Sistem Pengendalian Manajemen Lingkungan Pengendalian Manajemen Proses Pengendalian

Sistem Pengendalian Manajemen Lingkungan Pengendalian Manajemen Proses Pengendalian Manajemen Titi Sugiarti-spm 1

Mengapa Sistem Pengendalian Manajemen Penting ? 2

Konsep Pengendalian Manajemen Pengendalian: adalah proses untuk menjamin agar kegiatan mengarah ke tujuan yang diinginkan Unsur Pengendalian: 1. Detektor atau sensor 2. Assesor atau penilai 3. Efektor atau pengubah 4. Jaringan Komunikasi 3

Contoh Pengendalian Thermostat AC Termometer Assessor Effector Jaringan Kabel Suhu Badan Syaraf sensoris Hypothalamus Organ dan otot Sopir Mobil 4

n Sopir Mobil n n Mata (sensor) Otak (assessor) Kaki (effector) Jaringan komunikasi dari indera otak anggota badan 5

Manajemen Organisasi terdiri atas sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu n Tujuan organisasi bisnis adalah memperoleh laba yang memuaskan n Pimpinan organisasi adalah manajemen n Manajemen punya atasan dan bawahan n Manajemen Senior menetapkan strategi untuk mencapai tujuan organisasi … n 6

… Proses pengendalian manajemen adalah kegiatan yang digunakan oleh seluruh manajemen untuk menjamin bahwa anggota organisasi bawahan yang disupervisi akan mengimplementasikan strategi yang ditetapkan 7

Beda Pengendalian mgt dg pengendalian tubuh atau sopir n n n Standar tidak tertentu (tetap) tetapi merupakan proses perencanaan Pengendalian management tidak otomatis PM memerlukan koordinasi antar individu Hubungan antara tindakan yg diamati dg perilaku yg diperlukan mungkin tidak jelas PM banyak yg merupakan swakontrol 8

Sistem n n Sistem adalah suatu cara yg ditetapkan sebelumnya utk menjalankan suatu aktivitas atau seperangkat aktivitas yg biasanya dilakukan secara berulangkali Karakteristik Sistem: n n Ritmik Terkoordinasi Untuk mencapai tujuan tertentu Banyak tindakan mgt yang tidak sistematik (pertimbangan terbaik) n Jika seluruh sistem menjamin tindakan yang benar tidak diperlukan manajer manusia 9

Batas Pengendalian Manajemen n Tiga aktivitas yang memerlukan perencanaan dan pengendalian: n n n Strategy Formulation Management Control Task Control 10

Pengendalian Manajemen n Adalah suatu proses yang digunakan untuk mempengaruhi para anggota organisasi agar menerapkan strategi organisasi. Pengendalian manajemen merupakan: n n n Aktivitas Pengendalian Manajemen Keselarasan Tujuan Salah satu alat implementasi Strategi, selain struktur organisasi, manajemen SDM, Budaya Menekankan aspek Keuangan dan Nonkeuangan Membantu Mengembangkan Strategi Baru 11

Goal, strategies & policies Perumusan Strategi Pengendalian Manajemen Pengendalian Tugas Implementasi strategi Efisien dan efektif 12

Aktivitas Pengendalian Manajemen n n n 1. 2. 3. 4. 5. 6. Perencanaan Koordinasi Komunikasi Evaluasi Pengambilan Keputusan Mempengaruhi orang untuk mengubah perilakunya 13

n Masalah utama dalam PM adalah mendorong agar saat para anggota organisasi mencapai tujuannya sendiri, dan pada saat yang sama mereka secara otomatis membantu pencapaian tujuan organisasi (goal congruence) 14

Alat untuk Mengimplementasikan Strategi n n n PM mefokuskan pada pelaksanaan strategi PM sebagai salah satu alat manajer yg dipakai untuk mengimplementasikan strategi Struktur organisasi HRM: Pemilihan, Pelatihan, Pengembangan, Evaluasi, Promosi, Demosi dan Pemecatan Kultur: Keyakinan, Sikap, dan Norma yang menjadi pedoman 15

Penekanan Aspek Keuangan dan Nonkeuangan n Dimensi Keuangan: laba bersih, imbalan ekuitas, imbalan investasi dsb. Dimensi Nonkeuangan: kualitas produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu, moral karyawan dsb. Balanced scorecard: menyatukan dimensi keuangan dengan dimensi nonkeuangan 16

Membantu dlm Mengembangkan Strategi Baru n Pengendalian Interaktif: Today’s Control Tomorrow’s Startegy 17

Pengendalian Interaktif n Pengembangan Atensi Manajemen karena adanya: n n n Permasalahan: kehilangan pangsa pasar, adanya keluhan pelanggan Peluang: terbukanya pasar baru Yang dijadikan dasar manajer untuk menyesuaikan dengan perubahan lingkungan yang cepat 18

Perumusan Strategi n n Adalah proses menetapkan tujuan organisasi dan strategi utk mencapai tujuan tsb Goals (tujuan) n n Tidak dibatasi waktu Banyak cara untuk mencapainya 19

Strategi n n Rencana Besar ditentukan oleh manajemen senior Organisasi bekerja berdasar strategi yg ditetapkan sebelumnya Perlu mempertimbangkan kembali strategi karena adanya ancaman dan peluang Ide ancaman dan peluang dapat berasal darimana saja dan kapan saja 20

Beda Perumusan Strategi dan Pengendalian Manajemen n Perumusan Strategi n n n Menetapkan strategi Kurang sistematis Menyangkut sedikit personel n Pengendalian Manajemen n Mengimplementasikan strategi Lebih sistematis Seluruh personel organisasi 21

Pengendalian Tugas n n Proses menjamin bahwa tugas tertentu dilaksanakan secara efektif dan efesien Berorientasi pada transaksi Dilakukan berulangkali (amat sistematis) Ada hubungan sebab akibat (lebih ilmiah) 22

Contoh Keputusan dalam Fungsi Perencanaan dan Pengendalian Perumusan Strategi Pengendalian Manajemen Pengendalian Tugas Akuisisi bisnis tidak terkait Mengenalkan Koordinasi produk baru atau Pesanan yang merek baru masuk Masuk bisnis baru Perluasan pabrik Skedul produksi 23

Penambahan penjualan langsung lewat pos Ubah rasio utang/ekuitass Pikirkan Kebijakan Spekulasi Persediaan Pemutusan jumlah dan arah riset … Penetapan anggaran advertensi Tambah utang baru Penetapan jumlah persediaan Kontrol organisasi riset Pesan iklan TV Kelola arus kas Pesan kembali barang Laksanakan riset sendiri 24

Beda Pengendalian Tugas dan Pengendalian manajemen n Sistem Pengendalian Tugas n n n Lebih Ilmiah Menekankan pada tugas khusus yang dilakukan unit organisasi Berkaitan dg tugas tertentu n Pengendalian Manajemen n Perilaku Manajer Unit Organisasi Aktivitas luas 25

Pengaruh Internet atas Pengendalian Manajemen n n Akses segera Komunikasi Multi target Komunikasi Tanpa Biaya Kemampuan memperlihatkan gambar Menggeser power dan control ke individu 26

n n n Internet tidak dapat mengganti proses dasar yang terkait dengan pengendalian manajemen Implementasi strategi intinya merupakan proses sosial dan tidak dapat diotomatisasi Disain dan operasionalisasi sistem pengendalian yang optimal memerlukan pertimbangan manusia 27

Map Pengendalian Manajemen n Lingkungan Pengendalian (struktur) n n Strategi organisasi Pusat Pertanggungjawabn Pusat Biaya n Pusat Pendapatan n Pusat Laba n Pusat Investasi n n Proses Pengendalian Manajemen 28

n Proses Pengendalian Manajemen n n Strategic Planning Penyusunan Anggaran Pengukuran Kinerja Evaluasi Kinerja Kompoensasi Manajemen 29

n Variasi dalam Pengendalian Manajemen n n Aneka Pengendalian untuk aneka strategi Organisasi Jasa Organisasi Multinasional Pengendalian Manajemen Proyek 30

Akhir Bab 1 n n Case Discussion: Wal-Mart, Inc. 31

Pemahaman Strategik n n Tujuan (Goals) Konsep Strategi Level Korporasi Strategi Unit Bisnis 32

Goals (Tujuan) n Profitabilitas n n n Maksimalisasi Nilai Pemegang Saham n n n Tersirat ada cara untuk mencapai laba maksimal Manajer harus etis dan memiliki kewajiban kepada stakeholder yang lain Risiko n n Return On Investment Profit untuk jangka panjang Dalam mencapai laba manajer harus mempertimbangkan risiko yang ada Pendekatan Multiple Stakeholder 33

n Pendekatan Multiple Stakeholder n n Pasar Modal Pasar Product Pasar Faktor Produksi Perusahaan bertanggungjawab terhadap multiple stakehoder. Idealnya SPM harus mengidentifikasi tujuan setiap stakeholder dan mengembangkan scorecard untuk melacak kinerja 34

Tujuan Lain (survei Posner & Schmidt 1984) n n n Efektivitas organisasi Produktivitas yang tinggi Kepemimpinan organisasi yang baik Moral tinggi Reputasi organisasi yang tinggi Efesiensi Organisasi yang tinggi Maksimalisasi laba Pertumbuhan organisasi Stabilitas organisasi Nilai bagi masyarakat lokal Pelayanan kepada masyarakat 35

Konsep Strategi n n Strategi menjelaskan arah umum rencana organisasi yang akan dicapai Pengembangan strategi dengan menandingkan kemampuan inti organisasi dengan peluang industri n n Analisis Lingkungan dan Internal Eksplorasi Peluang dan Ancaman Idenfikasi Kekuatan dan Kelemahan Internal Mencocokan Peluang dan Ancaman dengan Kekuatan dan Kelemahan Internal 36

Strategi Korporasi n n Srategi korporasi berkaitan dengan masalah bauran bisnis yang tepat (di mana perusahaan harus bersaing) Ada tiga macam strategi korporasi: n n n Single Industry Diversifikasi Tidak Terkait (akuisisi) Diversifikasi Terkait (pertumbuhan internal) 37

Kompetensi Inti dan Diversifikasi Korporasi n n Hasil penelitian ranking terbaik kinerja jangka panjang: 1. Diversifikasi Terkait 2. Single Industry 3. Diversifikasi Tidak Terkait 38

Implikasi Strategi Korporasi Atas Disain Sistem Pengendalian n Bagaimana struktur dan bentuk pengendalian untuk single industri sampai dengan diversifikasi industri tidak terkait 39

Strategi Unit Bisnis n n n Tergantung pada: (1) Missi (Tujuan Keseluruhan) (2) Keunggulan Bersaing (bagaimana unit bisnis harus bersaing untuk mencapai misinya) 40

Strategi Unit Bisnis n Misi Unit Bisnis - Hold n Harvest n - Build - Divestasi Keunggulan Bersaing n n Analisis Industri (lima kekuatan) Keunggulan Bersaing Generik Low Cost n Differentiation n 41

Build (Tumbuh) n n n Tingkatkan pangsa pasar, kalau perlu dengan mengorbankan arus kas laba jangka pendek Pangsa Pasar Rendah dan Tingkat Pertumbuhan pasar Tinggi Contoh: n n n Black and Deckers Cornings Glass Optical Perusahaan yang baru tumbuh 42

Hold (Tahan) n n n Mempertahankan pangsa pasar dan posisi bersaing Pangsa pasar besar dan tingkat pertumbuhan industri tinggi Contoh: IBM untuk mainframe komputer 43

Harvest (Panen) n n n Maksimalisasi laba jangka pendek dan arus kas, biarpun dengan mengorbankan pangsa pasar Pangsa pasar besar, tingkat pertumbuhan industri rendah Contoh: n Gudang Garam n General Electric 44

Divestasi (Keluar) n n Proses untuk menarik diri dari industri melalui proses likuidasi perlahan atau menjual kepemikan saham Pangsa Pasar kecil dan tingkat pertumbuhan industri rendah 45

Keterbatasan Kurva Pengalaman n n Untuk produk yang bersaing berdasarkan harga Perbaikan proses produksi dapat menurunkan harga Pengurangan biaya melalui skala produksi dapat mengurangi fleksibilitas pasar Mengandalkan kurva pengalaman dapat merugikan, bila ada tehnologi baru Pengalaman bukan satu-satunya cost driver, cost dirver yang lain adalah: skala, lingkup, tehnologi, dan kompleksitas 46

Keunggulan Bersaing Unit Bisnis n Analisis industri: n n n Intensitas persaingan industri Posisi bersaing pelanggan Posisi bersaing pemasok Ancaman barang substitusi Ancaman pesaing baru 47

Analisis Industri n n n Semakin kuat kelima unsur semakin kecil keuntungan industri Tergantung pada kekuatan relatif dari lima kekuatan, issue strategi kunci yang dihadapi unit bisnis akan berbeda antara industri yang satu dengan yang lain Pemahaman terhadap setiap kekuatan akan membantu perusahaan di dalam merumuskan strategi yang efektif. 48

Keunggulan Bersaing Generik: Low Cost n Low Cost: n n n Skala produksi yang ekonomis Efek kurva pengalaman Pengetatan pengendalian biaya Minimalisasi biaya riset dan pengembangan dll Contoh: n n Wall Mart (retail), Dell (computer), BIC (ballpoint) Hyundai (mobil), Motor (China) 49

Keunggulan Bersaing Generik: Differentiation n Menciptakan sesuatu yang dirasakan unik oleh pelanggan, melalui pendekatan n n n Loyalitas merek (Coca Cola dan Pepsi Cola) Jasa pelanggan unggulan (Amex) Jaringan Dealer (Honda – motor) Disain dan bentuk produk (Hewlett-Packard –elektronik Tehnologi (Motorola – komunikasi) Lain-lain (Mercedes, Mont Blanc) 50

Keunggulan Bersaing Generik: Value Chain Analysis n Keunggulan Bersaing berasal dari: n n n Nilai yang lebih baik kepada pelanggan pada cost yang setara Nilai pelanggan setara pada cos yang lebih rendah Analisis Rantai Nilai menentukan tempat kegiatan perusahaan mulai dari rancangan sampai ke distribusi – di mana customer value dapat ditambahkan atau cost dapat diturunkan 51

Dasar Keunggulan Bersaing Superior Cost-cum Differrentiation Advantage Posisi Relatif Diferensiasi Inferior Differentiati-on Advantage Low Cost Advantage Stuck- in the. Middle Inferior Superior 52

Utk setiap nilai tambah aktivitas dpt diajukan pertanyaan kunci n n 1 Dapatkah kita mengurangi biaya untuk aktivitas ini, dg nilai (pendapatan) konstan? 2. Dapatkah kita meningkatkan nilai (pendapatan) dg biaya konstan? 3. Dapatkah kita mengurangi asset yg dipakai dg nilai dan biaya konstan? 4. Dapatkah kita melakukan ketiga hal tersebut secara bersamaan? 53

Rantai Nilai dari suatu Bisnis: n n n Pengembangan Produksi Pemasaran dan Penjualan Pelayanan dan Logistik Aktivitas Pendukung: n Keuangan, Sumber Daya Manusia dan Tehnologi Informasi 54

Akhir Bab 2 n n Case Discussion: Cisco System 55

BAB 3 PERILAKU DALAM ORGANISASI n n n Keselarasan Tujuan Pengaruh Faktor Informal Sistem Pengendalian Formal Tipe Organisasi Fungsi Kontroler 56

Perilaku dalam Organisasi: n n n Sistem harus mempengaruhi perilaku yang mendorong terjadinya keselarasan tujuan (goal congruence) Keselarasan tujuan dipengaruhi proses informal dan sistem formal Alat formal dapat berupa “rules” dan “perencanaan dan pengendalian yang sistematis” Struktur organisasi yg berbeda dapat diterapkan utk mengimplemenasikan strategi Kontroler ikut melakukan proses perencanaan dan pengendalian 57

Goal Congruence n Tindakan seseorang yg menurut persepsinya utk kepentingan dirinya, dan sekaligus juga utk kepentingan organisasinya. n n Tindakan apa yg mendorong orang utk melakukannya utk kepentingan dirinya? Apakah tindakan itu sesuai dg kepentingan organisasi? 58

Pengaruh dari Faktor-Faktor Informal: n Faktor Eksternal: n Etika Kerja: (lokal, industri, nasional) Loyalitas organisasi n Kerajinan n Semangat n Kebanggaan Kerja n n Faktor Internal 59

Faktor Internal: n n n Budaya: Keyakinan bersama; Sikap; Norma hubungan yang umum diterima Gaya Manajemen: sikap manajemen terhadap bawahannya Organisasi Informal Persepsi dan Komunikasi Kerjasama dan Konflik 60

Sistem Pengendalian Formal n n Sistem Pengendalian Manajemen Rules n n Pengendalian Pisik Manual Sistem Perlindungan Sistem Pengendalian Tugas 61

Tipe Organisasi n n n Organisasi Fungsional Organisasi Unit Bisnis Organisasi Matriks 62

Organisasi Fungsional n n Kebaikan: Efesiensi Keterbatasan: n n n Tidak ada cara utk mengukur efektivitas setiap fungsi Tidak ada cara yang baik utk membuat rencana kerja utk setiap fungsi secara terpisah Dapat terjadi perselisihan antar manajer fungsi 63

Unit Bisnis n n n Unit bisnis (divisi) bertanggungjawab terhadap seluruh fungsi yang terkait dg produksi dan pemasaran (profit center dan investment center) Keunggulan: Sebagai tempat latihan utk jadi general manajemen, keputusan yg dihasilkan lebih baik Keterbatasan: n n Duplikasi staf fungsional Perselisihan antar manajer divisi 64

Implikasi terhadap Disain Sistem n n Kontrol mudah: Unit Bisnis Efficient: Organisasi Fungsional 65

Fungsi Kontroller: n n n Merancang dan melaksankan sistem pengendalian dan sistem informasi Menyusun laporan keuangan dan pelaporan keuangan Menyusun dan menganalisis laporan kinerja dan membantu manajer Menyupervisi auditor internal dan prosedur pengendalian akuntansi Mengembangkan personel organisasi controller dan berpartisipasi dalam pendidikan manajemen 66

Akhir Bab 3 67