SOSMethode Kommunikationsmanagement Vorlagen und Ausfllbeispiele Kompetenzzentrum GroProjektmanagement CC

S-O-S-Methode© Kommunikationsmanagement – Vorlagen und Ausfüllbeispiele – Kompetenzzentrum (Groß-)Projektmanagement (CC GroßPM) Version 3. 0 Januar 2020 Bundesverwaltungsamt – Der zentrale Dienstleister des Bundes | 03. 2021 | Seite 1

Inhalte Übersicht • • • (Teil-)Projektstatusbericht 1– Vorlage (Teil-)Projektstatusbericht 1 – Ausfüllhinweise (Teil-)Projektstatusbericht 2 – Vorlage Übersicht Status Teilprojekte 1 – Vorlage Beispielhafte Abgrenzung interne/externe Kommunikation Beispielhafter Kommunikationsplan Bundesverwaltungsamt – Der zentrale Dienstleister des Bundes | 03. 2021 | Seite 2

(Teil-)Projektstatusbericht 1 – Vorlage Gesamtstatus: Grund: Status Entscheidungsbedarf Verantwortlich: Offene Punkte/ Abstimmungsbedarfe Nächste Schritte Risiko/ Eskalation Verantwortlich: Bundesverwaltungsamt – Der zentrale Dienstleister des Bundes | 03. 2021 | Seite 3

(Teil-)Projektstatusbericht 1 – Ausfüllhinweise <P/TP Kennung> <Datum> Status Gesamtstatus: Grundsätze: (1) Konzentration auf Nutzen statt Handlungen („was haben wir erreicht" statt "was haben wir gemacht") (2) Spezifische Wortwahl („Integrationstest erfolgreich“) Verantwortlich Entscheidungsbedarf Offene Punkte/ Abstimmungsbedarfe Kurze Zusammenfassung der Punkte, die zu gelbem/rotem Status führen (kann leer bleiben bei grünem Gesamtstatus) Offene Punkte Abstimmungsbedarfe (z. B. mit anderen Projekten / Teilprojekten und/oder wichtigen Stakeholdern) Nächste Schritte Risiko/ Eskalation Verantwortlich Bundesverwaltungsamt – Der zentrale Dienstleister des Bundes | 03. 2021 | Seite 4

(Teil-)Projektstatusbericht 2 - Vorlage Gesamtstatus Inhalt/Qualit ät Zeit Kosten Prognose Ist P Hauptrisiken Entscheidungsbedarf P ! ! X X Wesentliche erreichte Ergebnisse und Aktivitäten Gesamtprojekt Teilprojekt 1 Teilprojekt 2 Wesentliche geplante Ergebnisse und Aktivitäten Gesamtprojekt Teilprojekt 1 Teilprojekt 2 Bundesverwaltungsamt – Der zentrale Dienstleister des Bundes | 03. 2021 | Seite 5

Übersicht Status Teilprojekte – Vorlage 1 TP 1 Meilenstein Termin Status Kommentar ! X X Status TP 4 Kommentar Meilenstein Termin Status P ! ! X X Status Kommentar ! P X Termin Status ! ! Termin P TP 5 Meilenstein P P TP 3 Meilenstein TP 2 P Kommentar TP 6 Meilenstein X Termin Status P P ! ! X X Kommentar Bundesverwaltungsamt – Der zentrale Dienstleister des Bundes | 03. 2021 | Seite 6

Beispielhafte Abgrenzung interne/externe Kommunikation erfolgt intern und extern mit jeweils unterschiedlichen Zielsetzungen Projektintern Projektextern Ziele Beispiele für adressierte Fragen Fokussieren § § Was sind die Ziele des Projekts? Was wird von mir über meine normale Projektarbeit hinaus erwartet? Wie handle ich in Situation xyz? … Transparenz § § Was bedeutet Projekt XXX? Was ändert sich an meinem Arbeitsplatz? Wann werde ich wie qualifiziert? … Wie trägt meine Arbeit zum Erfolg des Projekts bei? Wann erreichen wir Meilenstein X? Wie wird unsere Arbeit von Externen wahrgenommen? … Unterstützung § Welche kritischen Punkte können mit zusätzlicher Hilfe gelöst werden? Wo sind Engpässe im Projekt? . . . § § Motivieren § § Konfliktabbau Informationsaustausch § § Was sind die nächsten Schritte? Wo liegt der Projektfokus? Wie bauen wir vorhandene Meinungsverschiedenheiten ab? … § § Wer ist das Projekt? Was ist der aktuelle Status? Was läuft gut/ was läuft schlecht? . . . § § Nutzenübersetzung § § Schaffung von Vertrauen Beantwortet: Welche Ziele gelten für die interne und externe Kommunikation? § § § Welche Verbesserungen in meiner täglichen Arbeit kann ich Projekt XXX erwarten? Wie trägt Projekt XXX zur Zukunftsfähigkeit der Behörde bei? Welche zusätzlichen Informationen/ neuen Informationsqualitäten kann ich gewinnen? … Wie ist sicher gestellt, dass das Projekt XXX nicht für individuelle Leistungsmessung eingesetzt wird? Welche Auswertungsmöglichkeiten werden geschaffen und wie wird mit ihnen umgegangen? … Bundesverwaltungsamt – Der zentrale Dienstleister des Bundes | 03. 2021 | Seite 7

Beispielhafter Kommunikationsplan Adressat Vorstand/ Verwaltungsrat/ LA Kommunikationsziele Anforderungen an Kommunikation Zyklus § § Direkte, persönliche Kommunikation Intensive Erläuterung Vertrauliche Informationen § Monatlich, bedarfsbezogen Anteile direkter/persönlicher Kommunikation Möglichkeit der Erläuterung § 1 x im Quartal Schnelle Vermittlung großer Informationsmengen Zeitl. Kopplung mit Rollout § Monatlich, Bedarfsbezogen Ausrichtung an spezifischen rechtlichen Anforderungen Differenzierte inhaltliche und proaktive Kommunikation § 1 x im Quartal, Bedarfsbezogen Ausrichtung an spezifischen rechtlichen Anforderungen Proaktive Kommunikation § 1 x im Halbjahr/ Jahr Publikationen, Tagungen Veröffentlichung in Zeitungen/Zeitschriften online, z. B. auf www. bund. de § Anlaßbezogen § § Führungsspitze/ Abeilungsleiter Alle Mitarbeiter (unmittelbar betroffen) interne Stakeholder (Glei. B, Datenschutz, …) externe Stakeholder (BMAS, BRH, …) Öffentlichkeit § § Transparenz über Projektfortschritt und Effekte schaffen Unterstützung gewinnen/ erhalten § § § Transparenz über Projektfortschritt und Planung schaffen Fähigkeiten vermitteln § § § Transparenz über Fortschritt schaffen Konstruktive Begleitung sichern Zügige Mitwirkungsprozesse vorbereiten § § Transparenz über spezifische Projektinhalte schaffen Vertrauen absichern Zügige Genehmigungen vorbereiten § Best Practice Das Erfolgsmodell positionieren § § § § § Beantwortet: Wer hat welche Anforderungen an die Projektkommunikation? Bundesverwaltungsamt – Der zentrale Dienstleister des Bundes | 03. 2021 | Seite 8

Kontakt Bundesverwaltungsamt Barbarastraße 1 50735 Köln Ansprechpartner/in Kompetenzzentrum (Groß-)Projektmanagement grosspm@bva. bund. de www. bundesverwaltungsamt. de www. grosspm. bund. de Tel. +49 (0) 22899358 -3900 Fax +49 (0) 22899358 -2808 Bundesverwaltungsamt – Der zentrale Dienstleister des Bundes | 03. 2021 | Seite 9