OM SWASTIASTU Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Prov Bali

“OM SWASTIASTU” Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Prov. Bali

PENGAWASAN KEARSIPAN Oleh : COK ISTRI MAS RUMITNI, SE. M. Si Kepala Bidang Pembinaan, Pengawasan dan Pengembangan Kearsipan Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Bali

DASAR HUKUM 1. U. U. 43 Th. 2009 Ttg, Kearsipan 2. P. P. 28 Th. 2012 Ttg Pelaksanaan U. U. 43 3. Perka ANRI No. 38 Th. 2015 Ttg Pedoman Pengawasan Kearsipan

Pengawasan Kerasipan : Proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan Audit Kearsipan : proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti yg dilakukn secara independen, objektif dn profesional berdasarkan standar kearsipan utk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efisiensi, dan keandalan penyelenggaraan kearsipan.

Audit Kearsipan Eksternal adalah Audit Kearsipan yg dilaksanakan oleh Tim Pengawas Kearsipan Eksternal atas penyelenggaraan kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan Audit Kearsipan Internal adalah Audit Kearsipan yg dilaksanakan oleh Tim Pengawas Kearsipan Internal atas pengelolaan arsip dinamis dilingkungan pencipta arsip.

PKPKT (Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan) adalah rencana kegiatan pengawasan untuk jangka waktu satu tahun anggaran. LAKE (Laporan Audit Kearsipan Eksternal) adalah laporan yang disusun brdasarkn laporan hasil audit penyelenggaraan kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan daerah LAKI (Laporan Audit Kearsipan Internal) adalah Laporan yang disusun oleh pimpinan pencipta arsip berdasarkan hasil audit internal yang dilaksanakan dilingkungannya.

LHPKN (Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan Nasional) adalah laporan tahunan yang disusun oleh Kepala ANRI berdasarkan hasil pengolahan LAKI dan LAKE yang menggambarkan kondisi penyelenggaraan kearsipan secara nasional.

Kewenangan Pengawasan ANRI LKD Provinsi PD Provinsi LKD Kab/Kota PD Kab/Kota

Kewenangan Mengaudit ANRI Tim Eksternal Pusat - LAKE - LHPKN LKD Provinsi - Tim Eks Prov - LAKE LKD Provinsi - Tim Int Prov - LAKI LKD Kab/Kota - Tim Int - LAKI - PD Kab/Kota - Tim Int - PD Prov - Tim Int

PELAKSANAAN PENGAWASAN KEARSIPAN Tahapan Pelaksanaan : a. Perencanaan program Pengawasan Kearsipan; b. Audit Kearsipan; c. Penilaian hasil Pengawasan Kearsipan; dan a. Monitoring hasil Pengawasan Kearsipan.

A. PERENCANAAN PROGRAM PENGAWASAN KEARSIPAN 1 Perencanaan Pengawasan kearsipan melibatkan pencipta arsip; 2 Perencanaan disusun dalam PKPKT; 3 PKPKT dimaksud, meliputi : a. Jadwal waktu pelaksanaan; b. Objek pengawasan; c. Prioritas; d. Anggaran; e. Jenis dan metode pengawasan; f. Langkah kerja

B. AUDIT KEARSIPAN 1 Menggunakan instrumen audit kearsipan; 2 Instrumen meliputi : - Pengisian formulir, - Wawancara dan - Werifikasi lapangan; Terima kasih 3 Audit Kearsipan terdiri dari : - Audit Kearsipan Eksternal; dan - Audit Kearsipan Internal. 4 Instrumen Audit ditetapkan dg Keputusan Kepala ANRI.

TAHAPAN MENGAUDIT Tahapan Audit Kearsipan Internal Kabupaten/Kota : 1. Pembentukan Tim Pengawas Kabupaten/Kota 2. Rakorda Pengawasan Kearsipan Tahunan 3. Breafing awal/Bimtek pengawasan kearsipan 4. Audit Kearsipan oleh - Tim Pengawas Kearsipan Daerah - Tim Pengawas Kearsipan Kab/Kota 5. Penyusunan Risalah Hasil Audit Sementara. 6. Penyusunan Laporan Hasil Audit Sementara (LAKI) 7. Penyusunan Laporan Hasil Pengawsan Kearsipn PD Kab/Kota 8. Pengumuman rangking terbaik hasil pengawsn Kab/Kota 9. Penyampaian hsl pengwsn kearsipn kab/kota kpd Bupati/Walikota.

Tim Pengawas Kearsipan Internal - Dibentuk oleh pimpinan pencipta arsip - Bertugas melaksanakan pengawasan pengelolaan arsip dinamis dilingkungannya - Tim Pengaws Kearsipan Internal terdiri atas : - Pengarah - Penanggung Jawab - Ketua Tim Kepala lembaga kearsipan/kepala unit kearsipan atau pejabat fungsional Arsipsris serendahnya Arsiparis Muda

Tim Pengawas Kearsipan Internal Anggota Paling kurang 1 (satu) orang pejabat fungsional Arsiparis dan 1 (satu) orng pejabat fungsional Auditor/ pejabat di bidang pengawasn atau pejabat fungsional tertntu. - Tim Pengawas Kearsipan Internal berjumlah ganjil - Tim Pengawas Kearsipan Internal harus mengikuti bimtek Pengawasan Kearsipan.

Dalam hal belum terpenuhinya keanggotaan tim pengawas pada tim pengawas kearsipan internal, keanggotaan tim dapat berasal dari pejabat fungsional Arsiparis atau pejabat fungsional Auditor/pejabat di bidang pengawasan diluar Pencipta Arsip atau daerah yang telah mengikuti bimbingan teknis pengawasan kearsipan.

Prioritas Audit 1. Pemenuhan 4 Instrumen dasar - Tata Naskah Dinas - Klasifikasi Arsip - Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis; dan - Jadwal Retensi Arsip. 2. Pengelolaan arsip statis dan pengelolaan arsip dinamis

Aspek Pengawasan Kearsipan Internal a. Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis 1. Penciptaan arsip 2. Pemberkasan dan penataan arsip aktif 3. Program arsip vital 4. Pengolahan dan pelaporan arsip terjaga 5. Pengolahan arsip inaktif 6. Pemeliharaan arsip inaktif 7. Layanan dan akses arsip dinamis 8. Penyusutan arsip : a. pemindahan arsip inaktif retensi diatas 10 th b. pemusnahan arsip inaktif retensi dibawah 10 th c. penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan Terima kasih

Aspek Pengawasan Kearsipan Internal b. Aspek Pengawasan SDM Kearsipan 1. Arsiparis, meliputi : a) Kedudukan hukum dan kewenangan b) Kompetensi; dan c) pengangkatan dan pembinaan karier. Terima kasih 2. Pengelola arsip meliputi kompetensi.

Aspek Pengawasan Kearsipan Internal c. Aspek Pengawasan Prasarana dan Sarana Hanya berlaku untuk pengawasan internal oleh LK 1. Gedung; 2. Ruangan; 3. Peralata Terima kasih

AUDIT KEARSIPAN INTERNAL DILAKSANAKAN OLEH LKD PROV. DAN LKD KAB/KOTA Hasil Audit Kearsipan Internal disusun dalam LAKI memuat : a. dasar hukum pelaksanaan pengawasan kearsipan b. uraian hasil pengawasan kearsipan; dan c. kesimpulan dan rekomendasi perbaikan. LAKI disampaikan kpd. Bupati/Walikota, ditembuskan kpd. Kepala ANRI, disampaikan paling lambat tanggal 31 Agustus setiap tahunnya.

c. Penilaian Hasil Pengawasan Kearsipan Tim Pengawas Kearsipan memberikan nilai atas hasil Pengawasan kearsipan yg dituangkn dalam LAKE dn LAKI. Nilai yg diberikan terdiri dari : a. nilai 91 - 100 kategori sangat baik; b. nilai 76 - 90 kategori baik; c. nilai 61 - 75 kategori cukup; d. nilai 51 - 60 kategori kurang; e. nilai dibawah atau sama dg 50 kategori buruk. ANRI akan mengumumkan penilaian hasil Pengawasan Kearsipan secara nasional.

d. MONITORING HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN Kepala ANRI atau Gubernur melaksanakan monitoring atas “pelaksanaan tindak lanjut” hasil Pengawasan Kearsipan.

PENEGAKKAN HUKUM Kepala ANRI/Gubernur dpt merekomendasikan penerapan sanksi thdp Objek Pengawasan Kepala ANRI/Gubernur dpt menerapkn sanksi administratif kepada atasan yg bersangkutan dlm hal rekomendasi tdk ditindk lanjuti. Apabila dlm pelaksanaan pengawasan ditemukan adanya dugaan tindak pidana, ANRI dpt merekomendasikan kpd Aparat Penegak Hukum.

CONTOH RINCIAN KOMPONEN BIAYA PETUNJUK OPERASIONAL KEGIATAN TA. 2018 SATUAN KERJA : LOKASI : UNIT KERJA : KODE 1 PROGRAM/KEGIATAN/OUT VOLUME PUT/SUB OUTPUT JML BIAYA KET 4 5 6 Terima kasih 2 PD yang diawasi Pengawasan Kearsipan Penyusunan PKPKT A HARGA SATUAN Rakor Penyusunan PKPKT Belanja Bahan 3

CONTOH RINCIAN KOMPONEN BIAYA 1 2 3 4 Honor Output Kegiatan Penanggung jawab -Ketua -Anggota Terima kasih Belanja Jasa Profesi - Nara Sumber Belanja Perjalanan Dinas Paket Meeting dalam kota - Paket meeting Fullboard 5 6

Terima kasih