CARA PENYUSUNAN INSTRUMEN POKOK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS TATA

CARA PENYUSUNAN INSTRUMEN POKOK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS ( TATA NASKAH DINAS, KLASIFIKASI ARSIP , JADWAL RETENSI ARSIP, SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN AKSES ARSIP Disampaikan Pada BIMTEK PENGENALAN APLIKASI SIKD DAN PENYUSUNAN INSTRUMEN DI LINGKUNGAN PERGURUAN TINGGI NEGERI Yogyakarta, 7 Nopember 2017 Dra. Sulistyowati, MM Kasubdit. Pusat III ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Pusdiklat Kearsipan

Biodata Nama : Dra. Sulistyowati, MM TTL : Boyolali, 15 Februari 1965 Status : Menikah Telp/ Email : 081311041043 atau sulistyowaty_khansa@yahoo. co. id Riwayat Pekerjaan 1993 : CPNS ANRI (III/a) 1994 : PNS ANRI(III/a) 1995 : Ajun Arsiparis Madya (III/a) 1997 : Ajun Arsiparis ( III/b) 1999 : Arsiparis Pratama (III/c) ( AK = 260, 500) Pusdiklat Kearsipan

Riwayat Pekerjaan 1995 -2000 : Arsiparis (III/a, III/b, III/c) : Kasubbag Administrasi Pegawai (III/d) 2001 - 2003 : Kasubbag Perenc &Pengad Peg (III/d) 2003 -2007 : Kasubbag Peren & Mut Peg (III/d) 2007 - 2011 : Kabag Kepegawaian (IV/a) 2011 - 2014 : Kabid Penyelenggaraan Diklat (IV/b) 2014 - 2015 : Kabid. Pelaksanaan dan Kerjasama Diklat (IV/b) 2000 -2001 2016 s. d sekarang : Kasubdit Pusat III(IV/b) Pusdiklat Kearsipan

Pengalaman Pekerjaan – Pembenahan Arsip di intansi negeri dan swasta – Mengajar kearsipan di instansi negeri dan swasta – Menjadi Sekretaris Tim Penilai Arsiparis, Auditor, Perencana, Analis Kepegawaian, Pranata Humas, Perancang Peraturan Perundangan, Pusdiklat Kearsipan

Pengelolaan Arsip Dinamis a. LN, Pemda, PTN, BUMN/BUMD wajib mengelola Arsip dinamis; b. Perusahaan dan PTS yg kegiatannya dibiayai APBN, APBD dan atau bantuan luar negeri wajib mengelola Arsip dinamisnya; c. Pihak ketiga yg diberi pekerjaan berdasarkanperjanjian kerja dengan LN, Pemda, PTN serta BUMN atau BUMD sebagai pemberi kerja wajib mengelola Arsip dinamisnya. Pusdiklat Kearsipan

KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENCIPTAAN ARSIP PEMBUATAN ARSIP PENERIMAAN ARSIP PENGGUNAAN ARSIP PIMPINAN UP BERTANGGUNGJAWAB ATAS KETERSEDIAAN PENGOLAHAN, PENYAJIAN ARSIP VITAL DAN ARSIP AKTIF PEMELIHARAAN ARSIP AKTIF TANGGUNG JAWAB PIMPINAN UP PEMELIHARAAN ARSIP IN AKTIF TANGGUNG JAWAB PIMPINAN UK BERTANGGUNGJAWAB ATAS KETERSEDIAAN PENGOLAHAN, PENYAJIAN ARSIP INAKTIF UNTUK KEPENTINGAN PENGGUNAAN INTERNAL DAN PUBLIK Pusdiklat Kearsipan PENYUSUTAN ARSIP DILAKUKAN OLEH PENCIPTA ARSIP BERDASARKAN JRA

Apa yang dimaksud dengan Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis?

• Instrumen = alat yg dipakai untuk mengerjakan sesuatu (spt alat yg dipakai oleh pekerja teknik, alat-alat kedokteran, optik, dan kimia); perkakas; (Kamus Besar Bahasa Indonesia) • Pengelolaan Arsip Dinamis = proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip (Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

• Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis adalah alat yang digunakan dalam proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip dinamis agar dapat dikendalikan secara efisien, efektif, dan sistematis. • Instrumen PAD (Pasal 40 ayat (3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

§ Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat 1. Tata Naskah Dinas, 2. Klasifikasi Arsip, 3. Jadwal Retensi Arsip, serta 4. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip. § Keempat unsur tersebut seringkali disebut sebagai instrumen pengelolaan arsip dinamis § Keempat instrumen pengelolaan arsip dinamis ini merupakan syarat awal terciptanya pengelolaan arsip dinamis dengan baik.

Tata Naskah Dinas Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip INSTRUMEN PAD terdiri dari: Jadwal Retensi Arsip Klasifikasi Arsip

DAUR HIDUP PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

1 PENCIPTAAN ARSIP 4 PENYUSUTAN ARSIP PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Meliputi kegiatan: 2 PENGGUNAAN ARSIP 3 PEMELIHARAAN ARSIP Pusdiklat Kearsipan Instrumen Pengelolaan Arsip 13

PP No. 28 Tahun 2012 : Kearsipan - Tata Naskah Dinas - Klasifikasi Arsip - Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Penciptaan Pembuatan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian Penerimaan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian Dokumentasi Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Kepentingan pemerintah dan masyarakat Penggunaan Alih media Klasifikasi Arsip PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Pemeliharaan Pemberkasan Arsip Aktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Aktif Penataan Arsip Inaktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Inaktif Terjaga dan Umum Penyimpanan Arsip Alih Media Arsip Jadwal Retensi Arsip (JRA) Penyusutan Program Arsip Vital Identifikasi - Pelindungan & Pengamanan Penyelamatan & Pemulihan Pemindahan Arsip Inaktif Seleksi – Pembuatan Daftar - Penataan Pemusnahan Arsip Prosedur - Dokumentasi Penyerahan Arsip Statis Prosedur - Dokumentasi

Tata Naskah Dinas

• Tata naskah dinas untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip; • Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan utuh; • Mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka NKRI; • Untuk menyusun Tata Naskah Dinas, selanjutnya dapat merujuk pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 02 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Tata Naskah Dinas

Kewenangan penandatang anan surat Penggunaan cap/stempel dinas Pengaturan penomoran surat keluar Pengaturan Format Surat Penggunaan Kop Surat dan Logo Tata Naskah Dinas Pengaturan jenis kertas

Klasifikasi Arsip

• Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan/ struktur fungsi yang disusun secara sistematis dan logis yang digunakan sebagai dasar pemberkasan arsip. • “Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan” (Keputusan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip).

dasar pemberkasa n penyusuta n arsip pemanfaat an arsip Klasifika si arsip digunak an sebagai penataan arsip mendukun g akses arsip

CARA MENYUSUN KLASIFIKASI Menyusun Klasifikasi didahului dengan melakukan analisis fungsi organisasi untuk mengetahui arsip apa yang tercipta dalam suatu fungsi organisasi. Klasifikasi disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi dan kegiatan organisasi Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum ke khusus. Terdiri dari pokok masalah, sub masalah dan sub masalah. Setelah tersusun klasifikasi, tambahkan kode klasifikasi untuk mempermudah penyebutan klasifikasi

PENYUSUNAN KLASIFIKASI Unsur utama unsur fungsi organisasi Fungsi meliputi seluruh tanggungjawab yang dibebankan organisasi untuk melaksanakan kegiatan Jenjang fungsi dan kegiatan dirinci menjadi : Masalah primer (fungsi) Masalah sekunder (kegiatan) § Masalah tertier (transaksi/item)

KODE KLASIFIKASI Kode Klasifikasi Arsip adalah tanda pengenal urusan atau masalah dalam bentuk angka, huruf atau keduanya. Sarana untuk mempermudah pengenalan klasifikasi arsip Sarana penghubung klasifikasi secara logis, sistematis Sarana mempermudah susunan dan urutan berkas dlm penyimpanan arsip. Unsur kode ◦ Angka ; abjad ; gabungan abjad dan angka Pusdiklat Kearsipan Instrumen Pengelolaan Arsip

CONTOH CARA MENULISKAN KODE KLASIFIKASI Masalah Primer Masalah Sekunder Masalah Tersier : HUBUNGAN MASYARAKAT : Protokoler : Kunjungan DITAMBAHKAN KODE KLASIFIKASI MENJADI Masalah Primer Masalah Sekunder Masalah Tersier : HM. HUBUNGAN MASYARAKAT : HM. 01. Protokoler : HM. 01. Kunjungan

CONTOH CARA MENULISKAN KODE KLASIFIKASI Masalah Primer Masalah Sekunder Masalah Tersier : PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN : PENERIMAAN MAHASISWA BARU : KEPANITIAAN PENERIMAAN MAHASISWA BARU DITAMBAHKAN KODE KLASIFIKASI MENJADI Masalah Primer Masalah Sekunder Masalah Tersier Pusdiklat Kearsipan : DA. PENDIDIKAN DAN PENGAAJARAN : DA. 00. PENERIMAAN MAHASISWA BARU : DA. 00 KEPANITIAAN MAHASISWA BARU Instrumen Pengelolaan Arsip

CONTOH KLASIFIKASI + KODE • 800 – KEPEGAWAIAN 10 Penerimaan Pegawai 20 Pengangkatan Pegawai 30 Promosi 01 Kenaikan Pangkat/Golongan 02 Pengangkatan Dalam Jabatan 03 Kenaikan Gaji 40 Mutasi 01 Pemindahan/Alih Tugas 02 Tenaga Perbantuan DST.

CONTOH KLASIFIKASI + KODE • KP – KEPEGAWAIAN a Penerimaan Pegawai b Pengangkatan Pegawai c Promosi a Kenaikan Pangkat/Golongan b Pengangkatan Dalam Jabatan c Kenaikan Gaji d Mutasi a Pemindahan/Alih Tugas b Tenaga Perbantuan DST. Pusdiklat Kearsipan Instrumen Pengelolaan Arsip

CONTOH KLASIFIKASI + KODE • KP – KEPEGAWAIAN 10 Penerimaan Pegawai 20 Pengangkatan Pegawai 30 Promosi 01 Kenaikan Pangkat/Golongan 02 Pengangkatan Dalam Jabatan 03 Kenaikan Gaji 40 Mutasi 01 Pemindahan/Alih Tugas 02 Tenaga Perbantuan DST. Pusdiklat Kearsipan Instrumen Pengelolaan Arsip

KLASIFIKASI + KODE KLASIFIKASI PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN ◦ Penerimaan Mahasiswa Baru PP. 01 Formasi Kepanitia Naskah Soal PP. 01. 02 PP. 01. 03 Bukti Bayar Daftar Ulang KRS PP. 02. 01 PP. 02. 03 ◦ Registrasi Mahasiswa ◦ Perkuliahan SAP Kurikulum Silabus PP. 02 PP. 03. 01 PP. 03. 02 PP. 03 PP

CONTOH HASIL ANALISIS FUNGSI ORGANISASI Pusdiklat Kearsipan 30 Instrumen Pengelolaan Arsip

Jadwal Retensi Arsip

JADWAL RETENSI ARSIP selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. (Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009)

q Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA. (Pasal 48, Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009) q JRA ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI. (Pasal 53, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012)

Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 Pasal 53 ayat (1) dan (2) LN, Pemda, PTN, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA ditetapkan oleh pimpinan LN, Pemda, PTN, serta BUMN dan/atau BUMD setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI dao, Instrumen Pengelolaan Arsip, 34

perusahaan swasta, orpol, dan ormas harus memiliki JRA. Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 Pasal 53 ayat (3) dan (4) JRA ditetapkan oleh pimpinan perusahaan swasta, orpol, dan ormas setelah mendapat pertimbangan Kepala ANRI

PENETAPAN JRA JRA lembaga negara ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI. JRA pemerintahan daerah provinsi ditetapkan oleh gubernur setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI. JRA pemerintahan daerah kabupaten/kota ditetapkan oleh bupati/walikota setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI. JRA perguruan tinggi negeri ditetapkan oleh pimpinan perguruan tinggi yang bersangkutan setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI. JRA BUMN ditetapkan oleh pimpinan BUMN yang bersangkutan setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI. JRA BUMD provinsi ditetapkan oleh pimpinan BUMD provinsi yang bersangkutan setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI. JRA Perusahaan Swasta ditetapkan oleh pimpinan perusahaan yang bersangkutan setelah mendapat pertimbangan kepala ANRI JRA Ormas/orpol, perseorangan setelah mendapat pertimbangan Kepala ANRI.

MENGAPA JRA HARUS DIMILIKI PENCIPTA ARSIP?

Menjamin penyelamatan arsip kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, Pencipta Arsip harus memiliki JRA, karena: Menjadi pedoman dalam pelaksanaan penyusutan arsip; Mewujudkan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien Menghindari keraguan dalam penyusutan arsip

Tanpa penyusutan arsip, arsip yang dikelola akan: ◦ ◦ ◦ Tidak efisien, Menghambat layanan informasi, Menghambat kinerja organisasi, Pemborosan dari segala bidang, Membuktikan ketidakmampuan manajemen dalam mengelola aset organisasi. Oleh karena itu, JRA wajib dimiliki organisasi pencipta arsip sebagai upaya efisiensi dan peningkatan kinerja organisasi.

JRA terdiri dari: › JRA FASILITATIF berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi dari jenis-jenis arsip yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi fasilitatif antara lain keuangan, kepegawaian, kehumasan, perlengkapan, dan ketatausahaan. › JRA SUBSTANTIF berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi dari jenis-jenis arsip yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi substantif setiap pencipta arsip sesuai dengan fungsi dan tugasnya.

RETENSI ARSIP • Retensi arsip dalam JRA ditentukan berdasarkan pedoman retensi arsip. • Pedoman retensi arsip disusun oleh Kepala ANRI bersama dengan lembaga teknis terkait.

Penentuan Retensi didasarkan pada akumulasi arsip aktif dan arsip inaktif dengan 3 pola : • 2 tahun untuk nilai guna administrasi; • 5 tahun untuk nilai guna hukum, informasi dan teknologi; dan • 10 tahun untuk nilai guna pertanggungjawaban catatan keuangan, bukti pembukuan dan pendukung adm keuangan yg merupakan bagian dari bukti pembukuan. Pusdiklat Kearsipan Instrumen Pengelolaan Arsip 42

PERKA ANRI TENTANG JRA 1. Peraturan Kepala ANRI Nomor No. 12/2009 tentang Pedoman Retensi Arsip Non Keuangan dan Non Kepegawaian; 2. Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Penilaian Kriteria dan Jenis Arsip yang Memiliki Nilai Guna Sekunder (Statis); 3. Peraturan Bersama Kepala ANRI dan Kepala BKN No. 08/2012 dan No. 15/2012 tentang Pedoman Retensi Arsip Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara,

4. Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman tentang Pemusnahan Arsip; 5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 06/2013 tentang Pedoman Retensi Arsip Keuangan. 6. Peraturan Kepala ANRI tentang Pedoman Retensi Arsip Substantif

UNSUR JRA a. Jenis/series arsip b. Jangka waktu penyimpanan (retensi) ◦ ◦ retensi aktif umur/usia berkas di ruang kerja (unit pengolah) retensi inaktif umur/usia berkas di ruang arsip (record centre) Pusdiklat Kearsipan Instrumen Pengelolaan Arsip

c. Keterangan : ◦ ◦ ◦ Permanen, berkas/arsip disimpan selamanya karena memiliki nilai kesejarahan Musnah berkas/arsip yang dimusnahkan, setelah disimpan beberapa lama dan tidak memiliki nilaiguna Dinilai kembali, Dinilai ulang setelah beberapa lama, keputusan jalan tengah antara musnah atau permanen

BAGAIMANA MENENTUKAN UMUR/RETENSI ARSIP ? a. Setiap berkas/arsip memiliki umur atau usia b. Umur atau usia suatu berkas berbeda dengan berkas lain, tidak dapat disama-ratakan, c. Umur atau usia berkas, dalam istilah kearsipan disebut dengan RETENSI atau JANGKA WAKTU PENYIMPANAAN d. Penentuan umur/usia/retensi berkas, tergantung pada hasil PENILAIAN BERKAS

BAGAIMANA MENENTUKAN UMUR/RETENSI ARSIP ? Menentukan retensi suatu arsip, harus juga dipertimbangkan kepada: 1. Apakah ada peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang berapa lama sebuah dokumen/arsip harus disimpan oleh pencipta arsip? Misalnya: Arsip tentang pajak merujuk kepada Undang-Undang Perpajakan, Arsip mengenai Perbendaharaan Negara harus merujuk kepada undang-undang perbendaharaan negara dll. 2. Bagaimanakah kebutuhan organisasi?

PENULISAN RETENSI a. Dengan angka, misalnya: 1 tahun 2 tahun Musnah 2 tahun 3 tahun Permanen 3 tahun 2 tahun Dinilai Kembali b. Dengan kata-kata, misalnya: “selama masih menjadi pegawai” c. Angka dan kata-kata : “ 1 tahun setelah mendapat kepastian hukum yang pasti”

PENENTUAN NASIB AKHIR • Penentuan nasib akhir diperlukan untuk menentukan apa yang akan ditentukan pada arsip dan dituangkan dalam JRA. • Nasib akhir ada dua yaitu: Musnah dan Permanen. • Namun jika ada keragu-raguan dapat dinyatakan: Dinilai Kembali • Dinilai kembali pada akhirnya pun akan ditentukan musnah atau permanen juga.

PENILAIAN ARSIP Inti dari kegiatan retensi dan nasib akhir dari arsip adalah “Penilaian Arsip”. Penilaian Arsip adalah satu kegiatan yang krusial yang harus dilakukan oleh pelaksana/pengelola/ penanggung jawab dalam bidang kearsipan. Hasil kegiatan Penilaian arsip akan sangat menentukan apakah suatu bangsa dan negara akan memiliki informasi tentang jati diri bangsa dan negaranya atau akan menjadi bangsa yang mengalami sindrom kehilangan ingatan/informasi. Kegiatan Penilaian Arsip di satu sisi akan menentukan perampingan dan efisiensi dalam pengelolaan arsip, disisi lain akan menciptakan arsip sebagai simpul pemersatu bangsa. . .

PENGERTIAN UMUM • Penilaian arsip adalah analisis informasi terhadap kelompok arsip untuk menentukan nilai guna dan masa simpan bagi kepentingan organisasi pencipta dan masyarakat luas. • Penilaian arsip merupakan tindakan penting dan strategis dalam manajemen arsip untuk menentukan informasi yang bernilaiguna bagi organisasi baik intern maupun ekstern. • Penilaian Arsip yang dilakukan oleh Lembaga Kearsipan adalah untuk menjamin tersedianya arsip bernilai guna kesejarahan bagi kepentingan bangsa dan negara sebagai jati diri bangsa, sebagai memori kolektif bangsa.

Analisis fungsional adalah pengujian terhadap siapa yang menciptakan arsip dan apa fungsinya. Analisis ini didasarkan pada anggapan bahwa arsiparis harus memahami hubungan keterkaitan antara arsip dan fungsi lembaga/instansi untuk pentingnya kegunaan arsip. Penilaian makro adalah analisis informasi terhadap organisasi atau tema sosial untuk menentukan nilaiguna permanen dengan masa simpan selamanya. Penilaian mikro adalah analisis informasi yang memfokuskan pada fisik arsip yang tercipta dalam suatu organisasi baik untuk menentukan nilaiguna permanen maupun sementara.

Penilaian arsip dalam kaitannya dengan jadwal retensi arsip adalah untuk menetapkan retensi arsip. Retensi adalah waktu simpan berapa lama suatu arsip harus disimpan, kapan dapat dipindahkan, kapan dimusnahkan. Penilaian retensi arsip ini merupakan salah satu hal yang harus ada dan diatur dalam JRA.

CONTOH JENIS ARSIP STATIS BERSKALA NASIONAL Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2011 Tentang Pedoman Penilaian Kriteria dan Jenis Arsip yang Memiliki Nilai Guna Sekunder

ARSIP LEMBAGA NEGARA NILAI KEBUKTIAN (EVIDENTIAL) A. Semua kebijakan pimpinan LN yang bersifat mengatur, sejak proses pembahasan hingga naskah yang ditandatangani oleh pimpinan LN, antara lain: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) Undang-Undang Dasar; Tap MPR; Undang-undang; Peraturan pemerintah pengganti undang-undang; Peraturan pemerintah; Peraturan presiden/keputusan presiden; Instruksi presiden; Keputusan menteri; Keputusan kepala lembaga pemerintah non kementerian.

B. Bukti keberadaan lembaga negara, yakni bukti mengenai memori dan identitas lembaga negara yang memuat ciri khas dan informasi khusus tentang lembaga negara sebagai pencipta arsip, antara lain: 1) Struktur organisasi dan tata kerja; 2) Keputusan presiden tentang pengangkatan pejabat eselon I; 3) Keputusan presiden tentang pengangkatan pejabat negara/publik; 4) Pedoman ketatalaksanaan; 5) Pendirian, perubahan, penyatuan lembaga negara; 6) Lambang dan simbol lembaga negara.

C. Bukti kinerja lembaga negara antara lain: 1) 2) 3) 4) 5) 6) Rencana keuangan; Rencana anggaran tahunan; Surat otorisasi; Pertanggungjawaban keuangan; Neraca dan laporan keuangan tahunan; Program kerja jangka pendek, menengah, dan panjang; 7) Memori of Understanding; 8) BA serah terima arsip statis kepada lembaga kearsipan; 9) LHP yang mencerminkan prestasi ilmiah; 10) Produk karakteristik yang memiliki nilai budaya, ilmiah, teknologi, dan kemanusiaan; 11) Masterplan; 12) Daftar Pemilih Tetap, Hasil Perhitungan Suara, Peserta Pemilu, sengketa hasil pemilu.

ARSIP LEMBAGA NEGARA NILAI INFORMASIONAL 1. Arsip tokoh nasional Soekarno, Soeharto, Habibie, Abdurrahman Wahid (Gus Dur), Megawati Soekarno Putri, SBY, para mantan Wakil Presiden RI, dan lain-lain; 2. Arsip peristiwa bencana nasional tsunami Aceh dan Nias, gempa bumi Yogyakarta dan Padang, Lumpur Lapindo, dan lain-lain; 3. Arsip mengenai tempat, misal tempat dibacakan naskah proklamasi, tempat pelaksanaan kongres pemuda, tempat pertemuan tokoh-tokoh reformasi, dan lain-lain.

ARSIP LEMBAGA NEGARA NILAI INTRINSIK 1) Konsep naskah proklamasi tulisan tangan Soekarno; 2) Arsip mengenai masa penjajahan Jepang; 3) Surat pengunduran diri Presiden Soeharto; 4) Surat Perintah Sebelas Maret (Supersemar); 5) Dekrit Presiden Soekarno dan Abdurrahman Wahid.

CONTOH JADWAL RETENSI ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN NO JENIS/SERI ARSIP AKTIF INAKTIF KET. 1. Pengadaan barang 2 tahun 3 Tahun Musnah 2. Surat Penawaran 1 Tahun Musnah 3. Promosi iklan 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali 4. Hasil Audit 2 Tahun 3 tahun Dinilai kembali 5. Struktur organisasi 2 tahun 5 tahun permanen

CONTOH JADWAL RETENSI ARSIP KEUANGAN RETENSI AKTIF INAKTIF NO JENIS ARSIP KET. 1. Usulan Program, kegiatan dan anggaran 1 tahun setelah TA berakhir 3 tahun Musnah 2. Perda tentang APBD 2 tahun setelah TA berakhir 3 tahun Permanen 3. Buku Kas Umum, 2 tahun setelah TA Buku Pembantu, berakhir Register dan Buku Tambahan 3 tahun Dinilai kembali

CONTOH JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN NO JENIS ARSIP 1. penerimaan pegawai 2. Berkas Perorangan PNS RETENSI KET. AKTIF INAKTIF 2 tahun Musnah 1 tahun setelah berhenti/pensiun 2 tahun Setelah hak dan kewajiban habis Musnah, kecuali pejabat eselon I dan pegawai lain yg terkait peristiwa nasional Permanen

CONTOH JADWAL RETENSI ARSIP KEHUMASAN NO JENIS ARSIP 1. RETENSI KET. AKTIF INAKTIF Pengumuman/ pemberitahuan 1 tahun - Musnah 2. Pembuatan/ perubahan Lambang Daerah 3 tahun Permanen 3. Pengadaan barang 3 tahun Sampai dengan barang dihapuskan Dinilai kembali

CONTOH JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF NO JENIS ARSIP RETENSI AKTIF INAKTIF KET. 1. Pembentukan, pemekaran, peningkatan, pemecahan dan penghapusan Daerahdaerah 2 tahun 5 tahun Permanen 2. Rapat kerja Gubernur/ Muspida dan Rakor Lainnya 2 tahun 3 tahun Dinilai kembali,

CONTOH JRA JENIS ARSIP Pendidikan dan Pengajaran KLAS RETENSI KETERANGAN AKTIF INAKTIF PP. 01 2 2 Musnah PP. 01. 02 2 1 Musnah Naskah Soal PP. 01. 03 2 2 Musnah Bukti Bayar PP. 02. 01 2 8 Musnah Daftar Ulang PP. 02 2 2 Musnah KRS PP. 02 2 2 Musnah Perkuliahan SAP PP. 03. 01 2 2 Musnah Kurikulum PP. 03. 02 2 2 Musnah Silabus PP. 03 2 2 Musnah Penerimaan Formasi Mahasiswa Kepanitian Baru Registrasi Mahasiswa

Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip

KLASIFIKASI KEMANAN DAN AKSES ARSIP Disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan publik dalam mengakses arsip

“ Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi pengguna yang berhak” (Pasal 24 ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) “ Setiap informasi publik bersifat terbuka, dan dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik” (Pasal 2 ayat (1) Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik)

Mempertimbangkan keamanan dan kondisi fisik arsip ketika diakses, perlu pengaturan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Tata cara menyusun klasifikasi keamanan dan akses arsip: Peraturan Kepala ANRI Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

Klasifikasi keamanan arsip dinamis = Penggolongan/pengkategorian arsip dinamis berdasarkan tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamaman negara, publik dan perseorangan

Level akses arsip dinamis adalah pengkategorian pengaturan ketersediaan arsip dinamis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip untuk mempermudah pemanfaatan arsip

PENGGUNAAN/ LAYANAN ARSIP DINAMIS

• Penggunaan arsip dinamis adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak. • Penggunaan arsip dinamis dilakukan untuk memenuhi kepentingan dalam kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan, layanan kepentingan publik, perlindungan hak, atau penyelesaian sengketa. • Penggunaan arsip dinamis dilaksanakan berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

PENGGUNA YANG BERHAK § Yang dimaksud dengan “pengguna yang berhak” adalah setiap orang atau badan hukum yang memiliki akses terhadap arsip yang didalamnya terkandung informasi publik yang tidak dikecualikan sebagaimana dimaksud dalam undang-undang yang mengatur tentang keterbukaan informasi publik. § Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.

SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip merupakan aturan pembatasan hak akses terhadap fisik arsip dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip. Klasifikasi keamanan dan akses arsip ditentukan berdasarkan sifat arsip yang dapat di akses terdiri atas: a. arsip yang bersifat terbuka; dan b. arsip yang bersifat tertutup.

“ Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi pengguna yang berhak” (Pasal 24 ayat (1) Undang -Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) “ Setiap informasi publik bersifat terbuka, dan dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik” (Pasal 2 ayat (1) Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik)

• Mempertimbangkan keamanan dan kondisi fisik arsip ketika diakses, perlu pengaturan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip • Tata cara menyusun klasifikasi keamanan dan akses arsip: Peraturan Kepala ANRI Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

Klasifikasi keamanan arsip dinamis = Penggolongan/pengkategorian arsip dinamis berdasarkan tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamaman negara, publik dan perseorangan

JENIS INFORMASI PUBLIK (berdasarkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik) 1. Informasi yang wajib disediakan diumumkan secara berkala; 2. Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta; 3. Informasi yang wajib tersedia setiap saat; 4. Informasi yang dikecualikan;

I NFORMASI YANG WAJ IB DISEDIAKAN DIUMUMKAN SECARA BERKALA a. Informasi yang berkaitan dengan badan publik; b. Informasi mengenai kegiatan dan kinerja badan publik terkait ; c. Informasi mengenai laporan keuangan; dan/ atau d. Informasi lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.

I NFORMASI YANG WAJIB DIUMUMKAN SECARA SERTA-MERTA a. Badan publik wajib mengumumkan secara serta-merta suatu informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketert iban umum. b. Kewajiban menyebarluaskan informasi publik tersebut disampaikan dengan cara yang mudah dijangkau oleh masyarakat dan dalam bahasa yang mudah dipahami.

I NFORMASI YANG WAJ IB TERSEDIA SETIAP SAAT a. Daftar seluruh informasi publik yang berada di bawah penguasaannya, tidak termasuk informasi yang dikecualikan; b. Hasil keputusan badan publik dan pertimbangannya; c. Seluruh kebijakan yang ada berikut dokumen pendukungnya; d. Rencana kerja proyek termasuk di dalamnya perkiraan pengeluaran tahunan badan publik; e. Perjanj ian badan publik dengan pihak ket iga; f. Informasi dan kebijakan yang disampaikan pejabat publik dalam pertemuan yang terbuka untuk umum; g. Prosedur kerja pegawai badan publik yang berkaitan dengan pelayanan masyarakat ; dan/ atau h. Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik sebagaimana diatur dalam undang-undang ini.

INFORMASI PUBLIK YANG TIDAK DAPAT DIBERIKAN OLEH BADAN PUBLIK 1. Informasi yang dapat membahayakan negara; 2. Informasi yang berkaitan dengan kepentingan perlindungan usaha dari persaingan usaha tidak sehat; 3. Informasi yang berkaitan dengan hak-hak pribadi; 4. Informasi yang berkaitan dengan rahasia jabatan; dan/ atau 5. Informasi publik yang diminta belum dikuasai atau didokumentasikan.

PENYUSUNAN SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP Pusdiklat Kearsipan Instrumen Pengelolaan Arsip

PROSEDUR PEMBUATAN SKKAAD Pimpinan pencipta arsip yg berwenang mengesahkan SKKAAD 5. 1. Pengesahan oleh Pimpinan Organisasi Penentuan Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses 2. 4. Menentukan unit pengolah unit yg bertanggung jawab terhadap keamanan fisik dan informasi arsip yang dikategorikan sangat rahasia, rahasia dan terbatas. 3. Pencantuman dasar pertimbangan • Aspek ketentuan peraturan perundang -undangan dan NSPK • analisis fungsi • Aspek analisis risiko; Pencantuman Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses pada kolom daftar untuk mengetahui alasan mengapa arsip dikategorikan pada tingkat/derajat klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia dan terbatas.

DAFTAR KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS No Kode Klasifikasi Jenis Arsip Klasifikasi Keamanan Hak Akses Dasar Pertimbangan Unit Pengolah

Keterangan: 1. Kolom “Nomor”, diisi dengan nomor urut; 2. Kolom “Kode Klasifikasi”, diisi dengan kode angka, huruf atau gabungan angka dan huruf yang akan berguna untuk mengintegrasikan antara penciptaan, penyimpanan, dan penyusutan arsip dalam satu kode yang sama sehingga memudahkan pengelolaan; 3. Kolom “Jenis Arsip” diisi dengan judul dan uraian singkat yang menggambarkan isi dari jenis/seri arsip; 4. Kolom “Klasifikasi Keamanan”, diisi dengan tingkat keamanan dari masing-masing jenis/seri arsip yaitu sangat rahasia, terbatas atau biasa/terbuka; 5. Kolom “Hak Akses”, diisi dengan nama jabatan yang dapat melakukan pengaksesan terhadap arsip berdasarkan tingkat/ derajat klasifikasi; 6. Kolom dasar pertimbangan, diisi dengan uraian yang menerangkan alasan pengkategorian arsip sebagai sangat rahasia, rahasia dan terbatas; 7. Kolom unit pengolah, diisi dengan unit kerja yang bertanggung jawab terhadap keselamatan dan keamanan fisik dan informasi arsip yang dikategorikan sangat rahasia, rahasia dan terbatas.

CONTOH PENGISIAN: DAFTAR KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS ARSIP NASIONAL RI Nomor Kode Klasifikasi Jenis Arsip Klasifikasi Keamanan 1. DL. 01. 02 Penyelengaraan Diklat Fungsional Arsiparis terbuka 2. KP. 02 SKP terbatas 3. KU. 00 POK terbuka Pusdiklat Kearsipan Hak Akses PPK Dasar Pertimbangan Unit Pengolah - Bid. Penyeleng garaan Diklat Kondite personal pegawai - Bag. Kepeg. Bag. Perencana an Instrumen Pengelolaan Arsip

Siapakah yang menetapkan SKKAAD • Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD) harus ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip. • Pencipta Arsip yang dimaksud adalah lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan.

PRINSIP DASAR PENETAPAN KLASIFIKASI KEAMANAN ARSIP DINAMIS ADALAH: 1. Memperhatikan tingkat keseriusan dampak yang timbul apabila informasi yang terdapat dalam arsip dinamis disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah; 2. Pengklasifikasian keamanan arsip dinamis harus dituangkan dalam suatu ketetapan pimpinan berupa pernyataan tertulis yang disertai alasan sebagai dasar pertimbangan dalam menentukan tingkat klasifikasi.

PRINSIP DASAR PENETAPAN AKSES ARSIP DINAMIS Prinsip dasar dalam penetapan hak akses arsip dinamis adalah: 1. Pengaksesan arsip dinamis hanya dapat dilakukan oleh pejabat dan staf yang mempunyai kewenangan untuk akses; 2. Pejabat yang lebih tinggi dapat mengakses arsip yang dibuat oleh pejabat atau staf di bawahnya sesuai dengan hierarki kewenangannya dalam struktur organisasi; dan 3. Pejabat atau staf yang lebih rendah kedudukannya tidak dapat mengakses arsip yang dibuat oleh pejabat di atasnya kecuali sebelumnya telah diberikan izin oleh pejabat yang berwenang.

PENGAMANAN ARSIP DINAMIS DALAM SKKAAD

TABEL PENGAMANAN ARSIP DINAMIS SESUAI DENGAN KLAS. KEAMANAN

TABEL PENGAMANAN ARSIP DINAMIS SESUAI DENGAN KLAS. KEAMANAN

PROSEDUR PENGIRIMAN INFORMASI

mengungkapkan memorandum yang dirahasiakan. mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan menghambat proses penegakan hukum; ARSIP BOLEH DIAKSES APABILA, TIDAK: mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri; mengganggu kepentingan pelindungan HAKI membahayakan hankam negara; merugikan ketahanan ekonomi nasional; mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang dilindungi

DAFTAR KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS PADA DIRJEN TANAMANN PANGAN KEMENTERIAN PERTANIAN RI NO FUNGSI JENIS ARSIP KLASIFIKASI KEAMANAN HAK AKSES Dirjen Dapat menga kses Seluruh informa si Setditjen Eselon I Dapat mengaks es seluruh informasi dibawah nya, kecuali deputi hrs mendap at ijin Eselon II Es. IV staf SPI Penegak hukum LSM/ masy

Matur Nuwun Semoga Bermanfaat