Univerzitet u Niu Fakultet zatite na radu Upravljanje

Univerzitet u Nišu Fakultet zaštite na radu Upravljanje projektima dr Srđan Glišović, docent Uvod u Microsoft Project (3)

Sadržaj: Unos napomena n Zavisnosti i ograničenja n Resursi i pridruživanje resursa n

Unos napomena (1) q Svakoj aktivnosti se može pridružiti napomena koja treba da podseti korisnika na neke detalje ili parametre u vezi sa tom aktivnošću. Na primer, ako aktivnost uključuje podizvođače, u napomeni se mogu navesti kontakt informacije o njima. q Unete napomene se mogu prikazivati na ekranu ili uključiti u štampane izveštaje. q Postupak unošenja napomena: § za selektovanu aktivnost prikazati karticu Notes u Task Information dijalogu § uneti napomenu u predviđenu oblast (za formatiranje se mogu koristiti data dugmad) § pritisnuti dugme OK

Unos napomena (2) MS Project automatski dodaje ikonu za napomenu u koloni Indicators.

Zavisnosti (1) q Za razliku od ograničenja koja povezuju aktivnosti sa početkom ili krajem projekta, odnosno nekim datumima, zavisnosti (dependences) povezuju aktivnosti sa vremenima vezanim za druge aktivnosti u projektu. q Zavisnosti su jedan od dva bitna elementa u procesu određivanja trajanja projekta (drugi su trajanja aktivnosti). q Zavisnosti se pojavljuju zato što se retko može desiti da se sve aktivnosti na projektu mogu obavljati simultano; obično neke moraju početi nakon što se druge završe (na primer, isti resurs se koristi na više aktivnosti, ili zbog prirode aktivnosti). Primer Projekat koji se sastoji od 5 desetodnevnih aktivnosti bez zavisnosti traje 10 dana, ali ako se aktivnosti moraju obavljati jedna posle druge, projekat traje 50 dana.

Zavisnosti (2) q Aktivnost koja se mora desiti pre neke druge aktivnosti naziva se prethodna aktivnost (predecessor task). Aktivnost koja sledi nakon neke druge aktivnosti naziva se sledećom aktivnosti (successor task). Aktivnosti sa zavisnostima su povezane (linked) aktivnosti. q Zavisnosti su jednostavne ako jedna aktivnost sledi nakon druge, ali moguće su i složenije veze. Na primer, ako treba napraviti odeljke za rad u nekom novom radnom prostoru na dva sprata, odeljci se mogu napraviti na prvom spratu ujutru, a zatim da se popodne u odeljke na prvom spratu unosi nameštaj, a na drugom spratu da se formiraju odeljci.

Definisanje zavisnosti q Zavisnosti se mogu definisati na tri načina: § Seletovati dve aktivnosti i izabrati opciju Edit/Link Tasks (ili Link Task dugme u Standard toolbar-u). Prva selektovana aktivnost postaje prethodnik u vezi. § Selektovati sledbenika i otvoriti Task Information dijalog. Uneti informacije o prethodniku u karticu Predecessors. § Mišem kliknuti na traku u Gantt Chart dijagramu koja odgovara prethodniku. Vući miša do trake koja odgovara sledbeniku, čime se kreira veza.

Interakcija ograničenja i zavisnosti (1) q I ograničenja i zavisnosti se odnose na vremensku komponentu aktivnosti i mogu se istovremeno primeniti na istu aktivnost. Primer Pretpostavimo da imamo aktivnost otvaranje novog odeljenja koja treba da bude završena do 6. juna. Neka je uvedena zavisnost koja kazuje da ova aktivnost treba da počne nakon aktivnosti požarna inspekcija, koja po rasporedu treba da se završi 10. juna. Kada korisnik pokuša da unese ovakvu zavisnost, Project prikazuje Planning Wizard dijalog koji ukazuje na nastali konflikt.

Interakcija ograničenja i zavisnosti (2) q Ako dođe do konfliktne situacije između ograničenja i zavisnosti, organičenja imaju prioritet, tj. aktivnost ne može da ne poštuje postavljeno ograničenje. q Ova funkcionalnost se može promeniti u okviru Schedule kartice dijaloga koji se otvara aktiviranjem opcije Tools/Options. . . , tako što se deselektuje opcija Tasks Will Always Honor Constraints Dates. q Nakon ove promene, zavisnosti dobijaju veći prioritet i određuju vremensku komponentu aktivnosti.

Kašnjenje i preklapanje (1) q Zavisnosti uglavnom govore o redosledu aktivnosti na projektu (koja aktivnost sledi/prethodi kojoj aktivnosti). q Kašnjenje (delay) i preklapanje (overlap) su dva koncepta u MS Project-u koja omogućavaju finije podešavanje veza koje postoje između aktivnosti. Ostvaruju se uvođenjem vremena kašnjenja (lag) i vremena predhođenja (lead). q Vreme kašnjenja predstavlja vreme koje treba da protekne od završetka prve aktivnosti (prethodne) do početka druge aktivnosti (sledeće). q Vreme prethođenja predstavlja vreme koje treba da prođe od početka druge aktivnosti do završetka prve aktivnosti. q Vreme kašnjenja i vreme prethođenja se definišu u okviru kartice Predecessors u Task Information dijalogu. Unosom pozitivnog trajanja u polje kolone Lag unosi se vreme kašnjenja, a unosom negativnog trajanja vreme prethođenja.

Kašnjenje i preklapanje (2) Primer : kašnjenje Neka u okviru projekta treba obaviti testiranje metala. U prvoj aktivnosti rastvor deluje na metal, a u drugoj aktivnosti se analiziraju rezultati. Međutim, analiza rezultata može da počne tek nekoliko dana nakon primene rastvora. Ova veza se ostvaruje uvođenjem vremena kašnjenja između kraja prve aktivnosti i početka druge. Kašnjenje se na dijagramu vidi kao pauza između trajanja dve aktivnosti. Primer : preklapanje Neka u okviru projekta treba obaviti testiranje metala pod dejstvom rastvora i toplote. Rastvor se primenjuje tri dana, ali jedan pre kraja primene rastvora, mora se otpočeti sa zagrevanjem. Ova veza se ostvaruje uvođenjem vremena preklapanja između aktivnosti.

Kašnjenje i preklapanje (3) Na slici je prikazan koncept preklapanja za aktivnosti iz prethodnog primera.

Tipovi zavisnosti q Osnovni tipovi zavisnosti koji definišu veze između početaka i završetaka aktivnosti su: v start-to-finish (SF) v finish-to-start (FS) v start-to-start (SS) v finish-to-finish (FF) q Tipovi zavisnosti se definišu na kartici Predecessors dijaloga Task Information.

Start-to-finish tip q Start-to-finish tip zavisnosti podrazumeva da sledeća aktivnost ne može da se završi dok prethodna aktivnost ne počne. Primer: § Zaposleni mogu da počnu da koriste novu proceduru samo ako su završili obuku za nju. Ako korišćenje nove procedure kasni, obuka takođe treba da kasni što više pre implementacije. Ideja je ne dopustiti kašnjenje između obuke i implementacije. Ako se stavi da nova procedura počne tek kad se obuka završi, ona može početi u bilo koje vreme nakon završetka obuke. Ako obuka mora da se završi tačno pre početka neke druge aktivnosti, kašnjenje sledeće aktivnosti (implementacija) takođe dovodi do kašnjenja ranije aktivnosti.

Finish-to-start tip q Finish-to-start je najčešće korišćeni tip zavisnosti. q Veza ovog tipa podrazumeva da sledeća aktivnost ne može da počne dok se prethodna aktivnost ne završi. q Ovo je jedini tip zavisnosti koji se može definisati pomoću miša ili Link Tasks komande. Primeri: § Korisnik mora najpre da napiše izveštaj da bi mogao da ga edituje. § Najpre se mora imati računar da bi se na njemu instalirao sotfver.

Start-to-start tip q Start-to-start tip zavisnosti podrazumeva da sledeća aktivnost ne može otpočeti dok prethodna aktivnost ne počne. Primeri: q Kada počne prikupljanje podataka na izborima, može se početi sa njihovom obradom. q Kada vozači uključe svoje automobile, starter može pustiti trku.

Finish-to-finish tip q Finish-to-finish tip zavisnosti podrazumeva da se sledeća aktivnost ne može završiti dok se prethodna aktivnost ne završi. Primeri: q Aktivnost instaliranja računara u zgradi završava se u isto vreme kada se završava i preseljenje zaposlenih u tu zgradu da bi mogli da rade na računarima. q Dva odeljenja moraju završiti remont svojih proizvodnih linija istog dana da bi se one mogle proveriti u isto vreme.

Prikaz tipova zavisnosti finish-to-start-to-finish-to-finish start-to-start

Resursi (1) Resursi su različito tretirani u različitim verzijama MS Project-a: § do verzije Project 2000, mogli su se definisati samo radni resursi (work resources) koje su činili ljudi i oprema koji troše vreme za rad na aktivnostima; definisanje ovih resursa podrazumeva zadavanje vremena koje resursi moraju da provedu na aktivnosti (puno vreme je 100%) § u verziji Project 2000 dodati su materijalni resursi (material resources) koje čine materijali koji se troše tokom projekta (drvo, gas); pridruživanjem ovih resursa ativnostima, zadaje se količina materijala koja će biti iskorišćena (u odgovarajućim jedinicama); količina materijalna može da zavisi od vremena ili da bude fiksna § Project 2002 je uveo mogućnost definisanja generičkih resursa (generic resources) koji opisuju znanje potrebno za obavljanje aktivnosti; koriste se kada se ne mogu precizno specificirati raspoloživi resursi, ili kada nije bitno ko će obaviti aktivnost § Project 2007 uvodi troškovni resurs (cost resource) koji omogućava dodavanje fiksnog troška aktivnosti koji ne zavisi od izvršavanja nekog posla (na primer rentiranje nekog uređaja)

Resursi (2) q Resursima se pridružuju troškovi (resursi imaju svoju cenu) što omogućava praćenje i kontrolu tokova novca na projektu (troškovi projekta). q Efikasno upravljanje projektom zahteva definisanje resursa i njihovo pridruživanje određenim aktivnostima na projektu, što utiče i na trajanje projekta. q MS Project omogućava korisniku da ima uvida u: § troškove resursa i materijala za neku aktivnost § troškove neke faze u projektu, kao i u troškove celog projekta

Kreiranje liste resursa (1) q Resursi se mogu uneti: § pojedinačno, kada su potrebni § kao lista svih resursa na projektu (brži i sigurniji metod) q Lista resursa se definiše u tabeli u okviru pogleda Resource Sheet koji se dobija aktiviranjem opcije View/Resource Sheet q Tabela omogućava unos sledećih informacija o resursima: § Indicators – korisnik ne može da unese podatak u ovo polje; u njemu se povremeno pojavljuju ikone koje generiše Project kao odgovor na pojedine akcije (indikator prekoračenja, indikator napomene i sl. )

Kreiranje liste resursa (3) § Resource Name – ime resursa; za osobu se može uneti ime ili opis posla, kao na primer Analitičar 1 ili Menadžer 2 § Type – tip resursa; iz padajuće liste se može odabrati human, material ili cost tip resursa § Material Label – jedinica mere za materijalne resurse (može se uneti bilo koja jedinica) § Initials – inicijali resursa; koriste se u svim pogledima koji imaju ovo polje § Group – ime grupe kojoj se resurs pridružuje zbog toga što ima neke zajedničke karakteristike sa ostalim članovima grupe; ovo polje se može koristiti za filtriranje ili sortiranje i prikaz informacija o grupi

Kreiranje liste resursa (4) § Max. Units – procenat koliko je radnog resursa raspoloživo za pridruživanje; na primer, 100% odgovara 1 jedinici, tj. jednom resursu sa punim radnim vremenom, 50%je pola jedinice ili resursu sa polovinom radnog vremena, 200% je dva resursa sa punim radnim vremenom § Std. Rate – jedinična cena za regularan rad resursa; za radne resurse koriste se sat (podrazumevano) ili druge vremenske jedinice, a za materijane resurse se kao jedinica uzima ona koja je zadata u Material Label § Ovt. Rate - jedinična cena za prekovremeni rad resursa; ostalo je isto kao i za Std. Rate § Cost/Use – troškovi plaćeni za svako korišćenje resursa; troškovi resursa se mogu zasnivati na Standard rate (tada se računaju kao proizvod broja sati i troškova po satu), Cost/Use rate (fiksni trošak za korišćenje resursa), ili kombinacijom ova dva načina (koristi se kod proračuna troškova aktivnosti)

Kreiranje liste resursa (5) § Accrue At – način na koji MS Project opterećuje troškovima resurse po aktivnosti; vrednost polja se bira iz padajuće liste i može biti: Start – Project računa trošak aktivnosti čim aktivnost otpočne End – Project računa trošak aktivnosti kada se aktivnost završi Prorated– Project nagomilava trošak aktivnosti pošto se posao završi § Base Calendar – kalendar koji Project treba da koristi pri raspoređivanju resursa (u njemu su zadati radni i neradni dani) § Code – polje za pridruživanje nekih informacija resursu; obično se pridružuju neke skraćenice koje mogu da se koriste kod sortiranja ili filtriranja

Kreiranje liste resursa (2) Tabela za unos informacija o resursima (pogled Resource Sheet)

Dodatne informacije (1) q Dodatno podešavanje informacija o resursima može se postići korišćenjem dijaloga Resource Information koji se otvara aktiviranjem opcije Project/Resource Information.

Dodatne informacije (2) Opcije u Resource Information dijalogu omogućavaju sledeće: § zadavanje e-mail adrese resursa § zadavanje perioda u kojima će resurs biti na raspolaganju § rezervaciju resursa (resurs može biti pridružen aktivnnosti ili samo rezervisan) § kreiranje generičkih resursa § zadavanje napomena za resurse

Pridruživanje resursa (1) q Nakon unosa i podešavanja resursa, pristupa se pridruživanju resursa odgovarajućim aktivnostima. Postupak pridruživanja uključuje nekoliko koraka: § selektovati aktivnost kojoj treba pridružiti resurs (bilo u Gantt tabeli, bilo u Gantt Chart dijagramu) § otvoriti dijalog Assign Resources aktiviranjem opcije Tools/Assign Resources. . .

Pridruživanje resursa (2) § selektovati ime resursa koji treba pridružiti § zadati količinu resursa na jedan od sledećih načina: • da bi se pridružio procent različit od 100%, uneti procenat u Units kolonu • da bi se pridružilo 100% resursa, ostaviti Units kolonu praznom (Project podrazumeva da je 100%) § pritisnuti dugme Assign, čime je resurs pridružen selektovanoj aktivnosti Napomena: Navedeni postupak treba ponoviti za svaki resurs koji se pridružuje. q Pošto su svi resursi unesu, Project proračunava troškove na projektu koji potiču od korišćenjih resursa.