Zielfindung l Inhalt Methoden und Instrumente der Zielfindung

Zielfindung l Inhalt: : Methoden und Instrumente der Zielfindung l Durchführung: Lehrgespräch, Diskussion l Ergebniserwartung: Kenntniserwerb von Zielfindungsprozessen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Zielfindung 1

Zielfindung Ein Projektziel ist ein nachzuweisendes Ergebnis und vorgegebene Realisierungsbedingungen der Gesamtaufgabe des Projektes. Daher ist zwischen Ergebnis-Zielen (nachzuweisendes Ergebnis) und Vorgehens -Zielen (Realisierungsbedingungen) zu unterscheiden. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Zielfindung 2

Projektzielfindung Bedarf Ideen Sachzwänge Wünsche Projektziele Suche nach (Ergebnis-) Zielen (Ergebnis-) Ziele was wie Kreativitätstechniken (Vorgehens-) Ziele was wer mit wem wann womit Suche nach (Vorgehens-) Zielen wie teuer Projekt-Realisierung PMF, Bild 20/2 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Zielfindung 3

Projektziele definieren Um Fehler bei der Zielformulierung zu vermeiden, sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden: l Operationalisierung von Zielen l Erkennen bzw. Erstellen einer Zielhierarchie l Formulierung von realistischen Zielen l Klare Abgrenzung durch die Formulierung von Nicht-Zielen l Unterscheidung: Individuelle Ziele - Projektziele l Sicherstellung der Akzeptanz der Ziele WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Zielfindung 4

Verfahren zur Projektzielfindung intuitives Verfahren Thema Informationssammlung Ideenzusammenstellung Bewertung und Auswahl diskursives Verfahren Strukturierung ? ! Projektziele Zusammenstellung zulässiger Ziele PMF, Bild 17/2 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Zielfindung 5

Zielkorridore Projektergebnisse Projektendtermin Umfang / Qualität Zielzeitraum Budgetrahmen Projektkosten PMF, Bild 24/2 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Zielfindung 6

Operationalisierung von Zielen l Um die Erfolgsmessung von Zielen zu gewährleisten, sollten Ziele so konkret wie möglich definiert werden. l Erst operationale Ziele ermöglichen ein fundiertes Feedback für das Team und schützen daher auch vor überraschenden Nachforderungen des Projektauftraggebers. l Operationale Ziele enthalten einen klaren Zielgegenstand, ein meßbares und anhand von Indikatoren erkennbares Zielausmaß und einen Zeitbezug. l Operationalisierung von Zielen setzt nicht zwingend ihre Quantifizierbarkeit voraus. Für manche Projektarten (Organisationsentwicklung etc. ) ist auch die Definition von qualitativen Zielen, deren Erfüllung anhand von Indikatoren erkennbar ist, ein effizientes Mittel. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Zielfindung 7

Erkennen bzw. Erstellen einer Zielhierarchie l Mit dem Erkennen bzw. Erstellen einer Zielhierarchie ist die schrittweise und systematische Zergliederung von Gesamtzielen in detaillierte Einzelziele gemeint. l Diese Vorgehensweise überbrückt die Kluft zwischen einerseits ansprechenden Projektzielen (strategische Gesamtziele), die zum guten Image des Projektes beitragen (Projektmarketing), und andererseits detaillierten operativen Zielen, die meß- und erkennbar sind. l Speziell bei internen Projekten (Reorganisation, EDV-Einführung, etc. ) wird mit plakativen Projektzielformulierungen der Erinnerungswert und damit auch die Bedeutung des Projektes im Vergleich zu anderen Aufgaben im Unternehmen hervorgehoben. Das bewirkt eine erhöhte Motivation der beteiligten Personen bei diesem Projekt mitzuarbeiten (Ressourcensicherung) und verstärkte Aufmerksamkeit beim Management. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Zielfindung 8

Formulierung von realistischen Zielen l Ziele sollten so formuliert werden, daß sie zwar herausfordernd, aber erreichbar sind. l Sowohl der Zielinhalt als auch der Zeitbezug sollten dahingehend formuliert werden. l Der Realitätsbezug wird durch die Unterscheidung von Muß-Zielen („must have“) und Wunsch-Zielen („nice to have“) verbessert. l Die Erfüllung der Muß-Ziele ist eine unbedingte Voraussetzung für den Projekterfolg. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Zielfindung 9

Klare Abgrenzung durch die Formulierung von Nicht-Zielen Trotz umfassender Zielformulierung kommt es öfter vor, daß etwa der Auftraggeber während des Projektes einen Bereich, der vom Projektteam nicht als Teil des Projektes gesehen wurde, als eine zu erfüllende Leistung einfordert. Das führt zum Problem, daß die ursprüngliche Projektplanung (Termine, Ressourcen, Kosten) die dafür notwendigen Aufgaben nicht berücksichtigt hat. Um diesem Zustand vorzubeugen, hat sich die explizite Formulierung von Nicht -Zielen bewährt. Nicht-Ziele grenzen also Graubereiche eines Projektes (Leistungen, die andere unter Umständen als Teil des Projektes ansehen könnten) bewußt aus. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Zielfindung 10

Unterscheidung: Individuelle Ziele - Projektziele Speziell bei Projekten, in denen mehrere Personen, verschiedene Abteilungen und Unternehmen mit unterschiedlichen Interessen zusammenarbeiten, ist es verständlich, daß die einzelnen Rollenträger jeweils spezifische Ausschnitte des Projektes vorrangig sehen und diese daher auch als Projektziele erachten. Wenn nun die individuellen Ziele nicht deckungsgleich oder sogar konfliktär sind, entsteht der Bedarf nach der Formulierung von Projektzielen, die l die Kernelemente der individuellen Ziele beinhalten, l mit dem Projektauftraggeber abgestimmt und l von allen Beteiligten akzeptiert werden. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Zielfindung 11

Unterscheidung: Individuelle Ziele - Projektziele l Dem Abstimmungsprozeß von den individuellen Zielen hin zu Projektzielen ist entsprechend Zeit einzuräumen. l Individuelle Ziele sollten nicht unterdrückt, sondern als solche explizit dargestellt werden. l Stehen die Beteiligten jedoch in völligem Widerspruch zu den Projektzielen, ist entweder die Durchführbarkeit des Projektes oder die Einbindung dieser Beteiligten kritisch zu hinterfragen. l Der Projektauftraggeber ist zu informieren, da er entscheiden muß, ob das Projektziel (sachliche Änderung) oder die personelle Besetzung (organisatorische Änderung) noch einmal überdacht werden sollte. l Zur Identifizierung der individuellen Ziele der einzelnen beteiligten Gruppen eignen sich persönliche Gespräche im kleinen Kreis, die Projektstart-Sitzung des Teams und vor allem die Durchführung einer Umfeldanalyse. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Zielfindung 12

Zielarten Alle am Projekt beteiligten Gruppierungen haben ihre individuellen Ziele (Auftraggeber, ausführende Institution, Subkontraktoren, usw. ). Die Ziele verhalten sich zueinander komplementär, konfliktär oder indifferent. Eine Kenntnis der Ziele aller Beteiligten ist ein Erfolgsfaktor, denn damit kann man Verhaltens- und Handlungsweisen der übrigen Gruppierungen nachvollziehen und sogar projizieren. Grundsätzlich kann man in jedem Projekt Haupt- und Nebenziele bestimmen. Die Hauptziele haben absolute Priorität und die Zielerreichung entscheidet über den Projekterfolg. Nebenziele kann man in zu erfüllende Ziele (must have) und zusätzliche Ziele (nice to have) unterteilen. Während erstgenannte ebenso wie die Hauptziele den Projekterfolg beeinflussen, sind die letztgenannten nur von sekundärer Bedeutung. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Zielfindung 13

Unterscheidung: Individuelle Ziele - Projektziele Individuelle Ziele / Projektleiter, -team Individuelle Ziele / Subauftragnehmer Individuelle Ziele / Management, Kunden, Auftraggeber Projektziele Individuelle Ziele / Anwender, Nutzer Individuelle Ziele / Mitarbeiter WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Zielfindung 14

Zielermittlung / Zieldefinition Zur Ermittlung von Zielen können verschiedene Kreativitätstechniken verwendet werden. Wichtig ist die Betrachtung aus verschiedenen Perspektiven, welche durch die Beteiligung mehrerer Personen bei der Zielfestlegung zu erreichen ist. Zielvorgaben können motivierend oder demotivierend wirken. Insgesamt können hohe Zielsetzungen motivierend wirken. Sind die Ziele aber zu hoch angesetzt, kann die motivatorische Wirkung “umkippen” und es entsteht eine Demotivation (“Das schaffen wir ohnehin nicht”). WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Zielfindung 15

Verfahrensübersicht Kreativitätstechniken Bezeichnung der Technik Besonderheiten Teilnehmer, Verfahrenshinweise Brainstorming Klassisches Verfahren zur kreativen Arbeit in Gruppen. Findet als Gespräch statt. Für die Lösung von Suchproblemen geeignet 4 bis 7 Teilnehmer, Zeitbegrenzung, Ideengewinn muß mindestens durch Protokollführung sichergestellt werden. Brainwriting Verändertes Brainstorming. Statt des Austausches im Gespräch, werden die Ideen aufgeschrieben und die Arbeitspapiere ausgetauscht. Für die Lösung von Suchproblemen geeignet. Teilnehmerzahl kann flexibler gehandhabt werden, Zeitbegrenzung, Arbeitspapiere müssen vorbereitet werden. Schöpferische Konfrontation Dem kreativen Prozeß wird eine Anregungsphase vorgeschaltet. In der Anregungsphase werden Analogien gebildet oder direkt den Teilnehmern z. B. in Form von Bildern präsentiert. Für die Zusammenstellung von Neuem aus Bekannten geeignet. Bis zu 7 Teilnehmer, Zeitbegrenzung, Anregungsphase muß vorbereitet werden. Systematische Strukturierung Diese Verfahren bauen auf der Problemzergliederung (Morphologie) in kleine Einheiten auf. Je weiter ein Problem zerlegt werden kann, um so mehr bekannte Elemente lassen sich wiederfinden. Eine große Zahl von neuen Konstellationen ist möglich. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Zielfindung Gut für Einzelarbeit geeignet, Regelwerk muß beachtet werden, höherer Arbeitsaufwand durch schrittweise Dokumentation der Analyse. 16

Zielpräzisierung Aus der Praxis ist bekannt, daß z. B. grobe Rahmenziele oft erst im späteren Verlauf einmal oder sogar mehrfach präzisiert werden (Feinziele). Ziele werden auch umgewidmet. Dieses hängt damit zusammen, daß der Zielbildungsprozeß auch ein Verhandlungs-, Machtdurchsetzungs-, und Kommunikationsprozeß ist. Oft sind Ziele daher auch Ergebnis eines Kompromisses. In Abhängigkeit von der Komplexität der Projekte dauert dies relativ lange. Auch die Fähigkeit, sich erfolgreich zu beteiligen, ist eine Einflußgröße. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Zielfindung 17

Zieldokumentation Eine sorgfältige Zieldokumentation gewährleistet zunächst eine Kontrolle der Vollständigkeit der Ziele in der Planungsphase. Im späteren Verlauf des Projektes (Realisierungsphase) ist eine gradlinige Zielverfolgung wichtig. Durch schriftlich festgelegte Ziele können auftretende Probleme nicht einfach durch Zielverschiebung oder -vernebelung “gelöst” werden. Bei der Evaluation des Projektes können tatsächliche Ergebnisse mit den Planzielen anhand der Dokumentation verglichen werden. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Zielfindung 18

Sicherstellung der Akzeptanz der Ziele Im wesentlichen können drei Situationen beim Start des Projektes unterschieden werden: l Der Projektauftraggeber gibt klare Projektziele und ein Projektteam vor. Der Projektleiter hat nun die Aufgabe, die Zielvorgaben auf ihre Erfüllbarkeit zu prüfen bzw. , sofern nötig, noch zu ergänzen, wobei auch die zukünftigen Teammitglieder und die wesentlichen Umfeldgruppen miteinbezogen werden sollten. Die überarbeitete Zielformulierung wird dem Auftraggeber gemeinsam mit einer Projektbeschreibung (Projektantrag) übergeben und vereinbart. In dieser Situation liegt der Schwerpunkt der Projektdefinition in der Prüfung der Vorgaben auf Durchführbarkeit und Konkretisierung der Ziele. l Der Projektauftraggeber gibt nur sehr vage Ziele vor. In diesem Fall ist es die Aufgabe des Projektleiters, ein Projektteam zusammenzustellen, optionale Ziele zu formulieren und diese mit dem Auftraggeber abzustimmen. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Zielfindung 19

Sicherstellung der Akzeptanz der Ziele l Die Projektidee stammt vom zukünftigen Projektleiter. Ein Projektauftraggeber ist noch gar nicht nominiert. Der Projektleiter erstellt persönlich oder mit einem potentiellen Projektteam einen Erstentwurf der Projektziele und der Projektdefinition. Teil der Projektdefinition ist auch die Nominierung eines Projektauftraggebers. Mit diesem Ergebnis wird der Projektleiter den potentiellen Projektauftraggeber aufsuchen und sein Einverständnis bezüglich der Projektziele und der Auftraggeberrolle einholen. Die Anregungen des Auftraggebers, sofern dieser das Projekt übernimmt, werden eingearbeitet und noch einmal abgestimmt. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Zielfindung 20

Das Umfeld eines Projekts Wissenschaft Technik Gesellschaft Politik Unternehmensleitung Absatzmarkt Produktionsmittelmarkt Vertriebsbereich Finanzbereich Projekt Fertigungsbereich Materialwirtschaft Kapitalmarkt Markt für Rohmaterial und Vorprodukte andere Fachabteilungen aus: PMF, Bild 15/2 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Zielfindung 21

Verlauf der Zielerwartung Projektergebnisse Projektverzögerung realisierte Projektziele Ursprünglich gewünschte Projektziele Projektkosten PMF, Bild 24/2 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Zielfindung 22

Zielsystem eines Joint Venture Ziele des Stammunternehmens 6 2 Partnerziele 5 1 4 3 1. Ziele, die von allen Beteiligten angestrebt werden. 2. Gemeinsame Ziele des Stammunternehmens und des Partners, aber nicht des Joint Venture. 3. Gemeinsame Ziele des Stammunternehmens und des Joint Venture, aber nicht des Partners. 4. Gemeinsame Ziele des Partners und des Joint Venture, aber nicht des Stammunternehmens. 5. Partnerziele 6. Ziele des Stammunternehmens 7. Ziele des Joint Venture 7 Ziele des Joint Venture WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Zielfindung 23

Zielmodifikation im Projektverlauf Aktivitäten der Unternehmensorganisation Tatsächliche Entwicklungsrichtung des Unternehmens durch äußere Einflüsse gewünschtes angepaßtes Projektziel Geplante Entwicklungsrichtung des Unternehmens ursprüngliches Projektziel z. B. Absatzmärkte bringen Verluste z. B. neues Gesetz verändert den Binnenmarkt Zeit PMF, Bild 14/2 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Zielfindung 24