TATA PERSURATAN DINAS DILINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA Disampaikan Oleh

TATA PERSURATAN DINAS DILINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA Disampaikan Oleh : ZULFAHMI Kasubbag Umum KANWIL KEMENTERIAN AGAMA PROV. ACEH 2014

DASAR HUKUM n Keputusan Men-PAN No. 71 Thn 1993 Tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas n Keputusan Men-PAN Nomor 22 Tahun 2008 ttng Pedoman Umum Tata Naskah Dinas. n UU No. 7 Thn 1971 tentang Ketentuan – ketentuan Pokok Kearsipan n UU Nomor 43 Tahun 2009 ttng Kearsipan

n n n Peraturan Menteri Agama RI No. 16 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas di lingkungan Kementerian Agama. Keputusan Menteri Agama RI No. 44 Tahun 2010 tentang Pedoman Penataan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Agama. Peraturan Menteri Agama RI No. 10 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Agama.

Ruang Lingkup Tata persuratan dinas ini mengatur segala komunikasi kedinasan yang berbentuk surat meliputi penggolongan dan jenis surat dinas, bagian surat, cara pembuatan surat, penandatanganan surat, cap dinas, jalur surat, pengguna an kertas / amplop , mesin ketik / komputer , pengiriman surat , dan kode indeks surat dinas di lingkungan Kementerian Agama.

MAKSUD DAN TUJUAN l Maksud Tata Persuratan ini dimaksudkan sebagai pedoman dlm pembuatan surat dinas , agar dpt diselaraskan dgn Tata kearsipan di Lingkungan Departemen Agama. l Tujuan a. Terwujudnya pedoman dalam pembuatan surat dinas b. Terciptanya kelancaran komunikasi koresponden kedinasan & kemudahan dlm pengendalian pelaksanaannya c. Meningkatnya dayaguna & hasilguna pengelolaan surat dinas & pengolahan arsip d. Diperolehnya keseragaman dalam penyelenggaraan, ter. Masuk keseragaman pola / bentuk & tindakan dlm kegia – tan surat menyurat dinas di Lingkungan Dept. Agama.

ASAS – ASAS TATA PERSURATAN § Asas Keamanan § Asas Pertanggungjawaban § Asas Keterkaitan dg tata kearsipan dan adm § Asas Pelayanan Prima § Asas Efisiensi § Asas Efektif

PENGERTIAN UMUM n n Tata Persuratan Dinas adalah pengaturan penyelenggaraan korespodensi dinas yang dilaksanakan di Lingkungan Departemen Agama. Surat adalah pernyataan tertulis dlm segala bentuk dan corak yang diatur dan digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

FUNGSI SURAT l l l Pengganti pertemuan langsung Wakil atau duta organisasi Alat pengingat Pedoman kerja Alat bukti tertulis yang selanjutnya bisa berfungsi historis, yuridis, administratif.

SYARAT – SYARAT SURAT YANG BAIK • • Jelas Tegas Ringkas Lengkap Tepat Sopan Menarik tetapi wajar

JENIS SURAT DINAS n n Surat Statuter adalah pernyataan tertulis yang sifatnya mengatur yang menimbulkan kewajiban yang harus dilakukan pejabat struktural dan fungsional di lingkungan satuan organisasi / kerja. Surat Nonstatuter adalah pernyataan tertulis yang tidak bersifat pengaturan. Format surat dinas adalah susunan dan bentuk surat yang menggambarkan redaksional , tata letak , dan penggunaan lambang negara , logo serta cap dinas.

1. SURAT STATUTER 1. Peraturan Menteri Agama 2. Keputusan Menteri Agama 3. Instruksi Menteri Agama 4. Peraturan Pimpinan Satuan organisasi 5. Keputusan Pimpinan Satuan Organisasi 6. Instruksi Pimpinan Satuan Organisasi

2. Surat Nonstatuter, terdiri dari : a. Surat dinas b. Nota Dinas c. Edaran d. Laporan e. Telegram f. Surat Tugas g. Memo h. Pengumuman i. Surat Undangan j. Surat pengantar k. Telepon l. Teleks m. Facsimile n. Electronic Mail o. www ( Word Wide Web )

BAGIAN SURAT ► Bagian Surat Statuter Surat statuter yang terdiri dari Peraturan / keputusan Menteri Agama , Peraturan / Keputusan Pimpinan Satuan Organisasi dan Instruksi Menteri Agama / pimpinan Satuan Organisasi menggunakan pola penulisan bagian surat sebagai berikut : 1. Peraturan/keputusan Menag/pimp. Satuan Organisasi a. Judul, terdiri atas : 1) Kalimat “Peraturan/Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia/Pimpinan Satuan Organisasi”. 2) Nomor dan Tahun 3) Nama Peraturan / Keputusan

b. Pembukaan, terdiri atas : 1) Jabatan Pembentuk Peraturan Perundang–undangan (Kalimat “Menteri Agama Republik Indonesia / Pimpinan Sa – tuan Organisasi” ) 2) Konsiderans (Menimbang) 3) Dasar hukum (Mengingat) 4) Memperhatikan (apabila perlu) 5) Diktum (Memutuskan, Menetapkan, Nama Peraturan/kep. ) c. Batang tubuh, terdiri dari Bab, Pasal dan Ayat d. Penutup, terdiri atas : 1) Tempat Penetapan 2) Tanggal, Bulan dan tahun Penetapan 3) Nama Jabatan 4) Tanda Tangan Pejabat 5) Nama Terang Pejabat ( dgn huruf Kapital, tanpa menggunakan gelar dan pangkat ) 6) Cap jabatan / cap dinas

n Bagian Surat Non Statuter Surat Nonstatuter menggunakan pola penulisan bagian surat sebagai berikut : 1. Kepala surat, terdiri atas : a. Kop surat b. Nomor, Sifat, Lampiran dan Hal 1) Penomoran surat dilengkapi dengan kode indeks, kode klasifikasi dan tahun. 2) Sifat aspek surat ditulis dibawah nomor dgn memper – hatikan aspek keamanan dan legalitas yang dibedakan sebagai berikut : a) Bobot informasi : 1. Surat penting 2. Surat biasa

b) Pengamanan informasi : 1. Sangat rahasia 2. Rahasia 3. Terbatas 4. Biasa Untuk penanganan surat sangat rahasia/rahasia diberlaku kan secara khusus dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut : 1. Proses pembuatan surat 2. Penomoran surat 3. Penyampulan surat 4. Penyampaian / pengiriman surat c) Penyampaian / pengiriman surat

3) Lampiran ditulis di bawah sifat surat yang menerangkan jlh lampiran surat 4) Hal ditulis di bawah lampiran yang menerangkan maksud / isi surat d. Tempat, tanggal, bulan, dan tahun e. Alamat surat 2. Isi surat, terdiri atas : a. Pembukaan b. Isi pokok c. Penutup 3. Kaki surat, terdiri atas : a. Nama Jabatan b. Tanda tangan c. Nama Pejabat ( pemangku jabatan ) d. NIP e. Cap Jabatan / cap dinas

PENGGUNAAN LAMBANG / LOGO 1. Untuk surat Statuter yang ditandatangani oleh atau atas nama Menteri Agama menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia yang ter- letak di tengah atas. 2. Untuk surat Nonstatuter yang ditandatangani oleh Menteri Agama menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia dan tulisan Menteri Agama Republik Indonesia yang terletak di tengah atas.

3. Surat dinas yang ditandatangani oleh selain Menteri Agama menggunakan Kementerian Agama logo 4. Surat. UIN/IAIN/IHDN/STAIN/STAKN/STAHN/ STABN menggunakan logo masing – masing 5. Surat dinas Instansi vertikal dan UPT selain tersebut butir 4, Kementerian Agama. menggunakan logo

PROSES DAN CARA PEMBUATAN SURAT l Penyiapan konsep l Pengajuan konsep l Pengetikan surat l Penomoran surat

SYARAT DASAR BAGI PENULIS SURAT n n n Penguasaan materi Penguasaan bahasa Penguasaan pikiran dan perasaan Pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan kerja antara penulis dan pembaca Pengetahuan tentang teknik korespodensi.

LANGKAH – LANGKAH TEKNIS PENULISAN SURAT • • • Penegasan tujuan pokok penulisan surat Pengumpulan data / informasi Perkiraan tentang pembaca Penyusunan draft / konsep penyelesaian

Sekretariat Jenderal, Inspekorat Jenderal, Direktorat Jenderal, dan Badan Litbang dan Diklat Cara Pengetikannya sebagaimana contoh di bawah ini : KEMENTERIAN AGAMA RI LOGO DEPAG Nomor Sifat Lampiran Hal Eselon I Pusat Alamat dan Nomor Telepon …………. . Jakarta : …………. . … : ……………. . 1, 5 Spasi Jarak setiap baris 1 Spasi 2 Spasi Kepada Yth …………………… Jarak setiap baris 1 Spasi Jakarta, …………………

INSTANSI VERTIKAL Cara Pengetikannya sebagaimana contoh di bawah ini : LOGO DEPAG KEMENTERIAN AGAMA KANTOR WILAYAH PROVINSI SUMATERA UTARA Jalan………. . . No…. Medan 10710 Telepon. . . . Nomor Sifat Lampiran Hal : …………. . … : ……………. . 1, 5 Spasi Jarak setiap baris 1 Spasi 2 Spasi Kepada Yth …………………… Jarak setiap baris 1 Spasi Medan, …………………

UNIT PELAKSANA TEKNIS (UPT) Cara Pengetikannya sebagaimana contoh di bawah ini : LOGO IAIN KEMENTERIAN AGAMA INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI …. (Nama IAIN ybs) Jalan………No…. Telepon …………. . Nomor : …………. . … Sifat : ……………. . Lampiran : ……………. . Hal : ……………. . 1, 5 Spasi Jarak setiap baris 1 Spasi 2 Spasi Kepada Yth …………………… Jarak setiap baris 1 Spasi Jakarta, …………………

Cara Pengetikannya sebagaimana contoh di bawah ini : LOGO IAIN KEMENTERIAN AGAMA INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI …. (Nama IAIN ybs) FAKULTAS …. (Nama UIN ybs) Jalan………No…. Telepon …………. . Nomor : …………. . … Sifat : ……………. . Lampiran : ……………. . Hal : ……………. . 1, 5 Spasi Jarak setiap baris 1 Spasi 2 Spasi Kepada Yth …………………… Jarak setiap baris 1 Spasi Jakarta, …………………

Cara Pengetikannya sebagaimana contoh di bawah ini : LOGO DEPAG Nomor Sifat Lampiran Hal KEMENTERIAN AGAMA KANTOR URUSAN AGAMA KECAMATAN ………… Jalan………No…. Telepon …………. . ………………. : …………. . … : ……………. . 1, 5 Spasi Jarak setiap baris 1 Spasi 2 Spasi Kepada Yth …………………… Jarak setiap baris 1 Spasi Jakarta, …………………

LAMBANG GARUDA INDONESIA PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA Jarak setiap NOMOR 16 TAHUN 2006 baris 1 spasi TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA 2 Spasi MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA, 3 Spasi Menimbang : a. bahwa ……………………. . . ; 1, 5 Spasi b. bahwa ……………………. . . ; dst. 1, 5 Spasi Mengingat : 1…………………………; 1, 5 Spasi 2…………………………; dst. 1, 5 Spasi Memperhatikan : …………………… 2 Spasi MEMUTUSKAN : 2 Spasi Menetapkan : PERATURAN MENTERI AGAMA RI TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN KEMEN – TERIAN AGAMA. 1, 5 Spasi KESATU : ………………………; 1, 5 Spasi KEDUA : ………………………; 4 Spasi Ditetapkan di Jakarta 1 Spasi pada tanggal 1, 5 Spasi 1 Spasi MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA, Tandatangan dan cap jabatan 5 Spasi

Penandatanganan Surat A. Pejabat yang berwenang menandatangani surat statuter : 1. Pimpinan Kementerian Agama 2. Sekretariat Jenderal 3. Direktorat Jenderal 4. Inspektorat Jenderal 5. Badan Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan dan Pelatihan 6. Khusus mengenai surat – surat statuter di bidang kepegawaian 7. Autentifikasi penandatanganan surat statu – ter di bidang kepegawaian

8. Kantor wilayah Kementerian Agama Provinsi 9. Kantor Kementerian Agama Kabupaten/ Kota 10. Universitas Islam Negeri (UIN) 11. Institut Agama Islam Negeri (IAIN) 12. Institut Hindu Dharma Negeri (IHDN) 13. Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) 14. Sekolah Tinggi Agama Kristen Negeri (STAKPN) 15. Sekolah Tinggi Agama Hindu Negeri (STAHN) 16. Sekolah Tinggi Agama Budha Negeri (STABN) 17. Balai Pendidikan dan Pelatihan Keagamaan, & Balai Penelitian & Pengembangan Agama

B. Pejabat yang berwenang menandatangani surat non statuter : 1. Menteri Agama 2. Sekretariat Jenderal 3. Direktorat Jenderal 4. Inspektorat Jenderal 5. Badan Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan & Pelatihan 6. Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi 7. Universitas Islam Negeri 8. Institut Agama Islam Negeri (IAIN) 9. Institut Hindu Dharma Negeri (IHDN)

10. Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) 11. Sekolah Tinggi Agama Kristen Negeri (STAKN) 12. Sekolah Tinggi Agama Hindu Negeri (STAHN) 13. Sekolah Tinggi Agama Budha Negeri (STABN) 14. Kantor Kementerian Agama Kabupaten / kota 15. Balai Diklat Keagamaan 16. Madrasah aliyah Negeri (MAN), Madrasah Tsanawiyah Negeri (MTs. N), & Madrasah Ibtidaiyah Negeri (MIN) 17. Kantor Urusan Agama (KUA) Kecamatan 18. Lain - lain

JALUR SURAT A. Jalur surat dari atas ke bawah. diatur sebagai berikut : 1. Menteri Sekretariat Jenderal Direktur Jenderal Kepala Badan Litbang Diklat 2. Kepala Kantor Wilayah Kemenag Instansi vertikal dan UPT Kanwil Rektor IAIN Rektor UIN Rektor IHDN Rektor STAIN Ketua STAKN Ketua STAHN Ketua STABN Kepala Balai Kepala kantor Depag kab/kota Kepala MAN

3. Kepala Balai Rektor IAIN Rektor UIN Rektor IHDN Ketua STAIN Ketua STAKN Ketua STABN Kepala kanwil Depag Provinsi 4. Kepala kantor Depag kab/kota Kepala Kandepag Kab/kota Kepala MAN KUA kecamatan MTs. N MIN

B. Jalur surat dari bawah ke atas diatur sebagai berikut : 1. Kepala KUA Kecamatan MTs. N MIN Kepala Kantor Kemenag Kab/kota 2. Kepala Kantor Kemenag Kab/kota Kepala MAN Kepala Kanwil Kemenag Provinsi 3. Dan Lain - lain

Contoh amplop surat Menteri Agama RI LOGO Garuda MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA

Contoh amplop surat Satuan Organisasi LOGO Depag KEMENTERIAN AGAMA SEKRETARIAT JENDERAL RI Jalan Lapangan Banteng Barat No. 3 - 4 Telepon : ……………. . Jakarta 10710 Nomor : ………… Kepada Yth. ……………………. . . Kode Pos

Contoh amplop surat Institut Agama Islam Negeri LOGO IAIN KEMENTERIAN AGAMA INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI Nama IAIN ybs Jalan …………. No…Telepon………. (Nama Kota & Kode Pos) Nomor : ………… Kepada Yth. ……………………. . . Kode Pos

Contoh amplop surat Fakultas pada Institut Agama Islam Negeri LOGO IAIN KEMENTERIAN AGAMA INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI Fakultas ………………. . Nama IAIN ybs Jalan …………. No…Telepon………. (Nama Kota & Kode Pos) Nomor : ………… Kepada Yth. ……………………. . . Kode Pos

Contoh amplop surat Kantor Urusan Agama LOGO Depag KEMENTERIAN AGAMA KANTOR URUSAN AGAMA KECAMATAN …… Jalan …………. No…Telepon………. (Nama Kota & Kode Pos) Nomor : ………… Kepada Yth. ……………………. . . Kode Pos

Contoh amplop Madrasah Aliyah Negeri LOGO Depag KEMENTERIAN AGAMA MADRASAH ALIYAH NEGERI Jalan …………. No…Telepon………. (Nama Kota & Kode Pos) Nomor : ………… Kepada Yth. ……………………. . . Kode Pos

PENGIRIMAN SURAT u Tingkat Urgensi – Kilat Hrs dikirim seketika stlh surat tsb ditandatangani - Segera Hrs dikirim selambat – lambatnya 24 jam setelah ditandatangani - Biasa Dikirim menurutan penerimaan di bagian peurusan surat & dikirim menurut jadwal perjalanan Caraka ( Kurir )

Contoh amplop surat Instansi Vertikal LOGO Depag KEMENTERIAN AGAMA KANTOR WILAYAH PROVINSI …………. Jalan …………. No…Telepon………. (Nama Kota & Kode Pos) Nomor : ………… Kepada Yth. ……………………. . . Kode Pos

u Cara Pengiriman - Dibawa sendiri oleh pejabat yang bertugas menyelesaikan persoalan dalam surat tsb / pejabat yang ditunjuk, cara ini dilakukan bila : a. Surat berkualifikasi sangat rahasia b. Dikehendaki tanggapan segera c. Bermaksud memberi penjelasan lbh lanjut tentang isi surat - Dikirim dengan caraka ( kurir ) Untuk pengiriman dalam kota - Dengan Pos / telegram

PENGURUSAN SURAT • Pengertian 1. Pengurusan surat ialah proses kegiatan pengelolaan surat sejak diterima, diarahkan, dicatat di unit kearsi – pan sampai diterima di unit pengolah & sejak surat di – tandadatangani dari unit pengolah sampai dikirim oleh unit kearsipan. 2. Surat dinas terbuka dibagi menjadi 2 yaitu: a. Surat yang dalam pengurusannya dapat dibuka / diketahui oleh unit kearsipan untuk diproses lebih lanjut.

1) surat dinas penting 2) surat dinas biasa b. Surat dinas tertutup / rahasia yaitu surat dinas yang memiliki tanda – tanda kerahasiaan yang hanya boleh dibuka / diketahui oleh pejabat yang berwenang. 3. Kartu kendali yaitu formulir untuk pencatatan penyampaian surat & alat untuk menelusuri lokasi surat serta pengganti arsip selama masih aktif pada unit pengolah.

4. Tugas – tugas penerima surat a. Menerima surat b. Pencatatan surat c. Mengarahkan surat d. Pengiriman surat e. Sebagai tempat penyimpanan sementara arsip sebelum dipindahkan ke unit kearsipan

TUGAS KELOMPOK Kelompok I : Membuat Contoh surat Dinas Kelompok II : Membuat Contoh Pengumuman Kelompok III : Membuat Contoh Surat Undangan Kelimik IV : Membuat Contoh Surat Tugas Kelompok V : Membuat Contoh Surat Pengantar Kelompok I, II: Membuat Contoh Surat Statuter Non. III, IV dan V Kepegawaian