Projektsteuerung Berichtswesen Inhalt Instrument des Berichtswesens Durchfhrung Lehrgesprch

Projektsteuerung / Berichtswesen • Inhalt: Instrument des Berichtswesens • Durchführung: Lehrgespräch • Ergebniserwartung: Erwerb von Kenntnissen in Bezug auf gängige Berichterstattungsformen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung / Berichtswesen 1

Berichtswesen Voraussetzung für eine effiziente Projektsteuerung ist, daß die Entscheidungsträger Kenntnis sämtlicher relevanter Informationen besitzen. Ziel der Berichterstellung ist es daher, die richtige Information in der richtigen Qualität und Quantität zur richtigen Zeit und am richtigen Ort für die richtige Person zur Verfügung zu stellen. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung / Berichtswesen 2

Berichtswesen: Häufig auftretende Probleme in der Praxis l Die Projektteammitglieder reden aneinander vorbei, da Begriffe unterschiedlich ausgelegt und Situationen unterschiedlich interpretiert werden. l Vom Projektleiter oder einzelnen Projektteammitgliedern werden Entscheidungen getroffen, ohne sie mit den betroffenen Personen abgestimmt oder diese informiert zu haben. l Aufgrund mangelnder Informationen über den aktuellen Projektstatus oder zukünftige Projektstrategien sind die Beteiligten verunsichert oder verfolgen selbst definierte Ziele. l Alle am Projekt Beteiligten erhalten die gleichen Projektberichte, so daß es für den einzelnen fast unmöglich wird, die für ihn relevanten Informationen zu selektieren. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung / Berichtswesen 3

Komponenten eines Projektinformationssystems INFORMATIONSSYSTEM Mündliche Kommunikation Dokumentation Berichtswesen l Informelle Gespräche l Projektdefinition l Projekthandbuch l Kick-off-Meeting l Projektfortschrittsberichte l Ablagesystem l Projekt-Start-Sitzung l Protokolle l Projektplanungsworkshops l Projektabschlußbericht l Koordinationssitzungen l Projektabschlusssitzung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung / Berichtswesen 4

Aufgaben des Berichtswesens Es soll einen schnellen, einfachen Projektüberblick ermöglichen. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Es soll frühzeitig und klar Probleme und Risiken aufzeigen. Projektsteuerung / Berichtswesen 5

Arten des Informationsaustausches Die formelle Art des Informationsaustausches Es gibt Regeln und Formen des Informationsaustausches. Wie Worüber Wann Warum Wen Die informelle Art des Informationsaustausches Der Informationsaustausch ist keinen Regeln unterworfen. Wer WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung / Berichtswesen 6

Aufbau und Planung eines Projektinformationssystems Bei Realisierung der Projektstartsitzung sollten auch die wesentlichen Bestandteile des Projektinformationssystems zwischen den Beteiligten vereinbart werden. Dazu eignet sich der folgende Ablauf: 1. Analyse der Zielgruppen (Projektumfeldanalyse). 2. Definition der Aufgaben des Projektes (PSP). 3. Erhebung und Definition des Informationsbedarfs je Zielgruppe. 4. Auswahl der geeigneten Kommunikationsintrumente. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung / Berichtswesen 7

Aufbau und Planung eines Projektinformationssystems Kommunikationsinstrument WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Ersteller, Absender Adressat, Zielgruppe Ziel, Inhalt Projektsteuerung / Berichtswesen Häufigkeit, Termin 8

Hinweise zum Projektinformationssystem l Informationen sollten immer auf den jeweiligen Adressaten abgestimmt sein. l Moderne EDV-Anwendersoftware ermöglicht ein professionelles und doch einfach zu handhabendes Informationssystem. l Auf jedes Dokument sollte die dazugehörige Arbeitspaketnummer geschrieben werden. l Der PSP sollte als Inhaltsverzeichnis für die Ablage verwendet werden. l Auch bei der Ablage mittels des PC sollte dieselbe Ablagestruktur verwendet werden. l Unternehmen, die des öfteren Projekte durchführen, haben eine Projektmanagementstelle, die Erfahrungen über die bereits realisierten und gerade laufenden Projekte sammelt (z. B. Projektdefinitionen, Projektabschlußberichte, Projekthandbücher etc. ). WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung / Berichtswesen 9

Merkmale des Berichtswesens 1. Hierarchische Gliederung. 2. Wenige standardisierte Dokumente für jeden Benutzer. 3. Projektstatus muß auf einen Blick erkennbar sein. 4. Harte und weiche Daten sollten enthalten sein. 5. Probleme und Risiken sollten klar gekennzeichnet sein. 6. Trendanalysen sollten enthalten sein. 7. Bei Planabweichungen sollten mögliche Gegenmaßnahmen aufgezeigt werden. 8. Rechtzeitige Entscheidungen und Aktionen sollten sichergestellt sein. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung / Berichtswesen 10

Berichtszeitpunkte während des Projektablaufs Projektabschlußbericht Projekt Start-Up regelmäßiger Bericht täglich wöchentlich 14 tägig monatlich usw. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Bericht in Ausnahmesituationen Die Statusermittlung wird sofort durchgeführt. Meilenstein-Bericht im Falle des erfolgreichen Eintretens eines Meilensteines. Projektsteuerung / Berichtswesen 11

Berichtsplan Berichtsarten Ersteller Empfänger Form Berichtszyklus l Sofortberichte AP / TPL / PL PK / GL / AG Formblatt bei Bedarf l Statusberichte TPL / PL PK / GL / AG Formblatt monatlich l Zwischenpräsentationen PL / TPL / AL PK / GL / AG Vortrag meilensteinabhängig l Endpräsentationen PL / TPL / AL PK / GL / AG Vortrag nach Projektabschluß l Situationsbericht PL GL Formblatt monatlich l Abschlußbericht PL GL Formblatt nach Projektabschluß Auftraggeberorientiert: Interne Berichte: AG = Auftraggeber Teilprojektleiter AL = Abteilungsleiter AP = Arbeitspaketverantwortlicher WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement GL = Geschäftsleitung TPL = Projektleiter PK = Projektkomitee Projektsteuerung / Berichtswesen 12

Projektbericht l l interner Auftraggeber Mitglieder Projektorganisation l l zu Projektbeginn bei wesentlichen Planänderungen Inhalt: l l l l Problemstellung, Ausgangssituation Zielsetzungen, geplantes Arbeitsergebnis kritische Erfolgsfaktoren Hauptaufgaben Meilensteine / Termine grobe Kostenplanung, geschätzter Arbeitsaufwand Rollen, Kompetenzen, Verantwortung (Auftraggeber, Auftragnehmer, Projektmitarbeiter, Ansprechpartner) Umfang: l 1 -4 Seiten (ohne Beilagen) Adressat: Zeitpunkt / Häufigkeit: WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung / Berichtswesen 13

Projektfortschrittsberichte l l Projektauftraggeber gesamte Projektorganisation l zu den bei Projektbeginn festgelegten Zeitpunkten (z. B. monatlich) Inhalt: l l l Leistungsfortschritt, Terminfortschritt, Kostenstatus besondere Problemstellungen, Abweichungen Feststellen eines Entscheidungsbedarfs wichtige inhaltliche Ergebnisse Wie geht es weiter ? (nächste Schritte) Umfang: l je nach Projekt 2 -10 Seiten Adressat: Zeitpunkt / Häufigkeit: WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung / Berichtswesen 14

Projektfortschrittsbericht Projekt: Projekt-Nr. : Termine: % abgeschlossen Kosten: Ist-Kosten Rest-Kosten Aufwände: Ist-Aufwand Rest-Aufwand Erw. Ges. -Aufwand Vorstandsbeschluß erforderlich: Stand: Start Projektauftraggeber: Projektleiter: Erwartetes Ende Planende Erw. Ges. -Kosten Plan-Kosten Abweichung Plan-Aufwand Abweichung ja nein Abweichung Ziel des Beschlusses: Status: Abweichungsbegründung / Konsequenzen / Maßnahmen: Anlagen Begründung Terminplan Kostenplan Aufwandsplan Konsequenzen Maßnahmen Sonstige WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung / Berichtswesen Ressourcenhistogramm 15

Projektstatusbericht: Inhalt 1. Schlagzeilen: 2. Sachstand: wichtigste gegenwärtige und zu erwartende Ereignisse, Probleme und Trends wesentliche Ereignisse, Ergebnisse, technische Problemzonen, Lösungsmöglichkeiten, Maßnahmen und Risikoeinschätzung im gegenwärtigen Berichtszeitraum; vorgesehene Ziele, Ereignisse, Tätigkeiten für den folgenden Zeitraum. 3. Terminsituation: Meilenstein-Trendanalyse mit Erläuterungen zu den dargestellten Situationen, Problemen, Verschiebungen; oder Balkenplan mit Plan-Ist-Vergleich und zugehörigen Kommentaren 4. Kostensituation: Plan-Ist-Vergleich mit Freigabe, Obligo, Vertragswert, Überzügen sowie entsprechende Bemerkungen zu Abweichungen, Veränderungen; Fertigstellungswert, Kosten-Trendanalyse 5. Unterauftragnehmer, Vertragssituation, Sonstiges: WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement ggf. Situation bei den Unterauftragnehmern; Stand der Vertragsverhandlungen, Angebote; nicht erfüllbare Garantieleistungen, Gewährleistungen; Markt- und Wettbewerbssituation Projektsteuerung / Berichtswesen 16

Der Projektabschlußbericht: Anforderungen und Inhalte Adressat: l l interner Auftraggeber ausgewählte Personen der Projektorganisation Zeitpunkt: l zu Projektende Inhalt: l l l Umfang: l Gesamtbeurteilung des abgewickelten Projektes Darstellung des Projektverlaufs: Ausgangslage, Vorgehensweise Darstellung der Projektergebnisse: erbrachte Leistungen, Termine, verbrauchte Kosten und Personaleinsatz, Abweichungsanalysen l Besondere Ereignisse, Problemstellungen und Lösungen im Projektverlauf l Gemachte Erfahrungen für zukünftige Nutzung, Stärken. Schwächen-Analyse l Wie geht es nach Projektende weiter (Empfehlungen) ? je nach Projekt 2 - 10 Seiten, zusätzlich diverse Beilagen (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung / Berichtswesen 17

Projektabschlußbericht Projekt: Projekt-Nr. : Projektleiter: Interner Auftraggeber: vorläufig: endgültig: Datum: Ziele: Ursprüngliche Ziele: Zieländerungen: Termine: Ist-Ende Plan-Ende Abweichung Kosten: Ist-Kosten Plan-Kosten Abweichung Aufwände: Ist-Aufwand Plan-Aufwand Abweichung Ergebnis: Abweichungsbegründung / Konsequenzen / offene Angaben: Projektleiter: Anlagen: Auftraggeber: Terminplan Kostenplan Aufwandsplan Begründung Konsequenzen Maßnahmen Sonstige (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung / Berichtswesen 18

Projekthandbuch 1. Zieldefinition und Leistungsplanung: 1. 1 Abgrenzung, Ziele (Projektdefinition) 1. 2 Objektgliederung (Pflichtenheft und Leistungsspezifikation) 1. 3 Aufgabengliederung (Projektphasen, Projektstrukturplan) 1. 4 Aufgabenspezifikation 1. 5 Schnittstellen im Projekt 1. 6 Definition der Abnahmeprozedur 2. Projektumfeld: 3. Projektorganisation: 3. 1 Beschreibung der Rollen und Teams 3. 2 graphische Darstellung der Projektorganisation 3. 3 Aufgaben- und Verantwortlichkeitsverteilung 3. 4 Ansprechpartner und Adressen 4. Projektplanung: 4. 1 Terminplanung 4. 2 Ressourcenplanung 4. 3 Kostenplanung 5. Qualitätsmanagement: 5. 1 5. 2 5. 3 Definition von Qualitätskriterien organisatorische Regelungen laufende Qualitätssicherung 6. Projektinformationswesen und -kommunikation 6. 1 Sitzungsplanung 6. 2 Fortschrittsberichte 6. 3 Sitzungsprotokolle 6. 4 Ablagestrukturen 7. Projekt-Controlling 8. Projektabschluß WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung / Berichtswesen 19

Projektbezogene Ablage Dokumentation ist ganz allgemein die nutzungsgerechte Zusammenstellung und Ordnung sowie Nutzbarmachung von Dokumenten: l Die Zusammenstellung umfaßt im Projektmanagement die Auswahl all jener Dokumente (Akten, Schriftstücke und Projektunterlagen), die für eine Nutzung in kommenden Projektphasen sowie nach Projektbeendigung in weiteren Projekten benötigt werden. l Die Ordnung umfaßt das Aufbauen von Ablagekriterien und Zuordnen der Dokumente (Klassifizieren) zu diesem Ordnungssystem. Hierfür ist eine logisch strukturierte Ablageordnung zu schaffen. Im Projektmanagement hat sich eine den PSP abbildende Logik der Projektlage bewährt. l Die Nutzbarmachung von Dokumenten umfaßt alle Maßnahmen, die das Auffinden, den Zugriff und die rasche Aufnahme von Information für zukünftige Projektaufgaben erleichtern. l Hierfür ist das Beschlagworten (Indizieren) der ausgewählten Projektdokumente, im Fall einer physischen Ablage auch das Vorsehen eines Deckblattes zur Orientierung über Inhalt und Nutzung (Kommentar) erforderlich (kontextorientierte Inhaltsanalyse). WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung / Berichtswesen 20

Projektdokumentation: Ziele einer Projektdokumentation sind: l Den im Projektteam neu aufgenommenen Mitarbeitern, z. B. bei Personalwechsel sowie bei Eintritt in neue Projektphasen, die Einarbeitung zu erleichtern und eine rasche Orientierung über das Projekt zu ermöglichen. l Im Sinne einer Qualitätssicherung und Produkthaftung die Nachvollziehbarkeit des Projektablaufs zu garantieren. l Interessierten Personen nach Projektabschluß die Nutzung von im Projekt gemachten Erfahrungen zu erleichtern. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung / Berichtswesen 21

Projektdokumentation: Voraussetzungen Ein Projektdokumentationssystem sollte folgende Voraussetzungen erfüllen: l transparente, nachvollziehbare Gliederung l durchgängige Gliederung (chronologisch, nach Sachthemen, Arbeitspaketen etc. ) l Verweissystem, wo weitere Dokumente zu finden sind l möglichst personenunabhängige Lesbarkeit und Verständlichkeit WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung / Berichtswesen 22

Daten des Berichtswesens Das Berichtswesen muß grundsätzlich alle Größen darstellen, bei denen Abweichungen auftreten können und die daher gesteuert werden müssen. Weiche Daten Harte Daten objektiv meßbare, erfaßbare Daten, wie z. B. : l Termine l Kosten l Personalsituation l Projektorganisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement subjektive, psychisch / soziale Daten, wie z. B. : l aufgetretene Probleme l Motivation der Beteiligten l Verhalten von Projektmitarbeitern l Kommunikation / Information l Erwartungen / Gerüchte Projektsteuerung / Berichtswesen 23

Bearbeitungsstufen des Berichtswesens Wie erhält man die gewünschten Daten ? Datengewinnung Wo werden diese Daten erfaßt ? Datenerfassung Welche Daten wählt man aus ? Datenauswahl Sind die Daten zuverlässig ? Datenkontrolle Welche Form der Darstellung eignet sich für die Daten ? Wer nutzt die Daten, wie und wofür ? WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung / Berichtswesen Datendarstellung Datennutzung 24

Methoden der Datengewinnung formale Abfragen Formale Abfragen durch einen Mitarbeiter. „Terminjäger“ WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Beobachtung teamorientierte Datengewinnung Review Formale Berichterstattung über: l Rückmeldelisten l Kostenerfassungsbelege l Stundenschreibung Projektsteuerung / Berichtswesen l Meilenstein-Trendanalyse l Kosten-Trendanalyse 25

Erfassung der Daten Projekt AP TP Arbeitspakete ausführende Stellen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement AP AP TP Ebenen der Datenerfassung: Teilprodukte, -systeme TP TP AP AP AP Projektsteuerung / Berichtswesen 26

Ist-Daten-Erfassung Menge l % Fertigstellungsgrad je Arbeitspaket Qualität l l l Abnahmeergebnisse durchgeführte Qualitätsprüfungen Dokumentation der Erfüllung von Qualitätsmerkmalen B. Termine l l l Ist-Start der laufenden Arbeitspakete Ist-Ende der laufenden Arbeitspakete noch zu erwartende Dauer (Restdauer) C. Ressourcen l l l bis zum Stichtag eingesetzte Mengen (Personenstunden, Materialmengen, etc. ) noch zu erwartende Mengen (Restmengen) D. Kosten l l Ist-Kosten Noch zu erwartende Kosten (Restkosten / Cost-to-Completion) A. Leistung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projektsteuerung / Berichtswesen 27

Darstellung der Daten Eine prägnante graphische Darstellung ist einer umfangreichen textlichen Darstellung vorzuziehen. Netzplan Balkenplan Meilenstein-Trendchart Meilensteinplan 1 Kosten-Trendanalyse Kosten / Zeit Kurve WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement 2 3 4 Formblätter / Tabellen Projektsteuerung / Berichtswesen Meilensteintermine Berichtszeitpunkte Business-Graphiken 28