Koordinasi Dan Disain Organisasi Koordinasi adalah proses pemaduan

Koordinasi Dan Disain Organisasi Koordinasi adalah proses pemaduan sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan unit-unit yg terpisah pada sebuah organisasi agar dapat mencapai tujuan organisasi secara efisien. Rentang manajemen atau rentang kembali adalah jumlah bawahan yang melapor pada manajer dalam perusahaan. Disain organisasi adalah Pemilihan jenis struktur organisasi terbaik untuk suatu situasi tertentu. Disain organisasi merupakan suatu pertimangan penting bagi manajer pada semua jenis dan ukuran organisasi

Kebutuhan akan Koordinasi Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan perlunya komunikasi dari tugas-tugas yang dilakukan dan tingkat jetergantungan berbagai subunit yang melaksanakan tugas-tugas tersebut. Ada 3 variasi kebergantungan antara unit-unit organisasi. 1. Kebergantungan kelompok bergantung satu sama lain Sub unit : Unit-unit organisasi tidak Unit Pengendalian Sub unit

2. Ketergantungan Sekuensial : Suatu unit organisasi harus melaksanakan aktivitas terlebih dahulu sebelum unit-unit selanjutnya dapat bertindak Unit Pengendalian Sub unit 3. Ketergantungan Timbal – balik : Adanya hubungan saling memberi dan menerima diantara unit-unit Unit Pengendalian Sub unit

Masalah dalam Pencapaian Koordinasi yang Efektif • Empat jenis perbedaan yang cenderung muncul dalam organisasi 1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu. contoh : Akuntan memandang pengendalian biaya sebagai hal yang penting, manajemen pemasaran memandang disain produk sebagai hal yang paling penting 2. Perbedaan dalam orientasi waktu contoh : Manajemen produksi memperhatikan masalah yang harus ditanggulangi segera, tim penelitian memusatkan perhatian pada masalah yang memerlukan waktu bertahun-tahun 3. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi contoh : aktivitas produksi relatif terdapat komunikasi yang tiba-tiba, sedangkan aktivitaspenelitian gaya komunikasinya lebih santai 4. Perbedaan dalam formalitas struktur contoh : Pada bagian produksi, standard dapat ditetapkan lebih ekspilit, tapi pada bagian personalia standard prestasi boleh jadi ditetapkan agak luas

Pendekatan terhadap pencapaian koordinasi yang efektif 2. Menambah potensi koordinasi 1. Teknik dasar manajemen a. Hirarki Manajemen b. Peraturan dan Prosedur c. Rencana dan Tujuan d. Sistem Invormasi Vertikal e. Hubungan Lateral - Peran batas jangkauan - Panitia dan satuan tugas -peran pemaduan - Peran penghubung manajerial -organisasi matriks 3. Mengurangi kebutuhan organisasi f. Sumberdaya tambahan g. Unit-Unit Mandiri

Teknik dasar manajemen adalah pengendalian dengan koordinasi yang relatif sederhana untuk memecahkan masalah norganisasi Hierarki manajemen : rantai komando organisasi yang menspesifikasi hubungan antar anggotanya serta unitnya Peraturan dan prosedur : dirancang untuk menangani peristiwa rutin agar bawahan dapat cepat dan mandiri mengambil tindakan Rencana dan tujuan : target yang di ingin dicapai semua unit yang membentuk sebuah koordinasi Apabila teknik dasar manajemen tidak memadai koordinasi dapat ditingkatkan dengan metode berikut: Sistem Invormasi vertikal : sarana mengirim data di luar saluran komando. Sistem Informasi Manajemen telah dikembangkan dalam aktivitas seperti pemasaran keuangan dll Hubungan Lateral : dimana adanya pertukaran informasi dan keputusan diambil dimana jenjang itu terjadi

Apabila kebutuhan akan organisasi demikian besar sehingga tidak efektif pendekatan paling baik adalah mengurangi kebutuhan akan koordinasi dengan cara : Penciptaan sumber daya tambahan : hal ini memberikan peluang/waktu ekstra kepada unit dalam memenuhi kebutuhan masing unit lain Penciptaan unit yang mandiri : menciptakan unit yang dapat menjalankan sendiri secara intern semua aspek tugas yang diperlukan

PERTUMBUHAN, PERUBAHAN, DAN KEMUNDURAN ORGANISASI Struktur organisasi harus cocok dengan strategi, teknologi, dan para pekerja. Tetapi, faktor-faktor demikian selalu berubah. Struktur yang cocok dengan organisasi selama satu fase dalam putaran hidupnya mungkin tidak cocok pada fase lain. Para manajer harus mengubah struktur organisasi secara berkala untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan dan keadaan lingkungan organisasi mereka yang berubah. TITIKBERAT PADA PERTUMBUHAN • Penelitian dan pelatihan manajemen telah menekankan pentingnya memahami pengelolaan pertumbuhan organisasi. Tiga dasawarsa setelah PDII organisasi di seluruh dunia mengalami pertumbuhan luar biasa. • Namun pada tahun 1970 -an hal tersebut goyah. Masalah-masalah yang dihadapi ialah kelangkaan sumberdaya, inflasi, masalah-masalah pencapaian kerjasama internasional, serta berubahnya gaya dan sikap hidup. • Pada 1980 -an perusahaan Amerika menghadapi persaingan luar negeri yang semakin meningkat. • Tetapi sekarang, setelah suatu periode pertumbuhan yang terus-menerus, nampak bahwa sejumlah organisasi telah mencapai stabilitas atau mengalami kemunduran menyolok naik lebih cepat daripada jumlah organisasi yang tumbuh.

Memilih Mekanisame Kordinasi yang Cepat • Kunci : Mencocokkan kemampuan koordinasi organisasi dengan kebutuhan-nya akan koordinasi. Mekanisme 1. 2. Teknik dasar manajemen a. Peraturan dan prosedur b. Hierarki Manajemen c. Rencana dan tujuan Sistem Informasi Vertikal dan/atau Hubungan Lateral Kerumitan Biaya Kemampuan Pengolahan Informasi Sederhana Murah Rendah Rumit Mahal Tinggi Apabila kemampuan pengolahan informasi meningkat baik kerumitan maupun biaya akan meningkat pula

Rentang Manajemen (atau rentang kendali atau jangkauan manajemen) Alasan pokok pemilihan rentang yang tepat sangatlah penting : 1. Rentang manajemen dapat mempengaruhi pemanfaatan yang efisien oleh manajer dan prestasi yang efektif dari bawahannya. 2. Ada suatu hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur organisasi. Baik rentang manajemen yang sempit maupun yang luas dapat mempengaruhi efektivitas manajer pada setiap tingkatan.

Memilih Rentang yang Tepat Pemilihan rentang yang tepat dapat memberikan peluan untuk meningkatkan prestasi organisasi. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi pemilihan Rentang Manajemen : 1. Kesamaan fungsi yang disupervisi : Sejauh mana derajat kesamaan atau perbedaan fungsi atau tugas para bawahan yg berada di bawah tanggungjawab manajer yg bersangkutan. 2. Jarak geografis fungsi-fungsi yang disupervisi : seberapa dekat lokasi fungsi-fungsi atau para bawahan dengan manajer

3. Kerumitan fungsi yang disupervisi : sifat fungsi atau tugas yang berada di bawah tanggungjawab manajer 4. Arahan dan pengendalian yang dibutuhkan oleh para bawahan : tingkat supervisi yang dibutuhkan oleh para bawahan 5. Koordinasi yang diperlukan supervisor : sejauh manajer harus berusaha untuk memadukan fungsi dan tugas di dalam sub unit 6. Perencanaan yang diperlukan supervisor : sejauh manajer harus membuat program dan menilai aktivitas subunitnya 7. Bantuan organisasi yang diterima supervisor : seberapa besar bantuan dukungan dari pegawai lainnya yang bisa diandalkan oleh manajer.

Desain Organisasi Desain sebuah organisasi adalah suatu proses yang berkesinambungan karena lingkungan, organisasi, dan strategi yang terus berubah dari waktu ke waktu. Perubahan yang besar dalam struktur organisasi sekali-kali dibutuhkan sedangkan perubahan kecil sering dibutuhkan. Perubahan dalam struktur biasanya menyangkut banyak upaya (trial-anderror), kejadian-kejadian kebetulan, dan penyesuaian diri dengan realita politik dan bukan semata-mata pendekatan yang rasional murni.

Pendekatan Klasik Terhadap Disain Organisasi yang paling efisien dan efektif mempunyai sebuah struktur hierarki berdasarkan atas suatu wewenang formal yang legal (Weber menamakan organisasi dengan struktur demikian sebagai birokrasi). Dalam menjalankan tugas-tugasnya, para anggota organisasi dituntun oleh suatu rasa bertanggungjawab pada organisasi dan oleh seperangkat kaidah serta peraturan yang rasional. Organisasi yang demikian akan bercirikan spesialisasi atas tugas-tugas, penunjuk berdasarkan kemampuan, tersedianya peluang pengembangan karir bagi para anggota, aktivitas kerja rutin, serta sebuah iklim organisasi yang rasional dan impersonal. Weber memuji-muji kerasionalanya, kemantapan kaidah-kaidahnya untuk pengambilan keputusan, rantai komandonya jelas, promosi orang-orangnya atas dasar kemampuan serta pengalaman dan bukannya pada favoritisme atau pilih kasih. Akan tetapi, tidak menutup kemungkinan kelebihan-kelebihan utama struktur organisasi dapat merupakan kelemahan-kelemahan.

Pendekatan Neoklasik #Douglas Mc. Gregor Menganggap bahwa “teori Y”akan memenuhi kebutuhan para anggota organisasi dan memanfaatkan potensi mereka lebih efektif. Teori Y mengasumsikan bahwa manusia dapat memperoleh kepuasan kerja, mereka mendambakan prestasi, dan mereka ingin bertanggung jawab. #Chris Argyris Dominasi tempat kerja oleh manajer akan membuat bawahan menjadi pasif, sangat bergantung, menurunkan tanggung jawab dan pengendalian diri, sehingga perlu pemberian kebebasan pada bawahan dan kekuasaan pengambilan keputusan serta menciptakan organisasi informal. #Rensis Likert Struktur organisasi dapat didasarkan pada 4 sistem : a. Sistem 1: kekuasaan dan wewenang dibagi ketat berdasarkan hubungan antara manajer dan bawahan. b. Sistem 2 dan 3: tahap-tahap antara c. Sistem 4: peran serta kelompok ekstensif dalam supervisi dan dalam pengambilan keputusan.

Untuk mencapai Sistem 4 menurut Likert maka harus: • Mengakui bahwa manajer dan aktivitas kerja harus meningkatkan rasa harga diri dan penting pada diri pribadi masing-masing anggota • Menggunakan pengambilan keputusan kelompok • Menetapkan tujuan prestasi yang tinggi Kelemahan pendekatan neoklasik: # Mengabaikan variabel lingkungan, teknologi dan variabel lain yang mempengaruhi organisasi # Teori X dan Teori Y terlalu menyederhanakan motivasi manusia # Koordinasi kelompok yang didesentralisasi dan dipecah untuk mencapai tujuan mungkin lebih susah, khususnya jika bawahan tidak searah dengan manajer.

Pendekatan Kontingensi Terhadap Desain Organisasi Menurut pendekatan kontingensi yang paling baru, struktur yang paling tepat bagi sebuah organisasi bergantung pada suatu waktu tertentu. Variabel-variabel kunci yang mempengaruhi strukturnya adalah strateginya, lingkungan dimana dia beroperasi, teknologi yang digunakan untuk melaksanakan aktivitasnya, dan karakteristik dari para anggotanya. Tugas manajer adalah membentuk suatu “kecocokan” yang efektif antara struktur organisasi bersangkutan dan variabel-variabel tersebut.

Hubungan antara stratrgi, struktur, dan lingkungan Strategi Struktur Lingkungan Luar 1. Strategi menentukan tugas organisasi, yang merupakan dasar utama desain organisasi 2. Strategi mempengaruhi pilihan teknologi dan manusia yang cocok untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut 3. Strategi menentukan lingkungan khusus di dalam mana organisasi akan beroperasi : ini pun mempengaruhi struktur

• Lingkungan Luar dan Struktur ØTerdapat 3 jenis lingkungan : 1. Lingkungan yang stabil merupakan suatu keadaan di mana perubahan hanya terjadi sedikit, tak terjadi perubahan yang diharapkan atau tiba 2. Lingkungan yang berubah, kemungkinan terjadi inovasi di beberapa atau bahkan semua faktor seperti produksi, pasar, hukum dan teknoogi. Namun demikian perubahan tersebut tidak mungkin menjatuhkan manajer puncak secara tiba.

3. Lingkungan yang bergolak adalah situasi di mana pesaing meluncurkan produk baru yang sama sekali tak terduga, undang diberlakukan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu dan manakal terdapat teknologi baru yang tiba-tiba sehingga menyebabkan perubahan bentuk produksi atau metode produksi. Ø Meneyesuaikan Struktur dengan Lingkungan Torn Buns dan G. M Stalker membedakan 2 sistem organisasi 1. Sistem Mekanistis, aktivitas organisasi dibagi-bagi dalam tugas khusus dan terpisah sehingga sistem ini cocok bagi lingkungan yang stabil 2. Sistem Organis, para individu lebih banyak bekerja di dalam kelompok daripada bekerja sendiri –sendiri sehingga sistem ini paling cocok untuk lingkungan yang bergolak.

Tugas - Teknologi dan Struktur Para peneliti membagi perusahaan kedalam 3 kelompok menurut teknologi produksinya: • Produksi unit dan dalam jumlah kecil • Produksi besar dan produksi massal • Produksi proses Ketika Woodward menganalisis kembali, ia menemukan hubungan antara proses teknologi dan struktur organisasi, yaitu:

1. Semakin kompleks teknologinya – dari unit ke produksi proses – semakin banyak jumlah manajer dan tingkat manajemennya. 2. Rentang manajemen dari manajer lini pertama menaik dari produksi unit ke produksi massal dan kemudian menurun dari produksi massal ke produksi proses. 3. Semakin ruwet teknologi perusahaan, semakin banyak pula staf pembantu dan staf administrasinya.

Daur Hidup Organisasi • Tahap – Tahap dalam sebuah daur hidup organisasi mempunyai beberapa karakteristik : • Tahap bersifat sekuensial – tahap yang satu disusul dengan tahap yang lain • Tahap itu terjadi dalam suatu progesi yang sulit untuk berbalik. Sekali organisasi telah maju ke tahap berikutnya pada umumnya tidak dapat berbalik ke tahap sebelumnya • Tahap itu sangat berpengaruh terhadap aktivitas dan struktur organisasi, mulai dan cara –cara pengambilan keputusan sampai pada pengaturan produk yang dihasilkan/jasa yang disediakan

PERTUMBUHAN, PERUBAHAN, DAN KEMUNDURAN ORGANISASI Struktur organisasi harus cocok dengan strategi, teknologi, dan para pekerja. Tetapi, faktor-faktor demikian selalu berubah. Struktur yang cocok dengan organisasi selama satu fase dalam putaran hidupnya mungkin tidak cocok pada fase lain. Para manajer harus mengubah struktur organisasi secara berkala untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan dan keadaan lingkungan organisasi mereka yang berubah. TITIKBERAT PADA PERTUMBUHAN • Penelitian dan pelatihan manajemen telah menekankan pentingnya memahami pengelolaan pertumbuhan organisasi. Tiga dasawarsa setelah PDII organisasi di seluruh dunia mengalami pertumbuhan luar biasa. • Namun pada tahun 1970 -an hal tersebut goyah. Masalah-masalah yang dihadapi ialah kelangkaan sumberdaya, inflasi, masalah-masalah pencapaian kerjasama internasional, serta berubahnya gaya dan sikap hidup. • Pada 1980 -an perusahaan Amerika menghadapi persaingan luar negeri yang semakin meningkat. • Tetapi sekarang, setelah suatu periode pertumbuhan yang terus-menerus, nampak bahwa sejumlah organisasi telah mencapai stabilitas atau mengalami kemunduran menyolok naik lebih cepat daripada jumlah organisasi yang tumbuh.

Perspektif Kemunduran Organisasi 1) Kemunduran sebagai stagnansi atau pengurangan. (Whetten) Stagnansi : timbul kerugian karena prestasi manajer yang jelek dalam sebuah pasar yang atraktif atau bertahan terlalu lama di pasar yang tidak atraktif. Pengurangan : pasar yang semula atraktif yg dapat ditembus manajer, namun kemudian pasar tersebut menjadi tidak atraktif lagi.

2) Tunggal dan pengetahuan putaran rangkap. (Chris Argyris) Tunggal : mengidentifikasi dan menunjukkan masalah operasional sehari – hari. Pengetahuan putaran rangkap : mengidentifikasi serta menunjukkan masalah yang lebih fundamental dan strategik. 3) Kemunduran dan Ketegangan Pribadi (Kotter dan Sathe). Kemunduran terjadi karena para manajer bekerja dalam situasi di bawah tekanan para atasan yang menuntut untuk segera memperbaiki prestasi.

4) kemunduran sebagai Sebab Perselisihan. Ketegangan, masalah, tekanan waktu, dan pendapat yang bertentangan yang menyertai kemunduran akan menjurus pada perselisihan yang lebih sengit dalam lingkup organisasi. 5) Tanggapan Struktural terhadap Kemunduran (William Starbuck). Dalam suatu krisis, organisasi perlu mengadakan penyesuaian untuk dapat menyelesaikan permasalahannya. Bila perlu organisasi tersebut mengganti manajer puncaknya atau melakukan reorientasi.

6) Survival of the Fittest. Organisasi – organisasi yang lebih kompetitif yang akan terus bertahan hidup. Organisasi yang kurang menyesuaikan diri akan gagal. Dalam model “survival of the fittest” ini peran manajer sangat sedikit sekali. Sebagai gantinya pengembangan dalam keunggulan strategiklah yang memegang peran penting.