PROGRAM ARSIP VITAL BIMTEK PENGELOLAAN ARSIP VITAL Mei

“PROGRAM ARSIP VITAL” BIMTEK PENGELOLAAN ARSIP VITAL Mei 2020 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta Jl. Perintis Kemerdekaan No. 1 Jakarta Timur (021) 47860095 (021) 47865922 www. dispusip. jakarta. go. id http: //smart-one. jakarta. go. id dispusip@jakarta. go. id arsip_jakarta @dispusipprovinsidkijakarta 1

DASAR HUKUM UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara Peraturan Gubernur Prov. DKI Jakarta Nomor 100 Tahun 2018 tentang Program Arsip Vital

ARSIP VITAL “Pasal 1 (4) UU 43/2009” PROGRAM ARSIP VITAL “Pergub 100/2018” Tujuan Program Arsip Vital 1. Menjamin terwujudnya ketersediaan arsip vital yang autentik dan terpercaya Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, 1 tidak dapat diperbarui, dan 2 tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk 1 memberikan pelindungan dan 2 menyelamatkan arsip vital pencipta arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah. 2. Meningkatkan kualitas pelayanan publik 3. Pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya 4. Menjamin perlindungan kepentingan daerah dan hak-hak keperdataan masyarakat melalui Program Arsip Vital 5. Menjamin perlindungan dan penyelamatan Arsip Vital Pengelolaan arsip dinamis (vital) menjadi tanggung jawab pencipta arsip. (Pasal 9 ayat (3) UU 43/2009) Pencipta Arsip : 1. PD 2. BUMD Lembaga negara, pemerintahan daerah, BUMD WAJIB membuat Program Arsip Vital dan dilaksanakan oleh UK (pasal 56(1) UU 43/2009)

RUANG LINGKUP PROGRAM ARSIP VITAL Identifikasi Arsip Vital Perlindungan dan Pengamanan serta Penyimpanan Arsip Vital Penyelamatan dan Pemulihan

PERENCANAAN PROGRAM ARSIP VITAL Pergub 100/2018 tentang Program Arsip Vital Pembentukan TIM KERJA Program Arsip Vital (oleh Satuan Organisasi Pencipta Arsip) Terdiri dari : 1. Pejabat Struktural 2. Arsiparis/ Pengelola Arsip 3. Pejabat Struktural/ Fungsional Arsiparis pada Dispusip/ Sudinpusip 1. 2. IDENTIFIKASI 3. ARSIP VITAL 4. Suatu “Kegiatan” untuk melaksanakan 1 pendataan 5. dan 2 penentuan arsip 6. yang memenuhi kriteria sebagai Arsip Vital kriteria arsip vital analisis organisasi pendataan pengolahan hasil pendataan penentuan arsip vital penyusunan daftar arsip vital Metode Perlindungan dan Pengamanan ARSIP VITAL Penyelamatan dan Pemulihan

IDENTIFIKASI ARSIP VITAL Analisis Organisasi Kriteria Arsip Vital 1 Informasinya: 1. merupakan prasyarat keberadaan organisasi, 2. benar bernilai guna & dibutuhkan, 3. mengandung bukti kepemilikan kekayaan dan 4. berkaitan dengan kebijakan strategis Pemda 2 Untuk menentukan satuan organisasi pencipta arsip yg berpotensi menciptakan arsip vital melalui pendekatan analisis Tupoksi organisasi Teknik dalam mengumpul kan data mengenai arsip vital 3 Penentuan arsip vital Pengolahan hasil pendataan Pendataan 4 Dilakukan setelah kegiatan pengolahan data untuk menentukan jenis arsip vital secara pasti Untuk memperoleh kepastian hasil identifikasi memenuhi kriteria yang telah ditetapkan 5 Penyusunan daftar arsip vital Dilakukan setelah kegiatan penentuan arsip vital 6

PERLINDUNGAN DAN PENGAMANAN SERTA PENYIMPANAN ARSIP VITAL Perlindungan & pengamanan serta penyimpanan arsip vital Perlindungan & pengamanan 1. Menghindari kerusakan, 2. kehilangan, dan 3. kemusnahan arsip vital yang disebabkan oleh manusia dan bencana alam. 4. Metode : a. Penduplikasian; b. pemencaran (dispersal) c. penyimpanan khusus (vaulting). 5. Sebelum dilakukan penyimpanan dilakukan penataan, dengan tahapan : Memeriksa kelengkapan berkas Menentukan indeks berkas Menggunakan tunjuk silang bila ada berka yang memiliki keterkaitan Memberi label pd sarana penyimpan arsip Ditempatkan pada sarana penyimpanan sesuai jenis nya Penyimpanan Arsip Vital terpisah dari arsip dinamis lainnya Penyimpanan Arsip Vital disimpan pada prasarana dan sarana yang dapat menjamin keamanan dan keselamatan baik fisik maupun informasi arsip vital di unit kearsipan Salinan autentik Arsip Vital diserahkan ke Dispusip

PENYELAMATAN dan PEMULIHAN Penyelamatan Pemulihan Arsip Vital Paska Bencana Evakuasi Arsip Vital Kearsipan Lembaga 1 enyimpan, ajiban m an berkew 2 melindungi d ap n Terhad 3 mengamanka n tentik da a SALINAN au n vital ya g b daftar arsip dan/atau dititipkan h Satuan n ole diserahka Arsip si Pecipta Organisa Identifikasi Jenis arsip Memulihkan kondisi baik Fisik maupun tempat penyimpanan Stabilisasi dan Perlindungan Arsip yang Di Evakuasi Penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan Pelaksanaan Penyelamatan bencana 1. Skala Besar (Satuan Organisasi Pecipta Arsip membentuk Tim berkoordinasi dengan instansi terkait) 2. Skala kecil (Satuan Organisasi Pecipta Arsip yang terkena bencana) Prosedur penyimpanan kembali Tugas tim : 1. melakukan evakuasi 2. memindahkan arsip ketempat aman 3. menilai tingkat kerusakan 3. mengatur proses penyelamatan

TUJUAN EVALUASI 1. Mengetahui seberapa jauh tingkat keberhasilan penyelamatan arsip vital dan penyusunan laporan 2. Mempersiapkan kemungkinan adanya bencana di kemudian hari

KESIMPULAN Arsip vital merupakan informasi terekam dalam berbagai media yang sangat essensial keberadaannya bagi kelangsungan hidup organisasi Program arsip vital wajib dibuat oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri BUMN dan/atau BUMD, yang pelaksanaannya dapat dilakukan melalui kegiatan pembentukan tim, identifikasi, metode perlindungan, penyelamatan dan pemulihan arsip vital dari bencana. Arsip vital mempunyai peranan penting dalam melindungi kepentingan dan hak organisasi/individu Arsip vital harus mendapat pelindugan khusus dari kemungkinan rusak, musnah, dan hilang

KESIMPULAN • Arsip vital merupakan informasi terekam dalam berbagai media yang sangat essensial keberadaannya bagi kelangsungan hidup organisasi • Arsip vital mempunyai peranan penting dalam melindungi kepentingan dan hak organisasi/individu • Arsip vital harus mendapat pelindugan khusus dari kemungkinan rusak, musnah, dan hilang • Program arsip vital wajib dibuat oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri BUMN dan/atau BUMD, yang pelaksanaannya dapat dilakukan melalui kegiatan pembentukan tim, identifikasi, metode perlindungan, penyelamatan dan pemulihan arsip vital dari bencana.