Kementerian PUPR Penomoran Naskah Dinas Kementerian PUPR Disampaikan

Kementerian PUPR Penomoran Naskah Dinas Kementerian PUPR Disampaikan pada Kegiatan Pelatihan Tata Persuratan dan Kearsipan, Balai Diklat PUPR Wilayah II Palembang Oleh: Priyono, S. Sos. , M. T. Kepala Bagian Administrasi Perkantoran Biro Umum – Sekretariat Jenderal Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Jl. Pattimura No. 20 Keb. Baru Jakarta Selatan Telp/Faks. 021 7251058

JENIS NASKAH DINAS (Permen PU No: 16/PRT/M/2019 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas) NASKAH DINAS ARAHAN PERATURAN Diatur Dalam Permen 40/PRT/M/2015 Tentang Pembentukan dan Evaluasi Produk Hukum Di Kementerian Pekerjaan Umum Dan Perumahan Rakyat SURAT EDARA KEPUTUSAN INSTRUKSI SURAT PERINTAH NASKAH DINAS KORESPONDENSI MEMO DINAS NOTA DINAS SURAT UNDANGAN SURAT TUGAS NASKAH DINAS KHUSUS SURAT KUASA BERITA ACARA SURAT KETERANGAN SURAT PERNYATAAN SURAT PENGANTAR PENGUMUMA N LAPORAN TELAAHAN STAF FORMULIR NASKAH SERAH TERIMA JABATAN SURAT PERNYATAAN MENDUDUKI JABATAN SURAT PERNYATAAN MELAKSANAK AN TUGAS SURAT PERNYATAAN PELANTIKAN SERTIFIKAT NASKAH DINAS ELEKTRONIS

KENAPA NASKAH DINAS HARUS DIBERI NOMOR?

PENOMORAN NASKAH DINAS TERKAIT MEMUDAHKAN PENYIMPANAN MEMUDAHKAN PERHITUNGAN JUMLAH SURAT DALAM PERIODE TERTENTU. DAPAT DIPERTANGGUNGJAWABKAN PROSES PENCIPTAAN ARSIP PENGAMANAN TUJUAN PENOMORAN NASKAH DINAS TEMU BALIK ARSIP RUJUKAN

PERMASALAHAN PENOMORAN NASKAH DINAS Tidak menggunakan Kode/Sandi identifikasi. Penomoran tidak sesuai dengan Pedoman KA Terdapat penomoran ganda/nomor tambahan. Penomoran tidak terkoordinasi dengan baik. Agendaris (SDM) belum menguasai cara penomoran naskah dinas. Klasifikasi surat selalu diberi kode UM = Umum

DAMPAK KELALAIAN PENOMORAN NASKAH DINAS 1 Sulit dalam temu balik arsip. 2 Kehilangan identitas Pemrakarsa/Unit kode/sandi identifikasi salah. 3 Dapat dijadikan alasan untuk pembatalan keabsahan naskah dinas, karena nomor ganda /nomor tambahan. 4 Agendaris/Sekretaris menjadi orang pertama yang patut dipertanyakan dalam pertanggungjawaban prosesnya. Pengolah naskah, karena

JENIS NASKAH DINAS (Permen PUPR No 16/PRT/M/2019) Arahan • • • Peraturan Surat Edaran Keputusan Instruksi Surat Perintah Korespondensi • • • Memo Dinas Nota Dinas Surat Undangan Surat Tugas Khusus surat kuasa; berita acara; surat keterangan; surat pernyataan surat pengantar; pengumuman; laporan; telaahan staf; formulir; naskah serah terima jabatan; surat pernyataan menduduki jabatan; • surat pernyataan melaksanakan tugas; • surat pernyataan pelantikan; dan • sertifikat. • • •

PENOMORAN NASKAH DINAS ARAHAN

NASKAH DINAS ARAHAN Peraturan a. Surat Edaran a. Keputusan a. Instruksi Surat Perintah

CONTOH PENOMORAN PERATURAN

CONTOH PENOMORAN KEPUTUSAN

CONTOH PENOMORAN INSTRUKSI

CONTOH PENOMORAN SURAT EDARAN

CONTOH PENOMORAN SURAT PERINTAH

CONTOH PENOMORAN SURAT TUGAS

PENOMORAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI

NASKAH DINAS KORESPONDENSI Memo Dinas a. Nota Dinas a. Surat Undangan Surat Tugas

PENOMORAN NOTA DINAS DAN MEMO DINAS Nota Dinas dan Memo Dinas merupakan naskah dinas yang bersifat internal. No. Urut Jenis Naskah DInas Kode Identifikasi Tahun Terbit

CONTOH PENOMORAN NOTA DINAS

CONTOH PENOMORAN MEMO DINAS

PENOMORAN NOTA DINAS DAN MEMO DINAS Susunan penomoran Surat Dinas dan Surat Undangan adalah menggunakan Klasifikasi Arsip Kode Identifikasi Nomor Urut Naskah Dinas

Klasifikasi Arsip Kementerian PUPR terdiri dari : 1 Pola Klasifikasi Arsip Fasilitatif: yaitu kelompok arsip yang menyangkut kegiatan-kegiatan yang menghasilkan produk administrasi atau penunjang kegiatan Kementerian. 2 Pola Klasifikasi Arsip Substantif: yaitu kelompok arsip yang menyangkut kegiatan-kegiatan pelaksana tugas pokok Kementerian. 22

A. FUNGSI FASILITATIF Peraturan Menteri PUPR Nomor 16/PRT/M/2018 Tentang Klasifikasi Arsip Kementerian PUPR MASALAH (SUBYEK) POKOK Hukum Hubungan Luar Negeri Hubungan Masyarakat Kepegawaian Keuangan Organisasi dan Tata Kerja Pengelolaan Data Pengadaan Barang/Jasa Penanaman Modal Perencanaan Pengelolaan Aset Barang Milik Negara Pengawasan Umum SANDI/KODE HK HL HM KP KU OR PA PB PM PR PS PW UM HALAMAN 25 27 29 31 36 43 45 48 52 54 56 60 63

B. FUNGSI SUBSTANTIF Peraturan Menteri PUPR Nomor 16/PRT/M/2018 Tentang Klasifikasi Arsip Kementerian PUPR MASALAH (SUBYEK) POKOK SANDI/KODE HALAMAN Sumber Daya Air SA 68 Bina Marga BM 73 Cipta Karya CK 78 Perumahan RU 83 Bina Konstruksi BK 88 Pengembanan Infrastruktur Wilayah IW 92 Penelitian dan Pengembangan LB 95 Pengembangan Sumber Daya Manusia SM 102

Penomoran Menurut Pola Klasifikasi Arsip : 1. 1 Sub_sub Masalah (Sub-sub Subject) 1. Sub Masalah (Sub Subject) Masalah Utama (Main Subject) 1. 2 Sub-sub Masalah (Sub-sub Subject) 2. 1 Sub-sub Masalah (Sub-sub Subject) 2. Sub Masalah (Sub Subject) 2. 2 Sub-Sub Masalah (Sub-sub Subject) K P 0 2 0 3

PENOMORAN SURAT KORESPONDENSI Permen PUPR No. 16/PRT/M/2018 Permen PUPR No. 16/PRT/M/2019

X. UMUM - UM 01. Ketatausahaan 01. Peringatan Hari Kemerdekaan, Hari Besar Nasional dan Hari Bhakti PUPR 02. Rapat/Raker/Rakor/Rapat Teknik/Konreg 03. Administrasi Perjalan Dinas 04. Tanda Penghargaan/Kenang-Kenangan/Hadiah 05. Jam Kerja 02. Kearsipan 01. Pencipta Arsip 02. Pengelolaan Arsip 03. Penyusutan Arsip 04. Pembinaan 05. Fasilitasi Arsip Statis 03. Kerumahtanggaan 01. Penggunaan Sarana dan Prasarana Kantor 02. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor 03. Jaringan Listrik, Air dan Telepon 28

PENOMORAN NASKAH DINAS KHUSUS

CONTOH PENOMORAN SURAT KUASA

CONTOH PENOMORAN BERITA ACARA

CONTOH PENOMORAN SURAT KETERANGAN

CONTOH PENOMORAN SURAT PENGANTAR

CONTOH PENOMORAN PENGUMUMAN

KODE IDENTIFIKASI PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

PENGKODEAN NASKAH DINAS Pengkodean Naskah Dinas Kode Naskah Dinas merupakan bagian dari penomoran. Penggunaan kode naskah dinas digunakan sebagai sarana untuk mengidentifikasikan naskah dinas guna memberikan kemudahan bagi unit organisasi dalam pengelolaan naskah dinas.

Pengkodean Naskah Dinas Korespondensi dan Khusus

KODE IDENTIFIKASI PIMPINAN KEMENTERIAN

KODE IDENTIFIKASI SEKRETARIAT JENDERAL

KODE IDENTIFIKASI DITJEN SUMBER DAYA AIR

KODE IDENTIFIKASI DITJEN BINA MARGA

KODE IDENTIFIKASI DITJEN BINA CIPTA KARYA

KODE IDENTIFIKASI DITJEN BINA KONSTRUKSI

KODE IDENTIFIKASI ITJEN DAN BPIW

KODE IDENTIFIKASI BALITBANG

KODE IDENTIFIKASI BPSDM

Thank You