Service Desk Instrukcja dla uytkownika serwisu WWW systemu

Service. Desk Instrukcja dla użytkownika serwisu WWW systemu Service. Desk w Ministerstwie Sprawiedliwości

Rozdziały instrukcji • • • • Logowanie Zmiana hasła Układ strony Rejestracja zgłoszenia Zgłoszenia otwarte Zgłoszenia rozwiązane Zgłoszenia zamknięte Zatwierdzenia Wyszukiwanie zgłoszeń Baza Wiedzy Biuletyn Usługi Pomoc Wylogowywanie

Logowanie • System Service. Desk dostępny jest pod adresem: http: //172. 16. 34. 209/sm 9/ess. do UWAGA!! • Dla użytkowników domeny *. justice. gov. pl dostępny jest pod adresem: http: //10. 207. 146. 190/sm 9/ess. do

Logowanie WAŻNE: do logowania uprawnieni są jedynie pracownicy, którzy zostali oznaczeni jako „Lider” – tylko oni posiadają konto w systemie. Pozostali pracownicy zostali zaimportowani do systemu jako „kontakt” w imieniu którego „Lider” może zarejestrować zgłoszenie. Pracownicy Resortu podczas logowania podają nazwę użytkownika oraz hasło Nazwa użytkownika (bez polskich znaków) • Imie. Nazwisko • lub I. Nazwisko - jeśli całkowita długość przekracza 19 znaków W innych przypadkach proszę o kontakt na adres: servicedesk@wroclaw. sa. gov. pl opisując problem z logowaniem

Logowanie • Inicjalnie, podczas pierwszego logowania, hasło jest puste, system poprosi o ustawienie indywidualnego hasła dostępu do serwisu Service. Desk w kroku „Zmiana hasła” opisanym poniżej

Logowanie • Po wpisaniu nazwy użytkownika i hasła należy wcisnąć przycisk „Zaloguj”

Logowanie • Po zalogowaniu widoczna jest główna strona portalu.

Zmiana hasła • W celu zmiany hasła należy użyć opcji menu „Zmień hasło”

Zmiana hasła • Po wpisaniu aktualnego hasła i dwukrotnym wpisaniu nowego hasła należy użyć kliknąć zaznaczoną ikonę.

Układ strony Nagłówek Menu Obszar roboczy • Strona serwisu jest podzielona na kilka części:

Menu • W Menu znajdują się opcje wyboru dostępne dla użytkownika

Obszar roboczy • Zawartość Obszaru roboczego zmienia się w zależności od wybranej opcji w Menu

Strona Główna • Na Stronie Głównej dostępne są skróty: ü Baza Wiedzy ü Rejestracja Zgłoszenia ü Biuletyn - zawierający ważne, aktualne informacje dotyczące np. występujących awarii

Strona Główna • Do Strony Głównej można wrócić wybierając z Menu opcję Strona Główna

Rejestracja Zgłoszenia • Aby zarejestrować zgłoszenie należy wybrać z Menu opcję Zarejestruj zgłoszenie

Rejestracja zgłoszenia • W celu zarejestrowania zgłoszenia w systemie należy wypełnić wszystkie pola obowiązkowe – oznaczone czerwoną gwiazdką (*)

Rejestracja Zgłoszenia • Informacje o Osobie zgłaszającej są wypełniane automatycznie. • W razie potrzeby informacje kontaktowe można zmienić (np. jeśli osoba zgłaszająca znajduje się obecnie w innej lokalizacji)

Rejestracja Zgłoszenia • Inicjalnie pole „Odbiorca usługi” jest wypełniane automatycznie • System domyślnie wstawia w to pole dane „Osoby zgłaszającej”

Zmiana odbiorcy usługi • W celu rejestracji zgłoszenia w imieniu innego użytkownika należy dane tego użytkownika wprowadzić w polu „Odbiorca usługi” • W tym celu można wprowadzić nazwisko (lub jego początek) i nacisnąć przycisk po prawej stronie pola „Odbiorca usługi”

Wybór odbiorcy usługi • System pokaże listę osób odpowiadających kryteriom wyszukiwania (nazwisko zaczyna się od podanych liter) • Wyboru pozycji z listy (przepisanie danych wybranej osoby do zgłoszenia) dokonuje się poprzez kliknięcie podkreślonej wartości w pierwszej kolumnie

Wybór odbiorcy usługi • Po wybraniu pozycji z listy System przepisze dane odbiorcy usługi do Zgłoszenia

Wybór odbiorcy usługi • Aby wyszukać używając innych kryteriów należy wyczyścić pole „Odbiorca usługi” (ręcznie lub używając przycisku „Czyść”) • Następnie użyć przycisku po prawej stronie pola „Odbiorca usługi”

Wybór odbiorcy usługi • Wyświetlona zostanie formularz wyszukiwania • Należy wypełnić lub wybrać z listy kryteria które maja być użyte do wyszukiwania i nacisnąć przycisk „Szukaj” • System użyje wszystkich wprowadzonych kryteriów, więc jeśli wypełnimy imię i początek numeru telefonu, na liście znajdą się tylko osoby spełniające obydwa te warunki jednocześnie

Wybór odbiorcy usługi • System pokaże listę osób odpowiadających kryteriom wyszukiwania • Wyboru pozycji z listy (przepisanie danych wybranej osoby do Zgłoszenia) dokonuje się poprzez kliknięcie podkreślonej wartości w pierwszej kolumnie

Wybór odbiorcy usługi • Po wybraniu pozycji z listy system przepisze dane odbiorcy usługi do Zgłoszenia

Wybór usługi • Aby wskazać usługę jakiej dotyczy rejestrowane zgłoszenie należy użyć przycisku po prawej stronie pola „Usługa”

Wybór usługi • System pokaże listę usług dostępnych dla wybranego odbiorcy • Wyboru pozycji z listy (przepisanie wybranej usługi do Zgłoszenia) dokonuje się poprzez kliknięcie podkreślonej wartości w pierwszej kolumnie

Wybór usługi • Po wybraniu pozycji z listy system przepisze identyfikator wybranej usługi do zgłoszenia

Wybór kategorii zgłoszenia • Aby wybrać kategorię zgłoszenia należy użyć przycisku po prawej stronie pola „Kategoria zgłoszenia”, a następnie kliknąć wybraną pozycję z rozwiniętej listy

Jak prawidłowo określić kategorię zgłoszenia • Jeśli potrzebujesz pomocy w usunięciu awarii lub innej niesprawności sprzętu albo oprogramowania wybierz „Incydent” • Jeśli potrzebujesz informacji - wybierz „Wniosek o informację” • Jeśli potrzebujesz dostępu do sieci, usługi lub oprogramowania – wybierz „Wniosek o usługę” • Jeśli potrzebujesz nowego sprzętu, oprogramowania na Twoim komputerze lub zmiany konfiguracji wybierz „Wniosek o zmianę”

Wybór kategorii zgłoszenia • System zapisze wybraną pozycję w polu „Kategoria zgłoszenia”

Wybór elementu konfiguracji • Aby wskazać Element konfiguracji jakiej dotyczy rejestrowane Zgłoszenie, należy użyć przycisku po prawej stronie pola „Element konfiguracji”

Wybór elementu konfiguracji • System pokaże listę Elementów konfiguracji dostępnych dla wybranego Odbiorcy • Wyboru pozycji z listy (przepisanie wybranej usługi do Zgłoszenia) dokonuje się poprzez kliknięcie podkreślonej wartości w pierwszej kolumnie

Wybór pilności zgłoszenia • Aby wybrać pilność należy użyć przycisku po prawej stronie pola „Pilność” a następnie kliknąć wybraną pozycję z rozwiniętej listy. Wybrana wartość powinna wskazywać na stopień utrudnienia w wykonywaniu pracy przez Odbiorcę usługi

Wybór pilności zgłoszenia • System zapisze wybraną pozycję w polu „Pilność”

Temat i opis zgłoszenia • Temat i opis zgłoszenia należy uzupełnić ręcznie. – W polu „Temat” należy wpisać hasłowo czego dotyczy zgłoszenie – W polu „Opis” należy szczegółowo opisać zgłoszenie

Załączniki • Do rejestrowanego zgłoszenia można dodać załączniki przy użyciu przycisku „Dodaj plik…”

Zapisywanie zgłoszenia • Aby wysłać zgłoszenie do realizacji należy użyć przycisku „Zgłoś”

Potwierdzenie rejestracji • System potwierdzi rejestrację zgłoszenia komunikatem „Potwierdzenie rejestracji zgłoszenia …”

Zgłoszenia otwarte • Aby obejrzeć listę aktualnie otwartych zgłoszeń należy użyć opcji menu Zgłoszenia otwarte

Zgłoszenia otwarte • System wyświetli listę zgłoszeń zarejestrowanych przez użytkownika, lub zarejestrowane w jego imieniu (czyli takich, w których jest on Odbiorcą usługi) • Lista ta zawiera zgłoszenia, które nie zostały jeszcze rozwiązane

Sortowanie listy • Listę można sortować klikając w nagłówek kolumny, w której wartości mają zostać posortowane

Sortowanie listy • Aby posortować w kolejności malejącej, należy ponownie kliknąć nagłówek wybranej kolumny

Lista zgłoszeń • Wyboru zgłoszenia z listy, w celu obejrzenia jego szczegółów, dokonuje się poprzez kliknięcie podkreślonej wartości w pierwszej kolumnie

Szczegóły otwartego zgłoszenia

Uzupełnianie zgłoszenia • W celu uzupełnienia informacji w zgłoszeniu, należy użyć przycisku „Dodaj informacje”

Uzupełnianie zgłoszenia • Po wprowadzeniu dodatkowej informacji, należy użyć przycisku „Wyślij”

Uzupełnianie zgłoszenia • Wprowadzona informacja pojawi się w polu „Historia”

Zgłoszenia rozwiązane • Aby obejrzeć listę rozwiązanych zgłoszeń należy użyć opcji Menu Zgłoszenia rozwiązane • Zgłoszenia rozwiązane to zgłoszenia, które zostały zrealizowane. • Zgłoszenie rozwiązane może jednak zostać zareklamowane, jeżeli Zgłaszający uzna, że wynik realizacji zgłoszenia nie odpowiada jego oczekiwaniom.

Zgłoszenia rozwiązane • System wyświetli listę rozwiązanych Zgłoszeń zarejestrowanych przez użytkownika, lub zarejestrowane w jego imieniu (czyli takich, w których jest on Odbiorcą usługi) • Aby obejrzeć szczegóły Zgłoszenia należy kliknąć podkreśloną wartość w pierwszej kolumnie

Szczegóły rozwiązanego zgłoszenia • W celu wyrażenia opinii o realizacji Zgłoszenia należy użyć zaznaczonego przycisku

Ocena rozwiązania zgłoszenia • Aby przekazać ocenę rozwiązania zgłoszenia do systemu, należy użyć przycisku „Zapisz” • Ocena negatywna jest równoznaczna z reklamacją zgłoszenia

Zgłoszenia zamknięte • Aby obejrzeć listę zamkniętych Zgłoszeń należy użyć opcji Menu Zgłoszenia zamknięte • Zgłoszenia zamknięte są to zgłoszenia, których obsługa zakończyła się

Zgłoszenia zamknięte • System wyświetli listę zamkniętych Zgłoszeń zarejestrowanych przez użytkownika lub zarejestrowane w jego imieniu (czyli takich, w których jest on odbiorcą usługi) • Aby obejrzeć szczegóły Zgłoszenia należy kliknąć podkreśloną wartość w pierwszej kolumnie

Szczegóły zamkniętego zgłoszenia • Zgłoszenia zamknięte są dostępne tylko do odczytu.

Wyszukiwanie zgłoszeń • Aby wyszukać Zgłoszenia spełniające inne kryteria niż tylko ich stan, należy użyć opcji Menu - Wyszukaj zgłoszenie

Wyszukiwanie zgłoszeń • Po wprowadzeniu lub wybraniu warunków wyszukiwania należy użyć przycisku „Szukaj” • System wyświetli listę zgłoszeń spełniających zadane kryteria

Wyszukiwanie w Bazie wiedzy • Aby wyszukać dokumenty Bazy wiedzy należy użyć opcji Menu - Baza wiedzy

Wyszukiwanie w Bazie wiedzy • Po wprowadzeniu lub wybraniu warunków wyszukiwania należy użyć przycisku „Szukaj”.

Wyszukiwanie w bazie wiedzy • Przy wyszukiwaniu w dokumentach bazy wiedzy system szuka słów z zapytania w opisie dokumentów Bazy wiedzy • Dodatkowe kryteria mogą być użyte aby zawęzić wyszukiwanie • Aby obejrzeć szczegóły dokumentu należy kliknąć podkreśloną wartość w pierwszej kolumnie

Dokument w bazie wiedzy

Dokument w bazie wiedzy • Zaznaczone przyciski pozwalają użytkownikowi wyrazić swoją opinię o znalezionym dokumencie • System potwierdza przyjęcie opinii odpowiednim komunikatem

Biuletyn • Aby zobaczyć listę biuletynów należy użyć opcji Menu - Biuletyn

Biuletyn • Wyboru pozycji z listy (przejścia do szczegółów) dokonuje się przez kliknięcie podkreślonej wartości w pierwszej kolumnie

Usługi • Aby zobaczyć listę usług do jakich prawo ma użytkownik należy użyć opcji Menu - Usługi

Usługi • Wyboru usługi z listy w celu obejrzenia jej szczegółów dokonuje się poprzez kliknięcie podkreślonej wartości w pierwszej kolumnie

Szczegóły usługi

Pomoc przy rejestracji zgłoszenia • W celu uzyskania pomocy dotyczącej rejestracji zgłoszenia należy użyć opcji Menu - Pomoc

Pomoc przy rejestracji zgłoszenia

Wylogowanie • W celu wylogowania należy użyć opcji menu „Wyloguj”

Wylogowanie • System pokaże formatkę potwierdzającą wylogowanie, z linkiem do ponownego zalogowania.