Instrukcja Kancelaryjna i Wykaz Akt Uniwersytetu Jagielloskiego Zarzdzenie

Instrukcja Kancelaryjna i Wykaz Akt Uniwersytetu Jagiellońskiego

Zarządzenie Rektora UJ �Rektor UJ zarządzeniem z dnia 27 sierpnia 2014 r. wprowadził Instrukcję kancelaryjną UJ, Jednolity rzeczowy wykaz akt UJ oraz Instrukcję archiwalną UJ. �Zgodnie z treścią zarządzenia w dniu 31 grudnia 2014 r. wszystkie jednostki organizacyjne zamykają registraturę zgodnie z dotychczasowym systemem kancelaryjnym i od dnia 1 stycznia 2015 r. wprowadzają system kancelaryjny zgodny w nowymi normatywami.

Przepisy ogólne �Instrukcja kancelaryjna określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w UJ. �Zapewnia ona jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania, klasyfikacji i przechowywania dokumentacji nadsyłanej i powstającej w uczelni oraz chroni dokumentację przed zniszczeniem.

Przepisy ogólne W UJ obowiązuje system kancelaryjny bezdziennikowy. Jest on oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Symbole klasyfikacyjne akt I II III 0 Hasła klasyfikacyjne akt IV Kategoria archiwalna w jednostce merytorycznej Uwagi ZARZĄDZANIE 00 Organy kolegialne 000 Senat A 001 Kolegium Rektorskie A 002 Organy kolegialne w jednostkach działalności podstawowej Skład, protokoły posiedzeń, lista obecności, wnioski, uchwały; karty głosowań – kat. B 3.

Przepisy ogólne �System kancelaryjny stanowią czynności podejmowane od chwili wpływu lub zredagowania pism w jednostkach organizacyjnych do momentu przekazania ich do Archiwum UJ.

Czynności kancelaryjne Rozdzielanie Zakładanie Przechowywanie teczekakt aktowych Odbiór przesyłek Segregowanie i przeglądanie Znakowanie pism i rejestrowanie spraw

Czynności kancelaryjne Zakończenie spraw Załatwianie spraw Wysyłanie korespondencji Przekazywanie Redagowanie pism akt do Archiwum Przedkładanie UJ korespondencji

Podstawowe ogniwa systemu kancelaryjnego Kancelaria Główna Sekretariat CM Uczelni Rektor, prorektorzy, Sekretariaty dziekani, kanclerz, Prowadzący kwestor, sprawę dyre

Typowy obieg akt w UJ Kierownicy jednostek Sekretariat organizacyjnych Uczelni i. Sekretariaty Kancelaria Główna jednostek CMorganizacyjnych wydają dyspozycje cokontrolują dokonuje do załatwienia ich i akceptują rozdziału sprawy, przyjmuje rozdzielają załatwienie przydzielają wpływy na sprawy jednostki pisma odbierają załatwiającym niższych wpływy, szczebli sprawę przed lub

Typowy obieg akt w UJ sprawdzają wysyłają lubpisma, przekazują kopertuję, do Sekretariatu adresują , Uczelni ewidencjonują lub Kancelarii Głównej CM Załatwiający sprawę Sekretariat Uczelni lub Kancelaria Sekretariaty Główna jednostek CM organ rejestruje i załatwia sprawę wysyła przekazuje pisma sprawę do wysyłki do sekretariatu

Rejestracja i znakowanie spraw PODSTAWĄ DO ZAKŁADANIA TECZEK JEST JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT Jest to wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi oraz kwalifikacją archiwalną. �Rada wydziału – hasło rzeczowe � 0020 – symbol klasyfikacyjny �A – kwalifikacja archiwalna (kategoria archiwalna)

Jednolity rzeczowy wykaz akt �Opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej. �Wszystkie zagadnienia merytoryczne którymi zajmuje się UJ podlegają podziałowi na maksymalnie 10 klas pierwszego rzędu.

JEDNOLIT Y RZECZOW Y WYKAZ AKT Zarządzanie 0 Kliknij, aby edytować format Kadry konspektu 1 tekstu 2 Środki rzeczowe Drugi poziom 3 Finanse Trzeci 4 Dydaktyka 5 6 7 8 9 konspektu poziom konspektu Czwarty poziom konspektu Rozwój kadry naukowej Piąty poziom Prace naukowo-badawcze konspektu Szósty poziom Współpraca naukowa konspektu Zbiory biblioteczne, muzealne, zasób archiwalny Siódmy poziom Godności honorowe, odznaczenia i uroczystości konspektu Ósmy poziom

Jednolity rzeczowy wykaz akt �W ramach każdej klasy pierwszego rzędu dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu. Dalszy podział na klasy trzeciego i kolejnych rzędów dokonuje się analogicznie, aż do stworzenia klasy końcowej. �Klasa końcowa posiada oznaczenie kategorii archiwalnej. Klasa III rzędu Hasło klasyfikacyjne akt Kategoria arch. 712 Współpraca naukowa z innymi instytucjami A Uwagi Korespondencja dotycząca merytorycznych zagadnień, umowy i programy wieloletniej współpracy i wymiany naukowej itp.

Jednolity rzeczowy wykaz akt �Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr. Klasa Symbole I jednocyfrowe „ 0” - „ 9” II dwucyfrowe „ 00” - „ 99” III trzycyfrowe „ 000” -„ 999” IV czterocyfrowe „ 0000” – „ 9999”

Jednolity rzeczowy wykaz akt Na opis klasy w wykazie akt składają się: 1. Symbol klasyfikacyjny np. 001 2. Hasło klasyfikacyjne np. Kolegium Rektorskie 3. W przypadku klas końcowych kategoria archiwalna np. A 4. Uwagi

Kategorie archiwalne Dokumentacja powstająca, nadsyłana i składana w UJ dzieli się na: 1. Dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego - kategoria archiwalna A 2. Dokumentację nie stanowiącą materiałów archiwalnych - kategoria archiwalna B

Kategorie archiwalne �Kategoria archiwalna B z dodaniem cyfr arabskich np. B 25 oznacza dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania i po uznaniu ją za nieprzydatną podlega brakowaniu. �Kategoria archiwalna BE z dodaniem cyfr arabskich np. BE 50 oznacza dokumentację która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie archiwalnej.

Kategorie archiwalne �Kategoria akt Bc oznacza dokumentację niearchiwalną posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, którą po pełnym jej wykorzystaniu można przekazać na makulaturę bez przekazywania jej do Archiwum UJ, za zgodą Archiwum Narodowego w Krakowie w trybie określonym w Instrukcji archiwalnej.

Jednolity rzeczowy wykaz akt �Wszystkie pisma dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. �Spisy spraw i teczki zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. �Dopuszcza się w przypadku małej liczby korespondencji prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok, ale na każdy rok zakłada się oddzielny spis spraw.

Rejestracja spraw �Polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw. �Sekretariat lub prowadzący sprawę po otrzymaniu pisma sprawdza czy dotyczy ono sprawy juz wszczętej czy rozpoczyna nową sprawę. �W obu przypadkach znak sprawy wpisuje się w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.

Rejestracja spraw Dołączasię Nadaje Rejestruje sięsię ten je jako do sam akt nową znak sprawy sprawę sprawy Jeśli pismo wszczyna nową Jeśli sprawę pismo dotyczy spra

Rejestracja spraw KAŻDE PISMO DOTYCZĄCE TEJ SAMEJ SPRAWY OTRZYMUJE IDENTYCZNY ZNAK SPRAWY! Znak sprawy zawiera : �Symbol jednostki organizacyjnej UJ np. 10 �Symbol liczbowy hasła z jednolitego rzeczowego wykazu akt np. 730 �Numer sprawy zarejestrowanej w teczce aktowej w danym roku np. 2 �Rok kalendarzowy w którym rozpoczęto załatwianie sprawy np. 2014

Rejestracja spraw �Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką. �Przykładowy znak sprawy: 10. 730. 2. 2014 Znaku sprawy nie otrzymują: zaproszenia, życzenia, kondolencje, publikacje, dokumentacja finansowo-księgowa, listy obecności, dokumentacja magazynowa, rejestry i ewidencje, dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych.

OPIS TECZKI AKTOWEJ Kliknij, aby edytować format tekstu konspektu Drugi poziom konspektu Trzeci poziom konspektu Czwarty poziom konspektu Piąty poziom konspektu Szósty poziom konspektu Siódmy poziom konspektu Ósmy poziom

Wykorzystanie narzędzi informatycznych w czynnościach kancelaryjnych �Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych pod warunkiem ochrony danych przechowywanych w zbiorach informatycznych. �Służbową korespondencję w wersji elektronicznej (przyjmowaną i wysyłaną za pomocą poczty elektronicznej) należy traktować jak tradycyjną korespondencję i w związku z tym po wydrukowaniu należy ją zarejestrować i nadać jej znak sprawy.

Przechowywanie dokumentacji �Akta spraw w toku przechowuje się w teczkach z napisem „do załatwienia”. �Akta spraw załatwionych przechowuje się w teczkach założonych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt w kolejności numeracji spraw, a w ramach spraw chronologicznie (pismo rozpoczynające sprawę powinno znajdować się na wierzchu). �Akta spraw zakończonych przechowuje się w jednostkach organizacyjnych UJ przez okres trzech lat.

Przekazywanie akt do Archiwum UJ Każda jednostka organizacyjna UJ ma obowiązek przekazywania akt spraw zakończonych do Archiwum UJ po upływie trzech lat od zakończenia sprawy. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt. Sporządza się osobne spisy dla akt kategorii A i akt kategorii B. �dla kategorii A sporządza się 4 egzemplarze spisu �dla kategorii B sporządza się 3 egzemplarze spisu

Przekazywanie akt do Archiwum UJ Przekazywanie akt osobowych (pracowników zwolnionych, studentów) odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego teczek sporządzonego w kolejności alfabetycznej. Akta przed przekazaniem przegląda i porządkuje pracownik jednostki organizacyjnej przekazującej dokumentację. On także sporządza spisy zdawczoodbiorcze.

Przekazywanie akt do Archiwum UJ 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Przed przekazaniem akta o kategorii wyższej niż B 10 mają być uporządkowane w następujący sposób: Akta ułożone wewnątrz teczek zgodnie ze spisem spraw. Wyłączone kopie pism. Usunięte wszelkie części metalowe oraz koszulki foliowe. Dokumentacja zapakowana w teczki białe, kartonowe, wiązane. W teczce znajduje się spis spraw lub inne środki ewidencyjne. Teczka opisana zgodnie ze wzorem. W przypadku materiałów archiwalnych paginacja ołówkiem.

Przekazywanie akt do Archiwum UJ Przed przekazaniem akta o kategorii B 10 i niższej mają być uporządkowane w następujący sposób: 1. Do teczki ma być odłożony spis spraw lub inne środki ewidencyjne. 2. Dokumentacja ma być umieszczona w teczkach lub pudłach archiwalnych. 3. Teczka ma być prawidłowo opisana zgodnie z wzorem.

Przekazywanie akt do Archiwum UJ �Przekazywanie do Archiwum UJ fotografii, nagrań audiowizualnych oraz nośników elektronicznych regulują odrębne punkty Instrukcji Kancelaryjnej. �Archiwum UJ przejmuje od wszystkich jednostek organizacyjnych całość zgromadzonych akt. �Jednostka organizacyjna nie może samodzielnie brakować, czyli niszczyć akt.

Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych �Nadzór ogólny nad realizacją zapisów niniejszej instrukcji sprawuje Rektor UJ lub upoważniony przez niego pracownik. �Kierownik jednostki organizacyjnej powinien skierować pracownika odpowiedzialnego za czynności kancelaryjne na przeszkolenie do Archiwum UJ. �Archiwum UJ posiada prawo kontroli obiegu i stanu akt oraz warunków ich przechowywania we wszystkich jednostkach organizacyjnych UJ.

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ