Plano de Ao Metodologia O que gerenciar Gerenciar

Plano de Ação Metodologia

O que é gerenciar? Gerenciar é atingir METAS Atingir METAS é resolver os Problema: Obter uma redução de gasto fixo de 11%

Quais são os tipos de Problemas que temos? PROBLEMAS CRÔNICOS PRIORITÁRIOS Problema Ruim META Problema Bom AÇÃO CORRETIVA (Diária) (Tratamento de Anomalias) RESULTADOS Q C E

Fatores críticos para resolver o problema (atingir a meta) Liderança Metodologia CONHECIMENTO GERENCIAL RESULTADOS - Metas desafiadoras - Planos de ação - Ritual e formalidade do controle Conhecimento do Négocio CONHECIMENTO TÉCNICO

O que é método? Método, do grego = Meta = Hodos = meta + hodos “resultado a ser atingido” “caminho” “Caminho para se atingir resultados”

META + (META) HODOS (CAMINHO) A P A D C MÉTODO MONTAGEM E DISSEMINAÇÃO DE RELATÓRIOS AMIGÁVEIS PARA ANÁLISE VISUALIZAÇÃO DOS POSSÍVEIS CAMINHOS PARA A TOMADA DE DECISÃO PADRONIZAÇÃO DE BONS RESULTADOS CONTROLE, MONITORAMENTO E TRATAMENTO DAS ANOMALIAS Ações EXECUÇÃO DOS ELABORAR OS PLANOS DE AÇÃO Controle das ações ANÁLISE DAS CAUSAS Análise da Informação ANÁLISE DO PROBLEMA Tratamento dos dados RELATÓRIOS SABEDORIA PROCESSAMENTO CONHECIMENTO COLETA INFORMAÇÃO TOMADA DE DECISÃO E MONITORAMENTO DA EFICIÊNCIA/EFICÁCIA DAS AÇÕES GESTÃO DOS RESULTADOS

Método para Atingir Resultados – PDCA

O Método de Gerenciamento e o GMD 8. Relatório de Análise de Desvio 1. Reduzir o gasto fixo XPTO em R$ XXX até dezembro de 2005 2. 3. US$/mês 6. O que Quem Quando Porque õe s 4. dr A P C D Pa 7. Matriz de Gastos Plano de Ação 5. Onde Como

Diferença entre Método e Ferramentas Gerenciais MÉTODO DE GERENCIAMENTO FERRAMENTAS GERENCIAIS Corresponde à seqüência lógica de ações necessárias para se garantir o atingimento de uma meta ou a solução de um problema São técnicas que visam captar, processar e dispor as informações para que possam ser transformadas em novos conhecimentos Diagrama de Causa e Efeito C D Efeitos A B C D E F A Gráfico de Controle MELHOR META Causas A P Diagrama de Matriz a b c d Gráfico de Pareto

Etapas do Método para Atingir Resultados – PDCA 1 2 P D C NÃO IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA ANÁLISE DO FENÔMENO (FINS) 3 ANÁLISE DO PROCESSO (MEIOS) 4 PLANO DE AÇÃO 5 EXECUÇÃO Cumprimento do plano de ação 6 VERIFICAÇÃO Verificação do resultado das ações propostas e cumprimento da meta EFETIVO ? SIM A 7 8 PADRONIZAÇÃO Padronizar ações que proporcionaram bom resultado CONCLUSÃO

Método para Atingir Metas 1 2 P 3 4 D 5 6 C NÃO EFETIVO ? SIM A 7 8 IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA • Verificar desvio comparando: META DE DESPESA ACUMULADA X REALIZADO ACUMULADO

Análise de Fenômeno “O QUE ACONTECE? ” “COMO ACONTECE? ” “ONDE ACONTECE? ” “QUANDO ACONTECE? ” “QUANTAS VEZES ACONTECE? ”

Análise de Fenômeno Levantar FATOS e DADOS através de ANÁLISES e FERRAMENTAS • Já existentes • Novos E X E • GRÁFICO DE PARETO M • ESTRATIFICAÇÃO P • . . . L O S

Análise de Fenômeno GRÁFICO DE PARETO FOCO NO PROBLEMA Dados apenas ilustrativos, não são reais.

Método para Atingir Metas 1 2 P D 3 • Desdobrar o problema (desvio) em partes 4 • Definir o foco (~80%) do problema 5 6 C NÃO EFETIVO ? SIM A ANÁLISE DO FENÔMENO (FINS) 7 8 • Conhecer as características do foco definido

Método para Atingir Metas 1 2 P 3 4 D 5 6 C NÃO EFETIVO ? SIM A 7 8 ANÁLISE DO PROCESSO (MEIOS) • Definir as causas prováveis para os focos do problema (desvio) • Priorizar as causas que serão atacadas

Análise do processo Diagrama de Causa e efeito

Análise do Processo MEIOS (PROCESSOS) FINS Preço Desvio: Gasto de Telefonia da filial XX R$ 25 Mil Procedimento Consumo • Levantar as causas prováveis • Identificar as causas principais

Análise do Processo MEIOS (PROCESSOS) FINS Preço • Tarifas • Plano • Operadora Entrega Desvio: Gasto de Telefonia da filial XX R$ 25 Mil Consumo • Levantar as causas prováveis • Identificar as causas principais

Análise do Processo MEIOS (PROCESSOS) FINS Preço • Qtde Ligações Fixo • Qtde Ligações Celular • Qtde Ligações DDD Procedimento Desvio: Gasto de Telefonia da filial XX R$ 25 Mil Consumo • Levantar as causas prováveis • Identificar as causas principais

Análise do Processo MEIOS (PROCESSOS) FINS Preço • Limites para gasto com celular • Funcionários que possuem celular Procedimento Desvio: Gasto de Telefonia da filial XX R$ 25 Mil Consumo • Levantar as causas prováveis • Identificar as causas principais

Análise do Processo Gasto de manutenção da central Tarifas telêfonicas elevadas Por que temos um DESVIO R$ 25 mil em telefonia? Desvio: Gasto de Telefonia da filial XX R$ 25 Mil Falta uma política de uso de celulares Falta de regras para utilização do telefone • Levantar as causas prováveis • Identificar as causas principais

Análise do Processo Diagrama de Causa e Efeito: É uma ferramenta que possibilita a organização das causas de um problema através da sua disposição em diversos níveis, desde o macro até o mais detalhado (causa fundamental). Para isso utiliza-se o método dos PORQUÊS. Problema: Desvio de R$ 25 mil em Telefonia 1 o. ) Por que temos um desvio de R$ 25 mil em Telefonia? - Resposta: Elevada quantidade de ligações para celulares. 2 o. ) Por que temos elevada quantidade de ligações para celulares? - Resposta: Porque não há limites para uso do celular. 3 o. ) Por que não há limites para uso do celular? - Resposta: Porque não foram estabelecidas regras para utilização do telefone. CAUSA FUNDAMENTAL

Método para Atingir Metas 1 2 P 3 D C NÃO 4 ELABORAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO 5 • Definir ações para eliminar as causas prioritárias (causas fundamentais) 6 • Provocar discussão para se ter certeza de estar escolhendo as melhores ações EFETIVO ? SIM A 7 8 • Na discussão buscar ações: eficazes, simples, de baixo custo e de rápida implementação

RELATÓRIO DE ANOMALIA – GESTOR ÓRGÃO Quando elabora? O que deve analisar? Como analisar? Que tipo de ação deve conter o relatório de anomalia? Desvio no resultado acumulado do Órgão (farol vermelho). 1. TODAS as famílias que apresentam desvio no acumulado. 2. Identificar os subitens com maior desvio absoluto, dentro das Famílias priorizadas, que representam 80% do desvio total; 3. Identificar as Unidades Orçamentárias e Departamentos com maior desvio absoluto dentro das contas priorizadas. Verificar quais são as causas do problema. As ações devem buscar o bloqueio da causa raiz. Deve conter ações de bloqueio e de reversão do desvio.

Relatório de Anomalia O que deve ser analisado? ? FAMÍLIAS? CONTAS? POR QUÊ?

RELATÓRIO DE ANOMALIA – GESTOR FAMÍLIA Quando elabora? O que deve analisar? Desvio no resultado acumulado da Família (farol vermelho) 1. Os subitens de despesa com maior desvio absoluto, que representam 80% do desvio total da Família; 2. As entidades e Unidades Orçamentárias com maior desvio absoluto dentro das contas priorizadas. Como analisar ? Analisar os relatórios de anomalia dos Órgãos que apresentaram desvio na Família, e verificar quais são as causas do problema. Que tipo de ação deve conter o relatório de anomalia? As ações dos Gestores de Família devem ter abrangência total, não podem ser ações específicas a um determinado Órgão.

RELATÓRIO DE ANOMALIA

Plano de Ação No campo "CAUSA" são listadas as ocorrências que originaram os gastos além da meta proposta.

Plano de Ação No campo “AÇÃO CORRETIVA" são listadas ações para eliminar DEFINITIVAMENTE as causas identificadas no campo ao lado. Devem ser levantadas idéias criativas, a fim de que sejam propostas ações que tenham impacto a curto prazo, necessárias e suficientes para se atingir a meta. Evitar ações de suporte/apoio ou rotineiras. Podem ser propostas uma ou mais ações visando eliminar cada causa identificada. Cada ação deve sempre ser iniciada com um verbo na forma infinitiva: Exemplos: licitar; renegociar; implementar, restringir, substituir; entre outros.

Plano de Ação No campo “PORQUE" explique para que servirão as Ações Corretivas. Exemplo: Causa: excesso de ligação para celular Ação Corretiva: Bloquear ligações de fixo para celular. Porque: Para reduzir despesas com telefone.

Plano de Ação No campo "COMO" detalha-se o passo-a-passo a ser executado para a implementação das ações propostas. Cada detalhamento deve sempre ser iniciado com um verbo no gerúndio. Exemplos: bloqueando; reunindo; divulgando; treinando; entre outros.

Plano de Ação No campo “RESPONSÁVEL” define-se o responsável pelo relatório de anomalia. O responsável deverá garantir o cumprimento das Ações Corretivas, orientando e cobrando a execução das Ações. Deve-se sempre definir um ÚNICO responsável para cada relatório, a fim de evitar que um relatório possua dois ou mais “donos” e ninguém cumpra o relatório.

Plano de Ação No campo “LOCAL" especificase ONDE a ação será executada. Exemplo: Adm. da Subprefeitura XXXX Não colocar endereço neste campo.

Plano de Ação No campo “PRAZO" define-se a data para conclusão da ação. Deve-se sempre utilizar o formato dia/mês/ano. Ex: 15/10/2006

Plano de Ação No campo “INVESTIMENTO" deve -se informar o valor necessário para implementar as ações. Caso a implementação não gere custo, deixar o campo em branco.

Plano de Ação

Elaboração do Plano de Ação / Relatório de Anomalia Ações de Melhoria x * Ação nova que visa alterar a rotina Ações de Rotina Ação que é parte da rotina, já é executada de forma repetitiva * Se a nova ação proposta no PA deu certo, passar para rotina • Esse tipo de ação entra no Plano de Ação • Esse tipo de ação entra nos procedimentos e padrões

A importância dos Planos de Ação!

Plano de Ação – GESTOR DE PACOTE Qdo elabora? O que deve analisar? Como analisar? Que tipo de ação deve conter o plano? Desvio negativo no acumulado do pacote Todas as filiais que apresentam desvio negativo em seu pacote Analisar os relatórios das diretorias e filiais que estão com desvio negativo no pacote, e verificar quais são as causas do problema As ações do gestor de pacote devem ter abrangência total, não podem ser ações específicas a uma determinada diretoria/filial.

MÉTODO PARA ATINGIR METAS Meta P Análise Novo Conhecimento Plano D Execução C Verificação A Padronização Armadilha 1 Identifica oportunidades através da análise, mas não são definidas ações para aproveitá-las Armadilha 2 Não verificar o resultado das ações propostas, nem se as ações foram executadas Armadilha 3 Ações deram um bom resultado, mas não são colocadas na rotina. . .