PENGANTAR PENGELOLAAN ARSIP VITAL BIMTEK PENGELOLAAN ARSIP VITAL
“PENGANTAR PENGELOLAAN ARSIP VITAL” BIMTEK PENGELOLAAN ARSIP VITAL Maret 2020 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta Jl. Perintis Kemerdekaan No. 1 Jakarta Timur (021) 47860095 (021) 47865922 www. dispusip. jakarta. go. id http: //smart-one. jakarta. go. id dispusip@jakarta. go. id arsip_jakarta @dispusipprovinsidkijakarta 1
DASAR HUKUM UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Tahun Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara Peraturan Daerah Nomor 4 tahun 2017 tentang Kearsipan Daerah Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 100 Tahun 2018 tentang Program Arsip Vital
ARSIP Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan 1 perkembangan teknologi informasi dan 2 komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, Pemerintahan Daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. ARSIP DINAMIS Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Terdiri dari : 1. Arsip Vital 2. Arsip Aktif 3. Arsip Inaktif. ARSIP VITAL “Pasal 1 (4) UU 43/2009” Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, 1 tidak dapat diperbarui, dan 2 tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Pengelolaan arsip dinamis (vital) menjadi tanggung jawab pencipta arsip. (Pasal 9 ayat (3) UU 43/2009) Pencipta Arsip : 1. PD 2. BUMD
CONTOH ARSIP VITAL Pemerintah Daerah BUMD 1. kebijakan strategis (keputusan dan peraturan pimpinan instansi pemerintah) selama masih berlaku, 2. MOU dan perjanjian kerjasama yang strategis baik dalam maupun luar negeri selama masih berlaku, 3. arsip aset negara (sertifikat tanah, BPKB, gambar gedung, dan lain-lain), 4. arsip hak paten dan hak cipta, 5. berkas perkara pengadilan, 6. personal file, 7. batas wilayah antar Provinsi atau antar Kota/Kabupaten; 8. dokumen pengelolaan keuangan negara, 9. rekam medis; 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. kebijakan perusahaan, RUPS, dokumen aset perusahaan (sertifikat tanah, BPKB, gambar gedung, blue print), akta pendirian, risalah rapat direksi/komisaris, gambar teknik, piutang lancar (account receivable), saham/obligasi/surat berharga, Neraca rugi laba.
ARSIP VITAL DALAM KONTEKS MANAJEMEN ARSIP DINAMIS PENCIPTAAN ARSIP PENGGUNAAN ARSIP Kegiatan 1 pembuatan Arsip; dan 2 penerimaan Arsip Kegiatan Menjaga 1 pemanfaatan dan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang 1 keutuhan, 2 penyediaan Tata Naskah Disain Formulir & Manajemen Korespondensi Manajemen Laporan Manajemen Produk Hukum Pelayanan Kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara 1 Pemindahan Arsip Inaktif dari dan unit pengolah ke unit kearsipan 3 keselamatan 2 Pemusnahan arsip yang tidak arsip baik fisik memiliki nilai guna, dan 3 Penyerahan arsip Statis kepada maupun informasinya lembaga kearsipan. 2 keamanan, berhak. • • • PENYUSUTAN ARSIP PEMELIHARAAN ARSIP • • • Pemberkasan Manajemen Arsip aktif Manajemen Arsip Inaktif Program Arsip Vital Disaster Prevention & Recovery Plan Perawatan • • • Penilaian Arsip Jadwal Retensi Arsip Pemindahan Arsip Inaktif Pemusnahan Penyerahan Arsip Statis
KOMPOSISI IDEAL ARSIP PADA ORGANISASI 30 % Arsip inaktif (10 % Arsip Permanen) Tak Bernilai Guna 35% In Aktif 40% Hal mendasar mengenai ARSIP VITAL • Diklasifikasikan sebagai arsip tingkat/kelas satu; • Harus disimpan dipelihara untuk kelanjutan operasional organisasi; • Harus dijaga kelestariannya dari segala bencana; • Penting bagi suatu organisasi karena terkait dengan peninjauan status hukum dan keuangan organisasi; • Menjamin adanya hak dan kewajiban para pemegang saham atau pekerja Aktif 25% Arsip Aktif (1 -5 % Arsip Vital)
CIRI-CIRI Arsip Vital 1. 2. 3. 4. 5. 6. Harus ada demi kelangsungan hidup organisasi Fisik dan informasinya memerlukan perlindungan dan pengamanan Fisik arsipnya tidak dapat tergantikan Merupakan asset bagi organisasi/ kekayaan Memiliki fungsi dinamis, krn informasinya msh diperlukan sbg alat dasar manajemen Diklasifikasikan sbg arsip tingkat/kelas satu, mksudnya perlakuan yg berbeda EKONOMIS Pentingnya Pengelolaan Arsip Vital HUKUM POLITIS Hilang Bukti Legal Rahasia Biaya Ekstra Diakui Dipertanggung jawabkan Terekspose Mempermudah Kegiatan Operasional
FUNGSI Arsip Vital Aspek Arsip Vital Memori organisasi Bukti hukum Aset Dasar kebijakan dan strategi bagi organisasi untuk masa yang akan dating selama organisasi masih berdiri sangat dibutuhkan dalam proses pengadilan baik perkara pidana maupun perdata Untuk melindungi kepentingan hak pribadi maupun hak lainnya Aspek Fungsi Aspek Situasi Aspek Resiko Memiliki fungsi yang berbeda-beda sesuai dengan informasi yg dikandungnya. Terkait erat dgn kondisi atau situasi, baik yg pernah, sedang maupun nanti akan terjadi dalam organisasi Pendekatan biaya, resiko yg dimaksud tidak terbatas pada kerugian yg dialami orgamisasi
- Slides: 9