LEAN ir vieasis sektorius Jolanta Njut CMC 2017

LEAN ir viešasis sektorius Jolanta Nėjutė, CMC 2017 06 02 Vadybos sprendimų centras Nuolatinio tobulėjimo kelionė

LEAN - kas tai? LEAN metodai Nuo ko pradėti?

LEAN konferencijos • 2017 balandžio 27 d. BALTIJOS LEAN FORUMAS, Verslo žinios • 2016 spalio 22 d. Konferencija “LEAN NE TIK GAMYBOJE”, Delloitte Lietuva • 2016 lapkričio 28 d. Latvijoje “Verslo efektyvumo forumas” • 2016 birželio 2 -3 d. Konferencija “Tobulėjanti savivalda ir šiuolaikiniai valdymo sprendimai nuo visuomenės įtraukimo iki LEAN diegimo”, EKT • 2015 balandžio 28 -30 d. Konferencija “LEAN 2015: verslo strategija – efektyvumas”, Verslo žinios …. .

IŠVADA: Organizacijos vis labiau supranta, kad strategijos įgyvendinimui yra būtinas geras procesų valdymas ir darbuotojų įgalinimas.

NORIAI VAIZDŽIAI SUPRANTAMAI Veiklos efektyvumą didinti ir kokybę gerinti galima

2017 - 06 02 LEAN - kas tai? Konsultantė Jolanta Nėjutė, CMC • Pradininkai • Kuriančios ir nekuriančios vertę veiklos • 8 švaistymų sritys

TIKĖKITES PROBLEMŲ “Saugokites, jei Jūs neturite problemų. Tada Jums tikrai iškilo didelė problema …” Scott Alexander Dauguma problemų yra geras ženklas. Jos rodo, kad turite galimybių, Jūs galite judėti link savo tikslų.

40 % nuostolių W. Edwards Deming inžinierius, profesorius, vadybos konsultantas, Amerika 99 % nuostolių Taiichi Ohno Toyota inžinierius, vadybos konsultantas, Japonija

tai nuolatinis tobulėjimas ir VERTĖ – veiklos už kurias klientai sutinka mokėti NUOSTOLIAI (muda) veiklos, kurios nedidina vertės LEAN esmė nuostolių šalinimas.

Taiichi 1. Su pervežimu T. Ohno 8. Nepanaudoti darbuotojų sugebėjimai 2. Su atsargomis 7. Su perdarymu 6. Su pertekline verte 3. Su judėjimu ŠIUKŠLĖS 5. Su papildomais procesais 4. Su laukimu

Gamybos ir paslaugų skirtumai • • Atsargos yra apčiuopiamos ir matomos Procesas yra apčiuopiamas ir matomas Proceso problemos matomos iš karto Įrenginiai dirba arba stovi Darbų sauga viena iš rizikų Tikėjus galima kontroliuoti … • • Atsargos yra kompiuteriuose ir popieriuje Procesas vyksta kompiuteriuose ir žmonių ryšiuose Proceso problemos matomos ne iš karto Užduotys elektroninės ar žodinės Aktualiau informacijos sauga Klientas dažnai yra ir tiekėjas ….

PASLAUGŲ NUOSTOLIAI Geriausiai konkrečią užduotį žino, darbą atliekantis žmogus… • LAUKIMAS- sistema “pakibo”, laukiame patvirtinimo, informacijos… • PERTEKLINĖ VERTĖ- spausdiname ataskaitas, kai nereikia, dirbam su duomenim, kurių dar nereikia… • PAPILDOMI PROCESAI – ruošiame nereikalingas kopijas, tikriname per daug duomenų. . . • KLAIDOS – įvestinių, išeitinių duomenų klaidos, informacijos perdavimo klaidos. . . • TRANSPORTAVIMAS – daug kartų tvirtinami dokumentai. . . • ATSARGOS – perpildytos duomenų apimtys, nėra archyvavimo lengvos sistemos. . . • VAIKŠČIOJIMAS – daug vaikšto, kai reikia žmogaus/ darbo priemonės, neaiškus informacijos srautas. . .

Finansinė perspektyva LEAN principų taikymo istorija • Rodikliai • Siekiamas lygis / Taikiniai/Tikslai • Iniciatyvos Klientų perspektyva • Rodikliai • Siekiamas lygis /Tikslai • Iniciatyvos Vidinių procesų perspektyva • Rodikliai • Siekiamas lygis /Tikslai • Iniciatyvos Darbuotojų, mokymosi perspektyva • Rodikliai • Siekiamas lygis /Tikslai • Iniciatyvos ISO 9000 BSC IT PRINCIPAI • Klientas pirmiausia • Saugi darbo vieta • Pasitikėjimas ir pagarba • Komandinis darbas ir komunikacija • Žmonių ugdymas

IŠVADA: organizacijos taiko skirtingus būdus pasiekti geresnių rezultatų, bet visos siekia to paties tikslo: • greičiau - LAIKAS • geriau - KOKYBĖ • pigiau - SĄNAUDOS

“Įdėk gerą žmogų į blogą sistemą ir sistema laimės. Faktas. ” W. Edwards Deming

2017 - 06 02 LEAN metodai Konsultantė Jolanta Nėjutė, CMC • 5 S • Asaichi • VACA • 5 kodėl? • GEMBA • Kaizen • Kanban • PDCA • . . . 100 metodų. . .

GEROJI PRAKTIKA. SODRA “LEAN - valstybinėms institucijoms” Gražina Liukaitytė, Verslo žinios, 2014 09 16 • 2014 sausio mėn. bandomasis LEAN diegimas – paslaugų mokesčių mokėtojų departamente. • Privalomojo sveikatos draudimo įmokų apskaita išskaidyta į 80 žingsnių, 27 - mažai efektyvūs, 4 pašalinus, 17 - patobulinus = procesas sutrumpėjo 20%. • 5 S. Sutvarkius 200 darbo vietų, perdirbti atiduota toną dokumentų. • Kaizen. Per kelis mėn nuo projekto pradžios darbuotojai pateikė per 100 kaizenų – idėjų kaip patobulinti veiklą. • Tyrimas: kai kurie darbuotojai po 30 min kasdien ieško daiktų, tai galima sutrumpinti iki 30 sek.

5 S - vizualus valdymas – tvarka darbo vietoje / kompiuteryje surūšiuok sutvarkyk švara standartizuok palaikyk tvarką SEIRI SEITON SEISO SEIKETSU SHITSUKE

GENCHI GENBUTSU. 6 priežastys, kodėl verta: Gemba –”tikra vieta”, kuriama vertė, vyksta procesas. Genchi genbutsu - VADOVUI “eik ir pamatyk pats” Stiprina santykius Padeda aptikti problemas, greitai spręsti Puiki galimybė girti darbuotojus Įsitikini, kad darbai, kurie turi būti daromi, yra daromi Tikslai ir Didina užduotys yra darbuotojų aiškiai įsitraukimą komunikuoj ami

“Paklausk 5 kartus “KODĖL? ” apie kiekvieną problemą”. Taiichi Ohno 5 KODĖL? • jei nori sužinoti pagrindinę (esminę) problemos priežastį.

1. Procesas skaidomas į veiklas 2. Kiekvienas žingnis įvertinamas pagal kriterijus: • vertės kūrimas // tinkamumą//pajėgumą//prieinamumą. 3. Įvertinamas prioritetas 4. Veiksmų planas 5. Matuojamas rezultatas VSM vertės žemėlapio analizė

Keliais sakiniais aprašoma situacija, problema, sunkumai. Dalyviai , pasekmės. A 3 – problemų sprendimas Trumpos rekomendacijos. - kaip keisti situaciją, - kaip atlikti numatytus veiksmus, - kokios rizikos gali atsirasti - kas dalyvauja ir kt. Numatoma patikra ir įrašai apie jos atlikimą. Kas, ką, kada, kur.

Asaichi – susirinkimų struktūra Susirinkimų idėja – peržiūreti rodiklius ir problemas iš pačio ryto. “Asaichi” - anksti ryte vykstantis žuvies turgus.

Asaichi principai • Sukuriama organizacinė struktūra • Numatoma kokiame lygyje sprendžiamos problemos • Problemos padaromos matomomis ir išmatuojamomis • Sukuriamas susirinkimų žemėlapis • Standartizuojami susirinkimai • Atliekamas sistemos priežiūrą • ir auditą Direktorius 1% Departamentų vadovai 4% Skyrių vadovai 10% Grupių vadovai 15% Specialistai, vadybininkai 70%

Asaichi Susirinkimų tikslai • • • Nuolatos stebėti pagrindinius veiklos rodiklius Greitai pastebėti ir efektyviai spręsti iškilusias problemas Tobulinti procesus ir įtraukti darbuotojus

KAIZEN KEISTI GERIAU NUOLATINIS GERINIMAS Kiekvienas! Kiekvieną dieną! Visur!

KAIZEN vertė • • Darbuotojai patys gerina savo procesus Gerinimas, matomi rezultatai motyvuoja Stiprėja ryšiai, bendradarbiavimas Patobulinimai standartizuojami Kiekvienas! - todėl pasiūlymai nesikartoja, Kiekvieną dieną! o įmonės veikla gerėja. Visur!

Kaizen patobulinimai.

PATARIMAI 1 Įvertinkite ar jau laikas 2 Įtraukite kuo daugiau darbuotojų 3 Tinkamai pasirinkite pirmuosius projektus ir metodus

2017 - 06 02 Nuo ko pradėti? Konsultantė Jolanta Nėjutė, CMC • Diegiame LEAN • Neturite problemų?

Pripažinkite, • kad situacija netenkina ir norite pokyčių. • norite geriau, greičiau spręsti kasdienes problemas. • norite didesnio darbuotojų įsitraukimo. • turite ambicingų tikslų.

Pradėti ne nuo 5 S, o nuo: - KAS yra mano klientas? - Už ką moka klientas? - Ką darome už ką klientas nenori mokėti? - Kokios, atliekant darbą, 3 didžiausios problemos?

• Suburiama LEAN komanda • Nustatomi prioritetus, sudėliokite veiksmų planą Kaip diegiamas LEAN požiūris? • • Mokomi vadovus, instruktuojant darbo vietose Metodų mokomi LEAN lyderius Trumpalaikiai mokymai visiems, kas nori Individualus koučingas • Nustatomi aiškūs rodiklius progresui matuoti • Vykdomi periodiniai susirinkimai • Būtinai švenčiamos tarpinės pergalės • Nuo 6 -9 mėn iki 1, 5 -2 metų. Įsidiegti neišeina – taip galvoti ir veikti pradedama !

Didžiausios klaidos, diegiant LEAN • Vadovai nesupranta LEAN arba savo rolės pokyčių projekte • Trūksta patirties vykdant pokyčių projektus • Neparuoštas pokyčių planas • Neparuošta stipri vidinių LEAN lyderių grupė • Prasta komunikacija

PATARIMAI 1 LEAN diegia komanda, ne 1 žmogus 2 Įdentifikuokite silpnybes ir susitelkite ties svarbiausiomis 3 Kantrybės, pokyčiams reikia laiko, kultūra keičiasi ne per mėnesį

• Efektyvumo didinimas • Klientų aptarnavimo gerinimas • Kaštų mažinimas • Kultūros formavimas • . . . TOP VADOVYBĖS PRIORITETAI

LEAN – tai nėra standartas, tai gyvenimo būdas, požiūris, nuolatinis gerinimas

“Keistis nebūtina, nes išgyventi neprivaloma. ”

…žinome, jau esate šioje kelionėje … • - ar pasirinkote tiesiausią kelią? • - ar lengviausią keliavimo būdą? • - ar judate JUMS norimu greičiu?

Jolanta Nėjutė, CMC GERO KELIO! sertifikuota vadybos konsultantė sertifikuota koučerė pokyčių projektų valdymo konsultantė info@vadyboscentras. lt +370 68268765

Klausimai?