REVISIONE INTERNA CITT DI LUGANO Standardizzazione monitoraggio e

REVISIONE INTERNA CITTÀ DI LUGANO Standardizzazione, monitoraggio e miglioramento continuo dei processi organizzativi

Indice 1. Le tipologie di revisione 2. Basi legali 3. Il Sistema di Controllo interno (SCI) 4. L’attività di revisione interna 5. La Revisione Interna della Città di Lugano 6. Prossimi passi 2 Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016

1. Le tipologie di revisione ESTERNA Verifica corretta applicazione disposti di legge in materia di contabilità Collaborazione INTERNA Verifica del Sistema di Controllo Interno (SCI) 3 Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016

1. 1 Suddivisione dei compiti tra revisore esterno e revisore interno La collaborazione e la suddivisione dei compiti tra Revisione Interna e revisore esterno è di fondamentale importanza. Per tale motivo il nostro programma d’attività è messo a disposizione del revisore esterno, in modo tale da evitare sovrapposizioni di verifiche in primis, ma anche per sfruttarne le sinergie. Al revisore esterno sono attribuiti precisi compiti di revisione descritti nella direttiva di applicazione dell’art. 171 a cpv 2 e 4 della LOC, emanata dal Dipartimento delle Istituzioni il 26 novembre 2015. Recentemente la Città si è fatta promotrice di una modifica della citata direttiva (preavvisata favorevolmente dalla SEL) che 4 permetta una chiara ripartizione dei compiti tra revisore esterno ed. Città interno laddove, ovviamente, il Comune ne sia 09. 2016 Revisione Interna di Lugano dotato.

1. 1 La revisione esterna § Certificazione d’allestimento secondo i principi contabili § Immagine fedele «true and fair view» Una missione di revisione esterna dei conti finanziari ha per obiettivo di permettere al revisore di esprimere un’opinione secondo la quale i conti finanziari sono stati elaborati, in tutti i suoi aspetti significativi, conformemente ai principi contabili applicabili. I conti finanziari hanno lo scopo di dare un’immagine fedele (“true and 5 fair view”) del patrimonio, della situazione finanziaria e dei risultati dell’azienda. Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016

2. 1 La Legge Organica Comunale (LOC) Controllo finanziario Art. 171 a 1 La commissione della gestione controlla la gestione finanziaria e la tenuta dei conti; essa esperisce verifiche secondo le modalità previste dal regolamento sulla gestione finanziaria e contabilità dei Comuni e da direttive dell’autorità superiore. 2 Per il controllo dell’esattezza formale e materiale dei conti consuntivi il comune affida un mandato ad un organo di controllo esterno, che redige un rapporto all’indirizzo del municipio. Il Dipartimento emana direttive circa i contenuti minimi del rapporto. 3 Nell’esercizio delle sue competenze, la commissione della gestione prende visione del rapporto dell’organo di controllo esterno e ha diritto di chiedere informazioni e verifiche supplementari. 4 Il Dipartimento fissa i requisiti per chi esercita funzioni di organo di controllo esterno. Organo di controllo interno Art. 171 b, cpv 3 Riservate le competenze di legge, il regolamento comunale può prevedere un 6 organo di controllo amministrativo interno, disciplinandone le modalità Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016 operative.

2. 1 La Legge Organica Comunale (LOC) Organi Art. 9 1 Gli organi sono: L’assemblea; Il consiglio comunale dove è stato costituito; Il municipio. 2 Essi amministrano il comune secondo i rispettivi attributi stabiliti dalla legge. 3 Il numero dei municipali, dei supplenti e dei consiglieri comunali è fissato dal regolamento; può essere modificato solo per l’inizio di un periodo quadriennale di nomina. 4 Il regolamento comunale, fissandone i limiti, può legittimare il municipio a delegare al segretario comunale, ai servizi dell’amministrazione e alle commissioni amministratrici delle aziende municipalizzate nonché ai relativi funzionari, competenze decisionali municipali che la legge non attribuisce in modo vincolante al municipio e facoltà di spese di gestione corrente. Sono riservate leggi speciali. 5 Contro le decisioni delle istanze subordinate è data facoltà di reclamo al municipio, responsabile del corretto espletamento delle competenze delegate. 7 Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016

2. 2 Regolamento comunale e OM Audit Interno Art. 62 ter 1. Il Municipio istituisce un servizio comunale di Revisione Interna ai sensi dell'art. 171 b LOC. 2. Le modalità operative sono disciplinate mediante Ordinanza municipale, riservate le competenze di legge. Ordinanza Municipale sul servizio di Revisione Interna del 9 marzo 2017 8 Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016

3. 1 Funzionamento del SCI Le linee direttrici in materia di SCI devono essere esposte in una forma semplice e chiara. I responsabili di qualsiasi livello devono assicurare l’esecuzione corretta dell’organizzazione con: § l’utilizzo dei mezzi adeguati (organigrammi, mansionari, ecc. ) § l’adattamento ai cambiamenti e alle nuove complessità delle attività § l’assicurazione di un lavoro efficiente ed efficace, e un adeguato flusso di informazioni (appropriate, fedeli e fornite a tempo) 9 Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016

3. 2 Il Sistema di Controllo Interno (SCI) Similarmente a quanto legiferato nel Codice delle obbligazioni, anche la modifica della LOC del 2009, stabilisce la verifica del SCI (art. 171 b LOC). § § Direttive interne Flussi di lavoro Competenze Separazione dei ruoli 10 Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016

3. 2 Il Sistema di Controllo Interno (SCI) In particolare per i comuni di più grandi dimensioni, riveste particolare attenzione il controlling esercitato sulle deleghe (art. 9 LOC). 11 Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016

3. 3 Misure tecniche del SCI Una buona documentazione per certificare l’avvenuto controllo comprende: § CHI esegue l’attività, rispettivamente il controllo? § COSA quali input/processi/output? § QUANDO è effettuato il controllo? § DOVE è eseguito il controllo? § COME sono trattate le eccezioni? § CHE EVIDENZA C’È che il controllo sia effettivamente avvenuto? 12 Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016

3. 4 Benefici del SCI L’esito finale d’implementazione del pensiero sul SCI potrà permettere di raggiungere i seguenti risultati: § § ispirare a tutti la comprensione e lo sviluppo del controllo interno; infondere l’idea generale a tutto il personale dell’aiuto che il SCI può apportare; consolidare le basi e le posizioni nell’ambito dell’allestimento e introduzione delle norme legali (Regolamenti, Ordinanze, direttive); acquisire quelle conoscenze necessarie ad identificare gli eventuali rischi e determinare la pianificazione dell’attività alfine di ridurli a un livello accettabile; e soprattutto: Condividere la funzione di Revisione Interna quale strumento per creare valore aggiunto. 13 Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016

Revisione interna ≠ Controllo interno 14 Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016

4. L’attività di revisione interna § § Attività indipendente e obiettiva Accertamento della sicurezza di «Assurance» Consulenza Gestione dei rischi La revisione interna è un’attività indipendente e obiettiva. I suoi compiti consistono sia nell’accertamento della sicurezza (“Assurance”), sia nella consulenza. Essa deve tendere al valore aggiunto e al miglioramento dell’attività di gestione. La revisione interna contribuisce alla realizzazione degli obiettivi delle organizzazioni in quanto mette a disposizione delle procedure sistematiche e riconosciute per le verifiche e l’aumento dell’efficacia nella gestione dei 15 rischi, Revisione Interna e Città di Lugano 09. 2016 nel controllo nella conduzione (“Governance”).

4. 1 Risk management La revisione interna deve valutare le procedure di gestione del rischio (“Risk Management”), di controllo e di condotta dell’organizzazione, e contribuire al loro miglioramento sulla base di un approccio sistematico e metodico. 16 Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016

La Revisione Interna della Città di Lugano 17

5. 1 Organigramma Direzione - Dir. Giampiero Ceppi Segretariato In fase d’implementazione funzionario/a al 50% Revisori - Roberto Piva - Alessandro Delorenzi - Riccardo Magni 18 Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016

5. 2 Compiti 1. Esaminare le procedure/ i sistemi di qualità; 2. Valutare se le procedure/ i sistemi di qualità implementati funzionano correttamente in conformità con i requisiti prefissati: rispetto delle normative di riferimento (“compliance audit”), sviluppo dei risultati ottenuti (“perfomance audit“) e se ci sono possibili aree di miglioramento (“audit system-based”); 3. Fornire una ragionevole certezza circa la validità dei sistemi di gestione e controllo in essere e presentare proposte di accrescimento; di conseguenza la funzione deve assicurare che le sue raccomandazioni siano implementate dalle direzioni delle entità interessate secondo quanto previsto dalle azioni correttive (follow-up). 19 Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016

5. 2 Sintesi dei compiti 1. Collaborare 2. Apportare aiuto e consigli all’organizzazione 3. Uniformare i metodi di lavoro 4. Ricercare il miglioramento continuo della gestione corrente delle attività 20 Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016

5. 3 Principi professionali nel campo della revisione 1. Integrità 2. Oggettività 3. Indipendenza 4. Competenza 5. Riservatezza 21 Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016

5. 4 Impostazione dell’attività § Definizione e impostazione degli obiettivi di legislatura § Impostazione annuale di un programma di revisione secondo delle priorità d’intervento stabilite da una precedente analisi dei rischi § Rapporto semestrale dell’attività al Municipio e alla Commissione della Gestione 22 Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016

5. 5 Modalità d’intervento Come descritto nell’OM sul servizio di Revisione Interna, le modalità d’intervento si contraddistinguono in due differenti tipologie: § Pianificata: secondo la programmazione annuale § Non pianificata: verifiche particolari su richiesta del Municipio o del Legislativo, sempre attraverso l’Esecutivo. 23 Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016

5. 6 Macroprocessi § Revisioni ordinarie e speciali § Attività di supporto al Municipio e ai Dicasteri nel perseguimento dei propri obiettivi § Valutazione dei processi con l’obiettivo di prestare assistenza a tutte le componenti dell’Amministrazione 24 Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016

5. 7 Processo di revisione Allestimento carte di lavoro Redazione rapporto di revisione Condivisione e osservazioni del servizio Trasmissione al Municipio Follow-up (verifica a posteriori dell’implementazione delle raccomandazioni) 25 Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016

5. 7 a Esempi di revisione Ponendo particolare accento sul test di corrispondenza (soll-ist) è possibile individuare miglioramenti del flusso procedurale a vantaggio di una migliore efficacia ed efficienza. Nel Dicastero Immobili, Divisione Opere nuove, esistono dei macroprocessi complessi sia per il numero di attività in essi contenute, sia per la durata del processo stesso. La rivisitazione dei singoli passaggi ci ha permesso di perfezionare il flusso e di ottenere una migliore ripartizione delle risorse, ciò che si traduce in un’incrementata economicità. Per esempio, attualmente in discussione l’attività di monitoraggio del costo dell’opera (seguita in doppio). 26 Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016

5. 7 a Esempi di revisione SOLL IST Test di corrispondenza 27 Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016

5. 7 a Esempi di attività di consulenza § Riorganizzazione del corpo di Polizia cittadino, con particolare riferimento alla Sezione Amministrativa; § Riorganizzazione procedurale per l’attività della Divisione Edilizia Privata; § Supporto organizzativo-contabile presso l’Autorità Regionale di Protezione (ARP); § Start-up del Centro di Competenza LCPubb. 28 Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016

5. 7 b Le aggregazioni Lugano ha vissuto negli ultimi anni 15 anni ben 3 processi aggregativi che hanno comportato un notevole aumento del territorio, della popolazione e anche dell’Amministrazione: Elemento 31. 12. 2000 31. 12. 2004 31. 12. 2008 31. 12. 2013 28’ 714 51’ 877 56’ 889 67’ 201 Km 2 11, 73 24, 36 30, 29 74, 01 Lunghezza in km delle strade di competenza comunale 141, 0 233, 2 279, 9 419, 3 957, 5 1’ 082, 0 1’ 473, 0 1’ 673, 0 571’ 612’ 231 451’ 754’ 447 793’ 453’ 981 1’ 118’ 424’ 547 Popolazione Dipendenti (personale di ruolo) Somma bilancio 29 Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016

5. 7 b Le aggregazioni Dagli ex-Comuni sono stati ripresi funzionari dirigenti e collaboratori con mansioni ed esperienze professionali tipiche di realtà locali, dove la cancelleria ha una visione a 360° dell’attività del Comune. A Lugano questi dipendenti sono stati integrati in servizi che invece svolgono compiti specifici e sono gli specialisti in materia. Si pensi in particolare alle funzione di Segretario e Vicesegretario comunale che nel caso di Lugano sono stati integrati in diverse aree di competenza (Divisione Finanze, Divisione Scuola, Divisione Cultura, Cancelleria, …). Anche in questo ambito, la Revisione Interna ha supportato il Municipio e le Direzioni nei rispettivi progetti di 30 adeguamento dell’organizzazione alle mutate condizioni Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016 amministrativa ma anche legislative, sociali ed economiche.

5. 8 Gestione e classificazione dei documenti § Durante le revisioni svolte dalla Revisione Interna viene raccolta e parimenti elaborata una notevole mole di documentazione. Per migliorare la gestione ci stiamo dotando di uno specifico SW per la gestione documentale § Tali documenti sono inoltre spesso comprensivi di dati sensibili e/o confidenziali § Come da art. 14 OM, il nostro servizio deve conservare i documenti per un periodo di almeno 10 anni 31 Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016

5. 9 Prossimi passi Per permettere al Servizio di operare anche nell’ambito di eventuali revisioni esterne (in particolare per entità vicine/finanziate dal Comune di Lugano), si prevedono le seguenti operazioni: 1. Modifica dell’art 62 ter del Regolamento comunale (Rapporto in analisi presso la Commissione delle Petizioni); 2. Iscrizione a Registro di Commercio quale entità di diritto pubblico; 3. Iscrizione al registro federale dei revisori (ASR) sia del servizio, sia dei collaboratori; 4. Iscrizione ad Associazioni di categoria (internal audit); 5. Verifica dell’attività della Revisione Interna da parte di un organo di revisione esterno professionista del ramo fiduciario (come da art. 17 OM). 32 Revisione Interna Città di Lugano 09. 2016

Grazie per l’attenzione. Revisione Interna Dir. Giampiero Ceppi