postkasti jäänud kirjadele sisuline ja vajadusel ajaline label (viimane juhul, kui sellega vaja tegeleda)!

Ühesõnaga, kuidas? • Multiple inboxes – Lisada Settings -> Labs alt “Multiple inboxes”

Lisa abistavaid “Labse”

Lisa abistavaid “Lab´se”

Lisa abistavaid “Lab´se”

Lisa abistavaid “Lab´se”

Prioriteetsuse järjekorras Kirjade lugemisel • Kõigepealt INBOX-ist • Labelda esmalt kirjad ükshaaval alustades olulisematest • Vaata üle ajalised lahtrid (Pealehel). • Kustuta “prügi” • Loe kirjad ja arhiveeri/kustuta kirjad, mille pealkirjast eeldad, et lugemine kestab 5 – 20 sek. • Võta ette kõige olulisem kiri • Võta ette kirjad, mille vastamiseks kulub kuni 2 minutit

Muud funktsionaalsused. . . • Gmaili pääseb ka ilma internetita (Settings -> Offline). • Kohtumiste ja ühiste sündmuste planeerimisel kasuta Gmail kirja saatmisel "invitation-it“ • Mitme e-maili aadressi koondamine Gmaili alla. • Shortcut nupud • Labelite grupeerimine • Värvikombinatsioonide kasutamine • Mitmete jaluste loomine • Automaatse vastuse saatmise võimalus „Canned responses“.

Kokkuvõtteks • Kirjade haldamise nagu iga asja haldamise puhul on vajalik süsteemi olemasolu. • Süsteem peab olema ühetaoline. Näiteks eelpool ülesehitatud süsteemiga ei ole hästi integreeritav priority inbox, activeinbox – kuna dubleerivad.

Kontaktid • Karel Kundrats – (+372) 54 536 066 – karel. kundrats@tipikas. ee • Tauri Kärson – (+372) 56 957 036 – tauri. karson@tipikas. ee