1 MEMO Singkatan dari memorandum bentuk komunikasi tertulis

1

MEMO Singkatan dari memorandum bentuk komunikasi tertulis yang di dalamnya berupa pesan singkat. Merupakan jenis surat dinas yang dipakai secara intern dalam suatu instansi/ lembaga dan bersifat informal. Biasanya berupa pertanyaan, perintah, informasi, peringatan, permintaan, atau harapan. 2

Pesan-pesan yang disampaikan dalam memo singkat, dan tidak dikenal adanya pembuka atau kalimat penutup tetapi penulis langsung kepada pesan yang dimaksudkannya. Biasanya berupa perintah dari atasan kepada bawahannya. Isinya singkat dan pendek. 3

1 MEMO Dari : ………. 2 Untuk : . …. 3 . . . 4. . . . 5. . . . 6 …………. 7 …………. 8 Sistematika Penulisan Memo : Keterangan 1. kepala memo 2. penulis memo 3. pihak yang dituju 4. isi memo 5. tanggal penulisan 6. identitas jabatan 7. tanda tangan 8. nama penulis 4

Contoh : PT. BUKIT BARISAN Jalan Hasanudin No. 14 Bandung MEMO Kepada : Kepala bagian Personalia Dari : Direktur Utama Kami minta laporan kepegawaian secepatnya. Terima kasih. 3 April 2006 Direktur Utama, Danu Wijaya 5

SURAT Sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi itu dapat berupa : - pemberitahuan - pernyataan - perintah - permintaan / permohonan - laporan 6

FUNGSI SURAT 1. Sebagai sarana komunikasi. 2. Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan / permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan. 3. Sebagai alat bukti tertulis. 4. Sebagai alat untuk mengingat. 5. Sebagai bukti historis. 6. Sebagai pedoman kerja. 7

Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat digolongkan atas 3 jenis, yaitu : 1. Surat pribadi 2. Surat dinas 3. Surat niaga 8

1. Surat Pribadi Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Komunikasi antara anak dan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman. Digunakan kartu pos, warkat pos, atau surat bersampul. 9

2. Surat Dinas Segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya. 10

3. Surat Niaga Surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa. Macam-macam surat niaga : - surat penawaran - surat pengaduan - surat pesanan - surat pengiriman - surat pembayaran barang - surat penagihan - dan sebagainya. 11

Bagian-bagian surat pribadi : …………………. . …. 1 ……. …. . 2 ……. . . . 3 ………………. 4 …………………. 5 …………. 6 ……………. 7 ……………. 8 ……………. 9 1. Tempat, tanggal, bulan, tahun penulisan surat 2. Alamat surat 3. Salam pembuka 4. Kalimat pembuka 5. Isi surat 6. Kalimat penutup 7. Salam Penutup 8. Tanda tangan 9. Nama pengirim 12

Bagian-bagian surat dinas 1 ………. 2 ………. . …………. . 3 ………. . 4 ………. . 5 …………………. 6 …………………. 7 …………………. 8 ………………. . 9 ……………… 10 ……………. . 11 1. Kepala surat 2. No, Lampiran , Perihal 3. Tanggal, bulan, tahun penulisan surat 4. Alamat surat 5. Salam pembuka 6. Kalimat pembuka 7. Isi surat 8. Kalimat penutup 9. Salam penutup 10. Tanda tangan 11. Nama pengirim 13

Kerangka isi surat : 1. Paragraf pembuka 2. Paragraf isi 3. Paragraf penutup 14

Penulisan bagian-bagian surat 1. Kepala surat yang lengkap terdiri atas : a. nama instansi b. alamat lengkap c. nomor telepon d. nomor kotak pos e. lambang atau logo 15

Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut : 1. Nama instansi jangan disingkat, misalnya Biro Diklat, Depdiknas, Badan Bimas, tetapi Biro pendidikan dan Pelatihan, Departemen Pendidikan Nasional, Badan Bimbingan Masyarakat. 2. Kata jalan jangan disingkat Jln. Atau Jl. tetapi Jalan. 16

3. Kata telepon hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Telepon, bukan Tilpun atau Telpun dan jangan pula disingkat Tlp. , Tilp. , Telp. 4. Kata kotak pos ditulis Kotak Pos dan jangan disingkat K. Pos, Kotpos, atau P. O. Box. 5. Logo atau lambang disertakan apabila ada. 17

Contoh : PEMERINTAH KOTA DEPOK DINAS PENDIDIKAN SMP NEGERI 11 DEPOK Jalan Murbai Komplek Sukatani Permai Cimanggis, Kota Depok 16954 Telepon (021) 8740148 18

Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf kapital. Contoh : PEMERINTAH KOTA DEPOK DINAS PENDIDIKAN SMP NEGERI 11 DEPOK JALAN MURBAI KOMPLEK SUKATANI PERMAI CIMANGGIS KOTA DEPOK 16954 TELEPON (021) 8740148 19

2. Penulisan Nomor, Lampiran, dan Perihal Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital. Nomor, Lampiran, dan Hal diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu. Penulisan No. dan Lamp. Harus taat asas. 20

Kata Nomor diikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang berlaku pada instansi pengiriman surat. Nomor surat dan kode surat yang dibatasi garis miring ditulis rapat tanpa spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda hubung. Contoh : Nomor: 110/U/DS/2006 atau No. : 110/U/DS/2006 21

Bila penulisan kode surat dengan angka, penulisannya dibatasi tanda titik atau tanda hubung. Contoh : Nomor: 10. 3. 03. 90 atau Nomor: 10 -10 -3 -03 -90 Penulisan Lampiran atau disingkat Lamp. Contoh : Lampiran: Satu berkas atau Lamp. : Satu berkas 22

Penulisan Hal hendaklah menggambarkan pesan yang ada dalam isi surat. Contoh : - Hal: Permohonan tenaga pengajar 23

3. Tanggal surat ditulis secara lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Untuk surat pribadi dicantumkan nama kota. 24

Untuk surat dinas tidak dicantumkan nama kota karena nama kota sudah tercantum pada kepala surat. Contoh : 22 Februari 2006 13 November 2005 25

4. Penulisan alamat surat ada dua bentuk, yaitu : 1. Bentuk alamat yang ditulis di sebelah kanan atas (terletak di bawah tanggal bulan, dan tahun surat ). 2. Bentuk alamat yang ditulis di sebelah kiri atas (terletak di bawah bagian hal). 26

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis alamat surat : Penulisan nama penerima harus cermat dan lengkap, sesuai kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan (pemilik nama). 27

Nama diri penerima diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya. Penulisan alamat penerima surat juga harus cermat dan lengkap serta informatif. 28

Penulisan kata kepada sebelum Yth. Tidak diperlukan karena kata kepada berfungsi sebagai penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah. Kata sapaan hendaknya ditulis penuh seperti : Bapak, Ibu, Sdr. 29

Nama gelar seperti : Drs. , Dr. , dr. , atau pangkat tidak boleh mengikuti kata sapaan. Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama jabatannya atau nama jabatannya saja dan bukan nama instansinya. 30

Contoh : Yth. Bapak Handoyo Kepala Biro Tata Usaha Departemen A Jalan Pattimura Raya 17 Jakarta 31

5. Penulisan salam pembuka ditulis dengan huruf awal kapital (Dengan). Huruf pertama kata hormat huruf kecil, bukan huruf kapital (hormat). Pada akhir salam pembuka, dibubuhkan tanda koma (, ) bukan tanda titik, titik dua (Dengan hormat, ). 32

Bila salam pembuka Assalamu’alaikum warohmatullahi wabarokatuh ditulis lengkap dengan diikuti tanda koma atau disingkat Assalamu’alaikum w. w. , 33

Contoh ungkapan salam pembuka : - Salam sejahtera, - Saudara… yang terhormat, - Ibu… yang terhormat, - Bapak… yang terhormat, - Salam perjuangan, - Merdeka, 34

Penulisan salam penutup : 1. Huruf pertama kata Hormat, Salam, dan Wassalam ditulis dengan huruf kapital. 2. Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma, bukan tanda titik, atau tanda baca lain. Contoh : - Hormat saya, - Salam takzim, - Hormat kami, 35

6. Isi Surat Secara garis besar, isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu : a. Paragraf pembuka mengantarkan isi surat yang akan diberitahukan, misalnya pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, atau permintaan. 36

Contoh : 1) Kami ingin memberitahukan kepada Saudara bahwa…. 2) Salah satu proyek Penelitian adalah meneliti sastra Jawa. Sehubungan dengan itu, …. 3) OSIS SMP Negeri Taruna akan menyelenggarakan Seminar sehari “Remaja dan Permasalahannya”, pada tanggal 31 Maret 2006, di Graha Insan Cita, Jalan RTM Cimanggis, Depok. 37

b. Paragraf Isi Paragraf isi mengemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat. Isi surat harus singkat, lugas, dan jelas. Contoh : Surat Anda telah kami terima. Sehubungan dengan itu, kami ingin memberitahukan hal berikut. 38

c. Paragraf Penutup Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat, dan dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat. 39

Contoh : 1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. 2) Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih. 3) Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara. 40

7. Nama Pengirim Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda tangan dan salam penutup. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas. 41

Penulisan nama pengirim : 1) Penulisan nama tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya tetapi menggunakan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur nama. 2) Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah, dan tidak perlu diakhiri tanda titik. 3) Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim. 42

Contoh : Hormat kami, Drs. Doni Damari Kepala atau Hormat kami, Kepala, Drs. Doni Damari NIP. 130678991 43

Latihan soal-soal! 1. Pembina OSIS di sekolahmu mengirim memo kepada Ketua OSIS agar mempersiapkan diri mengikuti lomba kebersihan antar-SMP se-Kota Depok. Isi memo yang tepat untuk ilustrasi tersebut adalah…. 44

Jawaban : Kepada : Ketua OSIS Dari : Pembina OSIS Harap segera disiapkan sekolah kita menjadi peserta lomba kebersihan antar- SMP se-Kota Depok. Terima kasih. 4 April 2006 Pembina OSIS, Natadipraja, S. Pd 45

2. (1) Kepada (2) Yth. (3) Bapak (4) Pimpinan PT. Perkasa (5) di Tempat Kata yang tidak diperlukan pada alamat surat tersebut adalah…. Jawaban : Nomor (1) dan (3) 46

3. Dalam rangka memperingati HUT RI, kami akan mengadakan perlombaan olahraga voli. Sehubungan dengan itu sudilah kiranya Bapak mengizinkan kami untuk menggunakan lapangan voli di sekolah yang Bapak pimpin. Penggalan surat tersebut berisi…. Jawaban : Permohonan izin 47

4. Kepala Sekolah akan menghadiri Rapat di Dinas Pendidikan Kota. Beliau menulis memo yang ditujukan kepada Wakil Kepala Sekolah agar memperhatikan KBM di sekolah sampai berakhir. Isi memo yang tepat sesuai dengan ilustrasi tersebut adalah…. 48

Jawaban : Bapak Suseno, tolong perhatikan KBM di sekolah. Saya akan rapat di Dinas Pendidikan Kota. Terima kasih. 49

5. Penutup surat untuk permohonan bantuan meminjam barang yang paling tepat adalah…. Jawaban : Atas perhatian dan bantuan Bapak, kami mengucapkan terima kasih. 50

6. Seorang siswa berkirim surat kepada wali kelasnya yang berisi permintaan untuk tidak masuk sekolah karena mengikuti pertandingan olahraga gerak jalan. surat yang dikirimkannya merupakan…. Jawaban : Surat permohonan izin 51

7. Adinda mengabarkan bahwa penyakit jantung ayah kambuh. Untuk itu, Adinda mohon Kak Roni pulang ke Yogyakarta. Tolong Paman Reza di Bogor dikabari. Dinda rasa itu saja yang Adinda sampaikan, tak lupa kita saling berdoa untuk semuanya. Isi berita pada surat pribadi tersebut adalah…. 52

Jawaban : Pemberitahuan penyakit jantung ayah kambuh. 53