Pengelolaan Arsip Dinamis Pengelolaan arsip dinamis adalah proses

Pengelolaan Arsip Dinamis Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan : andal; sistematis; utuh; menyeluruh; dan sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria. Selain itu juga untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.

Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis 1. Penciptaan Arsip Dinamis Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

Pengelolaan arsip dinamis meliputi: • Arsip vital, merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. • Arsip aktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. • Arsip inaktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, pencipta arsip perlu membuat: • Tata naskah dinas, adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. • Klasifikasi arsip, adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. • Jadwal retensi arsip, yang disusun berdasarkan pedoman retensi arsip yang telah dibuat. Pedoman retensi arsip merupakan ketentuan dalam bentuk petunjuk yang memuat retensi arsip masing-masing urusan pemerintahan yang menjadi dasar dalam penyusunan jadwal retensi arsip di setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD. • Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, yang disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan public terhadap akses arsip. Sebagai salah satu sumber informasi, arsip harus mudah diakses oleh publik, namun untuk pertimbangan keamanan dan melindungi fisik arsip maka perlu diatur ketentuan tentang pengamanan dan akses arsip dinamis.

TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN PURBALINGGA • Dasar Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas dilingkungan Pemerintah Daerah. Peraturan Bupati Purbalingga No. 58 Tahun 2010 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Purbalingga

PENGERTIAN TATA NASKAH DINAS • Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. • Naskah Dinas adalah informasi tertulis sbg alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan pemerintah daerah. Format adalah naskah dinas yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang/logo dan cap dinas.

Asas dan Prinsip Penyelenggaraan Naskah Dinas 1. Asas efisien dan efektif; 2. Asas pembakuan; 3. Asas kuntabilitas; 4. Asas keterkaitan; 5. Asas kecepatan dan ketepatan; 6. Asas keamanan, ketelitian, kejelasan, singkat , padat, logis dan meyakinkan; Penyelenggaraan Naskah Dinas Meliputi : 1. Pengelolaan surat masuk; 2. Pengelolaan surat keluar; 3. Tingkat Keamanan; 4. Kecepatan proses; 5. Penggunaan kertas surat; 4. Pengetikan sarana administrasi dan komunikasi perkantoran; 5. warna serta kualitas kertas.

PENGELOLAAN SURAT MASUK • Instansi penerima menindaklanjuti surat yang diterima melalui tahapan: diagenda dan diklasifikasi sesuai sifat surat serta didistribusikan ke unit pengelola; unit pengelola menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi surat dan arahan pimpinan; dansurat masuk diarsipkan pada unit tata usaha. copy surat jawaban yang mempunyai tembusan disampaikan kepada yang berhak. alur surat menyurat diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat pimpinan tertinggi hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang. PENGELOLAAN SURAT KELUAR • Konsep surat keluar diparaf secara berjenjang dan terkoordinasi sesuai tugas dan kewenangannya dan diagendakan oleh masing unit tata usaha dalam rangka pengendalian; surat keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diberi nomor, tanggal dan stempel oleh unit tata usaha pada masing satuan kerja perangkat daerah; surat keluar sebagaimana dimaksud pada huruf b wajib segera dikirim; dansurat keluar diarsipkan pada unit tata usaha.

TINGKAT KEAMANAN MELIPUTI • surat sangat rahasia (SR) : materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan yang tinggi, erat hubungannya dengan rahasia negara, keamanan dan keselamatan negara. surat rahasia (R), materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan tinggi yang berdampak kepada kerugian negara, disintegrasi bangsa. surat penting ( P ), perlu segera mendapat perhatian penerima surat konfidensial (K), materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan sedang yang berdampak kepada terhambatnya jalannya pemerintahan dan pembangunan. surat biasa (B), materi dan sifatnya biasa namun tidak dapat disampaikan kepada yang tidak berhak. KECEPATAN PROSES amat segera/kilat, dengan batas waktu 24 jam setelah diterima; segera, dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah diterima; penting, dengan batas waktu 3 x 24 jam setelah diterima; danbiasa, dengan batas waktu maksimum 5 hari setelah surat diterima. surat kerja

PENGGUNAAN KERTAS SURAT • Kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 80 gr; penggunaan kertas HVS diatas 80 gram atau jenis lain, hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama; penyediaan surat berlambang negara berwarna kuning emas atau logo daerah berwarna dicetak di atas kertas 80 gram; ukuran kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah Folio/F 4 (215 x 330 mm); ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, piper dan laporan adalah A 4 (210 x 297 mm); danukuran kertas yang digunakan untuk pidato adalah A 5 (165 x 215 mm). PENGETIKAN DAN WARNA KERTAS Arial 12 atau disesuaikan dengan kebutuhan; danspasi 1 atau 1, 5 sesuai kebutuhan. Kertas berwarna putih dengan kualitas baik.

BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS PRODUK HUKUM • Peraturan Daerah/Desa ; Peraturan Bupati/ Kepala Desa ; Peraturan Bersama Bupati/ Kepala Desa; Keputusan Bupati/ Kepala Desa. Penulisan Nama Penulisan nama Bupati dan Wakil Bupati pada naskah dinas: dalam bentuk dan susunan produk hukum tidak menggunakan gelar; dan dalam bentuk dan susunan surat menggunakan gelar. Penulisan nama pejabat selain yang dimaksud menggunakan gelar, Pangkat dan nomor induk pegawai. BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS SURAT Instruksi, surat edaran, surat biasa, surat keterangan, surat perintah, surat izin, surat perjanjian, surat perintah tugas, surat perintah perjalanan dinas, surat kuasa, surat undangan, Surat Keterangan Melaks. Tugas, Surat Panggilan, Nota Dinas, Nota Pengajuan, Konsep naskah dinas , Lembar disposisi, Telaahan staf, pengumuman, laporan, rekomendasi, surat pengantar, telegram, lembaran daerah, berita acara, notulen, memo, Daftar hadir, Piagam, sertifikat; dan STTPP.

PENGGUNAAN DAN KEWENANGAN ATAS NAMA DAN UNTUK BELIAU Atas nama yang disingkat a. n. merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat setingkat dibawahnya. Untuk beliau yang disingkat u. b. merupakan jenis pelimpahan wewenang dalam hubungan internal antara atasan kepada pejabat dua tingkat dibawahnya. Tanggung jawab tetap berada pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus mempertanggungja wabkan kepada pejabat yang melimpahkan wewenang. PENGGUNAAN a. n. BUPATI PURBALINGGA SEKRETARIS DAERAH, NAMA Pangkat NIPa. n. KEPALA OPD SEKRETARIS/KASUBAG TU, NAMA Pangkat NIP PENGGUNAAN u. b. a. n. BUPATI PURBALINGGA SEKRETARIS DAERAH u. b. ASISTEN NAMA Pangkat NIP a. n. KEPALA OPD SEKRETARIS u. b. KEPALA BIDANG NAMA Pangkat NIP

Plt bertanggung jawab atas naskah dinas yang dilakukannya PENGGUNAAN DAN KEWENANGAN PELAKSANA TUGAS, PELAKSANA HARIAN DAN PENJABAT Pelaksana tugas yang disingkat Plt merupakan pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas, karena pejabat definitif belum dilantik. Plt diangkat dengan Keputusan Bupati atau Keputusan Kepala SKPD dan berlaku paling lama 1 (satu) tahun. Plt bertanggung jawab atas naskah dinas yang dilakukannya Pelaksana tugas harian yang disingkat Plh merupakan pejabat sementara pada jabatan tertentu yang mendapat pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas, karena pejabat definitif berhalangan sementara. Plh diangkat dengan Keputusan Bupati atau Keputusan Kepala SKPD dan berlaku paling lama 3 (tiga) bulan. Plh mempertanggungjawabkan pelaksanaan atas naskah dinas yang dilakukannya kepada pejabat definitif. Penjabat yang disingkat Pj. merupakan pejabat sementara untuk Jabatan Bupati/ Kades. Penjabat melaksanakan tugas pemerintahan sampai dengan pelantikan pejabat definitif. PENGGUNAAN Plt DAN Plh a. n. BUPATI PURBALINGGA Plt. SEKRETARIS DAERAH Asisten NAMA Pangkat NIP Plh KEPALA OPD Sekretaris NAMA Pangkat NIP

PARAF, PENULISAN NAMA, PENANDATANGANAN, DAN PENGGUNAAN TINTA UNTUK NASKAH DINAS Setiap naskah dinas sebelum ditandatangani terlebih dahulu diparaf. Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum sebelum ditandatangani terlebih dahulu diparaf pada setiap lembar. Paraf dilakukan oleh pejabat terkait secara horizontal dan vertikal. Paraf merupakan tanda tangan singkat sebagai bentuk pertanggungjawaban atas muatan materi, substansi, redaksi dan pengetikan naskah dinas. Paraf meliputi: paraf hierarki; danparaf koordinasi. Naskah dinas sebelum ditandatangani harus diparaf terlebih dahulu oleh maksimal 3 orang pejabat secara berjenjang untuk bertanggungjawab terhadap substansi, redaksi dan penulisan naskah dinas tersebut sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya, penempatan paraf tersebut pada lembar terakhir naskah dinas sesuai jarum jam dimulai dari sebelah kiri nama pejabat yang akan menandatangani

Penggunaan Tinta untuk Naskah Dinas Tinta yang digunakan untuk naskah dinas berwarna hitam. Tinta yang digunakan untuk penandatanganan dan paraf naskah dinas berwarna biru tua Tinta yang dipergunakan untuk keperluan keamanan naskah dinas berwarna merah. STEMPEL DINAS Jenis stempel untuk naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah terdiri dari stempel jabatan (Bupati/Kades) dan stempel perangkat daerah (SKPD/keperluan lain)Semua SKPD/perangkat daerah kabupaten berhak menggunakan stempel perangkat. Menggunakan tinta berwarna ungu dan dibubuhkan pada bagian kiri tanda tangan pejabat yang menandatangani naskah dinas. KOP NASKAH DINAS Jenis kop naskah dinas terdiri atas : Kop naskah dinas jabatan (bupati)Kop naskah dinas perangkat daerah memuat sebutan pemerintah kabupaten, nama satuan kerja perangkat daerah, alamat, nomor telepon, nomor faksimile, website, dan kode pos. Kop naskah dinas kecamatan/kelurahan memuat sebutan pemerintah kabupaten, nama kecamatan/kelurahan, alamat, nomor telepon, nomor faksimile, website, dan kode pos.

SAMPUL NASKAH DINAS Jenis sampul naskah dinas terdiri atas sampul naskah dinas jabatan dan sampul naskah dinas perangkat daerah. Berbentuk empat persegi panjang : Sampul kantong dengan ukuran panjang 41 cm dan 30 cm. Sampul folio/map dengan ukuran panjang 35 cm dan lebar 25 cm. Sampul ½ folio dengan ukuran panjang 28 cm dan lebar 18 cm. Sampul ¼ folio dengan ukuran panjang 28 cm dan lebar 14 cm. Sampul perangkat daerah berisi nama pemerintah kabupaten, nama SKPD, alamat, nomor telepon, faksimile, , website dan kode pos di bagian tengah atas. Sampul UPT berisi nama pemerintah kabupaten, nama SKPD dan UPT, alamat, nomor telepon, faksimile, , website dan kode pos di bagian tengah atas. PAPAN NAMA Jenis papan nama terdiri atas papan nama kantor bupati dan papan nama perangkat daerah. Papan nama perangkat daerah berisi tulisan pemerintah kabupaten dan nama SKPD, alamat, nomor telepon serta kode pos. Ukuran dan penempatan papan nama menyesuaikan ukuran gedung

KLASIFIKASI ARSIP MENURUT PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 33 TAHUN 2015 Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi

Klasifikasi masalah Klasifikasi kearsipan Kementerian Dalam Negeri dan pemerintah daerah merupakan klasifikasi yang disusun berdasarkan masalah, mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dari semua satuan organisasi dalam lingkungan Kementerian Dalam Negeri, dan pemerintah daerah yaitu menyelenggarakan sebagian tugas umum pemerintahan dan pembangunan dibidang pemerintahan umum dan otonomi daerah, ideologi, politik, pembangunan desa dan agraria, diberi kode angka arab, diperinci secara DECIMAL, dengan mempergunakan TIGA ANGKA DASAR, dilengkapi dengan kode pembantu, kode wilayah dan singkatan nama komponen. (sumber: Permendagri nomor 78 tahun 2012)

Pola klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum kepada khusus dalam hubungan masalah, didahului oleh 3 perincian dasar, masing-masing perincian pertama, perincian kedua dan perincian ketiga sebagai pola dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam menemukan kode masalah yang tercantum dalam pola klasifikasi. Sesuai dengan sifat desimal arsip dikelompokkan dalam 10 pokok masalah, diberi kode 000 s/d 900. Dari 10 pokok masalah ini terlebih dahulu dibedakan antara tugas subtantif (pokok) dan tugas fasilitatif (penunjang). Angka 100 s/d 600 merupakan kode tugas-tugas substantif, sedangkan angka 000, 700, 800, dan 900 merupakan kode tugas-tugas fasilitatif. Kode 000 menampung masalah fasilitatif diluar masalah pengawasan, kepegawaian dan keuangan. Disamping itu juga ditampung masalah-masalah yang berkaitan dengan kerumah tanggan, seperti protokol urusan dalam dan masalah-masalah yang tidak dapat dimasukkan dalam kelompok lainnya, seperti perjalanan dinas, peralatan, lambang negara atau daerah, tanda-tanda kehormatan dan sebagainya.

Sepuluh masalah tersebut adalah sebagai berikut : • • • 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 Umum Pemerintahan Politik Keamanan dan Ketertiban Kesejahteraan Perekonomian Pekerjaan Umum dan Ketenagaan Pengawasan Kepegawaian Keuangan

Arsip Vital ? Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional penciptaan arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak dapat tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip vital negara untuk selanjutnya disebut Arsip Vital adalah informasi terekam yang sangat penting dan melekat pada keberadaan dan kegiatan organisasi yang didalamnya mengandung informasi mengenai status hukum, hak dan kewajiban, serta asset instansi. Apabila arsip vital hilang tidak dapat diganti dan menghambat keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi.

Metode perlindungan arsip vital: 1. Duplikasi, Alih Media 2. Dispersal (meletakkan copy nya di beberapa tempat) 3. Peralatan Khusus (Vaulting)

Metode Penyimpanan Arsip Vital On Site = Di dalam gedung Off Site = Di luar gedung

Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Pengelolaan arsip statis meliputi kegiatan: a. akuisisi arsip statis; b. pengolahan arsip statis; c. preservasi arsip statis; dan d. akses arsip statis.

Tujuan pengelolaan arsip statis adalah untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.