PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS SOSIALISASI KEARSIPAN DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS SOSIALISASI KEARSIPAN DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA

DASAR HUKUM PENGERTIAN ARSIP Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan : Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi dan informasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

TEKSTUAL Paper Records/Paper Based Records Conventional Records Arsip Elektronik, Electroni c Records/Electronic, B ased. Records, Computer Records Machine Readable Record. S Arsip Bentuk Mikro, Microfilm, Microfiche, Computer Output Microfilm Human Readable Records Hard Copy Corak/Tipologi dan Media Arsip sesuai dengan perkembangan teknologi Informasi AUDIO VISUAL (1. Gambar Statik/Still Images, 2. Citra Bergerak/Moving Images, 3. Rekaman Suara/Sound Recording) dan Komunikasi Arsip Kartografik & Kearsitekturan/Cartographic & Architectural Records

ARSIP FISIK AUTENTIK & LEGAL ( Utuh, Lengkap) UU No. 43/ 2009 Ps. 41 ayat 1 INFORMASI TERPECAYA ( Struktur, Isi, Konteks) UU No. 43 /2009 Ps. 41 ayat 3 (Sumber: Presentasi Prof. Dr. Noerhadi Magetsari pada Seminar Nasional Kearsipan yang diselenggarakan oleh Pengurus Nasional AAI tanggal 10 November 2011 di Jakarta)

TERTIB ARSIP PEMERINTAHAN YANG PROFESIONAL, BERSIH, DAN BERWIBAWA (GOOD GOVERNANCE)

1. tulung punggung organisasi 2. bukti akuntabilitas kinerja aparatur 3. bukti akuntabilitas kinerja organisasi 4. aset organisas 5. Identitas organisasi 6. bukti sah di pengadilan 7. bukti sejarah 8. Memori organisasi 9. tulang punggung manajemen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Perencanaan Pengambilan keputusan Pertanggungjawaban Perlindungan hak Perlindungan aset Perlindungan kekayaan intelektual Perlindungan Batas Wilayah Pengaturan kerahasiaan informasi Pelayanan publik

PENCIPTAAN Design Formulir Tata Naskah Dinas Penggunaan Kertas Kode klasifikasi PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN Sistem Penataan Berkas Pengurusan Surat PENYUSUTAN JRA Penilaian Pemindahan Pemusnahan Penyerahan Arsip Statis

KOMPOSISI IDEAL ARSIP PADA ORGANISASI Inaktif 30 % Aktif: 20 % Permanen : 10 % Aktif : Vital 1 -5 % 10 % Arsip Permanen 25% Arsip Aktif (1 -5 % Arsip Vital) 30 % Arsip Inaktif 35 % Arsip tdk memiliki nilai guna Tidak memiliki Nilai Guna 35 %

Arsip diciptakan untuk pelaksanaan TUPOKSI organisasi ( ARSIP AKTIF ) ARSIP PROSES PENGELOLAAN ARSIP DI INDONESIA DINAMIS Arsip disimpan untuk referensi dan memori organisasi ( ARSIP INAKTIF ) Sebagian arsip disimpan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional Sebagian arsip dimusnahkan karena sudah tidak bernilai guna ARSIP STATIS

FUNGSI ARSIP (Berdasarkan UU No 43 Th. 2009) a. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu; b. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta karena memiliki nilaiguna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan, yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

1. 2. 3. 4. 5. Membuat kebijakan penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya berdasarkan ketentuan UU No. 43 Tahun 2009. Melaksanakan pengelolaan arsip dinamis. Membentuk unit kearsipan. Menyediakan prasarana & sarana kearsipan untuk pengelolaan arsip dinamis. Secara khusus melakukan perlindungan & penyelamatan serta memberitahukan & melaporkan kepada ANRI arsip yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak kerja dan masalah pemerintahan yang strategis. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Melaksanakan perlindungan & penyelamatan arsip apabila terjadi bencana, berkoordinasi dengan ANRI. Membuat Tata Naskah Dinas, klasifikasi arsip, JRA, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, keselamatan arsip yang dikelolanya. Mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip. Menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna yang berhak. Membuat daftar arsip dinamis yaitu arsip terjaga dan arsip umum. Menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis terjaga. Menjaga kerahasiaan arsip tertutup.

15. Menentukan prosedur layanan berdasarkan standar. 16. Melaksanakan penyusutan arsip berdasarkan JRA. 17. Memiliki JRA. 18. Melaksanakan pemusnahan arsip sesuai dengan prosedur yang benar. 19. Menyerahkan arsip statis kepada ANRI. 20. Menjamin autentisitas, reabilitas dan keutuhan arsip statis yang diserahkan kepada Lembaga Kearsipan. 21. Melaksanakan pengelolaan arsip yang diciptakan oleh pihak lembaga yang diberi pekerjaan dengan anggaran negara. Pasal-pasal mengenai Pencipta Arsip: Pasal 1, 8, 9, 16, 17; 20, 23, 25, 29, 32, 33, 34, 37 Pasal 40, 41, 42, 44, 45, 47, 49; Pasal 50, 51, 54, 57, 65, 66, 68

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI PENCIPTA ARSIP PERANCANGAN SISTEM KEARSIPAN DINAMIS ANRI Lembaga Kearsipan Nasional: PENCIPTAAN ARSIP NSPK PENGGUNAAN & PEMELIHARAAN • LEMBAGA NEGARA • PERUSAHAAN • ORPOL • ORMAS • PERSEORANGAN PENYUSUTAN ARSIP PERANCANGAN SISTEM KEARSIPAN STATIS 5 -10% AKUISISI PENGOLAHAN (BERSKALA NASIONAL) PRESERVASI PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKSES PENGELOLAAN ARSIP STATIS

KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PASAL 40 , AYAT (1 -4) NSPK PENCIPTAAN ARSIP PENGGUNAA N ARSIP PEMELIHARAA N ARSIP PENYUSUTA N ARSIP DILAKSANAKAN DALAM SUATU SISTEM KEARSIPAN NASIONAL MENDUKUNG PENGELOLAAAN AD YANG EFEKTIF DAN EFISIEN, MEMBUAT Tata Naskah Dinas Klasifikasi Arsip Jadwal Retensi Arsip (JRA) KKAA PEJABAT ATAU ORANG YANG BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS WAJIB MENJAGA KEAUTENTIKAN, KEUTUHAN, KEAMANAN DAN KESELAMATAN ARSIP YANG DIKELOLANYA

PENATAAN ARSIP AKTIF NSPK

ALUR PROSES PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Surat Masuk Pengkategorian NSPK Standar Meta Data dan Tesaurus Registrasi Mail Tracking Surat Keluar MEMBUAT NASKAH DINAS Unit Kerja JADWAL RETENSI ARSIP Pusat Berkas Musnah Distribusi Unit Kerja Pusat Berkas Arsip Aktif pindah Filing Sistem dan Skema Klasifikasi Arsip Inaktif Pusat Arsip L/K ANRI Serah / Arsip statis Melalui Setjen File Tracking

Arsip Dinamis NSPK Arsip Vital • • Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip Aktif Frekuensi penggunaannya tinggi Berada di unit pengolah/unit kerja Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus; Arsip Inaktif Jarang digunakan Berada di Unit Kearsipan Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun

PERMASALAHAN PENGELOLAAN ARSIP � Ruang kerja penuh dengan arsip NSPK �Perbedaan arsip aktif dan inaktif tidak jelas �Tidak ada petugas khusus yang menangani arsip �Informasi tidak aman �Arsip disimpan sesuai kepentingan petugas masing-masing �Arsip tidak bisa ditemukan secara cepat dan tepat

NSPK

PERMASALAHAN PENGELOLAAN ARSIP SOLUSI NSPK �Asas pengelolaan arsip �Sistem pengelolaan �Sarana kearsipan �SDM 7

ASAS PENGELOLAAN ARSIP NSPK ASAS PENGORGANISASIAN ARSIP DINAMIS ASAS SENTRALISASI ASAS DESENTRALISASI ASAS GABUNGAN

SENTRALISASI NSPK di unit kearsipan dibawah tanggung jawab Biro Umum dan

SENTRALISASI PENGENDALIAN INFORMASI SURAT NSPK UNIT KERJA Central File Records Centre UNIT KERJA

SENTRALISASI NSPK Ciri-ciri organisasi yg menggunakan asas sentralisasi : 1. Arsip aktif dari organisasi disimpan di satu tempat; 2. Organisasi kecil; 3. Volume arsip sedikit; 4. Sistem pengelolaan arsip aktif seragam; 5. Unit-unit berada dlm satu lokasi

2. Desentralisasi PENGENDALIAN INFORMASI SURAT NSPK UNIT KERJA CF RC

DESENTRALISASI Ciri-ciri organisasi yg menggunakan asas desentralisasi : 1. Arsip aktif dan inaktif disimpan di masing-masing unit kerja; NSPK 2. Unit kerja mempunyai otonomi dalam pengelolaan arsip aktif dan inaktif; 3. Volume arsip banyak; 4. Sistem pengelolaan arsip aktif dan inaktif tidak seragam; 5. Unit-unit berada dlm satu lokasi atau di beberapa lokasi; 6. Organisasi besar.

3. KOMBINASI PENGENDALIAN INFORMASI SURAT NSPK UNIT KERJA CF Records Centre UNIT KERJA CF

3. GABUNGAN Ciri-ciri organisasi yg menggunakan asas gabungan : NSPK 1. Arsip aktif disimpan di masing-masing unit kerja; 2. Arsip inaktif organisasi disimpan di unit kearsipan; 3. Unit kerja mempunyai otonomi dalam pengelolaan arsip aktif; 4. Unit-unit kerja berada dlm satu lokasi atau di beberapa lokasi;

LAYANAN ARSIP OUT INDIKATOR PERMINTAAN (lisan, telepon, tertulis) PENCARIAN O U T 1. Langsung ke arsip 2. Melalui daftar PENGENDALIAN 1. Masa peminjaman 2. Lokasi, pengguna PENCATATAN PENEMPATAN KEMBALI 1. Out indikator diambil 2. Arsip ditempatkan PENGANTARAN/ PENGAMBILAN

Ketentuan Pidana UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 81 Setiap orang yang dengan sengaja menguasai dan/atau memiliki arsip negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 untuk kepentingan sendiri dan atau orang lain yang tidak berhak dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 tahun atau denda paling banyak Rp 250. 000 (dua ratus lima puluh juta rupiah)

Ketentuan Pidana UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 82 Setiap orang yang dengan sengaja menyediakan arsip dinamis kepada pengguna arsip yang tidak berhak sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 ayat 1 dipidana dengan pidana penjara paling lama 3 tahun atau denda paling banyak Rp 125. 000 (seratus dua puluh lima juta rupiah)

Ketentuan Pidana UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 83 Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip negara yang terjaga untuk kepentingan negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 ayat 3 dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 tahun atau denda paling banyak Rp 25. 000 (dua puluh lima juta rupiah)

Ketentuan Pidana UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 84 Pejabat yang dengan sengaja tidak melaksanakan pemberkasan dan pelaporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 43 ayat 1 dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 tahun dan denda paling banyak Rp 500. 000 (lima ratus juta rupiah)

Ketentuan Pidana UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 85 Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga kerahasiaan arsip tertutup sebagaimana dimaksud dalam Pasal 44 ayat 2 dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 tahun dan denda paling banyak Rp 250. 000 (dua ratus lima puluh juta rupiah)

Ketentuan Pidana UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 86 Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip diluar prosedur yang benar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 ayat 2 dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 tahun dan denda paling banyak Rp 500. 000 (lima ratus juta rupiah)

Ketentuan Pidana UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 87 Setiap orang yang memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan kepada pihak lain diluar yang telah ditentukan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 53 dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 tahun dan denda paling banyak Rp 500. 000 (lima ratus juta rupiah)

Ketentuan Pidana UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 88 Pihak ketiga yang tidak menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 58 ayat 3 dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 tahun dan denda paling banyak Rp 250. 000 (dua ratus lima puluh juta rupiah)