La gestin de documentos ISO 15489 MANUAL DIRKS

La gestión de documentos ISO 15489 MANUAL DIRKS AS 3490 Normativa

La gestión de documentos: normativa • Norma ISO 15489 Se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestión de documentos Fue lanzada en su primera edición en septiembre de 2001 por el Technical Committee ISO / TC 46, Information and Documentation, Subcommittee SC 11, Archives / Records Management. Esta norma se desarrolló en respuesta al acuerdo general entre los países miembros de la ISO, para normalizar a nivel internacional la gestión de documentos tomando como base las normas australianas AS 4390: AS 4390. 1 – 1996, AS 4390. 2 – 1996, AS 4390. 3 – 1996, AS 4390. 4 – 1996, AS 4390. 5 – 1996 y AS 4390. 6 – 1996. OBJETIVO: la adecuada gestión de los documentos de archivo de una organización. Garantizar que una organización sea capaz de crear, conservar, y utilizar los documentos de archivo que necesita.

La gestión de documentos: normativa Consta de dos partes: 1. - ISO 15489 -1: 2001. - que proporciona una guía sobre como gestionar los 15489 -1: 2001 documentos de archivo. 2. - ISO/TR 15489 -2: 2001. - un informe técnico que proporciona una metodología para 15489 -2: 2001 su implantación. Tanto la parte general como el informe técnico se aplica a los documentos en cualquier formato o soporte, creados o recibidos por cualquier organización pública o privada durante el transcurso de sus actividades El informe técnico se basa en gran medida en la metodología DIRKS (Design and Implementation of a Record Keeping System), basada a su vez en la metodología propuesta por la norma australiana de gestión de documentos antecedente AS 4390. Este informe técnico puede resultar una buena guía para los gestores de documentos, gestores de documentos especialmente para aquellos que necesitan construir e implantar un programa de gestión de documentos partiendo de cero.

La gestión de documentos: normativa Metodología ISO 15489 Paso A: Investigación preliminar. Paso B: Análisis de la actividades comerciales. Paso C: Identificación de los requerimientos en materia de gestión de documentos. Paso D: Evaluación de los sistemas existentes. Paso E: Identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestión de documentos. Paso F: Diseño de un sistema de gestión de documentos. Paso G: Implementación de un sistema de gestión de documentos. Paso H: Revisión posterior a la implementación.

La gestión de documentos: normativa Paso A: Investigación Preliminar El objetivo principal de esta primera etapa es identificar y documentar el papel que juega nuestra organización. Esto es, identificar y documentar su estructura; contextos administrativo, legal, identificar y documentar comercial y social en los que opera y principales factores que influyen en sus necesidades de crear y mantener documentos; quedando identificadas siempre posibles áreas de riesgos. Este paso, por tanto, nos proporciona una visión general de: • los puntos fuertes y débiles en las prácticas de gestión de documentos de puntos fuertes y débiles nuestra organización, • la actividad que desempeña y • sus principales partes componentes.

La gestión de documentos: normativa Para llevarla a cabo, tendremos que realizar las siguientes tareas: • Determinar el alcance de la investigación. • Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas. • Documentar la investigación. • Preparar un informe final. Y para realizar estas tareas, a su vez, necesitaremos: • Acceder a las fuentes de información internas (informes anuales, guías internas, manuales de procedimiento, políticas corporativas, etc. ) • Acceder a las fuentes de información externas (legislación que afecte a la organización, normas de gestión de registros y códigos de las mejores prácticas). • Acceder a personal con un alto conocimiento de la organización.

La gestión de documentos: normativa Una vez realizada esta investigación preliminar, obtendremos: • por un lado, un conocimiento de nuestra organización y de los contextos en los que opera; • por otro, una apreciación general de la consistencia y debilidad de nuestra organización en materia de gestión de documentos; y • por último, una base para definir el alcance de nuestro proyecto. Además, se convertirá en punto de referencia fijo para los siguientes proyectos de gestión de documentos; pudiendo ser mantenida actualizada mediante la incorporación de cualquier tipo de cambios en el momento en el que se está llevando a cabo.

La gestión de documentos: normativa La profundidad de la misma dependerá: • del nivel de conocimiento corporativo del que dispongamos, • de la disponibilidad y actualización de informes preexistentes sobre cuestiones relevantes de la organización, • y del grado de interacción con el personal de la misma. TAREA 1. - Determinar el alcance de la investigación. Debemos identificar antes una serie de cuestiones: 1. - El marco legal que repercute sobre las operaciones que realiza la organización.

La gestión de documentos: normativa 2. - Los miembros internos y externos de la misma cuyos intereses debe tener en cuenta. Se trata de personas u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por una decisión o actividad llevada a cabo por nuestra organización. 3. - Las normas comerciales, sociales y éticas a las que, la comunidad, espera que nuestra organización haga frente. La cultura corporativa no es otra cosa 4. - El tipo de trabajo llevado a cabo en la misma. que el conjunto de valores, actitudes y creencias que comparten los miembros de la organización como consecuencia de las prácticas, procedimientos, estructuras y sistemas establecidos desde hace tiempo. 5. - Su cultura corporativa. Identificar la cultura corporativa de nuestra organización nos va permitir tener un conocimiento mucho más amplio acerca de porqué y cómo trabaja la organización de la manera que lo hace. 6. - Y los factores que afectan a sus prácticas de gestión de documentos.

La gestión de documentos: normativa La manera más sencilla para recavar, de forma general, toda esta información consiste en dar respuesta a una serie de cuestiones: 1. - Identificar la organización y su contexto administrativo: • ¿Cuál es el nombre de la organización? (incluir todos los nombres por los que la organización es conocida). • ¿De qué tipo de organización se trata? . • ¿Cuáles son sus características definitorias? . • ¿Cuál es su historia? (proporcionar una visión cronológica del establecimiento de la organización y los principales cambios producidos). • ¿Cuál es su estructura? ¿Dónde están sus distintas unidades, si las hay, y cuál es la actividad llevada a cabo por cada una de ellas? . • ¿Tiene la organización algún tipo de enlace administrativo con otras organizaciones? .

La gestión de documentos: normativa 2. - Identificar el contexto legal y normativo: • ¿Cuál es la base oficial de la organización y por qué fue establecida? (identificar y documentar el establecimiento de la organización y el objetivo por el que fue creada). • ¿Qué legislación afecta a las operaciones que realiza la organización? . • ¿Existen normas impuestas o adoptadas por la organización? . 3. - Identificar el contexto comercial: • ¿Qué operaciones realiza la organización? . • ¿Está alguna de las áreas de nuestra organización sujetas a un alto nivel de litigio/riesgo? . • ¿Quiénes son las principales partes implicadas (principales participantes) en la organización? .

La gestión de documentos: normativa 4. - Identificar la cultura corporativa: • ¿Cuál es el objetivo de la organización? . • ¿Ha sido la organización o cualquier aspecto de ella sujeta a alguna auditoria interna o externa? . • ¿Posee nuestra organización un programa de gestión de riesgos? . • ¿Cómo es la gestión de documentos en la organización? . • ¿Cuál es la tecnología utilizada en la organización? . Y por último, ¿Cuáles son las fuentes utilizadas (registro de fuentes) para llevar a cabo la investigación preliminar? . Cuerpo de información conciso sobre la organización

La gestión de documentos: normativa TAREA 2. - Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas. Un paso previo: comprobar si la organización no ha participado previamente en algún otro proyecto que haya llevado implícito la realización de un análisis corporativo de la misma; pues en caso afirmativo, éste sería un buen punto de partida. si sobre la base de este material y nuestro propio conocimiento corporativo no terminamos de documentar el contexto de la organización; necesitaremos, por tanto, acudir a las fuentes documentales y a las entrevistas para completar éste. Las fuentes documentales que podemos consultar pueden ser: • Internas • Externas.

La gestión de documentos: normativa Fuentes documentales internas: uentes documentales internas • La página web de la organización. La gran mayoría de organizaciones ya poseen un sitio web donde se recoge información que puede ser de nuestro interés; como las actividades que realiza, la estructura organizacional, la historia administrativa, etc. • Los informes anuales. Éstos proporcionan resumen de la estructura actual de la organización y de sus actividades. • Los planes corporativos para identificar los principales objetivos que reflejan las principales funciones de la organización. • Las políticas y procedimientos internos. Por un lado, las políticas internas reflejan porqué la organización lleva a cabo determinadas actividades y, a nivel general, cómo debería hacerlo. Y por otro, los manuales de procedimientos recogen, con un amplio nivel de detalle, cómo debe llevar a cabo la organización sus funciones.

La gestión de documentos: normativa Fuentes documentales externas: externas • Legislación relacionada con la gestión de documentos. • Legislación relacionada con las funciones administrativas. • Regulaciones, normativas o directrices que afecten de forma significativa a la organización. • Informes y directrices emitidas por una auditoria, atención de quejas o reclamaciones u otras entidades de investigación. • Normas relevantes para la organización. Un ejemplo de ellas pueden ser los códigos de prácticas, las normas técnicas, los protocolos, etc. El cumplimiento de este tipo de normas puede venir impuesto por ley o ser adoptada de manera voluntaria por la organización. Una vez recogida la información necesaria de las fuentes documentales que nos proporcione la organización, el paso siguiente sería validarla mediante una entrevista con el personal de la misma.

La gestión de documentos: normativa Antes de realizar la entrevista se asume, dado los pasos previos, que ya debemos tener un conocimiento general de las funciones y estructura de la organización. El proceso a seguir para realizar la entrevista es el siguiente: • Determinar a quién vamos a entrevistar. La forma más adecuada para decidir esto, es mediante la utilización del organigrama de la organización. De esta manera tendremos una visión global de las áreas operacionales de la misma y entrevistaremos al menos a una persona de cada área. Decididas las personas que van a ser entrevistadas, el siguiente paso sería la realización de un informe que debería circular por todo el personal identificado como entrevistado potencial y que incluiría: - Una explicación de quiénes somos y cuál es el nombre del proyecto que vamos a desarrollar.

La gestión de documentos: normativa - Una descripción de los resultados que esperamos obtener del proyecto; siempre enfatizando en los beneficios que éste va brindar a la organización. - Una indicación acerca de porqué han sido seleccionados los entrevistados. - Una identificación del tipo de información que estamos buscando. - Una solicitud a los entrevistados para que consideren algunos aspectos antes de ser entrevistados; como por ejemplo las funciones, actividades y transacciones realizadas por el área funcional y su encaje dentro del objetivo y estructura de la organización; cualquier requerimiento legal o de gestión de documentos; los documentos que resultan de las funciones y actividades de la organización; y la opinión del entrevistado acerca de cuánto tiempo son requeridos los documentos que utilizan. - Una anotación donde se recoja el tiempo que durará la entrevista. - Y por último, un agradecimiento, al posible entrevistado, por su cooperación.

La gestión de documentos: normativa • Organizar la entrevista. En esta fase determinaremos el tiempo que vamos a emplear para realizar cada entrevista; siempre incluyendo un tiempo prudencial para escribir anotaciones al final de cada una. • Preparar las cuestiones. Dependiendo del estilo en el que nos encontremos más cómodos; ésta, será una tarea más o menos estructurada. Independientemente del estilo que decidamos, es importante que desarrollemos un listado de cuestiones a realizar. En nuestro caso sería conveniente que estas cuestiones abarcaran: - tanto las actividades de la organización - como los documentos a los que dan lugar cada una de ellas. • Conducir la entrevista. Debemos llegar a un acuerdo con el entrevistado acerca del lugar donde vamos a llevarla a cabo. Además debemos considerar también la posibilidad de poder utilizar una grabadora; siempre bajo el consentimiento del entrevistado.

La gestión de documentos: normativa El hecho de utilizar una grabadora durante la entrevista, nos va permitir centrarnos más en lo que dice el entrevistado y no intentar ir tomando nota durante la sesión. Una vez finalizada la entrevista, además de agradecer al entrevistado su cooperación, debemos mencionarle la posibilidad de acudir de nuevo a él para clarificar cualquier tipo de información que no haya quedado suficientemente clara. • Redactar notas. La redacción de las notas debe realizarse de manera inmediata al termino de la entrevista, pues es en ese momento cuando la información está fresca en nuestra memoria. En el caso de haber utilizado grabadora esta cuestión pierde importancia. Por último, deberíamos anotar también el nombre de la persona entrevistada, su posición y la fecha de la entrevista.

La gestión de documentos: normativa TAREA 3. - Documentar nuestra investigación. Se trata de reunir un registro que identifique todas las fuentes consultadas en nuestra investigación preliminar y un conjunto de notas relacionadas con cada una de éstas. Este paso es de especial importancia, pues muchas de la fuentes usadas durante la investigación preliminar serán usadas otra vez para analizar las actividades de la organización (Paso B) e identificar requerimientos en materia de gestión de documentos (Paso C). TAREA 4. - Preparar un informe. El resultado de la investigación preliminar debe quedar plasmado en un informe donde quede identificado: - Las actividades que realiza la organización. - La estructura de la misma.

La gestión de documentos: normativa - El tipo de riesgos a los que está expuesta. . - Algunas percepciones sobre el papel que juega en ésta la gestión de documentos. - Los puntos débiles y fuertes de los sistemas de información y gestión de documentos. - El nivel de dedicación a la gestión de documentos. - Las opciones para llevar a cabo el resto del proyecto. - Las fuentes requeridas para los proyectos propuestos. El informe debe recoger, por tanto: - tanto los principales resultados de la investigación preliminar, - como desarrollar recomendaciones acerca del alcance, realización y viabilidad del proyecto de gestión de documentos.

La gestión de documentos: normativa Paso B: Análisis de la actividad de la organización Este paso pretende establecer un modelo conceptual que, mediante el estudio de las actividades y procesos de nuestra organización, identifique qué es lo que hace ésta y cómo lo lleva a cabo. El resultado de este análisis, a nivel general, nos va a indicar la relación existente entre las actividades de la organización y los documentos que son productos y evidencias de las mismas. Antes de comenzar, tendremos que haber asumido muchos de los resultados obtenidos en el paso anterior (investigación preliminar); es decir, debemos: • Tener un conocimiento general de la organización y los contextos en los que opera, y • tener una apreciación general de los puntos débiles y fuertes de la organización en materia de gestión de documentos.

La gestión de documentos: normativa Además también debemos: • Obtener un apoyo de la dirección para realizar el análisis de las actividades de la organización, y • determinar si la organización ha analizado y documentado previamente sus actividades y procesos. En definitiva, el objetivo de este paso es establecer un modelo o representación de las actividades llevadas a cabo en la organización: un modelo de cómo trabaja ésta. Para ello existen dos tipos de análisis útiles: • el análisis jerárquico/funcional: /funcional proporciona la base para el desarrollo del sistema de clasificación de la actividad de la organización y • el análisis de procesos: proporciona la base para el desarrollo del mapa de procesos de la misma en el segundo.

La gestión de documentos: normativa Complementando ambos enfoques, para realizar el análisis de la actividad de una organización tendremos que identificar: • Sus principales objetivos y estrategias para conseguirlos. • Las funciones generales que se encargan de respaldar los objetivos y estrategias. • Las actividades que contribuyen al cumplimiento de las funciones. • Los grupos de transacciones o procesos que contribuyen a la realización de cada una de las actividades. • Los documentos generados en cada una de las transacciones realizadas.

La gestión de documentos: normativa Análisis de las funciones, actividades y transacciones de nuestra organización. Objetivos y estrategias Función Actividad Mismo proceso Transacción

La gestión de documentos: normativa Etapas del análisis de la actividad de la organización ETAPA 1. - Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas. Para llevar a cabo esta etapa, es importante usar el registro de fuentes consultadas realizado en el paso anterior. Muchas de estas fuentes nos van a proporcionar información muy importante acerca de que es lo que hace nuestra organización y cómo lo hace. Tal es el caso, por ejemplo, de: • los manuales de procedimientos (fuente de información interna) que recogen desglosados todos los procedimientos llevados a cabo en la organización. • la legislación (fuente de información externa) que obliga a la organización a realizar determinadas funciones, actividades y tareas. Este proceso, sería conveniente que se completara con la realización de una serie de entrevistas a las personas encargadas de realizar cada una de estas funciones y actividades.

La gestión de documentos: normativa ETAPA 2. - Identificar y documentar cada función, actividad y transacción. Los pasos recomendados a seguir: • Usar las fuentes para identificar los objetivos y estrategias de la organización. • Conceptualizar las funciones generales de la organización. • Identificar las actividades que componen cada una de las funciones documentadas anteriormente. • Identificar las transacciones asociadas con cada actividad. La identificación de transacciones puede seguir un doble camino; por un lado podemos usar las fuentes escritas y las entrevistas, y por otro, el análisis de los procesos de trabajo. • Identificar los documentos generados como fruto y evidencia de las transacciones detectadas en el paso anterior. • Comprobar, con el personal de la organización, los resultados obtenidos.

La gestión de documentos: normativa ETAPA 3. - Desarrollar el sistema de clasificación de la actividad desarrollada por la organización y el mapa de procesos de la misma. En un principio se listarían las funciones; dentro de éstas, se recogerían las actividades en las que se descomponen; y a su vez, cada una de éstas, podrían descomponerse en transacciones (mapa de procesos). Gráficamente, la estructura del sistema de clasificación sería la siguiente: • de cada función (1 er nivel) • colgarían las actividades relacionadas con ésta (2º nivel), • y de cada actividad (enlazada a la función) colgarían a su vez las transacciones y procesos necesarios para llevar a cabo cada una de éstas (3 er nivel). El número de niveles del sistema dependerá siempre de la complejidad de las funciones realizadas por la organización y del tamaño de ésta. Por tanto, reflejará la simplicidad o complejidad de la organización de la que se derive.

La gestión de documentos: normativa El sistema de clasificación debe incluir también información sobre: • Legislación u otras fuentes que avalen o sustenten las funciones y actividades. • Riesgos asociados con cada función y actividad: se trata de los hechos que exponen a la organización a consecuencias perjudiciales. Por ejemplo, el hecho de que una organización no sea capaz de justificar una decisión o de saber cómo se tomó, puede implicar pérdidas financieras, enfado del público que se traduzca en litigios, etc. Análisis de la actividad de una organización: etapas. Recoger información desde fuentes documentales y entrevistas. Identificar y documentar cada función, actividad y transacción. Desarrollar el sistema de clasificación de la actividad desarrollada por la organización. Desarrollar el mapa de procesos de la organización.

La gestión de documentos: normativa Paso C: Identificación de requerimientos en materia de gestión de documentos. Este paso de la metodología ISO 15489 persigue un doble objetivo: • Por un lado identificar los requerimientos que debe cumplir nuestra organización para crear, recibir y guardar registros / evidencia de sus actividades. • Y por otro, documentar estos requerimientos de forma estructurada y fácilmente mantenible. Estos requerimientos se derivan de un análisis sistemático de: • Las necesidades internas de la organización. • Las regulaciones externas impuestas por las leyes y normas nacionales e internacionales. • Las mejores prácticas de gestión de documentos. • Las expectativas de la sociedad o comunidad en general.

La gestión de documentos: normativa Objetivo principal (establecimiento de los requerimientos de una organización) “garantizar y guardar la evidencia de sus actividades” Será la naturaleza de la organización y el contexto en el que opera lo que dicte: • Si es necesario crear evidencia de sus actividades. • Qué tipo de evidencia es necesario crear. • Qué forma debe tomar esta evidencia. • Cuánto tiempo debería ser retenida. • Qué acceso debería ser proporcionado a ésta a través del tiempo. Los requerimientos funcionales lo que hacen es describir lo que debe hacer el sistema de gestión de documentos; es decir, describe el ¿qué? pero no el ¿cómo? .

La gestión de documentos: normativa De forma general, podemos deducir que existen dos tipos de requerimientos funcionales: • Requerimientos internos; implicados por el entorno comercial o sociopolítico en el cual opera la organización. • Requerimientos externos; definidos explícitamente en leyes, normativas y otros instrumentos de autoridad. Todos estos requerimientos harán referencia a necesidades específicas de las que habrá que guardar evidencia; por ejemplo: • La creación de un documento. • Su retención durante un período específico. • Su disposición. • Sus condiciones de acceso. • Su contenido.

La gestión de documentos: normativa En resumidas cuentas, la identificación de los requerimientos de una organización proporciona la base para: La creación, mantenimiento y disposición de documentos. El diseño de sistemas que capturen y mantengan documentos. Medir el funcionamiento de los sistemas existentes. Etapas en la identificación de requerimientos funcionales ETAPA 1. - Analizar fuentes de información relevantes. En la siguiente transparencia

La gestión de documentos: normativa Análisis de fuentes de información relevantes. Fuentes de informació n internas ·Investigación previa sobre requerimientos funcionales. ·Análisis llevado a cabo para el diseño e implementación de otros sistemas de información. ·Tablas de disposición. ·Políticas corporativas, guías internas, manuales de procedimiento, programas de control de calidad, etc. Fuentes de informació n externas Personal de la organización ·Legislación que afecte a la organización. ·Normas internacionales de gestión de documentos. ·Directivos. ·Encargados del funcionamiento de la organización. ·Auditores y especialistas en leyes. ·Encargados del control de calidad. ·Las mejores prácticas de gestión de documentos.

La gestión de documentos: normativa ETAPA 2. - Identificación de requerimientos legales / normativos, operacionales y sociales. ETAPA 2. 1. - Identificación de requerimientos legales / normativos. Para determinar los requerimientos legales a los que debe hacer frente nuestro sistema de gestión de documentos, debemos estudiar a fondo las fuentes legales que afectan a las funciones y actividades de nuestra organización. Muchas posibilidades: • Si estas fuentes legales están disponibles online, una buena forma de localizar referencias explícitas a la gestión de documentos consiste en realizar búsquedas con términos tales como: “documentos”, “evidencia”, “custodia”, “conservación”, etc. De esta forma, vamos a acceder a informaciones que nos van a permitir ir desarrollando requerimientos funcionales legales. • en el caso de que las fuentes legales estén impresas, tendremos que leerlas en su totalidad con el objetivo de ir localizando requerimientos legales implícitos en el texto.

La gestión de documentos: normativa • podríamos también examinar las políticas corporativas y procedimentales y realizar una entrevista al personal que está familiarizado con la legislación, directivas formales y normas de la industria relevantes. Los requerimientos implícitos son más difíciles de averiguar; además se trata de un requerimientos implícitos ejercicio que consume bastante tiempo. Por esta razón, chequear cuidadosamente la legislación relevante, directivas, normas, etc. se ha convertido en un paso esencial en el proceso de identificación de requerimientos. Algunos ejemplos: • Algunas fuentes legales pueden hacer referencia a que un documento en particular debe ser guardado y estar accesible sólo para ciertas personas o grupos. • Otras fuentes pueden hacer referencia al contenido del documento y decir cuanto tiempo debe retenerse el mismo.

La gestión de documentos: normativa ETAPA 2. 2. - Identificación de requerimientos operacionales. Para identificar este tipo de requerimientos, tendremos que examinar atentamente, si existen, políticas y directrices internas y manuales de procedimiento. También, al igual que en el caso anterior, sería necesario entrevistarnos con el personal experto en este área de la organización y determinar porqué son creados y retenidos los documentos. Ejemplo: • El caso de organizaciones que gestionen su presupuesto: tendremos que identificar automáticamente un requerimiento que haga y guarde evidencia de la recepción y evidencia recepción gasto del mismo. Ahora bien, en caso de que se produzcan cambios en las necesidades o prácticas de la organización, será necesario volver a evaluar e identificar estos requerimientos de la organización forma que permitan seguir manteniendo evidencia de las operaciones que ésta realiza.

La gestión de documentos: normativa ETAPA 2. 3. - Identificación de requerimientos sociales. Las expectativas de la comunidad pueden dar lugar a requerimientos de gestión de documentos que estén o no reflejados en los requerimientos legales u operacionales que estén o no reflejados anteriormente identificados. Todas estas visiones de la comunidad pueden afectar de manera informal a la política de la organización. Es difícil discernir que evidencia debería crear y guardar la organización para satisfacer las expectativas de la comunidad a la que sirve. ETAPA 3. - Documentar los requerimientos identificados. Identificados los requerimientos, hay que documentarlos para poder utilizarlos: • Evaluar los sistemas de gestión existentes en la organización (Paso D). • Desarrollar estrategias de gestión de documentos (Paso E). • Diseñar sistemas (Paso F).

La gestión de documentos: normativa El formato a utilizar para desarrollar los requerimientos debe ser un formato fácil de mantener, ya que los requerimientos tienden a cambiar y tendremos que corregirlos y actualizarlos periódicamente. Hay múltiples opciones para documentar los requerimientos: • Tablas y plantillas realizadas con procesadores de texto. • Hojas de cálculo. • Bases de datos. Independientemente de la opción que elijamos, vamos a tener que decidir tres cuestiones: 1. - Qué tipo de información vamos a registrar. 2. - Cómo debería ser estructurada. 3. - Cómo vamos a representar los enlaces entre cada requerimiento y la función, actividad o transacción a la que se aplica.

La gestión de documentos: normativa Aunque depende del número y complejidad de los requerimientos desarrollados en nuestra organización, normalmente debemos incluir alguna o toda la información que recogemos a continuación: • El nombre / título de la fuente, incluyendo alguna referencia (por ejemplo, el título y número de la legislación, el título y detalles de la publicación o el nombre y posición del informante). • La fecha en la que la fuente entre en vigor (por ejemplo, la fecha de publicación o la fecha de sustitución). • Una descripción de la fuente, aclarar del tipo de fuente del que se trata: legislación, directiva, norma de la industria, norma de las mejores prácticas de gestión de documentos, política interna, expectativas de la comunidad, etc. • El párrafo, cláusula, sección o página específica de la fuente en donde aparece el requerimiento, ya sea éste implícito o explícito. • Un comentario general sobre cómo el requerimiento cubre una situación específica de la organización, identificándose el documento implicado. Se trata de la descripción del requerimiento en sí.

La gestión de documentos: normativa • La necesidad evidencial que cubre el requerimiento (por ejemplo, el contenido, la forma y la calidad del documento o su creación, retención, disposición o acceso). • La función, actividad o transacción a la que se aplica el requerimiento. • Los posibles riesgos de no hacer frente al requerimiento (resultado de algún análisis de riesgos). • Etc. Nuestra organización puede estar expuesta a riesgos si no: • Se crean los documentos desde el principio. • Se capturan y gestionan los documentos en un sistema de gestión de documentos. • Se almacenan / guardan los documentos. • Se destruyen los documentos cuando ya no son requeridos. • Se asegura que los documentos permanezcan accesibles y legibles a lo largo del tiempo.

La gestión de documentos: normativa En caso no hacer frente a los requerimientos, las organizaciones pueden: • Poner en peligro una actividad vigente o futura. • Poner en peligro su capacidad de defenderse ante posibles reclamaciones. • Provocar una publicidad o reacción adversa de la comunidad. • Etc. Establecimiento de Requerimientos Funcionales. ANÁLISIS E IDENTIFICACIÓN de Contextos en los que opera nuestra organización. Funciones, actividades y transacciones de nuestra organización. Fuentes de información tanto internas como externas. establecimiento de REQUERIMIENTOS FUNCIONALES Riesgos en materia de gestión de documentos.

La gestión de documentos: normativa Una vez identificados los requerimientos, vamos a obtener: • Un conocimiento de los requerimientos de la organización para crear y guardar documentos como evidencia de sus actividades (listado de requerimientos). • Una apreciación del grado de exposición de la organización a los riesgos relacionados con la evidencia – análisis de riesgos (p. e. : pérdida de documentos de valor). • Un marco de trabajo intelectual que soporta o respalda las decisiones de valoración y las acciones de disposición. • Una apreciación de las limitaciones organizacionales (p. e. : cultura interna, factores tecnológicos y económicos o factores sociopolíticos externos) que influyen en como pueden hacerse frente a estos requerimientos. • Un indicador de rendimiento para evaluar si el sistema de gestión de documentos actual de nuestra organización puede hacer frente a estos requerimientos (Paso D). • Una base para determinar, dentro de la variedad de estrategias de gestión de documentos, cuál es la que mejor permite a nuestra organización hacer frente a estos requerimientos (Paso E).

La gestión de documentos: normativa • La base para el desarrollo de especificaciones funcionales para los sistemas de gestión de documentos, incluyendo productos software (Paso F). Paso D: Evaluación de los sistemas existentes El objetivo principal: comprobar si nuestra organización posee algún sistema de gestión de documentos o cualquier sistema de gestión de información que proporcione evidencia de sus transacciones. Evaluación de los sistemas existentes en nuestra organización Identificación de los sistemas de gestión de documentos. Análisis de los mismos. Preparación de informe. Paso D En caso de que existan, que será en la mayoría, realizaremos una comparativa con los requerimientos establecidos en el paso anterior; de esta manera revelaremos el grado de cumplimiento de estos sistemas con respecto a los requerimientos en materia de gestión de documentos establecidos por la organización.

La gestión de documentos: normativa Evaluación de los sistemas existentes ETAPA 1. - Identificar los sistemas de información existentes en nuestra organización. Los sistemas de gestión de información con los que podemos encontrarnos en nuestra organización: • pueden estar basados en documentos en papel totalmente, • exclusivamente electrónicos o • también podemos localizar sistemas híbridos. Existe una gran variedad de técnicas o formas que nos van a permitir detectar o identificar los sistemas de gestión de información existentes en nuestra organización; aunque una muy intuitiva es la “Identificación de tipos documentales precisos” (documentos contables, de la correspondencia, etc. )

La gestión de documentos: normativa Cada una de estas colecciones de documentos normalmente suele estar gestionada por un sistema de gestión diferente. ETAPA 2. - Analizar los sistemas existentes. Objetivo: identificar en qué medida estos sistemas satisfacen las necesidades de evidencia de nuestra organización. ETAPA 3. - Preparar un informe como resultado de la identificación y análisis de los sistemas de gestión de información existentes en nuestra organización. Es muy importante que todo lo recogido en los dos puntos anteriores quede plasmado en un informe global antes de que se vaya a comenzar a diseñar o rediseñar los sistemas existentes. Este informe en principio debe recoger: • Un breve sumario del análisis realizado. • Un listado con los puntos fuertes y débiles de los sistemas. • Una información detallada acerca de que debe realizar el sistema para satisfacer cada uno de los requerimientos establecidos en materia de gestión de documentos.

La gestión de documentos: normativa Paso E: Identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia de gestión de documentos. Con este paso pretendemos determinar cuáles serían las políticas, prácticas, normas, herramientas, etc. que debería adoptar nuestra organización para remediar los puntos débiles detectados en el paso anterior (paso D) y así, poder hacer frente a los requerimientos establecidos en el paso C. Para elegir la estrategia debemos Identificación de estrategias en materia de gestión de documentos Identificación de estrategias a aplicar. Evaluación de los factores a favor o en contra de las estrategias. Identificación de las estrategias más adecuadas. Selección de la/s estrategia/s más adecuada/s. tener en cuenta diversos aspectos: • La naturaleza de nuestra organización. • El tipo de actividades que lleva a cabo. • Su soporte tecnológico. • Su cultura corporativa. • Las restricciones externas. Paso E

La gestión de documentos: normativa Pasos a seguir a la hora de determinar que estrategia vamos a aplicar PASO 1. - Investigar las distintas estrategias a aplicar para la gestión de documentos. Podemos hablar de cuatro amplios enfoques que pueden ayudar a nuestra organización a satisfacer sus requerimientos de gestión de documentos: 1. - Enfoque basado en políticas: políticas Esta estrategia implica el establecimiento y promulgación de principios que ejerzan influencia en la gestión de documentos dentro de la organización: políticas corporativas, instrucciones, directivas u otros instrumentos. Por ejemplo, una política corporativa puede estipular: • que los empleados de una organización creen registros de cada transacción llevada a cabo usando sistemas de información electrónica para dejar así una evidencia de la misma; • o también puede prohibir a éstos borrar o eliminar un documento a menos que esté autorizada la acción según la tabla de disposición.

La gestión de documentos: normativa 2. - Enfoque basado en el diseño: diseño Este enfoque se aplica principalmente a los componentes técnicos de los sistemas de gestión de documentos. Por ejemplo, una política corporativa puede estipular: • podemos diseñar un interfaz gráfico de usuario basado en las actividades desarrolladas por nuestra organización de tal manera que cuando un empleado seleccione la actividad se inicien las aplicaciones necesarias y los documentos resultantes se etiqueten con información aplicable a esta actividad; • también podemos diseñar aplicaciones que capturen automáticamente tantos metadatos como sea posible, prevenir la eliminación de documentos sin autorización, vincular tablas de disposición a los documentos para almacenarlos o migrarlos / transferirlos Por estas razones, es importante la colaboración de los archiveros / gestores de documentos con los especialistas en tecnologías de la información / informáticos. La mayoría de las organizaciones optan por software disponibles comercialmente. Aunque esta estrategia puede también usarse para adaptarlos cuando sea posible.

La gestión de documentos: normativa Para acabar con la diferencia entre lo que ofrece el mercado y lo que realmente necesitamos desde las organizaciones para gestionar nuestros documentos, resulta conveniente ir informando continuamente a los vendedores de software sobre los requerimientos a los que deberían hacer frente sus productos; influenciando así en su desarrollo. 3. - Enfoque de implementación específica (soluciones prácticas orientada a usuarios – soluciones ad-hoc): ad-hoc) Se trata de desarrollar una configuración física de software y hardware; y puede ser • intrusiva (donde los empleados se encargarían conscientemente de las tareas de gestión de documentos) o • invisible (donde la gestión de documentos sucedería como parte de una rutina). Un aspecto muy importante a tener en cuenta en este enfoque es la formación de nuestro personal, específicamente la formación continua; ya que excepto en el caso de las tareas altamente automatizadas, éstos tendrán que ir tomando algunas decisiones sobre la marcha relacionadas con la gestión de los documentos.

La gestión de documentos: normativa 4. - Enfoque de desarrollo e implementación de normas: normas Por ejemplo: • normas para el almacenamiento de documentos, • normas de aplicación para facilitar el intercambio de información y otros datos, • normas para establecer un control intelectual sobre los documentos. • etc. PASO 2. - Identificar las estrategias más adecuadas a nuestras necesidades de gestión de documentos. PASO 3. - Evaluar los factores que pueden apoyar o poner freno a la adopción de estas estrategias. PASO 4. - Adoptar la estrategia más adecuada. Mejor solución: Solución mixta

La gestión de documentos: normativa Paso F: Diseño de un sistema de gestión de documentos Un buen sistema necesitará: • una infraestructura de apoyo adecuada (personal, procesos, herramientas, tecnología, etc. ) y • su desarrollo implicará: • el diseño de cambios en los sistemas, procesos y prácticas actuales; • la adaptación o integración de soluciones tecnológicas y • la determinación de cuál es la mejor forma de incorporar estos cambios para mejorar la gestión de documentos de nuestra organización. A lo largo de toda esta etapa tendremos que ir comparando los elementos del diseño con los requerimientos de gestión, preguntando a los usuarios sobre los elementos usuarios que les afectan y haciendo los cambios de diseño oportunos hasta queden satisfechas estas necesidades.

La gestión de documentos: normativa Lógicamente, los pasos a seguir en el diseño del sistema, dependerán de la estrategia o enfoque hayamos seleccionado en el paso anterior. Así, podremos decidir: 1. - Revisar las políticas y procedimientos existentes relacionados con la gestión 1. de documentos de nuestra organización. 2. - Mejorar la funcionalidad de los sistemas de gestión de información de la organización e incrementar la formación de los responsables de la gestión de documentos. 3. - Desarrollar e implementar un nuevo sistema de gestión para áreas de alto riesgo de nuestra organización. 4. - Desarrollar e implementar un nuevo sistema de gestión para la organización 4. en su totalidad.

La gestión de documentos: normativa Diseño de un sistema de gestión de documentos Establecimiento/mantenim iento de las políticas de gestión de documentos. Diseño de un sistema electrónico o híbrido. Desarrollo de guías de gestión de documentos y procedimientos. Asignación de roles y responsabilidades. (Re)diseño de los procesos de trabajo. Realización de revisiones. Desarrollo de un plan de formación. Producción de información. Preparación del plan inicial de implementación. Paso F

La gestión de documentos: normativa Paso G: Implementación del sistema de gestión de documentos Se trata de una tarea compleja de acometer, con una alta responsabilidad e inversión económica. No obstante, cualquier tipo de riesgo queda solventado si aplicamos una metodología pormenorizada como la que aquí hemos desarrollado. Paso H: Revisión posterior a la implementación. Evaluación del sistema y comprobación de la viabilidad del mismo Una vez implementado el sistema y tras un período prudencial de prueba, tenemos que medir la eficacia del mismo. ---- Detectar posibles deficiencias con la intención de ir subsanándolas. Este chequeo se irá realizando de forma periódica, ya que pueden ir surgiendo nuevos procesos o actividades, que se traduzcan en nuevas necesidades de gestión de documentos en nuestra organización, que no sean satisfechas con lo que en un principio se desarrolló.

La gestión de documentos: normativa Por esta razón, para evaluar el sistema y su viabilidad en el transcurso del tiempo, sistema tiempo será necesario que se lleven a cabo periódicamente los pasos C a H de esta metodología ISO.