PRODUKTIONSPLANERING Utvecklings och patientskerhetsenheten 1 Vad r produktionsplanering

PRODUKTIONSPLANERING Utvecklings- och patientsäkerhetsenheten 1

Vad är produktionsplanering? Planera ur ett helhetsperspektiv? Jobba aktivt med väntelistor? Koppling mellan produktion och schema? Att följa upp och redovisa utfall? Att kunna ge tid direkt? Att hålla vårdgarantin? Att ha koll på resurserna? 2 Att planera utifrån patientbehov? Att ha bra flyt när patienten kommer? Att lägga resursscheman ”optimalt”?

Vad är produktionsplanering? • Planering av vad som behöver göras utifrån – Uppdrag – Behov • Med hänsyn till – Resurstillgång En produktionsplan är en plan som visar vad vi ska producera (i antal) av olika produktgrupper (eller produkter) över en period om minst 12 månader. Planen ska vara nedbruten till veckonivå så variationer på den nivån är med i planeringen. 3

Vad omfattar produktionsplanering? PLANERING ÅTGÄRDER / STYRNING 4 UPPFÖLJNING/ ANALYS

Syftet med produktionsplanering • På kliniknivå: – Att kontinuerligt, på lång och kort sikt, kunna planera, följa upp och styra verksamheten så att uppdrag/behov uppfylls så bra som möjligt och verksamhetens målsättningar nås gällande tillgänglighet, arbetsmiljö och ekonomi. 5

Vad är nyttan? • Skapar ett gemensamt språk och därmed en tydlighet kring vad som ska göras • Skapar möjlighet till åtgärder i tid t ex styrning av resurs till behov • Tydlighet i scheman (i Cosmic) och gällande resursbehov • Förenklar bokningsförfarandet (och hantering av väntelistor –struktur i Cosmic) • Ger möjlighet till kontinuerlig, relevant och tydlig uppföljning • Skapar framförhållning för beslutsfattare • …. 6

Planering/uppföljning/styrning är en del av chefsuppdraget Strategisk ledning Fokus och riktning Personalledning Personale ledelse Utveckla och Sikring af motivera ressourcer medarbetare Yrkesmässig Faglig ledelse ledning Faglig kompetence Fackmässig og kvalitet kompetens och kvalitet Ur LiÖ’s ledarpolicy: Driftsledning Driftsledelse Styrning och Styring og optimering 7 Chefen förväntas beskriva verksamhetens uppdrag tydligt i dialog medarbetarna och omsätta det till förståeliga mål och uppgifter

Planering på olika nivåer Allokering av resurser Detaljeringsgrad Daglig styrning Hög Produktionsplan, kapacitetsplan… Kortsiktig planering Långsiktig planering Uppdrag Strategisk planering Låg 0 -6 v 12 -20 v 1 år 3 år Planeringshorisont 8

Olika planeringsperspektiv Uppföljning Uppdrag Långsiktig Produktion Vad, när och hur mycket ska vi producera? Vilka resurser åtgår? Hur planerar vi för att utföra denna planerade produktion? Hur går det för oss och vad får det för konsekvenser? Basdata Vilka är våra övergripande riktlinjer? Uppföljningsverktyg Verksamhetschef 9 Kortsiktig Hur mycket planerar vi att producera och vilka resurser krävs? Planeringsverktyg Planerare Vilka resurser finns tillgängliga för produktion? Cosmic Schemaläggare Bokningsansvarig

Produktionsplanering – olika steg Uppdrag Basdata Långsiktig planering Kortsiktig planering Produktion Uppföljning 10

Vad behövs för att produktionsplanera? • Ett grundkrav: Verksamheten beskriven i ”vårdtjänster” eller ”produkter” 11

Krav på ett produktbegrepp Det ska… • beskriva verksamheten; vad vi producerar • beskriva stora patientflöden/processer • vara förståeligt och användbart (för alla roller) i planerings-/uppföljningsprocessen • fungera i patientjournalen • gå att följa upp • finnas info om resursåtgång Varje patientkontakt är en produkt 12

Produktionsplanering – tre steg 1 Långsiktig planering 2 Kortsiktig planering 3 Daglig verksamhet Uppföljning 13 Vad är behovet 12 månader framåt? Vad kan vi producera 12 månader framåt? Finns de resurser som krävs för detta? Hur ska resurser allokeras? Hur påverkas budgeten av produktionsplanen? När ska vi förlägga patienttid, adm. tid och övriga aktiviteter ? När ska vi producera vilka vårdtjänster/produkter, dag och passnivå? När behöver olika personer vara närvarande för produktionen? Vilka patienter ska komma när? Hur ska vi hantera dagliga avvikelser? Hur ligger vi till relativt produktionsplanen? Vad beror eventuella avvikelser på? Behöver vi vidta åtgärder i produktionsplanen? Hur väl stämmer prognoser? Behöver vi justera framtida produktionsplan?

Produktionsplanering – tre steg Långsiktig 1 planering 2 Kortsiktig planering 3 Daglig verksamhet Uppföljning 14 Vad är behovet 12 månader framåt? Vad kan vi producera 12 månader framåt? Finns de resurser som krävs för detta? Hur ska resurser allokeras? Hur påverkas budgeten av produktionsplanen? När ska vi förlägga patienttid, adm. tid och övriga aktiviteter ? När ska vi producera vilka vårdtjänster/produkter, dag och passnivå? När behöver olika personer vara närvarande för produktionen? Vilka patienter ska komma när? Hur ska vi hantera dagliga avvikelser? Hur ligger vi till relativt produktionsplanen? Vad beror eventuella avvikelser på? Behöver vi vidta åtgärder i produktionsplanen? Hur väl stämmer prognoser? Behöver vi justera framtida produktionsplan?

Produkten i långsiktig planering Långsiktig planering A: Vilka stora patientflöden eller processer finns på kliniken? 15

Produkten i långsiktig planering Vilka stora patientflöden finns inom verksamheten? Några exempel: – – – Långsiktig planering HPK: Hand, Plastik, Brännskada Njurmedicin: Transplantation, Njursvikt, Njursjukdom Endokrinmedicin: Osteopros, Diabetes, Endokrinologi Dessa kallar vi för processer (jmf KPP) 16

Produkten i långsiktig planering Långsiktig planering A: Vilka stora patientflöden eller processer finns på kliniken? B: Vad gör vi med patienten? Vilken typ av kontakt är det? 17

Produkten i långsiktig planering Vad gör vi med patienterna? – Nybesök – Återbesök – Operation – Behandling – Vårdtillfälle Långsiktig planering Begreppen ovan kallas produkttyp 18

Produkten i långsiktig planering Långsiktig planering Produktgrupp Produkttyp + Process Exempel: 19 Nybesök Hand Återbesök Hand

Produkten i långsiktig planering Långsiktig planering A: Vilka stora patientflöden eller processer finns på kliniken? B: Vad gör vi med patienten? Vilken typ av kontakt är det? C: Behövs ytterligare info? => valfritt tillägg 20

Produkten i långsiktig planering Långsiktig planering Mer detaljerad valfri specifikation, t ex: – Vårdgivare/nivå (Normal, avancerad, Läkare, SSK, Kurator…) – Resursåtgång (kort, mellan, lång…) – Undergruppering – spec av patientgrupp (Rökavvänjning, Barn, . . ) – Tidsåtgång (15 min, 30 min, 60 min) – …. . Anpassas för varje kliniks behov 21

Produkten i långsiktig planering Långsiktig planering Produkttyp + Valfri del + Process Exempel: Nybesök Normal Hand Återbesök Normal Hand Nybesök Avancerad Hand 22

Produkten i långsiktig planering Långsiktig planering Produktgrupp Nybesök Hand Produkter Nybesök Normal Hand Nybesök Avancerad Hand 23

Basdata - produktkatalog Produktgrupp ResursÅtgång (tim) Vårdtjänst (Cosmic) Produkt typ Process Nybesök normal hand Nybesök Hand Läkare 1 SSK 2 Sal 1 24

V 1 V 2 V 3 V 4 … Prod 1 40 40 50 Prod 2 20 20 20 18 25 mantimmar Användning av produktkatalogen … V 1 V 2 V 3 V 4… Produktkatalog Produkter (antal) 25 Produkter/ Aktiviteter (timmar/resurs)

Långsiktig planering 1 Långsiktig planering • Den långsiktiga planen beskriver hur mycket som ska göras av varje produktgrupp under de närmaste 12 månaderna. • Tillsammans med info i produktkatalogen kan även resursförbrukningen i planen beskrivas. 26

Arbetsflöde långsiktig planering Hur ser behovet ut? Utfall Antal väntande & prognoser Uppföljning Produktionsplanering Kapacitetsplanering Beslutande möte Produktionsplan & Handlingsplaner Finns kapacitet? Behöver några åtgärder tas? Källa: VGRegion 27

Produktionsplanering – tre steg 1 Långsiktig planering 2 Kortsiktig planering 3 Daglig verksamhet Uppföljning 28 Vad är behovet 12 månader framåt? Vad kan vi producera 12 månader framåt? Finns de resurser som krävs för detta? Hur ska resurser allokeras? Hur påverkas budgeten av produktionsplanen? När ska vi förlägga patienttid, adm. tid och övriga aktiviteter ? När ska vi producera vilka produkter, dag och passnivå? När behöver olika personer vara närvarande för produktion? Vilka patienter ska komma när? Hur ska vi hantera dagliga avvikelser? Hur ligger vi till relativt produktionsplanen? Vad beror eventuella avvikelser på? Behöver vi vidta åtgärder i produktionsplanen? Hur väl stämmer prognoser? Behöver vi justera framtida produktionsplan?

Produkten i kortsiktig planering • I den kortsiktiga planeringen kommer schemasystem och Cosmic att användas. • En indelning av produkterna i produktvarianter kan krävas för planering på denna nivå. 29

Produkten i kortsiktig planering Cosmic: Produktgrupp Produkttyp Process Vårdtjänst Kategori 1 Produktvariant Produkttyp + Valfri + Process Delprocess Exempel: Nybesök Hand Nybesök Normal Hand Båtbensfraktur Karpaltunnelsyndrom 30

Kortsiktig planering 2 Kortsiktig planering Cosmic: Vårdtjänst Kategori 1 Produktvariant Produkttyp + Valfri + Process Nybesök Normal Hand 31 Kategori 2 Delprocess Aktivitet Båtbensfraktur Microkirurgi Karpaltunnelsyndrom Avgipsning

Bokningsunderlag Delprocess Aktivitet/Valfritt Process Produkt 32

Bra struktur i bevaknings-/väntelistan 33

Kortsiktig planering 2 Kortsiktig planering Cosmic: Vårdtjänst Kategori 1 Produktvariant Produkttyp + Valfri + Process Nybesök Normal Hand 34 Kategori 2 Delprocess Aktivitet Båtbensfraktur Microkirurgi Karpaltunnelsyndrom Avgipsning

Kortsiktig planering Produktions planer Planering av aktiviteter 35 Kortsiktig planering Aktivitetsplaner Frånvaroschema Planering av resurser Lägg in i Cosmic Schemasystem Scheman och tidböcker

Produktionsplanering – tre steg 3 1 Långsiktig planering 2 Kortsiktig planering Daglig verksamhet Uppföljning 36 Vad är behovet 12 månader framåt? Vad kan vi producera 12 månader framåt? Finns de resurser som krävs för detta? Hur ska resurser allokeras? Hur påverkas budgeten av produktionsplanen? När ska vi förlägga patienttid, adm. tid och övriga aktiviteter ? När ska vi producera vilka vårdtjänster/produkter, dag och passnivå? När behöver olika personer vara närvarande för produktionen? Vilka patienter ska komma när? Hur ska vi hantera dagliga avvikelser? Hur ligger vi till relativt produktionsplanen? Vad beror eventuella avvikelser på? Behöver vi vidta åtgärder i produktionsplanen? Hur väl stämmer prognoser? Behöver vi justera framtida produktionsplan?

Daglig styrning 3 Daglig styrning • I den dagliga verksamheten sker avvikelser t ex personal eller patienter som uteblir. • Justeringar och anpassningar måste göras. • Uppföljning ger underlag till förbättringar i planeringen. 37

Uppföljning på kliniknivå: verksamhetsnära Uppföljning uppföljning Olika tidshorisont t ex: • Dagligen • Veckovis • Månadsvis 38

Vad är nyttan? • Skapar ett gemensamt språk och därmed en tydlighet kring vad som ska göras • Skapar möjlighet till åtgärder i tid t ex styrning av resurs till behov • Tydlighet i scheman (i Cosmic) och gällande resursbehov • Förenklar bokningsförfarandet (och hantering av väntelistor –struktur i Cosmic) • Ger möjlighet till kontinuerlig, relevant och tydlig uppföljning • Skapar framförhållning för beslutsfattare • …. 39

Införandeförlopp produktionsplanering Uppstart • Etableringsmöten • Problembild & målbild • Inledande utbildningar • mm 40 Nuläge • Flödeskarta (patienter & information) • Behov, inkommande remisser mm • Produktion, väntelistor mm Utveckling • Enhetsstruktur • Produkter • Anpassning Cosmic (mallar mm) • Planering/-verktyg • Rutiner/spelregler • Uppföljning • Information & utbildning • mm Test & implementering • Testa rutiner och arbetssätt • Utvärdera och justera löpande

Införandeförlopp + tid = Beslutspunkt Uppstart Ta fram produktstruktur Nuläge 1 mån 2 mån Kortsiktig Struktur Cosmic Väntelista Schema Rutiner. . . Långsiktig Struktur LP Utrullnings. Plan Rutiner. . 3 mån Test & implementering 4 mån 41