EZD i publikacja eusug dla obywateli i instytucji

„EZD i publikacja e-usług dla obywateli i instytucji w urzędach marszałkowskich” Tamara Borkowska 1

Województwo mazowieckie • największe pod względem powierzchni i ludności, • 5, 24 mln mieszkańców, • 775 758 zarejestrowanych przedsiębiorców 96 wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych 2

URZĄD MARSZAŁKOWSKI WOJEWÓDZTWA MAZOWIECKIEGO W WARSZAWIE W LICZBACH Liczba pracowników: 1160 Liczba lokalizacji: 11 Liczba delegatur: 5 Liczba punktów podawczych: 6 Liczba dokumentów w EZD: 01. 2106 – 22. 08. 2016 110 786 pism wpływających ogółem W tym: 17211 e-maili 1431 wniosków z e. Puap 75640 przesyłek wychodzących 19530 pism wewnętrznych 2650 wydanych decyzji 3

Czego oczekuje klient ? • dostępności e-usług; • możliwości załatwienia sprawy bez wychodzenia z domu; • dostępu do informacji (stan załatwienia sprawy); • bezpieczeństwa transakcji. 4

Systemy wspierające E-Administracje System klasy ECM: e-usługi (WCM), e-DOKweb, Workflow, Share. Point) System klasy ERP: Zarządzanie i planowanie zasobami urzędu (finanse, kadry, materiały) 5

Model logiczny biznesowej architektury wdrożonego kompletnego systemu informatycznego Urzędu. 6

System ECM Elementy systemu ECM: DM – zarządzanie dokumentami (e-DOK), Collaboration – narzędzia współpracy grupowej (Share. Point), WCM – zarządzanie treścią strony internetowej, RM (Records Management) – archiwizacja danych, Workflow/BPM – obieg dokumentów/zarządzanie procesami biznesowymi. 7

E-Usługi - WCM 170 usługi poziomów 2, 3, 4 dostępne on-line dla klientów: • 85 e-usług poziomu 2 (poziom 2 - interakcja jednostronna ) • 84 e-usługi poziomu 3 (poziom 3 - interakcja dwustronna ) • 1 usługi poziomu 4 (poziom 4 - transakcyjny ) http: //wcm. mazovia. pl/ 8

E-Usługi - WCM 9

System EZD - e. DOKweb Ogólny zakres funkcjonalny: • Prowadzenie rejestru przesyłek wpływających i wychodzących • Wykonywanie dekretacji • Dokumentowanie czynności związanych z prowadzeniem spraw • Wykonywanie akceptacji • Prowadzenie rejestrów i ewidencji. • Raporty 10

System EZD - e. DOKweb Kluczowe funkcjonalnośći: • automatyczne pobieranie wniosków z dowolnej skrytki podmiotu na platformie e. PUAP i dalsze przekazywanie ich do Systemu EZD, • automatyczne przekazywanie z Systemu EZD do skrytek na platformie e. PUAP dokumentów powstających, jako ostateczne rozpatrzenie sprawy np. decyzji 11

System EZD - e. DOKweb Kluczowe funkcjonalności: • Znakowanie kodami kreskowymi pism wpływających do urzędu • Znakowanie kodami kreskowymi pism wychodzących i wewnętrznych • Znakowanie kodami kreskowymi kopert 12

System EZD - e. DOKweb Kluczowe funkcjonalności: System Kofax Capture • Automatyczny OCR skanowanych dokumentów (możliwość wyszukiwania po treści pism) • Automatyczne dołączanie skanowanych pism do korespondencji (po kodach paskowych) • Automatyczne pobieranie danych wnioskodawców ze wyspecyfikowanych formularzy wniosków 13

System EZD - e. DOKweb • Zdefiniowane procesy pracy (23 procesy pracy) • 14 Najczęściej używane procesy: ü Wniosek o skierowanie na podnoszenie kwalifikacji ü Zapotrzebowanie na samochody ü Zamawianie artykułów biurowych i spożywczych ü Zamawianie materiałów eksploatacyjnych do drukarek, faksów i kserokopiarek ü Wyposażenie stanowisk pracy w meble ü Wyposażenie stanowisk pracy w sprzęt biurowy ü Rezerwacje sal konferencyjnych ü Zakup – kwiaty ü Zapotrzebowanie na artykuły niebędące na stanie urzędu ü Proces zakupów - zakupy do 5. 000 zł ü Zamawianie pieczątek i wizytówek ü Informowanie o terminach posiedzeń Komisji Sejmiku Województwa Mazowieckiego

Share. Point – platforma aplikacji webowych Microsoft Share. Point – platforma aplikacji webowych, rozwinięta przez Microsoft. Zaprojektowany z myślą o złożonych aplikacjach webowych oraz wspiera rozmaite kombinacje dotyczące zarządzania, publikacji oraz manipulacji informacjami pomiędzy użytkownikami w sieci korporacyjnej. • Możliwość tworzenia witryn pracy grupowej • Możliwość wymiany informacji, plików • Integracja z e. DOKweb (EZD) 15

Dostosowanie zaplecza informatycznego w zakresie oprogramowania 16 • Zunifikowana i zestandaryzowana platforma systemów operacyjnych stacji komputerowych pracowników urzędu (systemy klasy Windows 7 – Windows 10), • Zunifikowana i zestandaryzowana platforma osobistego wyposażenia informatycznego pracownika urzędu w oprogramowanie biurowe typu Office 2016 i inne programy narzędziowe np. Win. RAR • Wysokowydajna i wysokodostępna platforma oprogramowania poczty elektronicznej wraz z architekturą pracy grupowej typu Exchange i Share. Point

Dostosowanie zaplecza informatycznego w zakresie sprzętu 17 • Dwie wysokowydajne i wysokodostępne platformy SAN (Storage Area Network) tzn. serwery i macierze obsługujące architekturę wirtualnych serwerów do systemów klasy ECM oraz ERP • 48 jednostek organizacyjnych Samorządu Województwa Mazowieckiego otrzymało został sprzęt komputerowy pełniący rolę stacji dostępowej do systemu ERP urzędu, w zakresie planowania budżetu i sprawozdawczości

Bezpieczeństwo systemów informatycznych - osiągnięte aspekty prawne • Osiągnięcie zgodności z Rozporządzeniem Krajowych Ram Interoperacyjności i Minimalnych Wymagań dla Systemów Teleinformatycznych • Osiągnięcie zgodności z Doktryną Ochrony Cyberprzestrzeni Rzeczypospolitej • Przygotowanie do wdrożenia wymogów prawa EIDAS (Electronic IDentity and Authentication Systems) 18

PLANY NA PRZYSZŁOŚĆ • Elektroniczne zarządzanie dokumentacją • Rozszerzenie grupy odbiorców interoperacyjnych usług (Udostępnienie jednostkom samorządu wojewódzkiego interoperacyjnych usług chmury Urzędu) 19

Pytania skierowane do województw: 1. Ile usług elektronicznych na poszczególnych poziomach dojrzałości udostępnionych jest przez województwo? 2. Czy jest wdrożony system elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w Urzędzie Marszałkowskim? 3. Czy województwo posiada autorskie prawa majątkowe do modyfikacji systemu EZD? 4. Czy województwo posiada prawo do przekazywania licencji do korzystania z systemu EZD innym JST? 5. Jakie problemy zostały zidentyfikowane w województwie w związku z wdrażaniem e-administracji? 20

EZD w Urzędach Marszałkowskich Województwo 21 Czy posiada EZD Nazwa EZD Producent EZD Czy Województwo posiada autorskie prawa majątkowe prawo do przekazywania do modyfikacji systemu EZD? licencji EZD innym JST? dolnośląskie TAK Intradok Wasco S. A. NIE kujawsko-pomorskie TAK MDOK COIG NIE lubelskie TAK Moduł Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją e. Studio Software TAK NIE lubuskie TAK SIDAS Madkom NIE łódzkie NIE małopolskie TAK e. SOD Comp S. A. TAK NIE mazowieckie TAK E-Dok Sygnity TAK NIE opolskie TAK EZD PUW NIE podkarpackie NIE podlaskie TAK Smart. Doc MAXTO Sp. z o. o. S. K. A. TAK pomorskie TAK Intradok Wasco S. A. NIE śląskie TAK FINN 8 SQL Urząd LTC Sp. z o. o. NIE świętokrzyskie TAK E-SOD R-Data Sp. Z o. o. NIE warmińsko-mazurskie TAK e. SOD system autorski TAK wielkopolskie NIE zachodniopomorskie TAK System Elektronicznego Obiegui Dokumentów Unizeto Technologies S. A TAK NIE Podsumowanie 13 6 2

Poziomy dojrzałości e-usług 22 • poziom 1 - informacyjny - oznaczający, iż instytucje administracji publicznej udostępniają obywatelom i przedsiębiorcom informacje publiczne na portalach internetowych bez możliwości zainicjowania i załatwienia usługi drogą elektroniczną • poziom 2 - interakcja jednostronna - interesariusze komunikują się z urzędami drogą elektroniczną, ale jest to komunikacja jednostronna, np. formularze do pobrania ze strony jednostki administracji publicznej bez możliwości zainicjowania i załatwienia usługi drogą elektroniczną • poziom 3 - interakcja dwustronna - tzn. dostępność formularzy online, możliwość zainicjowania sprawy drogą elektroniczną poprzez interaktywne wypełnienie i przesłanie dokumentów elektronicznych do jednostki administracji publicznej • poziom 4 - transakcyjny - wiąże się z możliwością dokonania wszystkich czynności niezbędnych do załatwiania danej sprawy urzędowej całkowicie drogą elektroniczną, tzn. pełna elektroniczna obsługa sprawy, uzyskanie odpowiedzi z urzędu drogą elektroniczną uwzględniające wydanie decyzji oraz możliwość płatności za usługę online • poziom 5 - personalizacja - zapewnia załatwienie sprawy urzędowej drogą elektroniczną i jednocześnie wprowadza personalizację obsługi, tzn. automatyczne dostarczenie konkretnych usług, spersonalizowanych dla użytkownika i przez niego nie inicjowanych (np. decyzja w sprawie wymiaru podatku od nieruchomość).

e-Usługi udostępnione przez Urzędy Marszałkowskie 23 POZIOM 1 – 8 urzędów POZIOM 2 – 9 urzędów POZIOM 3 – 15 urzędów POZIOM 4 – 4 urzędy POZIOM 5 – BRAK

Liczba e-Usług udostępnionych na portalach wojewódzkich lub e-PUAP świadczonych przez UM Województwo Liczba e-usług udostępnionych na portalach Poziom 1 dolnośląskie kujawsko-pomorskie lubelskie lubuskie łódzkie małopolskie mazowieckie opolskie podkarpackie podlaskie pomorskie śląskie świętokrzyskie warmińsko-mazurskie wielkopolskie zachodniopomorskie 24 Poziom 2 Poziom 3 Poziom 4 Poziom 5 10 1 17 1 6 49 3 90* 170 9 10 1 85 1 19 16 57 37 56 129 33 100 2 70* 6 33 84 6 8 usługi na e-PUAP 37 91 63 15 16

Wnioski 25 • Urzędy marszałkowskie są zaangażowane w rozwój e-Administracji w różnym stopniu. • Udostępniają e-usługi na różnych poziomach na swoich portalach oraz portalu e-Puap. • Zaangażowały znaczne środki finansowe zarówno w poprzedniej, jak i obecnej perspektywie finansowej, nie tylko wdrażają nowoczesne systemy, ale także nieustannie rozwijają wcześniejsze rozwiązania umożliwiające współpracę urzędów on-line z mieszkańcami i przedsiębiorcami. • W celu utrzymania wdrożonych rozwiązań niezbędna jest współpraca przedstawicieli Ministerstwa Cyfryzacji z urzędami marszałkowskimi, w szczególności w zapewnieniu ciągłości działania systemu e-PUAP.

Dziękuję za uwagę 26