Projektovanje IS Uvod Definicije i pojmovi BSP metodologija
Projektovanje IS Uvod Definicije i pojmovi BSP metodologija
Proučavanja IS-a • Na tehničkim fakultetima (ETF, FON, PMF, informatici i sl) gdje se obično izučava materija vezana za projektovanje IS. • Na fakultetima društvenih nauka (Ekonomiji, Poslovnim školama, itd) gdje se obično proučava poslovni aspekt IS. • Na višim školama gdje se proučava podrška IS ostalim segmetnima poslovanja. • Na zapadu postoje posebni fakulteti za informacione sisteme koji se bave mogućim aspektima IS (podrška upravljanju, podrška odlučivanju, posebne aplikacije u pojedinim segmentima društva). • Sa nekim od nastavnih planova i programa takvih fakulteta možete se upoznati na Internetu. • Startujte neki od Internet pretraživača i potražite “Department of Information Systems”. • U bližem okruženju IS se najdublje proučava na Beogradskom FON-u (www. fon. bg. ac. rs). • Na FON postoji poseban odsjek na kome se proučavaju IS (desetak predmeta).
Ciljevi predmeta – da uputimo studente u minimalan neophodan broj procedura koje je potrebno obaviti u okviru planiranja razvoja, projektovanja i implementacije ISa; – da uputimo studente u osnove dokumentacije ISa; – da uputimo studente u osnovne alate za projektovanje ISa; – damo osnove za projektovanje IS kroz neke moguće procedure koje se u tom pravcu mogu primjeniti (ne više samo učenje elemenata procedura već i njihovo povezivanje u jednu cjelinu) Osnovni pojmovi • • • Sistem je skup elemenata koji čini cjelinu i između kojih postoje određene veze. Osobine sistema ili pojedinih njegovih djelova nazivaju se atributi. Sistem ima ulaze, izlaze i okolinu. Sistem može biti prirodni i vještački, prosti i složeni itd. Sistem ima veze sa okolinom. Podatak je predstava neke osobine, objekta, činjenice itd. Podatak treba da kazuje nešto nepoznato, da utiče na količinu znanja primaoca, da može biti upotrijebljen u odlučivanju, da redukuje neizvijesnost, itd.
Osnovni pojmovi • Informacija je protumačeni podatak. • Informacioni sistem je sistem u kojem se veze sistema sa okolinom obavljaju razmjenom informacija. • Postoji više tipova informacionih sistema od kojih ovdje možemo pomenuti upravljački informacioni sistem za podršku odlučivanju. Posebno značajna funkcija informacionih sistema je u poslovanju i automatizaciji kancelarijskog poslovanja. Automatizacija kancelarijskog poslovanja obuhvata: razmjenu elektronske pošte, podataka, planiranje vremena i aktivnosti, upravljanje projektima, obrada dokumenata, obrada grafike, arhiviranje podataka, pretraživanje dokumenata, priprema odluka, priprema i realizacija poslovnih sastanaka. Mi ćemo pod informacionim sistemom podrazumjevati samo one koji su zasnovani na računarima. Veza realni sistem - IS Ovdje se jasno vide dvije osnovne grupe procesa koji postoje u IS-u: procesi za ažuriranje koji su povezani sa bazom podataka plus procesi koji izvršavaju konkretne operacije.
Faze razvoja IS 1. PLANIRANJE 2. ANALIZA I DIZAJN Identifikacija i definisanje problema Analiza postojećeg informacionog sistema Definisanje ciljeva i zadataka IS Identifikacija strukture IS Projektovanje logičke strukture baze podataka Definisanje koncepcije tehničke podrške Definisanje modela organizaciono kadrovske podrške Specifikacija potrebnih ulaganja Analiza izvodljivosti projekta Utvrđivanje prioriteta i izbor projekta Planiranje realizacije projekta Prihvatanje ili odbijanje plana razvoja Najava izrade projekta Formiranje projektanskih timova Definisanje informacionih potreba Definisanje performansi sistema Logičko projektovanje Fizičko projektovanje Priprema predloga implementacije projekta Ocjena projektnih rješenja Izrada dokumentacije 4. FUNKCIONISANJE I ODRŽAVANJE 5. VREDNOVANJE I KONTROLA 3. IMPLEMENTACIJA Najava implementacije projekta Organizacija personala informacionog sistema Izbor i instalacija računarske opreme Izrada/nabavka softvera Formiranje baze podataka Obuka korisnika Zamjena sistema
Faze razvoja IS i proces projektovanja • Redosljed i spisak aktivnosti u prve tri faze može biti promjenljiv. • Proces projektovanja IS može da se obavlja sa operacijama koje bi se izvodile u skladu sa opisanim fazama razvoja IS, odnosno po datom redosljedu. Ovakav način izvođenja operacija naziva se linearnim životnim ciklusom ISa. • Mane linearnog životnog ciklusa su: – – – – odložena implementacija, orijentisanost na procese, sporost projektovanja i izrade, nezadovoljstvo korisnika, visoka cijena razvoja, vraćanje na prethodne faze, teško održavanje. Evolucioni životni ciklus • Da bi se neki od predmetnih problema prevazišli projekat se često dijeli u podsisteme a zatim se ti podsistemi realizuju ovom metodom. • Jedna od alternativa je projektovanje ISa po evolutivnom životnom ciklusu. (ponekad se naziva metod prototipa): ‾ Evolucioni pristup realizuje IS tako što razdvaja pojedine funkcije IS i vrši njihovo isprobavanje. ‾ Obično su to veoma jednostavne funkcije sa jednostavnim vezama. ‾ Kada se sagleda obavljanje te funkcije vrši se izrada prototipa nove funkcije IS koja je predlog rješenja za tu aktivnost u IS.
Evolucioni životni ciklus • Ukoliko se prototip ne pokaže valjanim tada se vrši njegova modifikacija. • Sljedeća prototip funkcija je bolja od prethodne što liči na evoluciju u prirodi. • Izrada evolucionih funkcija može da počne sa više mjesta u firmi ili organizaciji. Kombinovani životni ciklus • Evolucioni pristup se naziva i metod probe i pokušaja. • Kako se evolucioni pristup provodi u pojedinim sektorima IS može da se dogodi da kada se dvije funkcije spoje (a tada to već mogu biti složeni podsistemi) dođe do nepoklapanja načina organizacije podataka. • Stoga se neki djelovi informacionog sistema moraju projektovati globalno. • Jedna od najčešće korišćenih tehnika koja prevazilazi neke od nedostataka prethodna dva metoda životnog ciklusa je kombinovana tehnika.
Kombinovani životni ciklus • Kod kombinovanog životnog ciklusa: – Na početku projektovanja neke faze se odrade linearno (na globalnom nivou organizacije). – Tipičan primjer je organizacija podataka, raspodjela sredstava, dogovor o softveru i hardveru. – Zatim se razlažu funkcije na najjednostavnije i realizuju evolucionim pristupom. – Kada se neka funkcija isprojektuje, prelazi se na sljedeću funkciju koja može da uključuje prethodnu, ili da ima veze sa prethodnom. – Svaka sljedeća funkcija bi trebala biti složenija od prethodne. Opšta šema projektovanja IS • Globalno definisanje podsistema, osnovnih funkcija, definisanje modela podataka, definisanje hardverskih, softverskih i finansijskih sredstava. • Evolucionim pristupom se posmatra jedna funkcija IS. • Realizuje se prototip te funkcije. • Provjeri se u praksi kako radi. • Ako ne radi modifikuje se prototip i ponovo provjerava.
Opšta šema projektovanja IS • Ako prototip proradi odredi se složenija funkcija koja se na osnovu prethodne (ili prethodnih realizuje). • Procedure se ponavlja od jednostavnijih ka sve složenijim funkcijama i djelovima podsistema. Programski alati za projektovanje IS • Postoje IS koji nijesu računarski orjentisani. • Čak ni oni koji su računarski orijentisani IS ne moraju se projektovati pomoću računara. • I kod računarski orijentisanih sistema postoje djelovi koji ne moraju biti automatizovani. • Projektovanje IS je izuzetno složeno pa su za to razvijeni programski alati. • Ti programski alati se nazivaju CASE (Computer Aided Software Design) – CASE tool (mogu da automatizuju jedan korak). – CASE toolkit (alati za automatizaciju jedne faze životnog ciklusa). – CASE workbench (alati za automatizaciju kompletnog životnog ciklusa). – CASE environment (alati sa hardverskom podrškom za automatizovano projektovanje).
Poznati CASE programi • Oracle CASE Designer (visoko integrisan pokriva sve faze razvoja IS). • Entity relationship Diagrammer (ERD) dio prethodnog alata i služi prije svega za modelovanje podataka. • BPwin alat za modelovanje i analizu složenih poslovnih procesa. • ERwin alat za modelovanje podataka. • Artist pokriva kompletan razvoj ISa. Zasnovan na BSP metodologiji. • Easy CASE System Designer alat za razvoj ISa. Podržava više metodologija razvoja. • ADW alat sa integrisanim djelovima koji omogućava automatizaciju životnog ciklusa razvoja ISa. • Platinum je integrisani skup alata za podržavanje procesa razvoja ISa. • Rational Rose, Power Designer, Select su generatori koda a služe za kompletnu objektno orijentisani dizajn analizu i modelovanje.
Struktura CASE alata • Gotovo svi CASE alati imaju sljedeću strukturu: ALAT ZA GRAFIČKU OBRADU KORISNIČKI INTERFEJS REPOZITORIJUM MENADŽER ALAT ZA OBRADU TEKSTA ANALIZATOR SOFTVERA Alati su kao što ćemo vidjeti grafički jezici, repozitorijum je rječnik podataka u kojem se nalaze podaci o pojedinim elementima koji čine sistem. Alati posjeduju i paralelni sistem za vođenje dokumentacije (obradu teksta) koji stvara detaljniji redundantni opis sistema. Alati posjeduju analizator softvera ili mogućnost da se podaci importuju ili modeli eksportuju u naznačeni softver ili bazu podataka.
Tim za realizaciju IS • Tim za realizaciju IS-a ima više segmenata. • Jedan je projektantski koji bi trebalo da čini grupa specijalista iz tih oblasti. • Rezultat rada projektanstkog tima treba da bude verifikovan od nekog organa u organizaciji koja je projekat naručila. • Ujedno firma koja naručuje projekat mora da približi tim za projektovanje IS rješenjima. • Stoga u organizaciji moraju da postoje stručni ljudi (organizacija bi trebala da ima svoj koordinirajući tim) koji je sastavljen od kadrova informatičke službe. • Ti kadrovi bi trebali da dobro poznaju strukturu IS i željenog IS firme kako bi mogli da upute projektante. • Tokom evolucionog razvoja njihova uloga je nezamjenljiva. • U firmama postoji strah od “novosti” tako da bi ovi kadrovi trebali da pomognu u otklanjanju tih otpora. • Alternativno trebalo bi da u firmi dio menadžmenta bude u stanju da na visokom nivou komunicira sa projektantskim timom.
Problemi u realizaciji • Česti problemi prilikom projektovanja IS-a su sljedeći. • Informaciona tehnologija se jako brzo razvija tako da članovi projektantskog tima nijesu upoznati sa svim tehničkim i softverskim detaljima projektovanog IS-a. • Ovo je problem koji treba unaprijed imati na umu prilikom saradnje sa projektantskim timom. • Takođe, projektanti moraju da znaju (a to neće moći da znaju ako ih neko iznutar ne obavjesti) koji je set informacija potreban firmi u svakodnevnom odlučivanju, koji je set informacija željen, koji je raspoloživ. • Na početku projektovanja često se vrši posebna obuka tima za projektovanje. Tim se podučava alatima koji će biti korišteni kao i tehnikama koje će biti korištene. • Važno je uočiti da faza projektovanja treba da završi fizičkim i logičkim projektovanjem, periodom obuke i uhodavanja, verifikacije i održavanja.
Fizički i logički model • Logički model se predstavlja skup entiteta i veza u jednoj organizaciji. On ne ulazi u razmatranje kako će taj model biti stvarno implementiran. Osnovne koristi ovoga modela: – – – pogodan je za razumijevanje sistema: daje osnovu za modelovanje baza podataka; sprečava redundanciju i nekonzistentnost podataka; odličan je za sagledavanje mogućnosti razmjenje i dijeljenja podataka; pojednostavljuje održavanje i smanjuje trošak održavanja; značajno olakšava analizu uticaja razvijenog ISa na poslovanje. • Fizički model predstavlja zapravo primjenu logičkog modela na stvarni sistem sa stvarnom bazom podataka, stvarnim hardverom, stvarnim komunikacionim sistemima itd. Fizički model zapravo samo ograničava upotrebu logičkog modela jer prilikom implementacije recimo ne može da bude prezime sa beskonačno karaktera ili ne može da bude beskonačna brzina komunikacije, mora se misliti o bezbjednosti sistema i pravima pristupa itd.
Logički model - prednosti • Premda logički model može djelovati kao višak on je neobično korisan i njegov razvoj se isplati na duži rok. Ovdje nabrajamo neke od prednosti: – – – – – Funkcionalne specifikacije su pojašnjene i izbjegnute su pretpostavke Potvrđeni su poslovni zahtjevi Omogućeno je jednostavno poboljšanje poslovnih procesa Omogućuje pristup fokusiran na zahtjevima a nezavisan od tehnologije Smanjuje se vrijeme razvoja i cijena istog Dobijaju se šabloni za kompanije koji se mogu koristiti i u drugim biznisima Omogućeno je jednostavno ponovno korišćenje podataka i njihova razmjena Brži povrat uloženih sredstava Lakše se uočava pojava međupodataka (metadata) koji mogu biti veoma korisni Logički model je odlično sredstvo za eliminisanje nepotrebnih komunikacija između aplikacija – Fokusiran je na analizu podataka i komunikacione aspekte – Logički model je odlično sredstvo za uspostavljanje konvencije za imenovanje podataka.
Fizičko i logičko projektovanje Održavanje • Fizičko projektovanje podrazumjeva odabir, instalaciju i povezivanje računarske i komunikacione opreme. Organizacija za koju se projektuje IS bi trebala da ima način održavanja ovog sistema. • Logičko projektovanje podrazumjeva izbor, programiranje i instalaciju softvera i baza podataka. Najvažnije je opredjeljenje za način izrade softvera: sopstvenim snagama, gotov program, specijalno naručen program ili kombinacija. • Održavanje treba predvidjeti budžetom IS. • Treba procijeniti informatičke kadrove i na osnovu toga sagledati da li se za održavanje treba angažovati dodatno lice ili da li ono nekim ugovorom treba biti povjereno specijalizovanoj firmi. Najbolje bi bilo kada bi osnovno održavanje organizacija mogla sama da organizuje ali to najčešće zavisi od veličine organizacije. • Manje organizacije su osuđene da angažuju profesionalce spolja. Veći sistemi jedan dobar dio posla mogu da odrade u okviru svog ISa ili zapošljavanjem posebnih lica – sistem analitičara koji imaju zadatak da prate i planiraju razvoj ISa. • Sistem analitičari kod nas su rijetko zaštićeni dobrim radnim ugovorima tako da su veoma pokretni i često napuštaju firme čime se ne dobija ništa njihovim upošljavanjem.
Održavanje • Softversko održavanje predstavlja dodatni problem. • Po pravilu kako vrijeme u funkcionisanju IS odmiče to softversko održavanje počinje da zahtjeva sve više i više radnih sati i da po troškovima prestigne hardversko. • Pored uočenih problema u funkcionisanju zbog novonastalih okolnosti traže se prepravke softvera. Softversko održavanje • Prepravke softvera se mogu podijeliti u tri kategorije: “krpljenje”, release i nova verzija. • Prilikom logičkog projektovanja IS trebalo bi omogućiti laku nadogradnju softvera, kako bi se izbjegle kasnije veće prepravke. • Detalje vezane za projektovanje softvera ćemo učiti u dijelu u kome budemo radili UML i objektno-orijentisano projektovanje softvera.
BSP metoda • BSP je skraćenica za Business Systems Planning. • Ovo je metodologija koju za planiranje IS preporučuje IBM 1982 godine. • Po ovoj metodologiji IS se planira od vrha ka dnu (osnovni podsistemi, veze, prioriteti, projektovanje podsistema). IS se zatim uvodi od prostijih funkcija ka složenijim. • Polazi se od poslovnih ciljeva organizacije koje treba da podrži IS ili unaprijedi. Zatim se izdvajaju poslovni procesi, podaci sa kojima procesi barataju (podaci se modeluju recimo u alatu ERwin). Zatim se na osnovu modelovanih podataka formiraju baze podataka koje su srž informacionog sistema. Segmenti IS su uključeni u pojedine poslovne procese što utiče na poslovne ciljeve organizacije (nadamo se na pozitivan način).
Prioriteti i prednosti BSP-a • Prioriteti BSP-a su: – – – Određivanje prioriteta ISa; Planiranje dugoročnog sistema zasnovanog na poslovnim procesima; Resursi sistema se selektuju tako da podržavaju ciljeve sistema; Resursi se optimizuju prema projektima koji donose veći dio prihoda; Popravka organizacije između funkcionalnih i tehničkih organizacionih jedinica. • Prednosti BSP-a su: – Reinženjering poslovnih procesa se odvija paralelno sa planiranjem tehničkih unaprijeđenja; – BSP garantuje da su podaci, aplikacije i arhitektura IS u skladu sa zahtjevima poslovnih procesa; – BSP garantuje stvaranje upravljivog ISa; – Daje akcioni plan i determiniše potrebne resurse za implementaciju ISa. • Nakon BSP ostaje odlična dokumentacija potrebna za reinžinjering poslovnih procesa.
Planiranje i uvođenje IS po BSP metodi Poslovni ciljevi Organizacija organizacije Poslovni procesi Informacioni sistem Podaci Baza podataka Uvođenje Klase podataka Planiranje Projektovanje
BSP metoda • BSP metoda predlaže deset aktivnosti koje vode planiranju IS. – Postoje varijante BSP sa većim brojem aktivnosti ili grupa aktivnosti. Npr. BSP modifikacije se koriste danas kao sredstvo za projektovanje ISa zasnovanog na WWW-u i tamo ima 12 -13 aktivnosti. Podaci o ovim modifikacijama se mogu pronaći na Internetu. • Osnovnih deset aktivnosti će biti obrađene na tekućem času. • Danas je sporost osnovni problem kod BSP-a pa se rijetko provodi u cjelosti. Na BSP se najviše ostavlja 2 mjeseca a reinženjering poslovnih procesa kao osnovni dio projektovanja ISa se ostavlja za SSA i druge alate u projektovanju. • Ako ima vremena BSP daje dugoročne uštede. • Ponekad posebna lica u organizaciji – sistem analitičari – provode kontinualno BSP (ili neku sličnu metodologiju) tako da je veliki dio rezultata već spreman kada se krene u planiranje razvoja i projektovanje ISa.
Aktivnosti po BSP metodi • • Davanje saglasnosti • • Priprema za studiju • • Održavanje prvog radnog • sastanka • Definisanje poslovnih procesa • • Definisanje klasa podataka Analiza postojećeg IS Analiza rezultata problema i koristi Definisanje arhitekture IS Određivanje prioriteta Razrada plana realizacije 1. Davanje saglasnosti • Uključuje upoznavanje rukovodstva firme sa ciljem projekta, • Odabir projektanata i potpis ugovora o projektu, • Saglasnost + dogovor o ustupanju odgovarajuće dokumentacije koju firma posjeduje. 2. Pripreme za studiju • • Detaljno definisanje plana aktivnosti, Vremenski plan, Određivanje članova tima sa zaduženjima, Upoznavanje sistema, Obuka članova tima BSP metodi, Određivanje ljudi za intervju, Prikupljanje statuta, pravilnika, šifrarnika, Priprema prvog radnog sastanka.
• • • 3. Prvi radni sastanak Članovi tima spolja, Članovi tima iz organizacije, Rukovodstvo, Ljudi koji će biti intervjuisani, Administrator projekta iz organizacije. Ciljevi studije i projekta, rezultati, postojeći IS, mogući problemi. 4. Definisanje poslovnih procesa • Jedan od najvažnijih koraka. Npr. , u proizvodnoj RO to mogu biti: – Procesi planiranja i upravljanje, – Procesi proizvodnje i usluga, – Pomoćni procesi. • Procese iz dvije poslednje grupe možemo raščlaniti u više faza. • Planiranje, Faze procesa – Istraživanje tržišta, planiranje proizvodnje, kalkulacija cijena, plan nabavke materijala i planiranje kapaciteta. • Proizvodnja i tehnologija, – Tehnološka priprema konstrukcija, terminiranje, tehničko-tehnološka dokumentacija, disponiranje materijala, upravljanje proizvodnjom, nabavka.
Faze procesa • Praćenje proizvodnje, – Upravljanje zalihama, kontrola kvaliteta, pakovanje i skladištenje, prijem robe. • Zatvaranje ciklusa. Analiza procesa • Kada se identifikuju procesi sve tri grupe, vrši se njihovo grupisanje u srodne grupe. Praksa je pokazala da se i najsloženiji procesi mogu grupisati u 4 -12 grupa. Primjer jednog grupisanja je dat u knjizi (Mihajlović) na stranama 42 i 43. • Nakon grupisanja treba izdvojiti ljude koji su u pojedine operacije uključeni i identifikovati postojanje pojedinih preklapanja i eventualna dupliranja. • Formira se odgovarajuća šema procesa i osoba i djelova organizacije u njih uključenih.
Primjer sheme PROCESI/ORGANIZACIJE grupe srodnih procesa i procesi iz datih grupa organizacione jedinice preduzeća i važni pojedinci Oznake x / z organizacija ili pojedinac glavni u procesu; uključeni u proces djelimično uključeni u proces.
5. Definisanje klasa podataka • Klasa podataka predstavlja grupu podataka koji su logički povezani (podaci o kupcu, proizvodu, narudžbi, . . . ), • Klase podataka se mogu identifikovati preko podataka o poslovnim entitetima i preko definisanih poslovnih procesa, • Entitet je neka posebnost, ako se vrši analiza entiteta tada treba razložiti na entitete koji su predmeti poslovanja, subjekti poslovanja, poslovni partneri, itd. • Nakon definisanja uopštenih entiteta prelazi se na definisanje posebnih. • Definisanje klasa podataka na osnovu poslovnih procesa je često jasnija procedura. • Pojedine klase podataka mogu tada biti ulazi i izlazi iz pojedinog procesa. • Npr. Proizvod, Kupac i Narudžba mogu biti ulazni podaci za proces PRODAJA čiji je izlaz (izlazna klasa podataka) Faktura.
5. Definisanje klasa podataka • Takođe, veoma je važno razložiti odnos pojedinih poslovnih procesa i klasa podataka. • Stoga se kreira matrica u čijim kolonama se upisuju pojedine klase podataka dok su u vrstama navedeni procesi sa namjerom da se uoči koji poslovni procesi kreiraju podatke a koji koriste ulazne podatke. Kao rezultat ove faze kreira se tabela PROCESI/KLASE PODATAKA U proces koristi podatak kao ulaz C podatak je rezultat rada procesa
6. Analiza postojećeg IS • Najvažniji elementi u analizi postojećeg IS-a su analiza kako IS podržava poslovanje, koje su jedinice obuhvaćene postojećim IS i kako postojeće aplikacije koriste podatke da bi se uočila preklapanja. • Stoga se pravi matrica organizacionih jedinica i pojedinih aplikacija sa analizom koje jedinice su već obuhvaćene IS, koje bi trebalo izostaviti pri donošenju pojedinih odluka i koje bi trebalo uključiti u IS. • Takođe treba uočiti vezu između pojedinih procesa i aplikacija koje IS treba da ostvari. To se postiže pomoću matrice aplikacije/procesi. • Na kraju treba uspostaviti vezu između pojedinih aplikacija i klasa podataka.
6. Analiza postojećeg ISa • Rezultat ove faze u BSP metodologiji se sublimira u 3 tabele. ORGANIZACIJE/APLIKACIJE C organizacija trenutno koristi aplikaciju P planira da koristi aplikaciju u novoj organizaciji ISa PROCESI/APLIKACIJE C proces trenutno koristi aplikaciju P planira da koristi aplikaciju u novoj organizaciji ISa
6. Analiza postojećeg ISa APLIKACIJE/KLASE PODATAKA X aplikacija koristi klasu podataka 7. Analiza rezultata, problema i koristi • U ovoj fazi se vrši intervjuisanje zaposlenih iz više grupa sa različitim pitanjima koji bi trebalo da odgovore o mogućnosti daljih unaprijeđenja. • “Koji su najveći problemi koji vam se u radu javljaju? ” “Što vas sprečava da ih rješavate? ” “Da li su ti problemi u informacionoj sferi? ” “Koje su za vaš posao posebno važne informacije? ” • Kod obrade odgovora na intervjuu treba razdvojiti probleme neinformacione i informacione prirode.
Intervju • Prvi korak su opšte pripreme za izvođenje intervjua koje su vezane za definisanje: liste rukovodilaca za intervju, vremenskog rasporeda intervjua, tema za razgovor, potvrde termina, organizacije grupe za intervju, vođenje zapisnika, priprema panela, opremanje prostorije, izbor opštih pravila i probni intervju. • Ne smije se zaboraviti da rukovodilac treba da pošalje pisma sa objašnjenjima, svrhom, temama i pitanjima tako da bi se druga strana mogla pripremiti. • Posebno treba naglasiti organizaciju grupe za intervjue gdje treba definisati: koji će član tima voditi zapisnik, ko će prezentirati dosadašnje rezultate, ko će postavljati pitanja. • Teme treba unaprijed odrediti jer se poslije lakše sređuju. • Preporučuje se izvođenje probnog intervjua u okviru članova tima radi bolje uvježbanosti. • Cilj svih aktivnosti je razvoj preporuka za buduće akcije. • Aktivnosti treba da omoguće da se za trenutno postojeće objekte poslovanja (organizacione jedinice, procese itd), aplikacije, datoteke identifikuje redundantnost podataka, razjasne odgovornosti i uopšte razumije poslovanje. • Da bi se ostvarile ove aktivnosti pristupa se postupku intervjuisanja počevši od najviših rukovodilaca do neposrednih korisnika.
Intervju • Opšta pitanja za intervjuisanje su: koje su nadležnosti i odgovornosti; šta su osnovni ciljevi i kakve se promjene mogu očekivati u određenoj oblasti za sljedeću godinu i dalje; koji su kritični faktori u pogledu odgovornosti upravljanja i odlučivanja; kakvi su zahtjevi za informacije; koji su najveći problemi bili u posljednje vrijeme i šta je potrebno za rješavanje tih problema (koje se informacije i koji efekti mogu očekivati); u kojim procesima se mogu postići poboljšanja i koje su potrebe za podacima; koje su prikupljene informacije najupotrebljivije. • Nakon intervjua treba odgovore razmotriti, napisati rezime i izdvojiti uočene probleme. • Jedan od bitnih rezultata intervjua je i uspostavljanje boljih odnosa između članova tima i najviših rukovodilaca, što ima neposrednog uticaja na podršku koju rukovodioci treba da pruže u postupku reinžinjeringa poslovnih procesa. • Obično se provede 5 do 10 intervjua sa najvišim rukovodiocima trajanja 2 do 3 sata. Premda preporučljivo treba pokušati sa kraćim intervjuima. • U pitanju je najduža faza u reinženjeringu poslovnih procesa. • Zaključci ove faze moraju da se prezentiraju rukovodstvo tako da im se pokaže da su njihovi zahtjevi i potrebe shvaćeni.
Intervju • Izvršioci ovog procesa su: poseban tim za intervjue koji priprema i obavlja intervju, obrađuje odgovore i daje analizu intervjua; poseban tim za katalog aplikacija koji snima i radi katalogizaciju postojećih aplikacije; eksperti iz domena podsistema ili procesa koji predlažu organizaciono-informaciona rješenja pojedinih procesa ili podsistema; korisnici koji daju informacije o informacionim potrebama i zahtjevima procesa u koje su uključeni i koji ocjenjuju kritičnost procesa na osnovu dogovorenih mjerila, koordinacioni odbor koji koordinira rad posebnih timova, usvaja predložena organizaciono informaciona rješenja, određuje mjerila za ocjenu kritičnosti procesa, usvaja analize posebnih timova i utvrđuje prioritete razvoja podsistema. • Posebno se analiziraju svi formulari i dokumenti! Naime, u ovim izlazima iz sistema se često otkrivaju nedostaci, elementi nemogući za obradu koji ukazuju na eventualne propuste u samom dizajnu ISa. • Sprovedenim intervjuom definisani su zahtjevi koji ne postoje u postojećem ručnom dokumentu i koje treba ugraditi u buduće rješenje.
Intervju • Ovaj veoma značajan momenat i zahtjeva maksimalno angažovanje zaposlenih a pogotovu vodećeg menadžmenta. • Često se nakon intervjua definiše Matrica odnosa. To je šema veza između aktivnosti i dokumenata koji treba da povežu dokumenta određena kao ulazne ili izlazne informacije sa aktivnostima iz stabla aktivnosti na gornjem okvirnom nivou. Za sada ćemo ove matrice izbjeći ali ćemo ih u jednoj od narednih lekcija objasniti. • Po jedna ovakva matrica (često se naziva CRUD) se definiše za svaki entitet koji se javlja u okviru aktivnosti. Entitet se u okviru neke aktivnosti: i/ili kreira (C-Create), i/ili pretražuje (R-Retrive), i/ili ažurira (U-Update), i/ili briše (D-Delete) pa otuda i naziv CRUD matrica.
7. Analiza rezultata, problemi i koristi • Veoma je važno uočiti procese iz prethodnog IS koji se sada ne smiju izostaviti niti pokvariti a koji se mogu unaprijediti. Ako neki veoma važan proces u staroj implementaciji IS u novoj može biti izostavljen, treba predvidjeti njegovo funkcionisanje paralelno sa novim rješenjima do potpunog zaživljavanja novih rješenja • Jedno od preglednih sredstava za ovu analizu je tabela u čijim kolonama treba unijeti: Osnovni problem; Rješenje; Vrijednost; Informacione potrebe; Proces koji uzrokuje; Proces na koji utiče. • Izgled tabele za obradu rezultata intervjua.
8. Definisanje arhitekture IS • Opšta arhitektura IS definiše se na osnovu procesa i klasa podataka koji su utvrđeni u prethodnim fazama. • Vrste imenovane procesima uređuju se po redosljedu nastanka dok se kolone imenovane klasama uređuju tako da u nju pripada klasa podataka kojoj pripada prvi proces. Treba upisati koji procesi koriste podatke i one koji kreiraju podatke. Primjer preuređene matrice procesi/klase podataka sa definisanim poslovnim podsistemima.
9. Određivanje prioriteta • Potencijalna korist • Uticaj na poslovanje – Broj radnika i obuhvaćenost organizacionih jedinica, kvalitativni efekti, efekti na ostvarenje opštih ciljeva. • Procjena uspjeha realizacije – Prihvatljivost, trajanje implementacije, raspoloživi resursi. • Potražnja – Vrijednost postojećeg sistema, veze sa drugim sistemima, itd. • Uobičajena procedura je po svim kriterijumima dodjeliti ocjene od 1 do 10 pojedinim podsistemima. • Veći prioritet za uvođenje imaju oni podsistemi, aplikacije i ostali elementi sistema koji imaju veći skor.
10. Razrada plana realizacije • Plan realizacije treba da počiva na: – logici uvođenja pojedinih podsistema, – utvrđivanju prioriteta. • Ovu fazu treba da vode ljudi sa iskustvom. • Može da dođe do primjene uvođenja podsistema i da neki koji ima veći prioritet bude uveden kasnije ako to zahtjeva odgovarajuća data situacija. Rezultat BSP-a • Ako se BSP ne može provesti u cjelosti ipak bi bilo korisno dobiti neke podatke iz njega ili neke njemu adekvatne metodologije. Osnovno što nam je potrebno su: – Klase (tipovi) podataka (faza 5) – Procesi (procesi obrade ili aktivnosti) (faza 4) • Podaci su neophodni da bi se izvršilo projektovanje baza podataka, softvera kao globalne faze kod projekta ISa linearnim pristupom dok su procesi neophodni da bi se uvodile i automatizovale pojedine funkcije evolucionim pristupom. • Ako imamo dovoljno vremena da razmislimo i o prioritetima kod ISa obavili smo 90% korisnog posla a ako dođemo i do plana realizacije i uvođenja (ma kako grubog) ili podjele u podsisteme već smo završili posao.
- Slides: 38