GESTION DE CONTINGENCIA QU SE ENTIENDE POR CONTINGENCIA

GESTION DE CONTINGENCIA

¿QUÉ SE ENTIENDE POR CONTINGENCIA?

CONTINGENCIA ES…. . � Algo INCIERTO o EVENTUAL, que puede suceder o no, dependiendo de las circunstancias.

INTRODUCCIÓN �Este • No enfoque enfatiza que: se alcanza la eficacia organizacional siguiendo un único y exclusivo modelo organizacional; • No existe una forma única y mejor para organizar en el sentido de alcanzar los objetivos variados de las organizaciones dentro de un ambiente variado.

INTRODUCCIÓN �La estructura de la organización y su funcionamiento son dependientes de su interacción con el ambiente externo.

�Skinner: �La conducta aprendida opera sobre el ambiente externo para en él provocar algún cambio. �Si la conducta causa un cambio en el ambiente, entonces el cambio ambiental será contingente en relación con aquella conducta.

�Concepto de Skinner de contingencia involucra tres elementos: �Estado ambiental �Conducta �Consecuencia.

Admon Cientifica Tarea tecno y logía T. Clásica Estruc . Form al Estruc. I nformal T. Rel. Hum. T. Burocracia Teoría T. Estructural. De T. Neoclásica Sistemas Sistema Social Teoría Exigencias amb. De Obj. Organizacionales Contingencia Fzas. Compotam. T. Comportam. T. Matemática T. Sistemas sorio i Proceso dec biente m a. z i n a Eq. Org

�La visión contingencial se dirige sobre todo hacia diseños organizacionales y sistemas gerenciales adecuados para cada situación específica. �La Teoría Situacional o de Contingencia representa un paso más allá de la Teoría de Sistemas.

ORÍGENES

�Surgió a partir de varias investigaciones hechas para verificar los modelos de estructuras organizacionales más eficaces en determinados tipos de empresas.

�El Enfoque explica: �Existe Contingencial una relación funcional entre las condiciones del ambiente y las técnicas administrativas apropiadas para el alcance eficaz de los objetivos de la organización.

Son Contingentes De las Acciones administrativas Características Situacionales Para obtener Resultados organizacionales

PRINCIPALES REPRESENTANTES Teoría situacional de contingencia Alfred Chandle r Fred E. Fieldler Robert Houss Paul R Lawrence Jay W Lorsch G. M. Stalker -Tom. Burn

�Fred E. Fiedler �Sostiene que los individuos se convierten en líderes no solo por sus atributos de personalidad. �Chandler �En 1962 - Investiga sobre cambios estructurales de las grandes organizaciones, y lo relaciona con la estrategia de negocios.

�Robert Houss �Principal función del líder es aclarar y establecer metas con sus subordinados, ayudarles a encontrar la mejor ruta para el cumplimiento de esas metas y eliminar obstáculos.

�Burns Y Stalker �Investigan las prácticas administrativas y el ambiente externo de las empresas. �Lawrence �Las y Lorsch organizaciones necesitan ser adecuadas sistemáticamente a las condiciones ambientales

AMBIENTE

Es todo aquello que envuelve externamente una organizacion.

Para que el ambiente funcione correctamente Mapas ambientales. Seleccion ambiental Limites o fronteras

Consideraciones sobre el ambiente ENFOQUE CONSIDERACION SOBRE EL AMBIENTE CLASICO RELACIONES HUMANAS BUROCRACIA SON ENTIDADES CONCRETAS Y ABSOLUTAS. OMISION COMPLETA DEL AMBIENTE. ESTRUCTURALISTA CONSIDERA QUE LAS ORGANIZACIONES SON SISTEMAS ABIERTOS. HACE ENFASIS EN LAS RELACIONES INTERORGANIZACIONALES Y EN LE AMBIENTE DE LAS ORGANIZACIONES. DEL COMPORTAMIENTO EL AMBIENTE LIMITA LA RACIONALIDAD DE LA TOMA DE DECISIONES (RESTRICCIONES) SISTEMATICA ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS EN ESTRECHO INTERCAMBIO CON EL AMBIENTE. SITUACIONAL ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS, CUYA ESTRUCTURA DEPENDE DE LAS SITUACIONES AMBIENTALES.

Ambiente General AMBIENTE GENERAL CONDIDIONES TECNOLOGICAS CONDICIONES LEGALES CONDICIONES POLITICAS CONDICIONES ECONOMICAS CONDICIONES NATURALES ORGANIZACION CONDICIONES ECOLOGICAS CONDICIONES DEMOGRAFICAS

La organización como sistema adaptable VARIABLES AMBIENTALES (INCONTROLABLES). TECNOLOGICAS POLITICAS RECURSOS ELABORACION DE MAPA PERCEPTIVO ESFUERZO ORGANIZACI ONAL (CONTROLAB LE) PRODUCTOS O SERVICIOS ECONOMICAS LEGALES CULTURALES DEMOGRAFICAS ECOLOGICAS (AMBIENTE GENERAL) RETROALIMENTACION DE LA INFORMACION

Ambiente Tarea COMPETIDORES PROVEEDORES ORGANIZACION ENTIDADES REGULADORAS CLIENTES

TIPOS DE AMBIENTE HOMOGENEO AMBIENTE HETEROGENEO AMBIENTE ESTABLE AMBIENTE INESTABLE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SENCILLA, ACORDE CON LA SIMPLICIDAD DEL AMBIENTE. LOS DEPARTAMENTOS APLICAN NORMAS Y REGLAMENTOS ESTRUCTURA ORGANIZADA SENCILLA ACORDE CON LA SIMPLICIDAD DEL AMBIENTE TOMA DE DECISIONES DESCENTRALIZADA EN EL NIVEL DEPARTAMENTAL. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, COMPLEJA CON VARIAS DIVISIONES FUNCIONALES, CADA UNA DE LAS CUALES CORRESPONDE A UN SEGMENTO DE AMBIENTE. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL COMPLEJA Y DIFERENCIADA PARA ENFRENTAR SEGMENTOS AMBIENTALES MULTIVARIADOS.

TECNOLOGÍA

Tecnologia Junta con el ambiente la tecnologia es la otra variable independiente que influye poderosamente sobre las caracteristicas organizacionales.

La tecnología puede clasificarse en: *Fija *Flexible

LAS ORGANIZACION ES Y SUS NIVELES

LA ORGANIZACIÓN Y SUS NIVELES �El ambiente impone desafíos externos a la organización, mientras la tecnología impone desafíos internos. �Para enfrentarse con estos desafíos, las organizaciones se diferencian en tres niveles: �Institucional �Intermedio. �Operacional. o estratégico.

INSTITUCIONAL O ESTRATÉGICO �Corresponde al nivel más elevado. �Consiste de directores, propietarios o accionistas y altos ejecutivos. �Se toman decisiones y definen objetivos y estrategias para alcanzarlos. �Es extrovertido, pues mantiene la interfaz con el ambiente, se enfrenta con la incertidumbre.

INTERMEDIO �También llamado mediador o gerencial. �Se encuentra colocado entre los niveles institucional y operacional. �Cuida la articulación entre ambos niveles. �Actúa en la elección y captación de los recursos necesarios, así como la distribución y colocación de lo que se produjo por la empresa.

INTERMEDIO � Se enfrenta con los problemas de adecuación de las decisiones tomadas en el nivel Institucional con las operaciones realizadas en el nivel Operacional. � Se compone de las personas u órganos que transforman las estrategias formuladas para alcanzar los objetivos empresariales en programas de acción.

OPERACIONAL � Técnico o núcleo técnico. � Ubicado en las áreas inferiores de la organización. � Las tareas se ejecutan y las operaciones se realizan. � Se encuentran las instalaciones físicas, máquinas y equipos, líneas de montaje, oficinas y barras de atención.

AMBIENTE RELACION SISTEMICA ENTRE LA ORGANIZACIÓN Y SU AMBIENTE DE SISTEMA N. INSTITUCIONAL NIVEL INTERMEDIO ENTRADAS PARA EL AMBIENTE NIVEL OPERACIONAL SALIDAS PARA EL AMBIENTE PENETRACIÓN DE FUERZAS FRONTERAS DE LOS NIVELES AMBIENTALES DEL SISTEMA

ARREGLO ORGANIZACIONAL �Sistema �Su abierto: eficacia reside en la toma de decisiones capaces de permitir que las organizaciones se anticipen a las oportunidades, se defienda de las coacciones y se ajuste a las contingencias del ambiente.

�Sistema �Su cerrado: eficiencia reside en las operaciones ejecutadas dentro de programas, rutinas y procedimientos estandarizados, cíclicos, repetitivos en los moldes de la mejor manera y de la optimización en la utilización de los recursos disponibles.

AMBIENTE EXTERNO LÓGICA DE SISTEMA ABIERTO NIVEL INSTITUCIONAL Es el componente estratégico. Formulación de políticas generales. INCERTIDUMBRE NIVEL INTERMEDIO Componente táctico. Elaboración de planes y programas específicos. NIVEL OPERACIONAL Componente técnico. Ejecución de rutinas y procedimientos. LOGICA DE SISTEMA CERRADO NUCLEO TECNICO MEDIACION (LIMITACION DE LA INCERTIDUMBRE) RACIONALIDAD LIMITADA

ARREGLO ORGANIZACIONAL � La estructura y la conducta organizacionales son contingentes debido a: �Las organizaciones enfrentan coacciones inherentes en sus tecnologías y ambientes de tarea. �Dentro de esas coacciones, las organizaciones complejas buscan minimizar las contingencias y enfrentarse con las necesarias, aislándolas para la disposición local. La estructura y la conducta organizacionales óptimas dependen, del ambiente externo y de la tecnología utilizada por la organización.

DISEÑO ORGANIZACIO NAL

�Retrata la configuración estructural de la organización. �Implica el arreglo de los órganos dentro de la estructura para aumentar la eficiencia y eficacia organizacional.

� Estructura debe caracterizarse por la flexibilidad y adaptabilidad al ambiente y la tecnología. � Requiere de la identificación de las siguientes variables: �Entradas. �Tecnologías. �Tareas o funciones. �Estructuras. �Salidas o resultados.

�Requisitos del diseño organizacional: �Como estructura básica. �Como mecanismo de operación. �Como mecanismo de decisión.

EFICACIA Y EFICIENCIA

EFICIENCIA Y EFICACIA EFICIENCIA Objetivos por alcanzar Estrategias Planes Políticas EFICACIA Reglas procedimientos métodos procesos Resultados alcanzados

EFICIENCIA Y EFICACIA EQUIFINALIDAD EN LAS TEORIAS DE ADMINISTRACION TEORIA CONCEPTOS DE EFICACIA Administración científica Máxima prosperidad de la empresa y del trabajador. Clásica Logro de los objetivos organizacionales. Relaciones humanas Máxima satisfacción del trabajador. Neoclásica Logro de los objetivos organizacionales. Administración por Consecución de los objetivos organizacionales Objetivos APO Y establecimiento de condiciones para el logro de objetivos individuales del gerente.

EFICIENCIA Y EFICACIA EQUIFINALIDAD EN LAS TEORIAS DE ADMINISTRACION TEORIA CONCEPTOS DE EFICACIA Burocracia Logro de los objetos organizacionales Estructuralismo Logro de objetivos organizacionales e individuales. Del comportamiento Logro de objetivos organizacionales e individuales. Desarrollo organizacional Logro de objetivos organizacionales e individuales. Sistemas Supervivencia y desarrollo de la organización mediante la adaptación al medio y su interacción con este. Situacional Adaptabilidad al medio y comportamiento proactivo y de organización; lo mismo sucede respecto del individuo.

A LA MATERIALIZACIÓN DE CUALQUIER AMENAZA: EL PLAN DE RESPALDO. CONTEMPLA LAS CONTRAMEDIDAS PREVENTIVAS ANTES DE QUE SE MATERIALICE UNA AMENAZA. SU FINALIDAD ES EVITAR DICHA MATERIALIZACIÓN. EL PLAN DE EMERGENCIA. CONTEMPLA LAS CONTRAMEDIDAS NECESARIAS DURANTE LA MATERIALIZACIÓN DE UNA AMENAZA, O INMEDIATAMENTE DESPUÉS. SU FINALIDAD ES PALIAR LOS EFECTOS ADVERSOS DE LA AMENAZA. EL PLAN DE RECUPERACIÓN. CONTEMPLA LAS MEDIDAS NECESARIAS DESPUÉS DE MATERIALIZADA Y CONTROLADA LA AMENAZA. SU FINALIDAD ES RESTAURAR EL ESTADO DE LAS COSAS TAL Y COMO SE ENCONTRABAN ANTES DE LA MATERIALIZACIÓN DE LA AMENAZA.

Por otra parte, el plan de contingencias no debe limitarse a estas medidas organizativas. También debe expresar claramente: • Qué recursos materiales son necesarios. • Qué personas están implicadas en el cumplimiento del plan. • Cuales son las responsabilidades concretas de esas personas y su rol dentro del plan. • Qué protocolos de actuación deben seguir y cómo son.

Ejemplo Este ejemplo no es ni mucho menos exhaustivo. Supongamos una pequeña compañía que se dedica a la producción de prendas textiles. Un ánalisis de riesgos identificaría (entre otras cosas) lo siguiente: Activos e interdependencias: Oficinas centrales → Centro de procesos de datos→ Computadorasy almacenamiento → Información de pedidos y facturación → Proceso de negocio de ventas → Imagen corporativa Este análisis demuestra que una amenaza materializada

� Amenaza: Incendio. (los activos afectados son los anteriores). � Impacto: (es un ejemplo ficticio) � Perdida de un 10% de clientes. � Imposibilidad de facturar durante un mes. � Imposibilidad de admitir pedidos durante un mes. � Reconstrucción manual de pedidos y facturas a partir de otras fuentes. � Sanciones por accidente laboral. � Inversiones en equipamiento y mobiliario. � Rehabilitación del local.

� Todas estas consecuencias pueden valorarse en términos monetarios, que junto a la probabilidad de materialización ofrecen una estimación del riesgo. � El plan de contingencias contendría someramente las siguientes contramedidas: � Medidas técnicas: �Extintores contra incendios. �Detectores de humo. �Salidas de emergencia. �Equipos informáticos de respaldo.

� Medidas organizativas: � Seguro de incendios. � Precontrato de alquiler de equipos informáticos y ubicación alternativa. � Procedimiento de copia de respaldo. � Procedimiento de actuación en caso de incendio. � Contratación de un servicio de auditoría de riesgos laborales. � Medidas humanas: � Formación para actuar en caso de incendio. � Designación de un responsable de sala. � Asignación de roles y responsabilidades para respaldo. la copia de

�Los subplanes contendrían las siguientes previsiones: � Plan de respaldo: �Revisión de extintores. �Simulacros de incendio. �Realización de copias de respaldo. �Custodia de las copias de respaldo (por ejemplo, en la caja fuerte de un banco). �Revisión de las copias de respaldo.

� Plan de emergencia: �Activación del precontrato de alquiler de equipos informáticos. �Restauración de las copias de respaldo. �Reanudación de la actividad. � Plan de recuperación: �Evaluación de daños. �Traslado de datos desde la ubicación de emergencia a la habitual. �Reanudación de la actividad. �Desactivación del precontrato de alquiler. �Reclamaciones a la compañía de seguros.