Einsatzmittelplanung Inhalt Methoden und Instrumente der Einsatzmittelplanung Durchfhrung

Einsatzmittelplanung Inhalt: Methoden und Instrumente der Einsatzmittelplanung Durchführung: Lehrgespräch, Gruppenübungen, Präsentationen der Teilnehmer Ergebniserwartung: Erwerb von grundlegenden Kenntnissen der Einsatzmittelplanung, -berechnung und -optimierung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 1

Einsatzmittelplanung: Grundlagen, Ziel und Aufgaben Die Einsatzmittelplanung im PM betrachtet die Frage nach dem „Wer“ und dem „Womit“. Der formal korrekte Begriff lautet Einsatzmittelplanung. In der Praxis wird allerdings häufig auch der Begriff Kapazitätsplanung verwendet. Ziel der Einsatzmittelplanung ist die termingerechte Disposition der für die Projektdurchführung erforderlichen Einsatzmittel. Der detaillierte Projektstrukturplan mit den Arbeitspaketbeschreibungen informiert darüber, welche Leistungen im Projektablauf zu erbringen sind. In der Einsatzmittelplanung wird ergänzend mitgeteilt, wer die Arbeitspakete mit welchen Mitteln tatsächlich realisieren kann. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 2

Einsatzmittelplanung: Begriffsbestimmungen Einsatzmittel: „Personal oder Sachmittel, die zur Durchführung von Vorgängen, Arbeitspaketen oder Projekten benötigt werden. “ (DIN 69901) Einsatzmittelbedarf: Die Menge von Einsatzmitteln einer bestimmten Einsatzmittelart, die zur Erzielung eines Arbeitsergebnisses zu einem bestimmten Zeitpunkt oder innerhalb eines Zeitraumes erforderlich ist. Einsatzmittelarten nach DIN 69901: stoffliche Merkmale (Ziegel, Formulare, etc. ) technische Merkmale (Rechner, Betonmischer, etc. ) funktionale Merkmale (Eigenschaften) berufliche Qualifikation (Personen oder Personengruppen) Unterteilung von Personengruppen in Gruppen gleicher Qualifikation und Gruppen unterschiedlicher Qualifikation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 3

Einsatzmittelplanung: Arbeitsschritte 1. Bedarfsermittlung 2. Gegenüberstellung von Bedarf und Verfügbarkeit 3. Kapazitätsabgleich PMF, S. 1053 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 4

Einsatzmittelplanung: Bedarfsermittlung und Bedarfsberechnung Zunächst verhält man sich bei der ersten Ablauf- und Terminplanung so, als stünden alle Einsatzmittel unendlich zur Verfügung, um die logischen Abläufe und Termine bestimmen zu können. Steht fest, welche Tätigkeiten in einem Projekt zu welchem Zeitpunkt zu leisten sind, stellt sich die Frage: „Wer macht das und womit wird es gemacht ? “ Im nächsten Schritt wird die Betrachtung erweitert um die Frage: „Wieviel Personal mit den jeweils ermittelten Qualifikationen wird mit wieviel von den qualitativ beschriebenen Sachmitteln im Projekt benötigt ? “ PMF, S. 345 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 5

Feststellung des Einsatzmittelbedarfs Voraussetzungen: Fertiggestellter Projektstrukturplan (PSP) Beschriebene Arbeitspakete Definierte Vorgänge einschließlich der Ergebniserwartungen (Leistung/ Kosten) Bedarfsschätzung: Summenschätzung: Für jeden Vorgang bzw. jedes Arbeitspaket wird der Bedarf verschiedener Ressourcen in Gesamtsummen, wie z. B. Programmierstunden geschätzt. Ratenschätzung: Einem Vorgang bzw. einem Arbeitspaket wird eine Ressource für dessen Dauer ganz oder teilweise zugeordnet. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 6

Informationsträger für die Bedarfsermittlung Arbeitsergebnis entsprechend der Vorgangsbeschreibung Einsatzmittelart Arbeitsmenge eines Vorganges in Personen- oder Maschinenstunden (AM) Dauer des Vorganges in Planungseinheiten (D) Anzahl der Arbeitsstunden pro Planungseinheit (h) Einsatzmittelbedarf (EMB) = AM D x h PMF, S. 345 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 7

Einsatzmittel: Checkliste 1. Welche Qualifikation muß die Person oder Personengruppe, die das Arbeitsergebnis erreichen soll, haben ? 2. Handelt es sich um gleichartige Qualifikationen, falls eine Personengruppe erforderlich ist, oder müssen die einzelnen Personen in dieser Gruppe unterschiedliche Qualifikationsschwerpunkte haben ? 3. Falls unterschiedliche Qualifikationsschwerpunkte in dieser Arbeitsgruppe erforderlich sind: Gibt es bereits diese Gruppe - z. B. als festes Team - oder muß die Gruppe für das Arbeitspaket im Projekt zusammengestellt werden ? 4. Welche Maschinen, Materialien und Hilfsmittel sind für die Realisierung erforderlich ? WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 8

Einsatzmittel: Checkliste 5. Gibt es in der Zusammenstellung der möglichen Sachmittel einzelne Sachmittel, die nicht verfügbar, beschaffbar oder ausdrücklich ausgeschlossen für das Erreichen des Arbeitsergebnisses sind, wenn ja, welche ? (Existieren nicht-kompatible bzw. konfliktäre Einsatzmittel ? ) 6. Durch welche verfügbaren, beschaffbaren bzw. ausdrücklich zugelassenen Sachmittel läßt sich eine Sachmittelzusammenstellung erreichen, die vollständig ist und eingesetzt werden darf (Kombinationsmöglichkeiten) ? 7. Werden alle beschriebenen Sachmittel wirklich für das Arbeitsergebnis benötigt oder läßt sich der Sachmitteleinsatz auf möglichst wenige unterschiedliche Sachmittel begrenzen, wenn ja, auf welche ? (Wo ist der „Flaschenhals“ bei den Ressourcen ? ) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 9

Methoden zur Ermittlung der Einsatzmittelmengen Um eine Einsatzmittelplanung vorzunehmen reicht es nicht aus, die Einsatzmittel pro Arbeitspaket zu beschreiben. Das Verhältnis der Einsatzmittel zueinander ist in Grenzen veränderbar und daher auch der Zeitbedarf pro Arbeitspaket. Das „Mischungsverhältnis“ der einzelnen Einsatzmittel zueinander kann wiederum in den seltensten Fällen kostenneutral verändert werden (Isoquantentheorie, Substitutionsfunktionen). Die Einsatzmittelplanung ist damit Teil des Optimierungsproblems der Gesamtprojektplanung aus Einsatzmitteln, Zeit und Kosten. PMF S. 348 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 10

Ermittlung von Einsatzmittelmengen Grundlegende Ansätze zur Ermittlung von Einsatzmittelmengen: Es wird gefragt nach: Personenzeit Anzahl der Einsatzmittel Zeitdauer (z. B. in Tagen) Lösungsansätze: Personenzeit z. B. 400 Personentage = 4 Mitarbeiter Anzahl d. Einsatzmittel = Personenzeit z. B. 4 Mitarbeiter = Anzahl der Einsatzmittel x Zeitdauer z. B. 100 Tage = 400 Personentage = Personenzeit = 400 Personentage x 100 Tage / Zeitdauer / 100 Tage / Anzahl d. Einsatzmittel / 4 Mitarbeiter PMF S. 348 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 11

Verlauf der Einsatzmittelverteilung Kapazitätsganglinie Die aus den einzelnen Arbeitspaketen ermittelten Kapazitäten können pro Einsatzmittel für den Projektablauf, z. B. nach frühester Lage, zusammengeführt werden. Damit ist eine erste Orientierung über die Kapazitätsverteilung zwischen den Einsatzmittel bezogen auf das Gesamtprojekt möglich. Die Graphik auf der folgenden Folie stellt eine mögliche Einsatzmittelverteilung im Projektablauf dar. Die Form der graphischen Darstellung wird auch als Kapazitätsganglinie bezeichnet. Eine solche Summierung aller benötigten Kapazitäten einer Einsatzmittelart kann dabei innerhalb festzulegender Zeiteinheiten erfolgen und damit auch erste Hinweise für den möglichen (maximalen) Bedarf an einzelnen Einsatzmitteln zu bestimmten Projektabschnitten liefern. PMF S. 359 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 12

Verlauf der Einsatzmittelverteilung Kapazitätsganglinie Arbeitskräfte Beginn der Bauausführung Tage PMF S. 358 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 13

Kapazitätsabgleich Einsatzmittelbestand: Anzahl der zu einem Zeitpunkt vorhandenen Einsatzmittel einer oder mehrerer Einsatzmittelarten. Nachdem die erforderlichen Einsatzmittel im Projekt festgestellt worden sind und die Einsatzmittelmengen pro Arbeitspaket bestimmt sind, ist der Kapazitätsabgleich erforderlich. Ziel des Kapazitätsabgleichs ist es, eine möglichst enge Übereinstimmung zwischen Einsatzmittelbedarf und verfügbaren Einsatzmitteln herbeizuführen = angestrebte Deckung von Bedarf und Bestand an Einsatzmitteln unter Beachtung von Zielen und Randbedingungen. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 14

Kapazitätsabgleich Im ersten Schritt wird die Kapazitätsganglinie eines Einsatzmittels im Projektablauf bei frühest möglichen Anfangszeiten für alle Vorgänge (im Netzplan) betrachtet. Im zweiten Schritt wird die Kapazitätsganglinie eines Einsatzmittels im Projektablauf bei spätest zulässigen Endzeiten für die Vorgänge betrachtet. Bedarfsglättung: Durch das Verschieben von Vorgängen im Rahmen ihrer verfügbaren Pufferzeiten erfolgt die Glättung von Kapazitätsspitzen. Die Bedarfsglättung liefert einen termingetreuen Projektplan. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 15

Kapazitätsoptimierung Ein Vorgang wird im Rahmen seiner Pufferzeit verschoben. Ein Vorgang wird im Rahmen seiner Pufferzeit gestreckt. Ein Vorgang wird gestaucht. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 16

Einsatzmittelplanung: Termingetreue Planung = Einsatzmitteplanung mit Hilfe des Netzplanes Termin hat Vorrang (keine Verschiebung des Endtermins !) Maßnahmen zur Beseitigung von Engpässen: Erhöhung der Kapazitäten (Überstunden etc. ) Externe Vergabe von Teilaufträgen (Outsourcing) Reduktion des Lieferumfanges WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 17

Einsatzmittelplanung: Kapazitätsgetreue Planung = Keine Termintreue Kapazitäten werden beibehalten, Ausführungstermine werden untergeordnet. Nachteile dieses Planungsverfahrens: Vertraglich festgelegte Fixtermine lassen sich oft nicht halten. Die Planungsarbeit bei gesetzten Terminen wird erschwert. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 18

Maßnahmen bei Personalüberschuß Kurzarbeit Was ist zu beachten ? Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates (§ 87 Betr. VG), Tarifvertrag Zeitliche Verlagerung von Aufgaben Abwicklung eines Resturlaubes kurzfristig Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates, wenn zwischen Arbeitgeber und den beteiligten Arbeitnehmern kein Einverständnis erzielt wird (§ 87 Betr. VG). Beschaffung von zusätzlichen Aufträgen kurzfristig kurz- und mittelfristig Umsetzung von Mitarbeitern in andere Abteilungen Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates bei personellen Einzelmaßnahmen (§ 99 Betr. VG) Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter Allgem. Beratungs- und Vorschlagsrecht des Betriebsrates, insbes. bei der Errichtung und Ausstattung betrieblicher Einrichtungen zur Berufsbildung, bei der Einführung betrieblicher Berufsbildungsmaßnahmen und bei der Teilnahme an außerbetrieblichen Berufsbildungsmaßnahmen. Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates bei der Durchführung betrieblicher Bildungsmaßnahmen (§§ 96 -98 Betr. VG) Einstellungsstop Entlassungen Fristigkeit der Maßnahmen kurz- und mittelfristig Anhörungsrecht des Betriebsrates vor jeder Kündigung, Widerspruchsrecht des Betriebsrates, falls bestimmte Richtlinien verletzt werden (§ 102 Betr. VG) mittelfristig (aus RKW, PMF) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 19

Maßnahmen bei Personalmangel Maßnahmen bei Personalüberschuß Überstunden Was ist zu beachten ? Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates (§ 87 Betr. VG), Tarifvertrag Fristigkeit der Maßnahmen kurzfristig Mitarbeiter zu höherer Leistung motivieren kurzfristig Zeitliche Verlagerung von Arbeiten kurzfristig Einstellung von befristeten Aushilfen Für höher qualifizierte Arbeiten nicht geeignet, Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates, bei personellen Einzelmaßnahmen (§ 99 Betr. VG) kurzfristig Aufträge verzichten kurzfristig Fremdvergabe von Aufträgen kurz- und mittelfristig Umsetzung von Mitarbeitern aus anderen Abteilungen Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates bei personellen Einzelmaßnahmen (§ 99 Betr. VG) kurz- und mittelfristig Gezielte Einplanung von Ausfallzeiten (z. B. Urlaub) Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates (§ 87 Betr. VG) mittelfristig Neueinstellung Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates bei personellen Einzelmaßnahmen (§ 99 Betr. VG) mittelfristig (aus RKW, PMF) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 20

Zusammenführung mehrerer Projekte AP 13 Start AP 11 AP 23 AP 22 AP 12 Ende + Start AP 14 Ende AP 24 AP 21 = AP 13 AP 12 AP 11 Start AP 14 Ende AP 23 AP 22 AP 24 AP 21 nach PMF Bild 20/5 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 21

Einsatzmittelplanung Projektstrukturplan „Bankfiliale“ Umbau Bankfiliale P PM U Umbau M Medienversorgung Planung Umbau Abschnitt 1 Elektroversorgung Steuerung Umbau Abschnitt 2 HLSInstallation Kontrolle Umbau Abschnitt 3 Dokumentation Umbau Abschnitt 4 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement B Betrieb Auftragsbearbeitung Kundenbetreuung Bereitstellung Infrastruktur Einsatzmittelplanung K Kundeninfo Agenturbeauftragung Anzeigenschaltung Verteilung Info-Blätter 22

Einsatzmittelplanung Arbeitspaketliste „Bankfiliale" Nr. Kurzbezeichnung Vorgänger Nachfolger Pers. Kap. Je Tag / Woche (1/2 Pers. = 1 Einh. ) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 23

Einsatzmittelplanung Vorgangs-/ Arbeitspaketliste„Bankfiliale" Nr. D = Dauer FAZ = frühester Anfangszeitpunkt FEZ = frühester Endzeitpunkt SAZ = spätester Anfangszeitpunkt SEZ = spätester Endzeitpunkt GP = Gesamtpuffer FP = Freier Puffer WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Kurzbezeichnung D FAZ FEZ SAZ SEZ GP FP 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Einsatzmittelplanung 24

Balkenplan „Bankfiliale“: früheste Lage Woche 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 25

Balkenplan „Bankfiliale“: späteste Lage Woche 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 26

Ressourcenhistogramm: Früheste Lage Tag / Woche 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 Personalbedarf (KE je Tag oder Woche) 16 1 KE = 1/2 Arbeitskraft 14 15 13 12 11 10 09 08 07 06 05 04 03 02 01 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 27

Ressourcenhistogramm: Späteste Lage Tag /Woche 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 Personalbedarf (KE je Tag oder Woche) 16 1 KE = 1/2 Arbeitskraft 14 15 13 12 11 10 09 08 07 06 05 04 03 02 01 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 28

Übung: Kapazitätsplanung Bankfiliale Erstellen Sie eine Kapazitätsplanung für den Umbau der Bankfiliale unter Einsatz der erforderlichen Instrumente. Schätzen Sie den Einsatzmittelbedarf methodisch ab und bereiten Sie Ihr Ergebnis präsentationsfähig auf. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Einsatzmittelplanung 29