Projektstrukturierung Inhalt Methoden und Instrumente der Projektstrukturierung Durchfhrung

Projektstrukturierung Inhalt: Methoden und Instrumente der Projektstrukturierung Durchführung: Lehrgespräch, praktische Übungen, Präsentationen der Teilnehmer Ergebniserwartung: Erwerb von grundlegenden Kenntnissen zur selbständigen Projektstrukturierung in Anlehnung an vorliegende Rahmenbedingungen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung

Lehrmaterialien RKW: Projektmanagement-Fachmann, Rationalisierungs. Kuratorium der Deutschen Wirtschaft e. V. , Eschborn, RKW-Nr. 1120, ISBN 3 -926984 -57 -0, 1991 / 1994 / 1998 Ehrl-Gruber / Süß: Praxishandbuch Projektmanagement, WEKA Fachverlag für technische Führungskräfte Gmb. H, Augsburg 1996 DIN e. V. : (DIN-Manuskript, Begriffe der Projektwirtschaft, Beuth Verlag Gmb. H, Berlin/ Köln 1989) WIP: Diskussions-/ Präsentationsergebnisse, Arbeitsmaterialien WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung

Projektstrukturierung: Begriffsbestimmungen Projektstruktur: Gesamtheit der wesentlichen Beziehungen zwischen den Elementen eines Projektes. (DIN-Manuskriptdruck, Begriffe der Projektwirtschaft, Beuth Verlag, Berlin, Köln 1989) Projektstrukturplan: Darstellung der Projektstruktur. Die Darstellung kann nach dem Aufbau (Aufbaustruktur) nach dem Ablauf (Ablaufstruktur) nach Grundbedingungen (Grundstruktur, Wahlstruktur) nach sonstigen Gesichtspunkten erfolgen. (DIN-Manuskriptdruck, Begriffe der Projektwirtschaft, Beuth Verlag, Berlin, Köln 1989) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung

Projektstrukturierung: Begriffsbestimmungen Planungsliste: Liste, die der Projektplanung dient. Sie enthält Informationen über die Aufbau- und Ablaufstruktur. (DIN-Manuskriptdruck, Begriffe der Projektwirtschaft, Beuth Verlag, Berlin, Köln 1989) Aufbaustruktur: Struktur, deren Beziehungen sich im wesentlichen aufgrund einer Sachgliederung ergeben. (DIN-Manuskriptdruck, Begriffe der Projektwirtschaft, Beuth Verlag, Berlin, Köln 1989) Ablaufstruktur: Struktur, deren Beziehungen sich im wesentlichen aus sachlichen und zeitlichen Folgebedingungen ergeben. (DIN-Manuskriptdruck, Begriffe der Projektwirtschaft, Beuth Verlag, Berlin, Köln 1989) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung

Projektstrukturierung: Begriffsbestimmungen Ereignisliste: Planungsliste mit Informationen über Ereignisse. (DIN-Manuskriptdruck, Begriffe der Projektwirtschaft, Beuth Verlag, Berlin, Köln 1989) Vorgangs-/ Aktivitätenliste: Planungsliste mit Informationen über Vorgänge / Aktivitäten (DIN-Manuskriptdruck, Begriffe der Projektwirtschaft, Beuth Verlag, Berlin, Köln 1989) Abhängigkeitsliste: Planungsliste mit Angabe des Vorgängers bzw. des Vorereignisses, Angabe des Nachfolgers bzw. Nachereignisses und - falls erforderlich Art der Anordnungsbeziehung und Zeitabstand. (DIN-Manuskriptdruck, Begriffe der Projektwirtschaft, Beuth Verlag, Berlin, Köln 1989) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung

Projektstrukturierung: Begriffsbestimmungen Arbeitspaket: Teil des Projektes das im Projektstrukturplan nicht weiter aufgegliedert ist und auf einer beliebigen Gliederungsebene liegen kann (DIN 69901). Die Summe aller Arbeitspakete ergibt das vollständige Bild aller Arbeiten, die zur Erreichung des Projektzieles erledigt werden müssen. Planung: Gedankliche Vorwegnahme zukünftiger Ereignisse und Tätigkeiten. (Ersetzen des Zufalls durch den Irrtum) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung

Instrumente der Projektstrukturierung Phasenmodell Projektstrukturplan Arbeitspaketliste Vorgangsliste Liste der Anordnungsbeziehungen (Vorgänger-Nachfolger-Liste) Netzplan Liste der Beteiligten / Projektorganisation Projektordner Projektsitzung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung

Zusammenhang der Steuerungsinstrumente Arbeitspaketliste PROJEKTSTRUKTURPLAN PROJEKT TEILPROJEKT ARBEITSPAKET ARBEITSPAKET Vorgangsliste A B C D E A B F WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Netzplan L Projektstrukturierung BALKENPLAN

Kritische Vorgänge in der Strukturierung Projekt Legende: TP: Teilprojekt TA: Teilaufgabe AP: Arbeitspaket : kritisch TP TA AP AP Vorgänge Ablaufplan Terminplan WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung 9

Projektstrukturplan / PSP (Work Breakdown Structure / WBS) Definition: Ordnungs- und Organisationsinstrument des Projektmanagements zur strukturierten graphischen Darstellung aller Elemente eines Projektes. Der PSP bewirkt die notwendige Transparenz für ein komplexes Vorhaben in einem frühen Planungsstadium. Er zählt zur Grundlage für die Planung, Überwachung und Steuerung des Vorhabens. Es existieren unterschiedliche Typen, Ausrichtung u. a. auf Organisation/ Hierarchie, Kosten, Entscheidung etc. . Die Gliederung kann nach Ablauf, Aufbau, den vorliegenden Grundbedingungen oder sonstigen Gesichtspunkten erfolgen. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung

Projektstrukturierung Projekt Teilprojekt A ufgabe Arbeitspaket (Vorgänge / Aktivitäten) Je nach Größe und Komplexität des Projektes verwendet man nicht alle oder weitere Ebenen. Im Projektstrukturplan (PSP) werden die Vorgänge nicht angezeigt. Der Aufbau kann wie folgt aussehen: WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung 11

Aufbau eines Projektstrukturplans 1. Ebene 2. Ebene Projekt Arbeitspaket (AP) Teilaufgabe (TA) Teilaufgabe 3. Ebene AP TA AP 4. Ebene AP AP PMF, Bild 1/3 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung 12

PROJEKTSTRUKTUR Gesamtheit der wesentlichen Beziehungen zwischen den Elementen eines Projektes. Innerhalb eines Projektes wird häufig zwischen Aufbau- und Ablaufstruktur unterschieden (DIN 69901). Ansatz bezüglich des Projektes und seiner Struktur: objektgerichtet: Was soll gemacht werden? organisationsbezogen: Wer macht es? zielorientiert: Warum/ wofür wird etwas gemacht? funktions-(ablauf-) orientiert: Wie wird es gemacht? termingerichtet: (Bis) wann muß etwas gemacht werden? WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung

AUSSAGEN DES PSP Welches Projekt / Teilprojekt wird bearbeitet? Welche einzelnen Elemente müssen zur Realisierung des komplexen Ganzen bearbeitet werden? Wer ist für die Durchführung einzelner Elemente verantwortlich? Welche Elemente sind auf welcher hierarchischen Stufe angeordnet? Welche Elemente müssen zur Erledigung eines übergeordneten Elements bearbeitet / erledigt werden? Welche Organisationseinheiten sind an diesem Projekt beteiligt? Welcher Kostenstelle/ welchem Kostenträger wird der Vorgang zugeordnet? Welche Ressourcen müssen zur Verfügung stehen? Identifikation des Bau-, Forschungs-, Organisationsabschnitts Identifikation der (z. B. Bau-) Gruppe/ Leistung Laufende Nr. der Vorgänge im Arbeitspaket WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung

Projektstrukturplan: Gliederungsebenen PROJEKT TEILPROJEKT A TEILPROJEKT B TEILPROJEKT C Hauptaufgabe Aufgabe Arbeitspaket Ein Arbeitspaket ist ein Teil des Projektes, der im Projektstrukturplan nicht weiter aufgegliedert ist und auf einer beliebigen Gliederungsebene liegen kann (DIN 69901). Die Summe aller Arbeitspakete ergibt das vollständige Bild aller Arbeiten, die zur Erreichung des Projektzieles erledigt werden müssen. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung

Arbeitspaketbeschreibung Projekt: AP-Nr. : Phase: Projekt-Nr. : Bearbeiter: AP-Bezeichnung: Auftraggeber: Ausgabedatum: AP-Start (Datum): AP-Ende (Datum): AP-Verantwortlicher: Voraussetzungen (Vorgänger, Bedingungen etc. ): Leistungsbeschreibung (evtl. in Vorgängen): Erforderliche Zulieferungen: Lieferant (intern/ extern): Liefer-Datum: Fertigstellungsgrad: AP-Ergebnisse: AP-Genehmigung/ AP-Freigabe: Projekt-Controller: Projekt-Leiter: Name / Datum / Unterschrift Anlagen: Terminplan WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Kostenplan AP-Dokumente Projektstrukturierung Sonstiges

Strukturierungskriterien Beteiligte Organisationen Typ, Größe und Komplexität des Projektes vorliegende Organisation (-sform) bestehende Fertigung, Montage Bedarfsprofil der Nutzer Ressourcenbeeinflussende Faktoren WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung

Gliederungsprinzipien des PSP funktionsorientiert: Das Projekt wird nach Funktionen (Abläufen) untergliedert. Der Inhalt verliert an Bedeutung. Beispiel: Projektmanagement, Konstruktion, Test objektorientiert: Das Projekt wird nach Objekten gegliedert (Hierarchie), d. h. in seine Einzelbestandteile zerlegt. Beispiel: Motor, Getriebe, Elektrik, Karosserie. Die Funktionen werden nicht erwähnt. gemischtorientiert: Kombination der beiden Varianten, aber nicht auf einer Ebene. In der Praxis häufig vertreten. Die Ausrichtung erfolgt häufig an den bereits bestehenden Strukturen beteiligter Unternehmen, Behörden etc. . Viele Organisationsprojekte sind funktionsorientiert gegliedert, technische Projekte zumeist objektorientiert. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung

Funktionsorientierter PSP: Flugzeug Projektmanagement Konstruktion Aerodynamik u. Flugmechanik Berechnung Versuch Lastannahme u. Flatterrechnung Statik Flugleistung Thermodynamik Flugmechanik Experiment PMF, Bild 6/3 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung 19

Objektorientierter PSP: Flugzeug Triebwerk Ausrüstung Flugwerk Zelle Leitwerk Steuerwerk Fahrwerk Höhenleitwerk Seitenleitwerk Leitwerksverkleidung Leitwerkssteuerung PMF, Bild 5/3 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung 20

Gemischtorientierter PSP: Flugzeug Projektmanagement Konstruktion Berechnung Versuch Zelle Flugwerk Leitwerk objektorientiert funktionsorientiert Steuerwerk PMF, Bild 7/3 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung 21

Projektstrukturplan: Erstellungsverfahren TOP-DOWN BOTTOM-UP MIDDLE-BOTH-WAYS Planung: Gedankliche Vorwegnahme zukünftiger Ereignisse und Tätigkeiten (Ersetzen des Zufalls durch den Irrtum). WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung

PSP-Erstellung: „TOP-DOWN” Fragen: Was muß für ein übergeordnetes Element erledigt werden? Aus welchen Einzelteilen setzt sich ein übergeordnetes Element zusammen? WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung

PSP-Erstellung: “BOTTOM-UP” PROJEKT Teilprojekt A Teilprojekt B Teilprojekt C Aufgabe 1 Aufgabe 2 Frage: Welche Einzelaktivitäten sind für die Realisierung des Projektes notwendig? Danach: Zusammenfassung zur jeweils nächsthöheren Ebene WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung

PSP-Erstellung “MIDDLE-BOTH-WAYS” Zu welcher übergeordneten Ebene gehört das Element X? Welche Elemente werden für die Projektrealisation benötigt? Aus welchen untergeordneten Elementen besteht das Element X? Methode: Brainstorming Brainwriting WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung Element X

Überprüfung nach Erstellung des PSP Ist der Grad der Detaillierung optimal / bedarfsgerecht? Ist der Projektstrukturplan vollständig? Ist die Gliederung logisch und richtig? Ist die Kodierung korrekt? Ist ein Verantwortlicher je AP ausgewiesen? Ist der Plan konsensfähig? Erhalten alle verantwortlichen Beteiligten den Plan zur Kenntnis? Wird ein Update an zentraler Stelle vorgenommen? Ist die Verantwortung für das Update ausgewiesen? Wird das Update in der Projektsitzung bekanntgegeben? WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung

Detaillierungsgrad bei der Projektstrukturierung PROJEKT TEILPROJEKT B TEILPROJEKT A AUFGABE ARBEITSPAKET ARBEITSPAKET AUFGABE ARBEITSPAKET ZEITACHSE WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung TEILPROJEKT C

Kodierung von Projektstrukturplänen PSP können auf verschiedene Arten kodiert werden. Wichtig ist, daß anhand eines Arbeitspaket-Codes die Position im PSP zu erkennen ist. 1. Projekstrukturplan-Codes / PSP- bzw. WBS-Codes 2. Organisationsstruktur-Codes / OSP-Codes Arten der Kodierung: numerisch alpha-numerisch dekadisch WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung

Numerische Kodierung eines PSP PROJEKT 1. 000. 0 2. 00. 000. 0 3. 01. 000. 0 3. 02. 013. 02. 014. 0 3. 02. 015. 0 3. 02. 014. 1 3. 02. 014. 2 3. 02. 014. 3 3. 02. 014. 4 Vorteile: Nachteile: WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung 3. 04. 000. 0

Alphanumerische Kodierung eines PSP PROJEKT A B C D C 1 C 2 C 3 C 2 a C 2 b C 2 c Vorteile: Nachteile: WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung E C 4

Dekadische Kodierung eines PSP Projekt 9000 31 71 32 72 33 34 35 36 37 38 39 73 3110 3120 3130 3140 3150 3160 3170 3180 3190 74 75 76 3111 77 78 79 3119 Vorteile: Nachteile: 7510 7520 7530 7540 7550 7560 7570 7580 7590 7511 7519 PMF, Bild 9/3 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung 31

Übungsaufgabe • Erstellen Sie einen komplett kodierten Projektstrukturplan für Ihre Fallstudie und begründen Sie Ihre Vorgehensweise. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektstrukturierung 32