Wojewdzki Urzd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOECZNY

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ Kielce 11 czerwca 2008 1

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY wniosek o płatność • dotyczy wszystkich projektów w ramach PO KL (zarówno konkursowych jak i systemowych w tym pomoc techniczna) • składany jest w celu: Ø rozliczenia transz dotacji rozwojowej otrzymanych przez beneficjenta; Ø rozliczenia wydatków poniesionych przez beneficjentów, którzy sami zapewniają środki na realizację projektu Nie składamy wniosku o płatność w celu otrzymania pierwszej płatności ! 2

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY • składany jest w terminach określonych w umowie o dofinansowanie projektu, nie rzadziej niż raz na trzy miesiące – w przypadku wniosku o płatność końcową – nie później niż 30 dni od zakończenia okresu realizacji projektu • IZ zaleca termin składania wniosków - 10 roboczych dni od zakończenia okresu rozliczeniowego • składa się z postępu finansowego i rzeczowego realizacji projektu (postęp finansowy = postęp rzeczowy) • składany jest w wersji papierowej i elektronicznej 3

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Rozliczanie wydatków we wniosku o płatność: Beneficjenta obowiązują: Ø łączna kwota wydatków kwalifikowalnych zatwierdzona we wniosku o dofinansowanie projektu; Ø limity na zadania wskazane w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie realizacji projektu; Kategorie wydatków nie muszą być zgodne ze szczegółowym budżetem projektu załączanym do wniosku o dofinansowanie na etapie oceny ! 4

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY WYPEŁNIANIE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ 5

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Okres w którym zostały poniesione i zaksięgowane wydatki /pełny miesiąc/ SZOP Zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie Rodzaj płatności „zaliczkowa” Kwota zgodna z harmonogramem płatności Wartość wydatków rozliczanych danym wnioskiem 6

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Dane os. która sporządzała postęp finansowy Dane os. która sporządzała postęp rzeczowy 7

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Kol. nr 1 - Zadania zdefiniowane we wniosku o dofinansowanie Kol. nr 2 – wydatki zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie Kol. nr 3 – kwoty wydatków zgodnie z załącznikiem nr 1 + koszty pośrednie Kol. nr 4 – wydatki kumulatywne, zatwierdzone w Informacjach o wynikach… Kol. 5 – procentowa wartość realizacji projektu 8

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Zadania zdefiniowane we wniosku o dofinansowanie Uzyskany przychód w okresie objętym wnioskiem Przychodem nie będą odsetki bankowe ! EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Stan realizacji poszczególnych zadań Stan realizacji zadań zgodn z harmonogramem realizacji projektu 9

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Tabela wypełniana w przypadku wykrycia wydatków niekwalifikowalnych w poprzednich, zatwierdzonych wnioskach o płatność. Wypełniana w sposób pozwalający na 10

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY W okresie, którego dotyczy wniosek o płatność Wkład własny Projekty finansowane z Funduszy celowych lub wkład własny proj. syst. Kumulatywnie od początku projektu Dotacja rozwojowa otrzymywana w 100% 11 lub państwowe jednostki budżetowe 100%

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Zgodnie z umową o dofinansowanie projektu Łączna kwota otrzymanych transz dotacji na dzień sporządzania wniosku w tym transza rozliczana danym wnioskiem /korekta wniosku-stan z pierwszej wersji wniosku/ Kwota rozliczonych środków - narastająco –zatwierdzonych w Informacji o wynikach… Bez uwzględniania kwoty, rozliczanej danym wnioskiem Odsetki bankowe narosłe w okresie którego dotyczy wniosek – pomniejszają 12

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach Okresy rozliczeniowe wskazane w harmonogramie płatność- załącznik do umowy EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Informacja o całkowitych planowanych wydatkach kwalifikowalnych, w kolejnych okresach rozliczeniowych i latach – do końca zakończenia projektu Zgodnie z harmonogramem płatności – załącznik do umowy Dopuszczalna aktualizacja harmonogramu Warunek – akceptacja we wn. o płatność 13 instytucji; Nie wymaga aneksu.

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Przyczyny odstępstw od harmonogramu realizacji projektu 14

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Dotyczy zagadnień: - rozwój lokalny - rozwój społeczeństwa informacyjnego - zrównoważony rozwój - innowacyjność, partnerstwo i współpraca ponadnarodowa - równość szans 15

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Załącznik: zestawienie wydatków (tabela) d f Dokumenty księgowe powinny być pogrupowane zgodnie z zadaniami d g wskazanymi we wniosku o dofinansowanie 16

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków Co do zasady, beneficjent nie ma obowiązku załączania kserokopii dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków. Dokumenty te są archiwizowane w siedzibie beneficjenta i udostępniane w trakcie kontroli na miejscu dokonywanej przez Instytucję Pośredniczącą lub instytucję wdrażającą (Instytucję Pośredniczącą II 17

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków Dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki są: Ø faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dokumentami zapłaty (w przypadku płatności gotówkowej wystarczającym dowodem jest faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją np. „zapłacono gotówką” lub „forma płatności – gotówka” lub z innymi dokumentami 18 potwierdzającymi rozchód z kasy beneficjenta).

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w przypadku wkładu niepieniężnego: • zestawienie faktur sprzedaży dóbr/usług np. z miesiąca poprzedzającego miesiąc ich wniesienia; • kopia faktury zakupu dóbr/usług; • udokumentowane ceny dóbr/usług poprzez przedstawienie stosownych notowań na rynkach giełd towarowych lub cenników innych jednostek zajmujących się ich obrotem lub świadczeniem; • inne dokumenty, o ile pozwalają na identyfikację jego wysokości; w przypadku amortyzacji: tabele amortyzacyjne środków trwałych wraz ze stosownymi dokumentami księgowymi np. w postaci PK lub inne dokumenty wskazujące na wysokość odpisów amortyzacyjnych (również w przypadku jednorazowego odpisu amortyzacyjnego); 19

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w przypadku wkładu w postaci dodatków lub wynagrodzeń uczestników projektu: oświadczenie składane przez podmioty wypłacające dodatki lub wynagrodzenia pozwalające na identyfikację poszczególnych uczestników projektu oraz wysokości wkładu w odniesieniu do każdego z nich. 20

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był związek z projektem. Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej: ü ü numer umowy o dofinansowanie projektu; informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego; nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu (lub adnotację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich), w ramach którego wydatek jest ponoszony; kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania. (Nie dotyczy kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem) 21

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków Każdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalnorachunkowej a w przypadku gdy dokument dotyczy zamówienia publicznego – również odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 22

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków W przypadku ponoszenia wydatków w ramach projektu PO KL za granicą, kursem właściwym do rozliczenia wydatków powinien być kurs rzeczywisty waluty, tj: Ø w przypadku zakupu waluty – jest to kurs, po jakim dana waluta została zakupiona a dowodem jest faktura lub rachunek wystawiony przez bank, w którym waluta została zakupiona; Ø w przypadku pobrania waluty z konta – jest to kurs sprzedaży waluty danego banku z dnia pobrania waluty z konta udokumentowany na przykład potwierdzeniem wystawionym przez bank lub wydrukiem komputerowym (banki informują o 23 kursach na bieżąco na swoich stronach internetowych).

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków W przypadku faktury wystawionej w walucie obcej stanowiącej dowód poświadczający poniesienie wydatku w ramach projektu, w celu rozliczenia faktury (uwzględnienia we wniosku o płatność), konieczne jest przeliczenie wartości zapłaconej faktury na walutę polską. W takim przypadku należy zastosować kurs z dnia, w którym beneficjent opłacił fakturę. 24

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Wzór opisu dokumentu księgowego Koszty bezpośrednie Wydatek poniesiony w ramach projektu współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego realizowanego na podstawie Umowy o dofinansowanie projektu nr………… z dnia ………. . Kwota dokumentu……… PLN w tym: 1. Kwota wydatku kwalifikowalnego…. . PLN poniesionego w związku z realizacja zadania……… ( nazwa zadania 1) zgodnego z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, 2. Kwota wydatku kwalifikowalnego…. . PLN poniesionego w związku z realizacja zadania……… (nazwa zadania 2) zgodnego z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, (w przypadku gdy dokument dotyczy kilku zadań, należy wskazać wszystkie kwoty kwalifikowalne w rozbiciu na poszczególne zadania wg. powyższego wzoru) Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym merytorycznym Sprawdzono pod względem …………………………. (data i podpis osoby upoważnionej) 25

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach (w EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY przypadku gdy dokument dotyczy kilku zadań, należy wskazać wszystkie kwoty kwalifikowalne w rozbiciu na poszczególne zadania wg. powyższego wzoru) Wydatek został poniesiony zgodnie z art………. Ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. u. z 2004 r. , Nr 19, poz. . 177 z poźn. zm. ) ……………………………. (data i podpis osoby upoważnionej) 26

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY cd. Koszty pośrednie ( w przypadku rozliczania na podstawie faktycznie poniesionych wydatków) Wydatek poniesiony w ramach projektu współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego realizowanego na podstawie Umowy o dofinansowanie projektu nr………… z dnia ………. . Kwota dokumentu……… PLN w tym: 1. Kwota wydatku kwalifikowalnego…. . PLN poniesionego w ramach kosztów pośrednich zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym merytorycznym …………………………. (data i podpis osoby upoważnionej) Sprawdzono pod względem ……………………. (data i podpis osoby upoważnionej) Wydatek został poniesiony zgodnie z art………. Ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. u. z 2004 r. , Nr 19, poz. . 177 z poźn. zm. ) ……………………………. (data i podpis osoby upoważnionej) 27

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY cd. Koszty bezpośrednie z wkładem własnym Wydatek poniesiony w ramach projektu współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego realizowanego na podstawie Umowy o dofinansowanie projektu nr………… z dnia ………. . Kwota dokumentu……… PLN w tym: 1. Kwota wydatku kwalifikowalnego…. . PLN poniesionego w związku z realizacja zadania………( nazwa zadania 1)zgodnego z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, w tym źródła finansowania wydatku: - kwota dofinansowania………PLN - kwota wkładu własnego, który należy wykazać w rozbiciu na poszczególne źródła finansowania występujące w projekcie (np. FP, prywatne, JST) 28

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY 2. Kwota wydatku kwalifikowalnego…. . PLN poniesionego w związku z realizacja zadania………( nazwa zadania 2) zgodnego z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, w tym źródła finansowania wydatku: - kwota dofinansowania………PLN - kwota wkładu własnego, który należy wykazać w rozbiciu na poszczególne źródła finansowania występujące w projekcie (np. . FP, prywatne, JST (w przypadku gdy dokument dotyczy kilku zadań, należy wskazać wszystkie kwoty kwalifikowalne w rozbiciu na poszczególne zadania wg. powyższego wzoru) Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym Sprawdzono pod względem merytorycznym …………………………………… (data i podpis osoby upoważnionej) Wydatek został poniesiony zgodnie z art………. Ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. u. z 2004 r. , Nr 19, poz. . 177 z poźn. zm. ) ……………………………. 29

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Koszty pośrednie z wkładem własnym (w przypadku rozliczania na podstawie faktycznie poniesionych wydatków) Wydatek poniesiony w ramach projektu współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego realizowanego na podstawie Umowy o dofinansowanie projektu nr………… z dnia ………. . Kwota dokumentu……… PLN w tym: 1. Kwota wydatku kwalifikowalnego…. . PLN poniesionego w ramach kosztów pośrednich zgodnie z zatwierdzonym Wnioskiem o dofinansowanie projektu, w tym źródła finansowania wydatku: - kwota dofinansowania………PLN - kwota wkładu własnego, który należy wykazać w rozbiciu na poszczególne źródła finansowania występijące w projekcie (np. . FP, prywatne, JST Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym …………………… (data i podpis osoby upoważnionej) Sprawdzono pod względem merytorycznym ……………………. (data i podpis osoby upoważnionej) Wydatek został poniesiony zgodnie z art………. Ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. u. z 2004 r. , Nr 19, poz. . 177 z poźn. zm. ) 30

Wojewódzki Urząd Pracy w Kielcach EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Dziękuję za uwagę 31