Secretara Privada del Ejecutivo del Estado Direccin de

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Secretaría Privada del Ejecutivo del Estado Dirección de Información «Año del Centenario de la

Secretaría Privada del Ejecutivo del Estado Dirección de Información «Año del Centenario de la Promulgación de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos» “CAPACITACIÓN EN MATERIA DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS E INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS, ARCHIVÍSTICOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE TRANSPARENCIA” 24, 27, 28 de Febrero y 01 de Marzo de 2017. Tuxtla Gutiérrez, Chiapas.

Administración de documentos a través de instrumentos archivísticos Sistema Institucional de Archivos (SIA) Grupo

Administración de documentos a través de instrumentos archivísticos Sistema Institucional de Archivos (SIA) Grupo interdisciplinario Obligaciones de Transparencia (OT) Fracción XLV Art. 74 LTAIPCHIS

LTAIPCHIS Cuadro general de clasificación archivística Catálogo de series Catálogo de disposición documental Formato

LTAIPCHIS Cuadro general de clasificación archivística Catálogo de series Catálogo de disposición documental Formato de valoración documental Guía de archivos Fracción XLV

Cumplimiento q A través de la «Plataforma Estatal de Transparencia» – http: //www. sistemas.

Cumplimiento q A través de la «Plataforma Estatal de Transparencia» – http: //www. sistemas. chiapas. gob. mx/transparencia/

Cumplimiento q A través del «Sistema de Portales de Obligaciones de Transparencia (SIPOT), contenido

Cumplimiento q A través del «Sistema de Portales de Obligaciones de Transparencia (SIPOT), contenido en la Plataforma Nacional de Transparencia (PNT)»

Cumplimiento Ø Se realizará la asignación de cuentas de correos electrónicos oficiales: – @transparencia.

Cumplimiento Ø Se realizará la asignación de cuentas de correos electrónicos oficiales: – @transparencia. chiapas. gob. mx Ø Plataforma Estatal de Transparencia. – Sistema de seguimiento de solicitudes. – Sistema de obligaciones de transparencia. – Red Transparencia.

Cumplimiento

Cumplimiento

Segunda y última reforma constitucional en materia de transparencia y acceso a la información

Segunda y última reforma constitucional en materia de transparencia y acceso a la información pública 7 de febrero de 2014

Obligación constitucional de “documentar” Documento: Los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos,

Obligación constitucional de “documentar” Documento: Los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades, funciones y competencias de los sujetos obligados, sus servidores públicos e integrantes, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico. LGTAIP y LTAIPCHIS.

Tres leyes generales, las tres leyes del Sistema Nacional de Transparencia • Ley General

Tres leyes generales, las tres leyes del Sistema Nacional de Transparencia • Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LGTAIP). • Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados (LGPDPPSO). • Ley General de Archivos (LGA).

Lineamientos de organización y conservación de archivos Nacionales: expedidos por el Pleno del SNT

Lineamientos de organización y conservación de archivos Nacionales: expedidos por el Pleno del SNT y referenciados a la LGTAIP. Locales: emitidos por el Pleno del IAIP y referenciados a la LTAIPCHIS.

. Sistema Institucional de Archivos (SIA) Integrantes:

. Sistema Institucional de Archivos (SIA) Integrantes:

D E F I N I C I O N E

D E F I N I C I O N E

F U N C I O N E

F U N C I O N E

Fracción XLV. Artículos 70 de la LGTAIP y 74 de la LTAIPCHIS. LGTAIP: LTAIPCHIS:

Fracción XLV. Artículos 70 de la LGTAIP y 74 de la LTAIPCHIS. LGTAIP: LTAIPCHIS:

Formato fracción XLV Lineamientos Técnicos Generales:

Formato fracción XLV Lineamientos Técnicos Generales:

Instrumentos que se deben publicar y actualizar anualmente:

Instrumentos que se deben publicar y actualizar anualmente:

Terminología útil para llenado de instrumentos archivísticos:

Terminología útil para llenado de instrumentos archivísticos:

Otras disposiciones relevantes previstas en los lineamientos:

Otras disposiciones relevantes previstas en los lineamientos:

Régimen sancionador Causales de sanción LGTAIP

Régimen sancionador Causales de sanción LGTAIP

LTAIPCHIS

LTAIPCHIS

Sanciones

Sanciones

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

ARCHIVONOMÍA CLÁSICA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

ARCHIVONOMÍA CLÁSICA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

TRANSFERENCIAS 1ª. TRANSFERENCIA PRIMARIA ARCHIVO DE TRÁMITE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 2ª. TRANSFERENCIA SECUNDARIA ARCHIVO

TRANSFERENCIAS 1ª. TRANSFERENCIA PRIMARIA ARCHIVO DE TRÁMITE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 2ª. TRANSFERENCIA SECUNDARIA ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO HISTÓRICO

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE INACTIVA

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE INACTIVA

7. MARCO JURIDICO INTEGRACIÓN DE LOS ARCHIVOS 6. ORGANIZACIÓN 5. PRESUPUESTO 4. RECURSOS HUMANOS

7. MARCO JURIDICO INTEGRACIÓN DE LOS ARCHIVOS 6. ORGANIZACIÓN 5. PRESUPUESTO 4. RECURSOS HUMANOS 3. MOBILIARIO Y EQUIPO 2. DOCUMENTACIÓN 1. LOCAL

EXPLOSIÓN DOCUMENTAL CRECIMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA CAUSAS INCREMENTO DE TRÁMITES ABUSO DE LA

EXPLOSIÓN DOCUMENTAL CRECIMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA CAUSAS INCREMENTO DE TRÁMITES ABUSO DE LA TECNOLÓGICA FALTA DE CIRCULACIÓN DE DOCUMENTOS AUSENCIAS DE POLÍTICAS DE CONTROL DOCUMENTAL ORGANIZACIÓN DE LOS ACERVOS DOCUMENTALES ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN REALIZAR TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Y SECUNDARIAS CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL FIJAR PLAZOS DE CONSERVACIÓN

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL OFICIALÍA DE PARTES RECEPCIÓN Y DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA SEGUIMIENTO DE ASUNTOS

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL OFICIALÍA DE PARTES RECEPCIÓN Y DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA SEGUIMIENTO DE ASUNTOS EN TRÁMITE DESTINO FINAL

BAJA DOCUMENTAL Autorización de las áreas generadoras de los documentos: FUNCIÓN PUBLICA ARCHIVO GENERAL

BAJA DOCUMENTAL Autorización de las áreas generadoras de los documentos: FUNCIÓN PUBLICA ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO UNIDAD JURÍDICA

El SIA y los Instrumentos Archivísticos

El SIA y los Instrumentos Archivísticos

SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS Unidad de Correspondencia u Oficialía de Partes Los titulares de

SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS Unidad de Correspondencia u Oficialía de Partes Los titulares de los sujetos obligados nombrarán al responsable de: Sistema Institucional de Archivos Área coordinadora de archivos Archivo de concentración Archivo histórico Los titulares de cada área del sujeto obligado, nombrarán al responsable del: Archivo de trámite

INTEGRANTES DEL SIA: • RESPONSABLE DEL ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS O COORDINADOR DEL SIA

INTEGRANTES DEL SIA: • RESPONSABLE DEL ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS O COORDINADOR DEL SIA DEL SUJETO OBLIGADO. (DESIGNADO POR EL/LA TITULAR DEL SUJETO OBLIGADO) • RESPONSABLE DE LA OFICIALÍA DE PARTES O ÁREA U OFICINA DE CORRESPONDENCIA DEL SUJETO OBLIGADO. (DESIGNADO POR EL/LA TITULAR DEL SUJETO OBLIGADO) • RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL SUJETO OBLIGADO. (DESIGNADO POR EL/LA TITULAR DEL SUJETO OBLIGADO) • RESPONSABLES DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE DE CADA UNA DE LAS ÁREAS DEL SUJETO OBLIGADO. (DESIGNADOS POR LOS TITULARES DE LAS ÁREAS DEL SUJETO OBLIGADO) • RESPONSABLE DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL SUJETO OBLIGADO (SI LO HAY). (DESIGNADO POR EL/LA TITULAR DEL SUJETO OBLIGADO)

Grupo Interdisciplinario Área jurídica Área de Planeación ¿Quiénes lo integran? Coordinador de Archivos Área

Grupo Interdisciplinario Área jurídica Área de Planeación ¿Quiénes lo integran? Coordinador de Archivos Área tecnologías de la Información Unidad de Transparencia Órgano Interno de Control Profesional con Conocimiento en Historia

Responsables de elaborar las fichas de Valoración Documental Funciones del grupo interdisciplinario Encargado de

Responsables de elaborar las fichas de Valoración Documental Funciones del grupo interdisciplinario Encargado de establecer los Valores Documentales, los Plazos de Conservación, y el Destino Final de los Documentos

CRITERIOS DE CUSTODIA Y CONSERVACIÓN Área Fondo Sección Serie Número de expediente o clasificador

CRITERIOS DE CUSTODIA Y CONSERVACIÓN Área Fondo Sección Serie Número de expediente o clasificador Portada o guarda exterior Fecha de apertura y, en su caso, de cierre Asunto Valores documentales Vigencia documental Número de fojas Leyenda de clasificación (Lineamientos grales. en materia de clasif. y desclasifc. de la información, así como para la elaboración de versiones públicas )

Instrumentos de control y organización archivísticos Cuadro General de Clasificación Archivística. Guía Simple de

Instrumentos de control y organización archivísticos Cuadro General de Clasificación Archivística. Guía Simple de Archivos. Ficha de Valoración Documental. Catálogo de Disposición Documental. Inventarios de transferencia. Inventarios de baja documental.

Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo Está basado en atribuciones y

Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo Está basado en atribuciones y funciones Cuadro General de Clasificación Archivística Utiliza un esquema de ordenamiento homogéneo Su estructura es jerárquica, basado en niveles de fondo, sección, serie

Cuadro General de Clasificación Archivística Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto

Cuadro General de Clasificación Archivística Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto obligado, que se identifica con el nombre de este ultimo Sección: Las divisiones del Fondo, basadas en las atribuciones legales de cada sujeto obligado, de conformidad con las disposiciones legales aplicables Serie: La división de una sección que corresponde al conjunto de documentos Producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o un mismo asunto

Desarrollo del Cuadro General de Clasificación Archivística Primera etapa de elaboración: (Identificación, Jerarquización y

Desarrollo del Cuadro General de Clasificación Archivística Primera etapa de elaboración: (Identificación, Jerarquización y Codificación) Identificación. consiste en identificar los elementos que apoyen la formulación de categorías de agrupamiento. de acuerdo a un sistema funcional de clasificación, en el establecimiento de las categorías debe contemplarse. Atribuciones y funciones comunes. Atribuciones sustantivas (especificas), y que marcan la diferencia de una dependencia o entidad de otra.

Jerarquización Establecimiento de los niveles de relación o coordinación, así como de semejanza y

Jerarquización Establecimiento de los niveles de relación o coordinación, así como de semejanza y diferencia entre las categorías de agrupamiento identificadas. es decir, es objeto de un proceso de comparación para ubicar el contexto de ordenación ejemplo: 1 C legislación 2 C Asuntos Jurídicos 3 C programación organización y presupuesto 4 C Recursos Humanos 5 C Recursos Financieros 6 C Recursos Materiales y Obra Publica 7 C Servicios Generales 8 C Tecnologías de la Información 9 C Comunicación Social 10 C Control de Auditoría de Actividades Pub. 11 C programación, Información, Evaluación y Políticas 12 C Transparencia y Acceso a la Información

Es condición necesaria para la aplicación del Cuadro General de Clasificación archivística Codificación Relaciona

Es condición necesaria para la aplicación del Cuadro General de Clasificación archivística Codificación Relaciona el orden y distribución de las categorías de agrupamiento del propio cuadro Sistematiza y ubica las interconexiones características de los documentos archivo: sección-serie-documento

DESARROLLO DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN Segunda etapa Validación, formalización, supervisión y asesoría y

DESARROLLO DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN Segunda etapa Validación, formalización, supervisión y asesoría y capacitación. Validación. se refiere al reconocimiento y aprobación de las autoridades correspondientes, del cuadro de clasificación archivística.

DESARROLLO DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN • Formalización Aplicación y difusión en el ámbito

DESARROLLO DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN • Formalización Aplicación y difusión en el ámbito de todos los archivos de la dependencia o entidad.

DESARROLLO DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN Supervisión y asesoría. Dar seguimiento de las acciones

DESARROLLO DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN Supervisión y asesoría. Dar seguimiento de las acciones tendientes a garantizar el adecuado funcionamiento del cuadro de clasificación con el fin de corregir desviaciones y aclaración de dudas.

DESARROLLO DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA • CAPACITACIÓN Necesidades de especialización en las

DESARROLLO DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA • CAPACITACIÓN Necesidades de especialización en las operaciones y procedimientos del Cuadro General de Clasificación Archivística

DESARROLLO DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA • Leyes orgánicas. • Reglamentos internos o

DESARROLLO DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA • Leyes orgánicas. • Reglamentos internos o similares. • Manuales de Organización Procedimientos, entre otros. y

DESARROLLO DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA FONDO DOCUMENTAL: INSTITUTO DE LA CONSEJERIA JURIDICA

DESARROLLO DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA FONDO DOCUMENTAL: INSTITUTO DE LA CONSEJERIA JURIDICA Y DE ASISTENCIA LEGAL CLAVE O CÓDIGO DE CLASIFICACIÓN DE LA SECCIÓN, SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL SC (1) SE (2) 12 S NIVELES DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL SECCIÓN (SC) – SERIE (SE) – SUBSERIE (SS) DOCUMENTAL (4) SS (3) ARCHIVO GRAL. Y NOTARIAS 01 ASESORIAS ARCHIVISTICAS 02 BUSQUEDAS Y CERTIFICACIONES 03 CAPACITACIONES 04 DIAGNOSTICOS ARCHIVISTICOS 05 EVENTOS 06 PRESTAMOS DE ESPACIOS 07 SERVICIO DE INFORMACION 08 VALORACION DOCUMENTAL 09 VISITAS GUIADAS 10 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION 11 CONSTANCIAS DE TESTAMENTOS A NOTARIOS

GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS Esquema general de descripción de series que indica sus características,

GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS Esquema general de descripción de series que indica sus características, conforme al cuadro general de clasificación, identificando el contexto informativo del documento en cada una de sus etapas ( activa, semiactiva, inactiva)

INSTITUTO DE LA CONSEJERIA JURIDICA Y DE ASISTENCIA LEGAL GUIA SIMPLE DE ARCHIVOS SECCION:

INSTITUTO DE LA CONSEJERIA JURIDICA Y DE ASISTENCIA LEGAL GUIA SIMPLE DE ARCHIVOS SECCION: 12 S NOTARIAS Y ARCHIVOS. SUJETO OBLIGADO. AREA RESGUARDANTE / GENERADORA: NOMBRE Y CARGO DEL TITULAR DEL AREA RESGUARDANTE / GENERADORA: DOMICILIO DEL AREA RESGUARDANTE / GENERADORA: TELEFONO OFICIAL / INSTITUCIONAL DEL AREA RESGUARDANTE / GENERADORA INSTITUTO DE LA CONSEJERIA JURIDICA Y DE ASISTENCIA LEGAL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO PATRICIA ELIZABETH GARCIA JONAPA CENTRO CULTURAL DE CHIAPAS JAIME SABINES, AVENIDA CENTRAL Y 13ª. ORIENTE 61 2 43 66 CORREO ELECTRONICO OFICIAL / INSTITUCIONAL DEL AREA RESGUARDANTE / GENERADORA NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRAMITE DEL AREA RESGUARDANTE / GENERADORA FONDO: LIZITABONITA 26@HOTMAIL. COM ELIZABETH ANCHEYTA FIGUEROA INSTITUTO DE LA CONSEJERIA JURIDICA Y ASISTENCIA LEGAL SUBFONDO (EN SU CASO): SECCION: ARCHIVO GENERAL Y NOTARIAS SUBSECCION (EN SU CASO): CLAVE DE SERIE DOCUMENTAL ARCHIVO GENERAL FECHAS EXTREMAS DE LA SERIE DOCUMENTAL DESCRIPCION DE LA SERIE DOCUMENTAL UBICACIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL VOLUMEN DE LA SERIE DOCUMENTAL OBSERVACIONES CENTRO CULTURAL DE CHIAPAS JAIME SABINES, 1º. PISO. ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO 180 EXPEDIENTES 3 MTS. LINEALES 12 S. 01. ASESORIAS ARCHIVISTICAS MAYO 2015 -MAYO 2017 DOCTO. QUE MANIFIETA LAS ASESORIAS EN MATERIA DE ARCHIVOS, REALIZADAS EN LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS GUBERNAMENTALES 12 S. 02 BUSQUEDAS Y CERTIFICACIONES MAYO 2015 -MAYO 2017 SOLICITUDES Y CERTIFICACIONES DE DOCUMENTOS ORIGINALES QUE OBRAN EN EL AGECH CENTRO CULTURAL DE CHIAPAS JAIME SABINES, 1º. PISO. ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO 500 EXPEDIENTES 6. 30 MTS. LINEALES CAPACITACIONES MAYO 2015 -MAYO 2017 CURSOS IMPARTIDOS A DIFERENTES DEPEDENCIAS GUBERNAMENTALES Y RECIBIDOS POR EL AGECH CENTRO CULTURAL DE CHIAPAS JAIME SABINES, 1º. PISO. ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO 20 EXPEDIENTES 20 CMS. LINEALES DIAGNOSTICOS ARCHIVISTICOS MAYO 2015 -MAYO 2017 DOCUMENTO QUE REGISTRA LA SITUACION REAL EN QUE SE ENCUENTRAN LOS ARCHIOVS DE LA CENTRO CULTURAL DE CHIAPAS JAIME SABINES, 1º. PISO. ARCHIVO 30 EXPEDIENTES 30 CM. LINEALES 12 S. 03 12 S. 04

INSTITUTO DE LA CONSEJERIA JURIDICA Y DE ASISTENCIA LEGAL FICHA DE VALORACION DOCUMENTAL FONDO

INSTITUTO DE LA CONSEJERIA JURIDICA Y DE ASISTENCIA LEGAL FICHA DE VALORACION DOCUMENTAL FONDO INSTITUTO DE LA CONSEJERIA JURIDICA Y DE ASISTENCIA LEGAL SUBFONDO: (EN SU CASO) NO. DE FOLIO DE LA FICHA 047 FECHA: ENERO 20, 2017 ARCHIVO DE TRAMITE AREA RESGUARDANTE/GENERADORA: DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO LUGAR: TUXTLA GUTIERREZ, CHIAPAS CLAVE SERIE: 01 NOMBRE DE LA SERIE DOCUMENTAL: ASESORIAS ARCHIVISTICAS CLAVE SUBSERIE: (EN SU CASO) NOMBRE DE LA SUBSERIE: (EN SU CASO) FUNCION POR LA QUE SE GENERA LA SERIE DOCUMENTAL: (Y SUBSERIE, EN SU CASO) AL ARCHIVO GENERAL LE CORRESPONDE ASESORAR EN MATERIA DE ARCHIVOS A TODAS LAS DEPENDENCIAS. LEY DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS Y SU REGLAMENTO. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AREAS DEL SUJETO OBLIGADO QUE INTERVIENEN EN EL TRAMITE Y/O ATENCION DE LOS ASUNTOS O TEMAS DE LA SERIE DOCUMENTAL. FECHAS EXTREMAS DE LA SERIE DOCUMENTAL: MAYO 2015 - ENERO 2017 PLAZOS DE CONSERVACION: (NUMERO DE AÑOS) DESCRICPION DE LA SERIE DOCUMENTAL: (Y DE LA SUBSERIE, EN SU CASO) VALORES DOCUMENTALES DE LA SERIE-SUBSERIE MARQUE CON UNA “X” UNA O MAS OPCIONES TIENE VALOR SECUNDARIO LA SERIE? (HISTORICO, TESTIMONIAL, EVIDENCIAL Y/O ESTADISTICO) MARQUE CON UNA “X” DOCTO. QUE MANIFIESTA LAS ASESORIAS EN MATERIA DE ARCHIVOS, REALIZADAS EN LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS GUBERNAMENTALES LEGAL ADMINISTRATIVO X NO AC TOTAL DE AÑOS 1 4 5 VIGENTE TIPOLOGIA DOCUMENTAL: OFICIO DE SOLICITUD, DE RESPUESTA, TARJETA INFORMATIVA. SOPORTE DOCUMENTAL: CONSERVACION PERMANENTE: MARQUE CON UNA “X” ELIMINACION MARQUE CON UNA “X” X AT AÑO DE CONCLUSION DE LA SERIE DOCUMENTAL: FISCAL/CONTABLE SI DIRECCION DE ARCHIVO GENERAL, DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL. SI NO X SI X NO

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental Permite que cada etapa de la documentación sea manejada de forma racional y accesible. Es un instrumento de consulta y control archivístico, tiene como base el ciclo vital del documento. Se sustenta en el cuadro general de clasificación archivística, siendo la serie documental la unidad básica de registro desde la cual se determinan los valores y vigencias.

Importancia del Catálogo de Disposición Documental Facilita el control y acceso a los documentos,

Importancia del Catálogo de Disposición Documental Facilita el control y acceso a los documentos, a través de los tiempos de guarda establecidos para cada una de sus etapas en los archivos que corresponda. Contribuye a la racionalización y control de la producción y tramite documental. Permite identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por sus características pueden eliminarse en el archivo de trámite, evitando ser transferidos al archivo de concentración.

Importancia del Catálogo de Disposición Documental Regula las transferencias de los documentos en sus

Importancia del Catálogo de Disposición Documental Regula las transferencias de los documentos en sus diferentes fases de archivos. Garantiza la correcta valoración, selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. Permite que se proporcione un servicio correcto y eficiente en los archivos, a fin de facilitar la obtención y acceso a la información publica. Debe contar con marco jurídico.

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CADIDO) FONDO: INSTITUTO DE LA CONSEJERIA JURIDICA Y DE ASISITENCIA

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CADIDO) FONDO: INSTITUTO DE LA CONSEJERIA JURIDICA Y DE ASISITENCIA LEGAL CLAVE O CÓDIGO DE CLASIFICACIÓN DE LA SECCIÓN, SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL NIVELES DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL VIGENCIA DOCUMENTAL VALOR DOCUMENTAL SECCIÓN (SC) – SERIE (SE) – SUBSERIE (SS) SC SE SS PLAZOS DE CONSERVACIÓN (VALORES PRIMARIOS) DOCUMENTAL S 12 TÉCNICAS DE SELECCIÓN A L F AT AC TOTAL AÑOS DESTINO FINAL ELIMI NACIÓ N CONSERVACIÓ N MUESTREO (EN SU CASO) ARCHIVO GENERAL Y NOTARIAS 01 ASESORIAS ARCHIVISTICAS X 1 4 5 X DEPURACION 02 BUSQUEDAS Y CERTIFICACIONES X X X 1 4 5 X DEPURACION 03 CAPACITACIONES X 1 1 2 X DEPURACION 04 DIAGNOSTICOS ARCHIVISTICOS X 1 2 3 X 05 EVENTOS X 1 1 2 X DEPURACION 06 PRESTAMOS DE ESPACIOS X 1 1 2 X DEPURACION 07 SERVICIO DE INFORMACION X X 1 5 6 X DEPURACION 08 VALORACION DOCUMENTAL X 1 4 5 X HISTORICO 09 VISITAS GUIADAS X 1 2 3 X DEPURACION ARCHIVO HISTORICO

Inventarios de Transferencia Documental • Registro de expedientes que serán enviados del archivo de

Inventarios de Transferencia Documental • Registro de expedientes que serán enviados del archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria), y del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria).

Inventarios de Baja Documental • Registro de expedientes que serán eliminados por haber concluido

Inventarios de Baja Documental • Registro de expedientes que serán eliminados por haber concluido su tiempo de conservación, vigencia y que carecen de valores primarios y secundarios.

TRANSITORIOS Los sujetos obligados a partir de la entrada en vigor de los Lineamientos

TRANSITORIOS Los sujetos obligados a partir de la entrada en vigor de los Lineamientos tendrán: 30 días Programa anual de desarrollo archivístico para el ejercicio de 2017. 12 meses 18 meses 24 meses Implementación del Institucional de Archivos. Designar responsables de las áreas, instancias y unidades del Sistema Institucional de Archivos. Sistema Elaborar los instrumentos de control y consulta archivísticos.

TRANSITORIOS Los sujetos obligados a partir de la entrada en vigor de los Lineamientos

TRANSITORIOS Los sujetos obligados a partir de la entrada en vigor de los Lineamientos tendrán: 30 días 12 meses Contar con un grupo interdisciplinario. 18 meses 24 meses Establecer políticas de gestión documental electrónica, guarda y custodia y políticas de protección de datos. Establecer un Programa de Preservación Digital. Instrumentación del sistema de administración de archivos y gestión documental.

Normatividad en materia de Archivos e Información Documental • • Constitución Política de los

Normatividad en materia de Archivos e Información Documental • • Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado de Chiapas. Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Mayo 2015. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Chiapas. Mayo 2016. Reglamento Interior del Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Chiapas. 06/junio/2016. Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos. 4 mayo 2016 Ley Federal de Archivos. 18/enero/2012.

Normatividad en materia de Archivos e Información Documental • • Ley de Responsabilidades de

Normatividad en materia de Archivos e Información Documental • • Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chiapas. 1989. Ley orgánica del Consejo Estatal para las Culturas y las Artes de Chiapas. 12/oct/2006. Ley del Sistema Estatal de Archivos de Chiapas. 20/oct/1993. Reglamento a la Ley del Sistema Estatal de Archivos de Chiapas. 16/nov/1994. Lineamientos para el Registro Auxiliar sujeto a Inventarios de Bienes Arqueológicos, Artísticos e Históricos bajo custodia de los Entes públicos. 05/sept/2012. Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos en el Estado de Chiapas. 07/sept/2016. manuales y reglamentos interiores de cada dependencia.

Secretaría Privada del Ejecutivo del Estado Dirección de Información «Año del Centenario de la

Secretaría Privada del Ejecutivo del Estado Dirección de Información «Año del Centenario de la Promulgación de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos» “CAPACITACIÓN EN MATERIA DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS E INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS, ARCHIVÍSTICOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE TRANSPARENCIA” 24, 27, 28 de Febrero y 01 de Marzo de 2017. Tuxtla Gutiérrez, Chiapas.