Prosjekt 100 kartlegging Samlet oversikt over resultater fra

Prosjekt 100 - kartlegging Samlet oversikt over resultater fra kartlegging 1

Innholdsfortegnelse 1. 2. 3. 4. 5. 6. Innledning, side 3 – 6 Utdanning, side 7 – 21 Forskning, side 22 – 34 Infrastruktur, mellomvare, data (IMD), side 35 – 41 Administrasjon og ledelse, side 42 – 50 Internasjonalt samarbeid, side 51 – 57 2

Bakgrunn • Kartleggingen ble gjennomført i mars – april 2018 som en del av Prosjekt 100 • Hensikten med kartleggingen var å kartlegge nåsituasjonen som utgangspunkt for å lage konkrete handlingsplaner for digitalisering, sammen med sektoren • Kartleggingen er gjort innenfor områdene utdanning, forskning, administrasjon/ledelse, infrastruktur/mellomvare/data (IMD), og internasjonalt samarbeid. • Kartleggingen omfatter felles tjenester, pågående prosjekter, og behov/muligheter • Kartleggingen er gjort på bakgrunn av Units ansvarsområde og kjennskap på områdene, samt ved å innhente informasjon fra sektoren. • Kartleggingen er ikke komplett, men viser et bilde på situasjonen • Resultatene vil brukes i det videre arbeidet med å utarbeide handlingsplaner for å realisere digitaliseringsstrategien og andre strategier fra styrende dokumenter for sektoren (f. eks. Strategi for deling og tilgjengeliggjøring av forskningsdata) 3

Datagrunnlag for kartlegging • Kunnskap og kompetanse, Unit • Oversikt over egen portefølje (planer, regnskapstall og budsjett) • Tjenesteregister • Tidligere kartlegging hos Uninett, Ceres og Bibsys • Oversikt over andre fellesleverandørers portefølje • Gjennomgang av åpen informasjon hos institusjonene • Har laget første oversikt • Behov for videre analyse! • Innspill fra høyere utdanning og forskning • Møter med noen institusjoner • Intervjuer med interessenter (stikkprøver) • Innspill mottatt til arbeidsgrupper og tjenesteleverandører • Spørreskjema (område administrasjon og ledelse) • Samtaler med prioriteringsråd og tjenestestyrer • Innovasjon og behovsforståelse må tas i dialog med aktørene

Totaloversikten til Prosjekt 100 Hittil er det kartlagt 252 tjenester og 108 prosjekter i kunnskapssektoren. I tillegg er det identifisert 155 muligheter og 85 Nettverk Antall • Tjenester defineres som fellestjenester tilbudt til sektoren av ulike aktører • Prosjekter defineres som prosjekter og tjenesteprosjekter knyttet til videreutvikling av eksisterende tjenester eller prosjekter rettet mot utvikling av potensielle nye tjenester for sektoren • Muligheter er identifiserte potensielle tiltak /prosjekter rettet mot forbedring av eksisterende tjenester og utvikling av nye tjenester • Nettverk omfatter alle nettverk i det internasjonale samarbeidet sektoren er involvert i. Totalt Tjenester Prosjekter Mulighet Nettverk 5

Fordeling av prosjekter /tjenester/muligheter per arbeidsområde: Det er identifisert flest prosjekter og tjenester innen administrasjon og ledelse og IMD Antall 630 33 31 92 28 99 15 122 39 25 128 16 70 45 Totalt Utdanning Forskning Nettverk • • Infrastruktur/ mellomvare / data Mulighet Prosjekt Administrasjon og ledelse Informasjonssikkerhet 119 Internasjonalt samarbeid Tjeneste Merk at antall tjenester, prosjekter og nettverk kan gå litt ned etter datavask på tvers av arbeidsområder hvor samme tjenester eller prosjekter oppført med litt ulike navn lukes ut Sum av totalene per arbeidsområde er større enn sum antall tjenester og prosjekt fordi flere av tjenester og prosjekter er relevante for flere arbeidsområder 6

Utdanning 7

Utdanning Sammensetning av dagens portefølje innen Utdanning Definisjon av arbeidsområde Utdanning Alle tjenester, prosjekter og muligheter som er rettet mot høyere utdanning, herunder: Antall • Studentrelaterte systemer • Undervisningsrelatert administrasjon Totalen Tjenester Prosjekter Muligheter Andel av totalt antall tjenester i antall prosjekter antall muligheter i sektoren 12% 26% 21% I denne versjonen er noen mindre tjenester som hører til under større «paraplytjenester» kommer ikke frem i oversikten som egne tjenester. Dette gjelder: • • FS Samordna opptak Forelesningsopptak Oria 8

Planlegging, undervisning og vurdering er de fasene i utdanningens verdikjede som har mest aktivitet per dags dato Antall 68 64 46 42 22 Fastsette studietilbud 27 19 3 Rekruttering Opptak Planlegging Muligheter • • • Prosjekter Undervisning og læring Vurdering Kvalifikasjonsoppnåelse Tjenester UH-sektoren satser på digital vurdering og aktiv læring Høy aktivitet i planleggingsfasen omfatter all studieadministrasjon, tilrettelegging og dokumentasjonsprosesser som preges av kravendringer og økt grad av digitalisering Stor andel av mulighetene er drevet av behov for økt samordning av prosesser på tvers av institusjoner og faser Merk at mesteparten av tjenester, prosjekter og muligheter går over flere segmenter, og totalt antall unike tjenester/prosjekter og muligheter er lavere enn summen av totalen for arbeidsområdet 9

Mesteparten av tjenester i Utdanning går på tvers av flere faser Fastsette studietilbud Rekruttering Opptak Undervisning og læring Planlegging FS (saksbehandlerklient og database) STAR (datavarehus) Studiebarometer Aura Vurdering Godkjenning av utdanning fra utlandet, UH-nivå mooc. no Andre Godkjenning, UH-nivå SO - Nasjonal vitnemålsdatabase SO - Snr tjeneste Vitnemålsportalen KD TO Unit Studiebarometeret Samordna opptak Utdanning. no Kvalifikasjonsoppnåelse mooc. no Vitnemålsportalen EMREX RUST FS-konnektor Innkjøpsavtale AV-utstyr Oria Bolk (Kopinor) Brage Digital eksamen DLR Leganto Time-/romplanleggingsverktøy (UNINETT) LMS Timeplanleggingssystem (TP) (BOTT) Inspera digital eksamen (Ui. ABO) Plagiatkontroll Forelesningsopptak Database for SLATE læringsanalyse Webmøter-Adobe connect • • • Stort antall av tjenester på tvers av faser tyder på at det er stort behov for dataflyt og integrasjoner Stort behov for effektivisering av prosesser og bedre integrasjoner mot FS Dagens personlige læringsmiljø for studenten fremstår som splittet Bokkula 10

Prosjekter i Utdanning Fastsette studietilbud Rekruttering Opptak Norgesuniversitets prosjektstøtte Erasmus Without Paper FS- Ep. N Planlegging Undervisning og læring Vurdering Norgesuniversitets prosjektstøtte Erasmus Without Paper FS- Ep. N Kvalifikasjonsoppnåelse Unit KD TO Andre Erasmus Without Paper Samordna opptak til fagskoleutdanning NBV 3. 0 Integrasjon mellom FS og søkerportalen • • Integrasjon FS og søkerprt. FS- API Saksbehandlingsprosess for studiesaker UIS digitale campus FS- EVUWeb Vitnemålsportalenfagskoleresultater Integrasjoner digitaleksamen- systemer med vitenarkiv FS-Flyt (tidl. ROMS) Nasjonale deleksamener Arbeidslivsportalen BI learning lab Ui. B læringslab Integrasjoner dig. eksamen Framtidens undervisningsrom (NTNU) Lacuna Stories (NTNU) Robot i saksbehandling Endrede krav til undervisningskvalitet har utløst DLM, felles utvikling/samordning Nasjonal arena for kvalitet i høyere utdanning et stort antall av prosjektet i undervisning og Virtuell PC-lab Benytte Dataporten til læring i hele sektoren autentisering av FSKonsolidering og gradvis forbedring av Webservice-brukere Sende endringsmeldinger tjenester innen samordna opptak med fra FS til meldingskøer gjenbruk av plattform til nye områder Lab-IT (Ui. B) Videonotat (Ui. B) Vitnemålsportalenfagskoleresultater 11

Muligheter i Utdanning Fastsette studietilbud Rekruttering Opptak Planlegging Undervisning og læring Vurdering Felles personregister for studenter Register over institusjoner og stedkoder Register over akkrediterte studier Kvalifikasjonsoppnåelse KD TO Unit Andre Studieplan, digital arbeidsprosess Felles register over utvekslingsavtaler Register over emner Kunstopptak; Musikkopptak Masteropptak Opptak til etter- og videreutdanning m. m. Opptak til forkurs til ingeniørutdanning Sentralisering av alt opptak til ett system Støtte til BI for oppkobling til Vitnemålsportalen Hente ut politiattester fra politiet til FS i forbindelse politi til FS med praksis Applikasjon for studentutveksling/internasjonalisering av utdanning Studentopplysninger til BIBSYS Digitalisering av veiledningstjenesten Integrasjoner time/planlegging LOR – læringsobjektrepo Støtte til BI for oppkobling til Vitnemålsportalen Støttesystem for pedagogisk merittering Framtidens undervisningsrom/Campus Ressursallokeringssystem Læringsanalyse Praksisportal • • Mange muligheter knyttet til forbedring av dataregistrering og opptak til studier på tvers av institusjonene Mange integrasjonsønsker knyttet til forbedret dataflyt Eksamensvaktsweb Eksamensvakters opplysninger til lønnssystem Opplæring i KDTO-systemer for brukere Bedre integrasjon mellom FS og studentsamskipnad FS-TAM- tjenesteadministrasjonsmodul Integrasjon Cristin og undervisningssystemer Eksamensresultater til Lånekassa Office 365 for studenter Tredjepartsportal for læringsmiljø og vurdering 12

Overordnet vurdering av de største tjenestene innen utdanning sortert etter størrelse (1 av 2) Tjeneste Estimert kjøp Estimert bruksvolum Teknisk Funksjonalitet Dataflyt plattform FS (saksbehandlerklient og database) Samordna opptak til grunnutdanninger Godkjenning av utdanning fra utlandet, UH-nivå SO - Nasjonal vitnemålsdatabase RUST Innkjøpsavtale AV-utstyr SO –Snr tjeneste LMS • Flere av svært kritiske tjenester har store utfordringer med teknisk plattform, funksjonalitet og dataflyt Time- /romplanleggingsverktøy (TP for BOTT) Oria Datavarehus 13

Overordnet vurdering av de største tjenestene innen utdanning sortert etter størrelse (2 av 2) Tjeneste Estimert kjøp Estimert bruksvolum Teknisk Funksjonalitet Dataflyt plattform Vitnemålsportalen Webmøter – Adobe Connect Brage • FS -STAR utdanning. no • EMREX Digital eksamen Inspera digital eksamen (Ui. ABO) Plagiatkontroll Flere tjenester har stort potensial innen økning av antall brukere Tjenester trenger forbedringen av teknisk plattform og funksjonalitet før flere av sektorens aktører tar dem i bruk Forelesningsopptak Leganto DLR IA mooc. no IA 14

Overordnet vurdering av andre tjenester innen utdanning Tjeneste Estimert kjøp Estimert bruksvolum Studiebarometeret SO - Søkerportalen SO - Wiki SO - GSK-basen Datauttrekk fra felles studentsystem – FS-konnektor Bokkula (Ui. O) Aura (Ui. O) SO - Søking til forkurs til lærerutdanning Database for SLATE læringsanalyse 15

Overordnet vurdering av prosjekter (1 av 2) Prosjekt/ TP Type forventede gevinst Digitalt læringsmiljø, felles utvikling/samordning Tjenesteprosjekt FS -Ep. N Tjenesteprosjekt Muliggjør noe nytt, iverksette aktiviteter, utvikle tjenester som ikke finnes fra før, både med tanke på effektivisering og kvalitetsforbedring Muliggjør noe nytt FS -EVUWeb Tjenesteprosjekt Muliggjør noe nytt Integrasjoner digital eksamen Tjenesteprosjekt Muliggjør noe nytt Vitnemålsportalen - fagskoleresultater Tjenesteprosjekt Muliggjør noe nytt Arbeidslivsportalen Prosjekt Muliggjør noe nytt BI learning lab Prosjekt Muliggjør noe nytt Erasmus Without Paper (EWP) Prosjekt Muliggjør noe nytt Framtidens undervisningsrom (NTNU) Prosjekt Muliggjør noe nytt FS -FLYT (tidl. ROMS) Prosjekt Muliggjør noe nytt Lacuna Stories (NTNU) Prosjekt Muliggjør noe nytt Norgesuniversitets prosjektstøtte Prosjekt Muliggjør noe nytt • Det er allerede flere prosjekter rettet mot forbedring av viktige tjenester innen utdanning 16

Overordnet vurdering av prosjekter (2 av 2) Prosjekt/ TP Type forventede gevinst Saksbehandlingsprosess for studiesaker Prosjekt Muliggjør noe nytt Samordna opptak til fagskoleutdanning Prosjekt Muliggjør noe nytt Ui. B læringslab Prosjekt Muliggjør noe nytt UIS digitale campus Prosjekt Muliggjør noe nytt Videonotat (Ui. B) Prosjekt Muliggjør noe nytt Virtuell PC-lab Prosjekt Muliggjør noe nytt Lab-IT (Ui. B) Prosjekt Kvalitetsforbedring Nasjonal arena for kvalitet i høyre utdanning Prosjekt Kvalitetsforbedring Nasjonale deleksamener Prosjekt Kvalitetsforbedring NVB 3. 0 Prosjekt Effektivisering, Kvalitetsforbedring Robot i saksbehandling (Ui. B) Prosjekt Effektivisering • • Flere av prosjekter er knyttet til digitalisering av undervisning og administrative prosesser Mange av dem finner sted lokalt hos universitetene og det er usikkert hvorvidt hele sektoren kan dra nytte av dem 17

Overordnet vurdering av identifiserte muligheter (1 av 3) Mulighet Fellestjeneste/Felles ressurs Kompleksitet LOR - læringsobjektrepo Fellestjeneste Høy Framtidens undervisningsrom / Campus Fellestjeneste Høy Applikasjon for studentutveksling/internasjonalisering av utdanning Fellestjeneste Medium Praksisportal Fellestjeneste Medium Studieplan, digital arbeidsprosess Fellestjeneste Medium Office 365 for studenter Fellestjeneste Lav Register over institusjoner og stedkoder Fellestjeneste Lav Læringsanalyse Fellesressurs Høy Felles personregister for studenter Fellesressurs Høy FS -TAM - tjenesteadministrasjonsmodul Fellestjeneste Medium Sentralisering av alt opptak til et system Fellesressurs Medium • • Verdi Kostnad Flere av identifiserte muligheter er av stor verdi for sektoren og krever relativt for ressurser til gjennomføring Behov for sentralisering og samordning 18

Overordnet vurdering av identifiserte muligheter (2 av 3) Mulighet Fellestjeneste/Felles ressurs Kompleksitet Digitalisering av veiledningstjenesten Fellestjeneste Medium Masteropptak Fellestjeneste Medium Nei Medium Eksamensvaktweb Fellestjeneste Lav Støtte til BI for oppkobling til Vitnemålsportalen Fellestjeneste Lav Integrasjoner time / romplanlegging Fellesressurs Lav Tredjepartsportal for læringsmiljø og vurdering Fellesressurs Lav Bedre integrasjon mellom FS og de ulike studentsamskipnadene Fellestjeneste Medium Ressursallokeringssystem Fellestjeneste Medium Eksamensresultater til Lånekassa Fellestjeneste Medium Hente ut politiattester fra politiet til FS i forbindelse med praksis Fellestjeneste Medium Støttesystem for pedagogisk merittering • Verdi Kostnad Sektoren har stort behov for økt digitalisering, flere integrasjoner og mer automatisering av prosesser 19

Overordnet vurdering av identifiserte muligheter (3 av 3) Mulighet Fellestjeneste/Felles ressurs Kompleksitet Kunstopptak Fellestjeneste Medium Felles register over utvekslingsavtaler Fellestjeneste Medium Register over akkrediterte studier Fellestjeneste Medium Register over emner Fellestjeneste Medium Lønnsopplysninger om eksamensvakter til lønnsystem Fellestjeneste Lav Musikkopptak Fellestjeneste Lav Opptak til etter - og videreutdanning m. m. Fellestjeneste Lav Opptak til forkurs til ingeniørutdanning Fellestjeneste Lav Studentopplysninger til BIBSYS Fellestjeneste Lav Integrasjon mellom Cristin og undervisningssystemer Fellesressurs Lav Opplæring i KDTO-systemer for brukere Fellesressurs Lav • Verdi Kostnad Igjen finner vi integrasjoner, samordning av opptak til kreative studier på tvers av institusjoner og registre 20

Hovedfunn utdanning • Ønske om mer varierte undervisningsnære tjenester • Gevinstrealisering trenger data • Behov for digital undervisningsstøtte med felles prosesser • Utnytte eksisterende løsninger (gjenbruk av plattform (SO), konsolidering, forenkling) • Alle vil bruke FS-data • Ønsker felles informasjonsmodeller og register for dataflyt på tvers 21

Forskning 22

Forskning Sammensetning av dagens portefølje innen Forskning Definisjon av arbeidsområde forskning Alle tjenester, prosjekter og muligheter som er rettet mot forskning, herunder forskningsrelaterte systemer inkludert forskningsrelatert administrasjon Antall I denne versjonen er noen mindre tjenester som hører til under større «paraplytjenester» kommer ikke frem i oversikten som egne tjenester. Dette gjelder: Totalen Tjenester Prosjekter Muligheter Andel av totalt antall tjenester i antall prosjekter antall muligheter i sektoren 23% 14% 17% • • • Cristin BIRD Brage Easy. DMP NIRD NMDC NORA NORDi ORIA 23

Innsamlede tjenester/prosjekter og muligheter er delt etter de som direkte er relatert til verdikjeden fra idéutvikling til publisering og andre prosesser som biblioteksystemer og annen forskningsadministrasjon Direkte relatert til verdikjeden Antall Ikke direkte relatert til verdikjeden 103 Totalen for Forskning Tjenester Prosjekter Muligheter T/P/M ikke direkte relatert til verdikjeden Tjenester Prosjekter Muligheter 24

Fordeling av alle prosjekter, tjenester og muligheter registrert av arbeidsgruppen forskning Fordeling av tjenester/prosjekter og muligheter direkte relatert til verdikjeden Muligheter Prosjekter Tjenester Antall 42 22 17 3 • • Antall 33 32 Utvikle idé, samle informasjon Fordeling av tjenester/prosjekter og muligheter ikke direkte relatert til verdikjeden Definere prosjekt 16 2 18 2 Søke Planlegging Gjennomføring Rapportering Publisering godkjenning, finansiering 10 7 2 Biblioteksystemer Annen forskningsadminsitrasjon Det er relativt få eksisterende tjenester og prosjekter innen administrering av forskningsprosessen Eksisterende tjenestetilbud dekker ikke behovet for støtte til administrasjon og planlegging av forskningsprosessen, noe som gjenspeiles i stort antall indentifiserte muligheter innen de første fire delprosesser Merk at mesteparten av tjenester, prosjekter og muligheter går over flere faser langs verdikjeden, og totalt antall unike tjenester/prosjekter og muligheter er lavere 25 enn summen av totalen per verdikjede

Mesteparten av tjenester i forskning er koblet til publiseringsfasen av verdikjeden Utvikle idé, samle informasjon Definere prosjekt Søke godkjenning, finansiering Cristin Prosjektkatalog BIRD; Brage; NIRD ; NORA Lisensavtaler e-ressurs Planlegging Prosjektstøtteportalen NSD Dataarkiv; Fagspesifikke dataarkiver NMDC; Dataverse. NO Brage; Munin; DUO; ODAer Individdata Kurstilbud om håndtering av forskningsdata Oria; Alma Lokale forskningsadministrative systemer Gjennomføring • • Mesteparten av identifiserte forskningstjenester ligger utenfor KDTO Det er få tjenester innen administrering av forskningsprosessen Det er mangel på tjenester som samordner forskningsprosessen i sin helhet Individdata Openaccess. no Register over publiseringskanaler ERIH PLUS Microdata. no • Unit Andre NSD Dataarkiv Fagspesifikke dataarkiver NMDC; Dataverse. NO Brage; Munin; DUO; ODAer Lokale forskningsadministrative systemer Mitt nettsted easy. DMP NSD DMP SPREK; e. Søknad Forskningsrådets søknadsportal; Personvernombudet forskning Publisering Cristin Prosjektkatalog BIRD; Brage; NIRD ; NORA Lisensavtaler e-ressurs Kurstilbud om håndtering Mitt nettsted Rapportering Openaccess. no Register over publiseringskanaler ERIH PLUS Database for høyere utdanning (DBH) NOTUR Web. CRF; MRS; Open. QREg Krem; NESSTAR NSD Websurvey; e. Reg TSD; Nettskjema e. Rapport Overføringsarkiv Data. Cite DOI; OJS Forskningsrådets prosjektbank Forskningsdataportalen Phd. On. Track Kliniskestudier. helsenorge. no 26

Mange prosjekter innen forskning er koblet til gjennomføring, rapportering og publisering Utvikle idé, samle informasjon Definere prosjekt Søke godkjenning, finansiering Planlegging Gjennomføring Rapportering Informasjonsportal om forskning Cristin 2 Unit Andre Cristin 2 NORDi videreutvikling Nasjonal vitenarkiv RAIRD Publisering NORDi videreutvikling Nasjonal vitenarkiv RAIRD Nytt SPREK Økonomistyring forskningsprosjekter ICPSR Metadata Capture Helseanalyseplattformen e. Vir Økonomistyring forskningsprosjekter ICPSR Metadata Capture Kliniske behandlingsstudier Tildeling og bruk av ORCID • • Mesteparten av prosjekter ligger ikke innenfor KD TO, men lokalt hos universitetene eller NSD og Direktoratet for e-helse Det er få eksisterende prosjekter som dekker eksisterende behov for informasjonsflyt og porteføljestyring i sektoren 27

Mesteparten av muligheter innen forskning går på tvers av flere faser Utvikle idé, samle informasjon Definere prosjekt Søke godkjenning, finansiering Planlegging Gjennomføring Rapportering Publisering Openscience. no KDTOs opplæringstjeneste Nasjonal forskningsportal Unit Andre Informasjonsportal om forskning Felles veiledningsportal for systemer hos de største aktørene i forskningsnorge Felles FAS for helseforetakene Nasjonal oversikt over datakilder forskning Etablere mal for hvordan prosjektforslag blir til et prosjekt Register over forskningsinfrastrukturer Nasjonal oversikt over datakilder forskning Systematisere søknadsprosess for tilgang til forskningsdata Register over forskningsinfrastrukturer Systematisere søknadsprosess for tilgang til forskningsdata Datalagringsportal Samkjøre arbeid med prosjektstyring forskningsprosjekter • • Mesteparten av identifiserte muligheter er rettet mot støtte til forskningsadministrasjon, ikke selve forskningen Stort antall muligheter er ulike portaler og registre, noe som tyder på behov forbedret data- og informasjonsflyt Datalagringsportal Informasjonsportal om DMP Redusere antall løsninger for DMP Data management plan Vurdere samkjøring av tjenester for datalagring Nasjonal node for Research Data Alliance (RDA) EOSC Samarbeid om publiseringsløsninger Standardavtaler og veiledninger for OApublisering Automatisk høsting av gull OA 28

Andre tjenester, prosjekter og muligheter som ikke er direkte relatert til forskningens verdikjede T/P/M Tjenester Prosjekter Muligheter Bibliotektjenester Annen forskningsadministrasjon Edvarda e. Vurdering Norart Norsk Publiseringsindikator (NPI) Norper ITAR ISSN portal Forvaltningsdatabasen Seniorprosjektet e. Protokoll Unit Andre Nordic List Flere forhandlinger samlet sentralt Fjerne momsen på APC og e-ressurser Biobankoversikter i Cristin NPI –Bedre koblinger til omverdenen NPI- Norsk publiseringsindikator -statistikk Hyppigere oppdatering fra DOAJ til kanalregisteret 29

Overordnet vurdering av de største tjenestene innen forskning sortert etter kritikalitet Tjeneste Estimert kjøp Estimert bruksvolum Cristin SPREK (Saksportal for REK) Forskningsrådets Mitt nettsted e. Søknad Cristin API Bare IA E-Rapport Edvarda Oria NMDC BIRD Dataverse. NO Data. Cite DOI Overføringsarkiv Alma Brage Openaccess. no Drift av Open Journal Systems (OJS) IA Teknisk plattform Funksjonalitet • Flere av kritiske tjenester har utfordringer med teknisk plattform • For alle punkter som er rød eller gul, pågår det aktivitet for å utbedre mangler • Det er stort potensial for økt bruk av tjenester i sektoren, noe som skyldes at flere institusjoner bruker egne tjenester fremfor å ta i bruk eksisterende løsninger i sektoren eller i mangel på fellesløsninger for sektoren • easy. DMP og NIRD mangler på denne oversikten 30

Overordnet vurdering av prosjekter Prosjekt/ TP Fellestjeneste? Kunne blitt Type forventede gevinst fellestjeneste? Nytt SPREK Tjenesteprosjekt Ja Effektivisering, kvalitetsforbedring RAIRD Tjenesteprosjekt Ja Muliggjøring e. Protokoll Prosjekt Nei e. Vir Prosjekt Ja Muliggjøring Nasjonalt vitenarkiv Prosjekt Ja Effektivisering, kvalitetforbedring, muliggjøring Informasjonsportal om forskning Prosjekt Ja Effektivisering, kvalitetsforbedring Tildeling og bruk av ORCID Prosjekt Ja Kvalitetsforbedring, effektivisering Open. AIRE 2020/Open. AIRE Advance Prosjekt Ja Muliggjøring, effektivisering Helseanalyseplattformen Prosjekt Ja Muliggjøring, effektivisering, kvalitetsforbedring • • Ja Muliggjøring De fleste prosjektene er rettet mot utvikling av nye tjenester som muliggjør av nye prosesser Listen dekker ikke alle identifiserte muligheter. Det er flere eksempler på at lokale prosjekter har potensial til å bli fellestjenester 31

Overordnet vurdering av identifiserte muligheter (1 av 2) Mulighet Verdi Egnet som fellestjeneste? Fjerne momsen på APC og e-ressurser Ja Systematisere søknadsprosess for tilgang til forskningsdata Ja Register over forskningsinfrastrukturer Ja Samkjøre arbeid med prosjektstyring forskningsprosjekter Delvis KDTO opplæringstjeneste Ja Felles FAS for helseforetakene Ja Nasjonal informasjonsportal om forskning Ja Vurdere samkjøring av tjenester for datalagring Delvis Flere forhandlinger samlet sentralt Ja Integrasjon med Helseanalyseplattformen Ja Sentral drift og forvaltning av flere kjernesystemer Ja • • Kompleksitet Kostnad IA IA Mesteparten av identifiserte muligheter er rettet mot støtte til forskningsadministrasjon, ikke selve forskningen Det er identifisert stort behov for informasjonsdeling og samkjøring som har stor verdi for sektoren 32

Overordnet vurdering av identifiserte muligheter (2 av 2) Mulighet Verdi Egnet som fellestjeneste? Samarbeid om publiseringsløsninger Ja Openscience. no Ja Fra ide til prosjekt - Mal for prosess Kostnad Delvis Kanal. API Ja Standardavtaler og veiledninger for OA-publisering Ja Biobankoversikter i Cristin Ja Automatisk høsting av gull OA Ja Redusere antall løsninger for DMP Ja Hyppigere oppdatering fra DOAJ til kanalregisteret Ja NPI - Bedre koblinger til omverdenen, Norsk publiseringsindikator statistikk Ja • Kompleksitet Det er også registrert flere muligheter innen standardisering, automatisering og statistikk som har verdi for sektoren, men ikke krever store ressurser 33

Hovedfunn forskning 1. 2. 3. 4. 5. Forskningsportal Informantene ber om hjelp til oversikt og å bruke tjenestene klokt Samordning av løsninger for dataarkiver og datahåndteringsplaner Det bør være mulig å redusere antallet ulike løsninger betraktelig, selv om det også finnes reelt ulike behov Samarbeid om krav gir god porteføljestyring KD, HOD, Forskningsrådet og Unit må ha dialog før man stiller nye krav til institusjonene Felles tjenester forskningsadministrasjon Videreføre kartleggingen og identifisere muligheter for å løfte gode lokale løsninger til nasjonale felles løsninger Felles autoritetsregistre Etablere flere autoritetsregistre og bli enige om hvilket system som er «master» for ulike registre, slik at data kan gjenbrukes og man får bedre sammenheng mellom systemene. Bruk av autoritetstjenesten som er etablert i Unit bør utvides.

Infrastruktur, mellomvare og data (IMD) 35

Infrastruktur, mellomvare og data (IMD) Sammensetning av dagens portefølje innen IMD Definisjon av arbeidsområde IMD Tjenester, prosjekter og muligheter som naturlig inngår i en felles grunnmur for digitale tjenester i utdanning, forskning og administrasjon. Vi har delt området infrastruktur, mellomvare og data (IMD) inn i følgende segmenter: Antall Totalen Tjenester Prosjekter Muligheter Andel av totalt antall tjenester i antall prosjekter antall muligheter i sektoren 23% 25% • Nettverk – nettinfrastruktur og tilhørende basistjenester • Datalagring – infrastruktur for lagring og tilgjengeliggjøring av data • Regnekraft – infrastruktur for beregningstjenester • Dataanalyse – verktøy og infrastruktur for sammenstilling, analyse og visualisering av data • Mellomvare – infrastruktur for identitet, tilgangsstyring og datautveksling 36

Datalagring har mange små og overlappende tjenester; mellomvare har store endringsønsker Antall 36 35 20 16 11 2 Nettverk Datalagring Dataanalyse Regnekraft Muligheter Prosjekter Mellomvare Tjenester Merk at noen tjenester, prosjekter og muligheter spenner over flere segmenter, slik at totalt antall unike tjenester, prosjekter og muligheter er lavere enn summen fra alle segmenter. 37

Utvalg av tjenester innen IMD – kritisk for utdanning, forskning og administrasjon Nettverk Datalagring Dataanalyse TSD Forskningsnett eduroam Regnekraft Iaa. S (Azure, AWS, UH-Iaa. S, Safespring) Feide Sikkerhetsanalyse Dataporten Logganalyse UH-AD Systemintegrasjoner via FS, Cristin og Mule Nettadministrasjon Cristin Lag 2 VPN FS NIRD tjenesteplattform Ruterdrift Brage Tableau Skype for Business BIRD Power BI (O 365) Sanntid tale Forelesningsopptak Videobro DLR Sigma 2 beregningstjeneste (HPC) Mellomvare Unit Uninett inkl. Sigma 2 Andre Box One. Drive (O 365) easy. DMP NIRD lagring NSD 38

Strategisk viktige prosjekter innen IMD Nettverk Datalagring Nettutbygging for EISCAT 3 D Regnekraft Dataanalyse Mellomvare EOSC Daa. S Feide 2. 0 Ne. IC NIRD dataanalyse Nye FS-API NIRD datalagring Notur LOR PRACE Unit Uninett inkl. Sigma 2 Andre Nasjonalt vitenarkiv 39

Utvalg av muligheter innen IMD Nettverk Datalagring Regnekraft Dataanalyse Mellomvare 5 G Data Stewards euro. HPC Infrastruktur for læringsanalyse Felles IAM Internet of Things GO FAIR (sertifisering) Dynamisk tilgang til regnekraft Datavarehus Integrasjonsarkitektur Forskningsnett NG Behovskartlegging datalagring NIRD tjenesteplattform Campus Network as a Service Unit Uninett inkl. Sigma 2 Andre Integrasjonsplattform Helseanalyseplattformen 40

Hovedfunn IMD 1. Rammebetingelser i endring på flere områder. Gir seg utslag i stor aktivitet og behov for investeringer: • Nettverk (neste generasjons forskningsnett, 5 G, Campus Network as a Service, smart campus, tingenes internett) • Datalagring og dataanalyse (datavarehus, behovskartlegging på datalagring) • Mellomvare og datautveksling (felles IAM, integrasjonsarkitektur, integrasjonsplattform) 2. Mange tjenester på datalagring. Behov for koordinering og konsolidering. 3. Høy bruk, høy etterspørsel og store endringsbehov for systemintegrasjoner. 4. Stor grad av organisatorisk kompleksitet knyttet til identifiserte muligheter. • Behov for samordning av arbeidsprosesser (eks: felles IAM) • Behov for felles informasjonsmodeller. (eks: datalagringsplan) • Data lagres bare en gang (eks: register over organisasjonsstruktur) 5. Manglende systematikk rundt arbeid med gevinstrealisering. 41

Administrasjon og ledelse 42

Administrasjon og ledelse Sammensetning av dagens portefølje innen administrasjon og ledelse Definisjon av arbeidsområde Alle tjenester, prosjekter og muligheter som utgjør generiske administrative funksjoner og støtte til generiske ledelsesprosesser Antall 16 Totalen Tjenester Prosjekter Muligheter Andel av totalt antall tjenester i antall prosjekter antall muligheter i sektoren 39% 15% 9% 43

Totaloversikt over antall administrative tjenester og prosjekter langs verdikjeden Antall 44 30 14 11 2 4 Kontorstøtte Økonomi og regnskap Virksomhetsstyring Lønn Prosjekter • • Prosjektstyring 7 1 HR 5 1 Arkiv Tjenester Tjenestene innen økonomi og regnskap er større enn kontorstøtte, men kontorstøtte er minst sentralisert, derfor er det et segment med flest antall tjenester Det er god samordning på hvilke tjenester man bruker innen økonomi og regnskap, men ikke på hvordan man bruker dem 44

Tjenester administrasjon og ledelse Kontorstøtte Office 365 Stanley Administration Creston Fusion RV Camunda RT Site. Improve Traka Nøkkeladmin XPAND Service. Manager Agenda X Click. Dimensions Digipost Edialog 24 DUO Adwords Skype for Business Event. Brite Facebook Evalg Metafocus Digiforms Questback, Qualtrics Modulex Mazemap Issuu Gaia Alreg Berg. Hansen Egencia Online Instagram Linked. In Twitter Snapchat Smugmug Økonomi og regnskap Lønn UBW økonomi, regnskap og lønn Paga lønnsystem UBW/Agresso Oracle øk. og regnskap SAP lønnssystem Oracle Discoverer Datavarehus Oracle Financials Microsoft Dynamics 365 Microsoft Power. BI Adra. Match Amesto Autromaster Avantra KGV Basware Complete Control Datavarehus E-pay Episerver Filemaker Google Analytics Google Search Console Google Tag Manager Hotjar Kuben Sa. S Steamserve • • Virksomhetsstyring Prosjektstyring HR Arkiv KD TO Unit Active Directory Corporator Hypergene Styreportal: Admin. Control Tableau virksomhetsstyring Cognos virksomhetsstyring Atlassian Jira Maconomy prosjektstyringsverktøy MS Project Oracle PA for BOA prosjekter Projectplace prosjektadministrasjon Puzzlepart Prosjektportalen i Sharepoint ARK/Ui. O DSB-CIM Beredskap og HMS Easycruit/ Jobb. Norge Jobbnorge rekrutteringssystem My. Networks rekrutteringssystem Sidegjøremål Stoffkartotek og eksponeringsregister Administrative behandlinger av personopplysninger Spk Alumnussystem Bildearkivet EDD Kunst- og fotosamling e. Phorte sak/arkivsystem Public 360 sak/arkivsystem Tjenesten kjøpes av både Unit og andre aktører Svært lav grad av sentralisering innen bruk av kontorstøttetjenester, mange overlappende tjenester som brukes av ulike institusjoner De fleste universitetene innen BOTT bruker egenutviklede eller kommersielle tjenester Få institusjoner bruker fellesavtaler for tjenestekjøp innen administrasjon og ledelse Mesteparten av aktørene bruker samme økonomi- og regnskapssystem, men uten samordning og samarbeid Andre 45

Prosjekter adm og ledelse Kontorstøtte Økonomi og regnskap Automatisering sentralbord Nytt BFS Utprøving av Chatbot (IBM) Nytt KGV Tilgangsadministrasjon Nytt KGV Visma Tendesign Saksbehandlingsrobot Lønn Virksomhetsstyring Prosjektstyring HR Arkiv Fo. U-database Prosjektportal Kunnskaps. ICM for beredskap Si. Fra-løsning for #metoo et al BOTT ERP-HR BOTT Sak/Arkiv Unit KD TO Andre Nytt rekrutteringsverktøy RPA (Ui. Path) Det er registrert svært få prosjekter innen administrasjon og utdanning 46

Muligheter adm. og ledelse Kontorstøtte Økonomi og regnskap Lønn Virksomhetsstyring Prosjektstyring HR Arkiv Unit KD TO Andre Robotisering/automatisering Integrasjon til læringssystemer Integrasjoner til sak/arkivsystemer Integrasjoner mellom arkivkjerne og administrative systemer Felles administrative prosesser jf. BOTT-program Forbedring av time/rom jf dele anlegg/rom/lab Forbedret logistikk: deling av anlegg/rom/lab mellom institusjoner • • Integrasjon mot Altinn, eks. folkeregisteret Standardisering av styringsrapporter Forbedret logistikk: deling av anlegg/rom/lab mellom institusjoner Fellesprosesser på innkjøp, lønn m. m. Datavarehus Innføring av separat arkivkjerne Integrasjon mellom arkivkjerne og læringsstøttende systemer Det er stort behov for automatisering og samordning av administrative prosesser Det er udekket behov for integrasjoner med utdannings- og forsikringsrelaterte systemer og tjenester 47

De største tjenestene innen administrasjon og ledelse Tjeneste Estimert kjøp Estimert bruksvolum Teknisk plattform Funksjonalitet Public 360 sak/arkivsystem Jobbnorge rekrutteringssystem Avantra konkurransegjennomføringsverktøy Basware bestillings- og fakturasystem UBW/Agresso økonomi- og regsskapssystem • • Estimert kjøp angir hvor stor andel av institusjonene i målgruppen som har tatt i bruk tjenesten Estimert bruksvolum angir bruk i målgruppen. Begge estimatene har noe usikkerhet, men bruksvolum har høyest usikkerhet 48

Overordnet vurdering av identifiserte muligheter Mulighet Felles administrative prosesser jf BOTT-program Fellesprosesser på innkjøp, lønn m. m. Robotisering/automatisering Standardisering av styringsrapporter Datavarehus Felles presentasjonslag mot datavarehus Forbedret logistikk: deling av anlegg/rom/lab mellom institusjoner Forbedring av time/romsystemer jf. dele anlegg/rom/lab Integrasjon mot Altinn, f. eks. folkeregisteret Innføring av separat arkivkjerne Integrasjon mellom arkivkjerne og læringsstøttende systemer Integrasjoner mellom arkivkjerne og administrative systemer Integrasjoner til sak/arkivsystem Integrasjon til læringssystemer • • Verdi Egnet som Kompleksitet Omfang fellestjeneste OU/teknisk/regulatorisk (kostnad/ressursbehov) Ja Ja Ja Ja De fleste mulighetene er rettet mot integrasjon, standardisering og automatisering De har høy verdi for sektoren og relativt lav gjennomføringskostnad 49

Hovedfunn administrasjon og ledelse • Store admsys har fellesavtaler: De store tunge administrative systemene er i hovedsak anskaffet gjennom fellesavtaler. Fellesavtalene er for det meste ikke sektorvide (ofte delt BOTT/resten av UH) • Funksjonalitetsoverlapp: Mange ulike tjenester med variabelt overlapp i funksjonalitet kompliserer automatisering og effektive arbeidsprosesser (hindrer digitalisering) • Integrasjon og styring: Behov for porteføljestyring og integrasjoner (både internt i admsys og sammen med forskning/undervisning) • De fleste mulighetene er rettet mot integrasjon, standardisering og automatisering • Mer analyse: Behov for mer analyse rundt ledelsesinformasjon og prosessstøtte. Disse har ofte ben i flere biter av kategoriene, og vi trenger mer kunnskap om hvordan sektoren ønsker å arbeide. 50

Internasjonalt samarbeid 51

Internasjonalt arbeid Antall Tjenester Andel av totalt antall tjenester i sektoren 4% Prosjekter Andel av totalt antall prosjekter i sektoren 23% Nettverk Andel av totalt antall nettverk i sektoren 100% 52

Tjenester innen internasjonalt samarbeid Strategisk samarbeid Operasjonelt samarbeid Tjenester Prosjekter Adobe. Connect Enabling Norwegian online public services foreign citizens equipped with e. IDAS e. ID edu. GAIN Forskningsinfrastruktur IMS Global edu. PKI/TCS sertifikattjeneste ELIXIR META-PIPE EMREX+ eduroam GEANT GN 4 -2 JRA 4 nasjonal utrulling cloud services GEANT GN 4 -2 JRA 1 EMREX GEANT GN 4 -2 JRA 2 GEANT GN 4 -2 JRA 4 -Web. RTC File. Sender GEANT GN 4 -2 JRA 3 GEANT GN 4 -2 JRA 4 - Skyaktiviteter GÉANT GEANT GN 4 -2 SA 3 GEANT GN 4 -2 Mediasite til nordisk UH (KHT/Sverige) Nei. C- Coderefinery project Nei. C- Dellingr NORDUnet Nei. C-Deepdive Ne. IC –EISCAT 3 D support Ne. IC –Glenna 2 NEXTGEOSS Open. AIRE Advance Open. AIRE 2020 openaire. eu Digi. Rec ENVRIplus Erasmus without paper 2. 0 ESMOe. IDAS-enabled Student Mobility 53

Hvordan kategorisere vårt internasjonalt samarbeid? Vår rolle internasjonalt Representerer Norge Rollen i nettverket og hvordan samarbeidet følges opp hjemme En av flere aktører i Norge Pådriver Erfaringsutveksling Fastsette kvalitetsnivå for våre tjenester Vår rolle og ambisjonsnivå Kompetansebygging Trendsetter og pådriver Kontaktformidling Trendfollower tidlig Trendfollower sen Ikke med – passiv deltaker

I 25% av identifiserte nettverk fungerer organisasjonen som norsk representant og pådriver av nettverket. I 18% av nettverkene er deltagere én eller flere av norske representanter med formål om erfaringsutvikling Antall 2 37 2 2 10 82 3 Annet Fastsette kvalitetsnivå for våre tjenester 4 2 4 Nettverksrolle 1 5 3 Lytter og formidler Kompetansebygging 33 Erfaringsutveksling 2 Pådriver Norsk representat • • En av flere norske Prosjektrepresentant Enkeltperson Totalen Flest nettverk har flere norske representanter KDTO er pådrivere på og eneste norske representanter i 25% av nettverkene MERK: 29 (34%) nettverk har ikke fått tildelt nettverksrolle (26) eller representativ rolle (3) og er merket med «annet» 55

Utvalg av nettverk segmentert etter representativ rolle samt nettverksrolle Oversikten inneholder ikke nettverk kategorisert som «annet» Strategisk samarbeid Operasjonelt samarbeid Representativ rolle Nettverksrolle Pådriver Erfaringsutveksling Kompetansebygging Lytter og formidler Fastsette kvalitetsnivå for våre tjenester Norsk representant En av flere norske Prosjektrepresentant Enkeltperson ESA Efficiency in Serials Administration Groningen Declaration Network European University Association (EUA) Internet Librarian International UHR Universitets- och högskolerådet, Sverige UKSG United Kingdom Serials Group EC European Comission National Point of Reference for Open Science Styrelsen for Forskning og Uddannelse, Vurdering og Anerkendelse (Danmark) Nordic Open Access Forum ICOLC Wiley Advisory Board LIBER Euro. CRIS COAR CASRAI OECD Nordforum Nord. Lic ORCID OA 2020 Scoap 3 ACCRAO American association of collegiate registrars and admissions officers EUNIS - European Universities Information Systems NUAS Ex Libris EUNIS – Bench. IT working group EUNIS- Business Intelligence TF EAIE: European Association for International Education CICIC Canadian Information Centre for International Credentials College Board The Association for Credential Evaluation Professionals ECE Education Credential Evaluators NUFFIC The Dutch organisation for internationalisation in education AEI – CEP Australian Education International - Country Education Profiles Nordisk samarbeidsgruppe TAICEP The Association for International Credential Evaluation Professionals UK NARIC WES The World Education Service, Canada og USA GEANT arbeidsgrupper IMS Global EDUCAUSE GEANT-SIG-MSP Dei. C bestyrelse GEANT –SIG-CISS GEANT TF-DPR GEANT - TF-CSIRT IAAO: International Association of Admission Organisations REFEDS NEIC GEANT-SIG-ISM GEANT- SIG Marcomms EUNIS – European Universities’ Information Systems Forskningsinfrastruktur Kantara Initative EUNIS- European Universities Information Systems Kantara Initiative GEANT– SIG Greenhouse TF-RED GEANT- SIG-Greenhouse EUNIS – European Universities’ Information Syst GEANT-SIG NOC

Hovedfunn internasjonalt samarbeid 1. Unit er pådriver for felles løsninger og innovasjon internasjonalt • Strategisk samarbeid • Samarbeid om tjenesteleveranse 2. Internasjonalt samarbeid sikrer benchmarking, beste praksis og riktig kvalitetsnivå for tjenestene 3. Internasjonalt samarbeid innen alle tiltak i digitaliseringsstrategien 4. Vi ser sammenheng mellom rolle, ambisjonsnivå og prioriteringer ift deltakelse 5. Omfattende deltakelse i internasjonale nettverk er nødvendig for strategisk og operativt arbeid