PROGRAM KERJA PENGAWASAN KEARSIPAN TAHUNAN PROVINSI JAWA TENGAH

PROGRAM KERJA PENGAWASAN KEARSIPAN TAHUNAN PROVINSI JAWA TENGAH TAHUN 2018 Audit Kearsipan Internal Perangkat Daerah

Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dalam penyelenggaraan kearsipan

DASAR HUKUM 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 3. Peraturan Daerah No. 1 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Provinsi Jawa Tengah. 4. Perka ANRI Nomor 38 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan; 5. Keputusan Kepala Arsip Nasional R. I. Nomor 53 Tahun 2018 tentang Instrumen Audit Kearsipan.

Tujuan Pengawasan Kearsipan Membina penyelenggaraan Sistem Kearsipan Nasional pada setiap pencipta arsip dan lembaga kearsipan sesuai dengan arah dan sasaran pembangunan nasional di bidang kearsipan. LKD Provinsi bertanggung jawab melakukan pengawasan kearsipan terhadap: Perencanaan Program Pengawasan Audit Kearsipan • Pencipta Arsip BUMD • Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota • SKPD/Perangkat Daerah Provinsi Penilaian Hasil Pengawasan Monitoring dan Tindak Lanjut Hasil Pengawasan

JENIS Pengawasan Kearsipan EKSTERNAL INTERNAL

PENGAWASAN KEARSIPAN EKSTERNAL ANRI LKD PROVINSI LKD KAB/KOTA PENCIPTA ARSIP TK. PROVINSI (BUMD, Ormas, Orpol dan Perusahaan Swasta berskala provinsi), PENCIPTA ARSIP TK. KAB/KOTA (BUMD, Ormas, Orpol dan Perusahaan Swasta berskala Kab/Kota)

HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN EKSTERNAL DI PROVINSI JAWA TENGAH TAHUN 2017 25 20 15 Baik Cukup Kurang 10 Buruk 5 0 Baik Cukup Kurang Buruk Total 35 Kab/Kota

KETERSEDIAAN 4 PILAR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA LKD KAB/KOTA DI PROVINSI JAWA TENGAH 100% 90% 80% 70% 60% TIDAK ADA 50% ADA 40% 35 KAB/KOTA 30% 20% 10% 0% TND KA SKKAD JRA Tata Naskah Dinas (TND) Klasifikasi Arsip (KA) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD) Jadwal Retensi Arsip (JRA)

NO. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 KABUPATEN/KOTA Kabupaten Purworejo Kabupaten Magelang Kota Magelang Kabupaten Jepara Kabupaten Cilacap Kabupaten Sragen Kabupaten Banjarnegara Kabupaten Kendal Kabupaten Pati Kabupaten Temanggung Kota Surakarta Kabupaten Banyumas Kabupaten Pekalongan Kabupaten Karanganyar Kabupaten Kebumen Kabupaten Demak Kabupaten Kudus Kabupaten Grobogan Kota Salatiga Kabupaten Rembang Kabupaten Wonogiri Kabupaten Purbalingga Kabupaten Sukoharjo Kabupaten Wonosobo Kabupaten Semarang Kabupaten Boyolali Kota Pekalongan Kota Semarang Kabupaten Blora Kabupaten Pemalang Kabupaten Brebes Kota Tegal Kabupaten Batang Kabupaten Klaten Kabupaten Tegal STANDAR 4180 4180 4180 4180 4180 4180 4180 4180 4180 PEROLEHAN 3280 2970 2690 2580 2490 2480 2420 2400 2290 2210 2170 2110 2050 2030 2020 2010 2000 1990 1970 1930 1880 1720 1670 1660 1630 1620 1600 1570 1490 1440 1380 1310 1120 % 78 71 64 62 60 59 59 58 57 55 53 52 50 49 49 49 48 48 47 46 45 41 40 40 39 39 38 38 36 34 33 31 27 PREDIKAT Baik Cukup Kurang Kurang Buruk Buruk Buruk Buruk Buruk Buruk

PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL SDM KEARSIPAN PENGOLAHAN ARSIP INAKTIF SKPD Prov. Jateng PERBAIKAN DALAM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENYUSUTAN ARSIP PENCIPTAAN ARSIP SARANA PRASARANA

2 INTERNAL LKD PROVINSI LKD KAB/KOTA LKPT UK LN, BUMN/D, ORMAS/POL Melaksanakan pengawasan kearsipan internal terhadap: SKPD Provinsi SKPD Kabupaten/Kota Satuan Kerja pada Rektorat Unit Pengolah Fakultas Civitas Akademika Unit dengan sebutan lain di perguruan tinggi Unit Kearsipan Jenjang Berikutnya sesuai wilayah kewenangannya

INTERNAL Ü Ü Ü Dibentuk oleh Pimpinan Pencipta Arsip (Menteri, Gubernur/Bupati/Walikota, Rektor atau Pimpinan BUMN/BUMD/Organisasi kemasyarakatan/Organanisasi politik sesuai wilayah kewenangannya) Bertugas melaksanakan pengawasan pengelolaan arsip dinamis di lingkungannya. Tim Pengawas Kearsipan Internal terdiri atas: ● Pengarah Dijabat oleh Sekretaris Daerah Provinsi Jawa Tengah ● Penanggung jawab Dijabat oleh Asisten Administrasi Sekda Provinsi Jawa Tengah ● Ketua Tim: Dijabat oleh Kepala Lembaga Kearsipan Daerah Kepala Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan ● Anggota: Berjumlah paling kurang 1 (satu) orang pejabat fungsional Arsiparis dan 1 (satu) orang pejabat fungsional Auditor/pejabat dibidang pengawasan atau pejabat fungsional tertentu. Ü Tim Pengawas Kearsipan Internal berjumlah ganjil Ü Tim Pengawas Kearsipan Internal harus mengikuti bimbingan teknis pengawasan kearsipan.

Tahapan Audit Kearsipan Formulir Verifikasi Wawancara Paparan Hasil Audit Penyerahan LAKI Ditandatangani Pengarah Penyusunan LAKI

RATING RESULT Tim pengawas kearsipan memberikan nilai atas hasil pengawasan kearsipan yang dituangkan dalam LAKE atau LAKI GOAL GOOD GOVERNANCE Perolehan hasil penilaian 91 - 100 Sangat Baik Perolehan hasil penilaian 76 - 90 Baik Perolehan hasil penilaian 61 - 75 Cukup Perolehan hasil penilaian 51 - 60 Kurang Perolehan hasil penilaian ≤ 50 Buruk